Collegare un conto e importare l'estratto conto in SamBooks

Oggi in SamBooks i movimenti della tua banca entrano caricando il file dell'estratto conto: ecco come collegare il conto e importarlo passo per passo, con tutti i formati accettati.

A cosa serve

La pagina Banca (Finanza → Banca nel menu di sinistra) è il punto in cui SamBooks tiene insieme la tua contabilità e i movimenti reali della banca. Per farlo ha bisogno di sapere cosa è successo sul conto corrente, e oggi l'unico modo per dirglielo è caricare il file dell'estratto conto scaricato dal tuo home banking (CSV, Excel, o i formati bancari standard CAMT.053 e MT940).

Il collegamento automatico del conto corrente non è ancora attivo: nella pagina Banca vedrai un pulsante «Collega banca», ma cliccandolo oggi compare solo un avviso — «Collegamento bancario in arrivo» — che spiega che l'integrazione è in lavorazione. Non succede nient'altro: nessun dato viene scaricato, nessun consenso viene richiesto. Finché non sarà attiva, l'unico modo di portare i movimenti della tua banca dentro SamBooks è importare il file dell'estratto conto, e questa guida copre esattamente questo: collegare un conto in modo da poterci importare un file, e poi caricare il file stesso.

Una volta importati, i movimenti vanno riconciliati con la tua contabilità: quel passo (abbinare ogni movimento a una fattura, a una scadenza o a una nuova registrazione) è descritto nella guida Riconciliare i movimenti bancari in SamBooks — qui ci fermiamo al momento in cui i dati sono dentro SamBooks.

Prima di iniziare

• Ti serve il file dell'estratto conto esportato dal tuo home banking, in uno di questi formati: CSV, Excel (.xlsx), CAMT.053 (.xml) o MT940 (.sta, .txt, .mt940). Il file non può superare 15 MB.
• Ti serve un conto di liquidità già censito in SamBooks (un conto banca, una cassa, una carta...): se non l'hai ancora creato, il primo passo di questa guida te lo mostra.
• Solo gli utenti con ruolo Gestore o Amministrativo possono importare estratti conto e gestire i conti di liquidità. Chi ha ruolo Visualizzatore o Logistica può vedere la pagina Banca ma non può eseguire queste operazioni (il tentativo viene rifiutato).

Come si fa, passo per passo

1. Apri la pagina Banca

Dal menu di sinistra vai su Finanza → Banca. In alto trovi due schede: Contabilità (il libro dei conti, aperta di default) e Movimenti bancari (la coda dei movimenti da riconciliare). Sopra le schede, sempre visibile in entrambe, c'è la barra con i pulsanti Riconcilia ora, Importa estratto conto, Conti di liquidità e Collega banca (più Chiudi scadenza o Storico import, a seconda della scheda aperta).

2. Verifica di avere un conto di liquidità

Se hai già un conto banca o cassa collegato, salta al passo 4. Altrimenti clicca Conti di liquidità: si apre un elenco con tutti i conti (banca, cassa, POS, carta di credito, PayPal, Stripe, Wise, finanziaria, cassa assegni, altro) che hai già in SamBooks.

Se l'elenco è vuoto o manca il conto che ti serve, clicca Aggiungi conto: si apre la finestra Nuovo conto di liquidità. Compila:

• Tipo di conto (Banca, Cassa, POS, Carta di credito, PayPal, Stripe, Wise, Finanziaria, Cassa assegni o Altro) — per tutti i tipi tranne «Altro», SamBooks crea da solo il sottoconto corrispondente nel piano dei conti (banche e carte finiscono sotto 1.35.05, le casse sotto 1.35.15); per «Altro» devi indicare tu il sottoconto esistente a cui agganciarlo.
• Descrizione (obbligatoria, es. «Conto corrente Intesa»).
• Campi facoltativi: Banca, Intestatario, IBAN (viene cifrato: nell'elenco vedrai solo le ultime 4 cifre), BIC/SWIFT, Codice, e la casella Predefinito se vuoi che sia il conto proposto per primo negli incassi e pagamenti.

Conferma con Crea. Il nuovo conto compare subito nell'elenco.

3. Collega il conto per poterci importare un file

Un conto di liquidità appena creato non ha ancora un collegamento bancario: nell'elenco lo vedi con il badge Manuale se è già collegato, o senza collegamento se non lo è ancora. Per un conto NON collegato, nella sua riga trovi l'icona a forma di catena Collega manualmente: cliccala per aprire la finestra Collega manualmente, dove puoi indicare un Nome e un IBAN (entrambi facoltativi) e confermare con Collega.

Questo passo crea un collegamento bancario «manuale» — cioè senza consenso della banca — che serve solo a rendere il conto disponibile nella lista di destinazione quando importi un file. Non scarica nulla dalla banca: è la banca stessa (tramite il file) a portare i dati.

4. Avvia l'importazione

Clicca Importa estratto conto nella barra sopra le schede (funziona da entrambe le schede). Nella finestra che si apre, trascina il file oppure clicca per selezionarlo dal computer: sono accettati CSV, Excel (.xlsx), CAMT.053 (.xml) e MT940 (.sta, .txt, .mt940), fino a 15 MB.

5. Controlla l'anteprima

Dopo il caricamento SamBooks mostra un riquadro con il nome del file, il formato riconosciuto, il numero di movimenti trovati e un badge di quadratura: Quadra, Non quadra o Saldi non disponibili (quest'ultimo per i file che non portano i saldi, tipicamente CSV/Excel). Se il file è in formato CAMT.053 o MT940, vedi anche il saldo iniziale e il saldo finale dichiarati dalla banca.

Sotto l'anteprima trovi le prime righe del movimento (data, causale, importo) con l'indicazione di quante ne mancano.

6. Per i file CSV/Excel: controlla la mappatura delle colonne

Se carichi un file tabellare (CSV o Excel), SamBooks prova a riconoscere da solo quali colonne contengono data, importo, causale e così via, ma ti mostra sempre l'editor di mappatura per farti verificare — anche quando il riconoscimento è già andato bene. Se invece non ci riesce, vedi l'avviso «Non sono riuscito a riconoscere automaticamente le colonne: indicale qui sopra e aggiorna l'anteprima».

I campi disponibili sono: Data operazione (obbligatoria), Data valuta, Importo (firmato) oppure la coppia Uscite/Dare e Entrate/Avere (se il tuo file usa due colonne separate invece di un solo importo con segno), Causale/Descrizione, Descrizione estesa (facoltativa — utile per gli estratti conto, come quelli di Intesa, che portano una causale breve e un secondo campo di testo più dettagliato: SamBooks li unisce), Controparte e IBAN controparte. Sotto trovi anche Formato data (gg/mm/aaaa oppure aaaa-mm-gg), Formato importi (1.234,56 all'italiana oppure 1,234.56 all'inglese) e Riga intestazione (per saltare eventuali righe di testata prima dei dati veri). Dopo aver corretto la mappatura, clicca Aggiorna anteprima per ricalcolare i movimenti riconosciuti. I file CAMT.053 e MT940 non hanno bisogno di mappatura: la struttura è già standard.

7. Scegli il conto di destinazione

Nel menu a tendina Conto bancario (obbligatorio) scegli il conto di liquidità su cui importare i movimenti (quello collegato al passo 3). Se l'elenco è vuoto vedi l'avviso «Nessun conto di liquidità: creane uno da "Conti di liquidità"» — torna al passo 2.

Se il file NON porta i saldi (tipicamente CSV o Excel), compare anche il campo facoltativo Saldo finale estratto: indicalo se lo conosci, così SamBooks può verificare che la somma dei movimenti importati porti al saldo giusto.

8. Importa

Clicca Importa N movimenti (il numero è quello dei movimenti trovati; il bottone resta disattivato finché non hai scelto un conto). Dopo qualche secondo compare l'esito, con quattro numeri affiancati:

• Importati — i movimenti nuovi appena creati.
• Duplicati — movimenti che coincidono con un'importazione precedente e non sono stati ricreati.
• Riconciliati — i movimenti per cui SamBooks ha già trovato e collegato una registrazione di prima nota corrispondente.
• Da confermare — proposte di abbinamento trovate ma in attesa di una tua conferma.

Da qui puoi cliccare Importa un altro file per ripetere l'operazione con un secondo file, oppure Chiudi per tornare alla pagina Banca. I movimenti che restano da riconciliare o da confermare li trovi nella scheda Movimenti bancari: il passo successivo (abbinarli o registrarli) è descritto nella guida Riconciliare i movimenti bancari in SamBooks.

Ricaricare lo stesso file per sbaglio: cosa succede

SamBooks riconosce i doppioni per posizione — stessa data, stesso importo e stesso ordine relativo tra movimenti identici nello stesso giorno — non per il testo della causale. Questo significa due cose utili da sapere: se ricarichi lo stesso file una seconda volta ottieni sempre «Importati: 0, Duplicati: N», indipendentemente dall'ordine delle righe nel file; e se hai davvero due movimenti distinti nello stesso giorno con lo stesso importo (per esempio due pagamenti POS identici), SamBooks li tiene entrambi come movimenti separati — non li scarta come se fossero un doppione.

Se il tuo formato non è tra quelli supportati

Alcune banche esportano ancora nel tracciato CBI a 120 caratteri (rendicontazione a larghezza fissa): SamBooks lo riconosce ma non lo importa, e te lo dice con un messaggio esplicito che ti invita a esportare l'estratto conto in CSV, Excel o CAMT.053 dal tuo home banking — quasi tutte le banche offrono almeno uno di questi formati alternativi.

Rivedere le importazioni fatte

Dalla scheda Movimenti bancari trovi il pulsante Storico import: apre un elenco con ogni file caricato, la data, e per ciascuno quanti movimenti sono stati importati, quanti duplicati e quanti già riconciliati. Utile per controllare se hai già caricato l'estratto conto di un certo mese prima di rifarlo.

Chiedilo a Sam

Una volta che il file è stato caricato dalla UI, puoi chiedere a Sam di occuparsi del resto: può correggere la mappatura delle colonne di un import già caricato («Sam, nell'ultimo import che ho fatto la causale estesa non viene riconosciuta, usa la colonna G») e può applicare l'import per creare davvero i movimenti («Sam, applica l'import che ho appena caricato sul conto corrente Intesa»). Può anche crearti un conto bancario manuale al posto tuo, se gli dici su quale sottoconto agganciarlo, e mostrarti l'elenco delle importazioni fatte e dei movimenti che hanno generato.

Un'unica cosa resta manuale-solo: il caricamento del file stesso. Il file passa da un controllo antivirus prima di essere letto da SamBooks, quindi va sempre trascinato o selezionato dalla finestra di importazione — non puoi mandarlo a Sam in chat e chiedergli di caricarlo lui.

Se qualcosa non va

• «File troppo grande (max 15 MB)» — il file supera il limite: se il tuo estratto conto copre un periodo molto lungo, prova a esportarlo per un intervallo di date più corto dal tuo home banking.
• Formato CBI non importabile — vedi la sezione dedicata sopra: esporta in CSV, Excel o CAMT.053.
• «Nessun conto di liquidità: creane uno da "Conti di liquidità"» — non hai ancora un conto collegato: torna al passo 2 di questa guida.
• Colonne non riconosciute nel file CSV/Excel — usa l'editor di mappatura del passo 6 per indicarle a mano.
• L'importazione fallisce con un errore — compare un avviso con il pulsante Carica un altro file: verifica che il file non sia danneggiato e riprova; se il problema persiste con più file dello stesso home banking, prova a esportare in un formato diverso.
• Il badge dice «Non quadra» — non blocca l'importazione, ti avvisa solo che la somma dei movimenti non porta esattamente al saldo finale che hai indicato o che il file dichiara: capita, per esempio, se l'estratto copre un periodo diverso da quello dei saldi. Puoi comunque importare e verificare a mente.

Domande frequenti

Come carico l'estratto conto della banca in SamBooks? Dalla pagina Banca clicca «Importa estratto conto», scegli il file (CSV, Excel, CAMT.053 o MT940) e segui l'anteprima fino a «Importa N movimenti». Prima assicurati di avere un conto di liquidità collegato — vedi i passi 2 e 3 di questa guida.

Posso collegare automaticamente il mio conto corrente, senza caricare file? Non ancora: il collegamento bancario diretto (Open Banking) è in lavorazione ma non è attivo. Oggi l'unico modo è importare il file dell'estratto conto.

Che formati di estratto conto posso importare? CSV, Excel (.xlsx), CAMT.053 (.xml) e MT940 (.sta, .txt, .mt940), fino a 15 MB. Il tracciato CBI a 120 caratteri è riconosciuto ma non importabile.

Ho ricaricato per sbaglio lo stesso file: duplica i movimenti? No: SamBooks riconosce che sono già stati importati e li segna come duplicati, senza ricrearli.

Non trovo il mio conto nella lista quando importo Deve essere un conto di liquidità già creato e collegato manualmente (icona «Collega manualmente» nell'elenco Conti di liquidità) — vedi i passi 2 e 3.

Il mio home banking esporta solo un file a 120 caratteri, perché SamBooks non lo accetta? È il tracciato CBI a larghezza fissa: SamBooks lo riconosce ma non lo importa ancora. Cerca nel tuo home banking un'esportazione in CSV, Excel o CAMT.053 — quasi tutte le banche la offrono.

Posso chiedere a Sam di importare l'estratto conto al posto mio? Sam può correggere la mappatura e applicare un import che hai già caricato dalla UI, ma il caricamento del file resta un passaggio manuale (deve passare dal controllo di sicurezza sui file).

Funzioni correlate

• Riconciliare i movimenti bancari in SamBooks — cosa fare con i movimenti dopo l'importazione.
• Consultare il libro banca in SamBooks — la vista contabile dei conti di liquidità dopo la riconciliazione.
• Scadenzario e partite aperte in SamBooks — le scadenze che un movimento importato può chiudere.