Gestire esiti, insoluti, richiami e annulli delle RiBa in SamBooks
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Dopo la presentazione della distinta registri l'esito della banca, gli insoluti e i richiami, e annulli una distinta, un evento o un'importazione sbagliati.
Parte 2 di 3 del percorso RiBa. Prima: Configurare le RiBa sul conto e presentare la distinta. Dopo: Riconciliare le RiBa nei movimenti bancari.
A cosa serve
Una volta presentata la distinta, gli effetti restano In banca finché non succede qualcosa: il cliente paga, non paga, oppure sei tu a ritirare la ricevuta. Questa guida spiega come registrare ognuno di questi casi e come tornare indietro quando hai sbagliato. Per scegliere la strada giusta parti da cosa è successo davvero.
- Il file della distinta non è mai arrivato in banca, per esempio perché non l'hai caricato nell'home banking: annulli la distinta con Annulla distinta.
- Il file è arrivato in banca, l'effetto non è ancora scaduto e vuoi ritirarlo, perché il cliente ha pagato con un bonifico o l'importo era sbagliato: lo richiami con Richiama.
- Alla scadenza il cliente non ha pagato: registri l'insoluto a mano con Registra insoluto, oppure importi il file degli esiti che ti manda la banca con Importa esiti della banca.
- Hai registrato qualcosa per errore: annulli l'ultimo evento dell'effetto, oppure l'intera importazione degli esiti.
Approfondimento: quando l'insoluto o l'accredito arrivano come movimento sul conto corrente, li registri dalla Banca, come spiega Riconciliare le RiBa nei movimenti bancari.
Prima di iniziare
- Ti serve una distinta già presentata: se non l'hai ancora fatta, segui la parte 1.
- Tutto quello che descrive questa guida si fa dallo Scadenzario. Chi ha il permesso di sola lettura vede distinte, effetti e importazioni, ma trova spenti i pulsanti che registrano o annullano. Per un'azienda in regime forfettario lo Scadenzario non è disponibile.
- Per importare gli esiti serve il file di testo (.txt) con gli esiti degli effetti che la banca ti ha mandato.
Come si fa, passo per passo
1. Trova la distinta e controlla lo stato degli effetti
Apri Scadenzario dal menu di sinistra e passa alla scheda Distinte effetti. In alto trovi una card per ogni banca con la RiBa attiva: se ci sono effetti scaduti da cui la banca non ha ancora mandato un esito, la card li elenca uno per uno con distinta, ricevuta, data di scadenza e importo. È il primo posto da guardare quando aspetti un esito.
Sotto le card c'è l'elenco delle distinte, con le colonne Distinta, Banca, Data, Effetti, Totale e Stato (Presentata o Annullata). Con il filtro Banca restringi l'elenco a un solo conto; Tutte le banche lo riporta completo.
Fai clic su una distinta per aprirne il dettaglio. Per ogni effetto vedi Cliente, Ricevuta, Scadenza, Importo, Esito (il codice dell'esito della banca con la sua data, se è arrivato), Stato e Ultimo evento. Le caselle a sinistra servono a scegliere gli effetti su cui registrare un insoluto o un richiamo.
Puoi lavorare anche dalla scheda Scadenze: il filtro Stato su In banca mostra le scadenze presentate, su Insolute quelle tornate indietro.
2. Importa il file degli esiti della banca
Nella scheda Distinte effetti premi Importa esiti della banca. Si apre la finestra Importa gli esiti della banca: premi Scegli il file e seleziona il file .txt. SamBooks lo legge e mostra un'anteprima senza scrivere ancora nulla.
In cima all'anteprima c'è il riepilogo: quante righe ha letto nel file, quante ne applicherà e per quale totale, le spese addebitate dalla banca, quante righe aspettano una tua scelta e quante sono scartate. Sotto c'è una tabella con Cliente, Ricevuta, Scadenza, Importo, Esito della banca e Cosa succede: l'ultima colonna dice che cosa farà ogni riga (il significato di ogni azione è nella sezione «Le righe del file degli esiti», più sotto).
Per riconoscere l'effetto di ogni riga, SamBooks cerca prima il codice SIA e il numero della ricevuta, con importo e scadenza uguali; se non lo trova così, prova con il codice fiscale o la partita IVA del cliente, l'importo e la scadenza. Quando una riga corrisponde a più effetti compare Da scegliere con il menu Scegli l'effetto: ogni voce del menu indica distinta, ricevuta, cliente, importo e scadenza, e scegli quella giusta. Finché resta una riga da scegliere, sotto la tabella leggi «Scegli l'effetto per 1 riga prima di importare.».
Quando l'anteprima ti convince premi Importa N righe (il numero è quello delle righe che verranno applicate). Al termine compare il messaggio «Importate N righe del file …». Se hai preso il file sbagliato, prima di confermare premi Scegli un altro file; se l'importazione si ferma con un errore, Leggi di nuovo il file ricalcola l'anteprima.
Uno stesso file si importa una volta sola. Se lo scegli di nuovo, l'anteprima avvisa «Questo file è già stato importato. Se l'importazione è stata annullata, il file si può importare di nuovo.».
3. Registra un insoluto a mano
Puoi partire dalla scheda Scadenze, filtrando lo stato In banca e spuntando le righe, oppure dal dettaglio della distinta, spuntando gli effetti. In entrambi i casi premi Registra insoluto. Il pulsante si accende solo se tutte le righe scelte sono in banca; altrimenti il motivo compare passando il mouse sul pulsante.
Nella finestra Registra insoluto indichi la Data dell'insoluto, cioè il giorno in cui la banca ti ha comunicato il mancato pagamento, e le Spese addebitate dalla banca. Se lasci vuote le spese, SamBooks usa la Commissione per insoluto impostata sul conto; un importo negativo non è ammesso.
Per ogni effetto la finestra mostra la ricevuta con la scadenza, il Nominale, la parte Sul conto effetti, l'eventuale Quota anticipata e le Spese. Il riquadro Scrittura contabile riporta le righe in Dare e in Avere che verranno registrate, con l'Importo dell'insoluto e l'Addebito in banca. Se qualcosa impedisce la registrazione, il motivo compare nel riquadro Non si può registrare.
Premi Registra N insoluti. L'effetto passa allo stato Insoluto e la scadenza torna da incassare nello Scadenzario, con il badge Insoluta: da lì la richiedi di nuovo al cliente e, quando paga, registri l'incasso come per qualsiasi altra scadenza.
4. Richiama un effetto prima della scadenza
Scegli gli effetti come per l'insoluto, dalla scheda Scadenze o dal dettaglio della distinta, e premi Richiama. Nella finestra Richiama gli effetti indichi la Data del richiamo, controlli l'elenco degli effetti da richiamare con scadenza e quota, e premi Richiama N effetti.
Il richiamo si registra solo su un effetto in banca, prima della sua scadenza, e solo se non ha già un accredito o una maturazione. Dopo la conferma l'effetto passa a Richiamato e la scadenza torna nello Scadenzario da incassare.
Se la distinta era uscita con il file per la banca, alla conferma si scarica anche il file di richiamo, che carichi nell'home banking come avevi fatto con la distinta. Una distinta registrata con Già presentata dall'home banking non ha un file, e quindi non ne ha nemmeno uno di richiamo: in quel caso il richiamo lo fai anche dall'home banking.
5. Annulla una distinta il cui file non è arrivato in banca
Apri il dettaglio della distinta e premi Annulla distinta. Il pulsante è acceso solo se la distinta è Presentata e tutti i suoi effetti sono ancora in banca, senza esito e senza accredito.
La finestra Annulla la distinta ricorda che l'annullo vale solo se il file non è arrivato in banca: se ci è arrivato, devi richiamare gli effetti. Indica la Data dell'annullo, spunta Confermo che il file non è arrivato in banca e premi Conferma l'annullo (con Indietro torni al dettaglio senza cambiare nulla).
La distinta passa a Annullata, le scritture della sua presentazione vengono annullate e le scadenze tornano libere: puoi metterle in una nuova distinta.
6. Annulla l'ultimo evento di un effetto
Nel dettaglio della distinta, la colonna Ultimo evento mostra per ogni effetto un pulsante con il nome dell'evento, per esempio Annulla insoluto o Annulla richiamo. Si annulla sempre e solo l'ultimo evento: se dopo l'insoluto c'è un altro evento, annulli prima quello. Quando l'annullo non è possibile il pulsante è spento e il motivo compare passando il mouse.
Premi il pulsante e leggi l'anteprima prima di confermare. Indica l'evento con data e importo, come cambia lo stato di ogni ricevuta (per esempio da Insoluto a In banca), che fine fanno le scritture di prima nota e quanti movimenti della banca tornano da riconciliare. Premi Conferma l'annullo: compare «Annullo registrato» con il tipo di evento.
Se l'evento era nato dal file degli esiti, l'effetto riprende l'esito che aveva prima. La presentazione non si annulla da qui: per toglierla annulli la distinta (passo 5).
7. Annulla un'importazione degli esiti
Nella scheda Distinte effetti premi Importazioni degli esiti. La finestra Esiti importati elenca i file già importati, dal più recente, con File, Importato il, Righe (quante applicate su quante lette), Scritture (quante ancora attive), Stato (Attiva o Annullata) e Azioni.
Sulla riga del file premi Annulla l'importazione. Un'importazione si annulla per intero, mai riga per riga. L'anteprima ti dice quanti eventi si annullano, quanti esiti tornano come prima, quanti eventi avevi già annullato a mano e quanti movimenti della banca tornano da riconciliare; sotto Esiti scritti dal file vedi ricevuta per ricevuta se l'esito viene tolto, se torna a quello di prima o se resta com'è perché nel frattempo ne è arrivato un altro. Premi Conferma l'annullo. Dopo l'annullo puoi importare di nuovo lo stesso file.
Gli stati dell'effetto
| Stato | Cosa vuol dire | Cosa puoi fare |
|---|---|---|
| In banca | L'effetto è nella distinta e aspetta l'esito | Registrare l'insoluto, richiamarlo, annullare la distinta se il file non è arrivato |
| Pagato | La banca l'ha incassato o accreditato | Nel regime salvo buon fine può ancora diventare insoluto; nel regime dopo incasso l'incasso è definitivo |
| Insoluto | Il cliente non ha pagato alla scadenza | Annullare l'insoluto se l'hai registrato per errore |
| Richiamato | L'hai ritirato prima della scadenza | Annullare il richiamo |
| Annullato | La sua distinta è stata annullata | Presentare di nuovo la scadenza in un'altra distinta |
Un effetto già accreditato salvo buon fine è nello stato Pagato, quindi Registra insoluto resta spento: in quel caso l'insoluto arriva dal file degli esiti o dall'addebito sul conto corrente, che registri dalla Banca.
Approfondimento: l'insoluto dal movimento del conto e il riaddebito delle spese di un richiamo sono nella parte 3 del percorso.
Le righe del file degli esiti
La colonna Cosa succede dell'anteprima assegna a ogni riga una di queste azioni.
| Azione | Cosa fa |
|---|---|
| Insoluta | Registra l'insoluto dell'effetto, come farebbe Registra insoluto |
| Insoluta: solo le spese | L'effetto era già richiamato: registra solo le spese della banca e l'effetto resta Richiamato |
| Richiamata | Registra il richiamo dell'effetto |
| Solo esito | Scrive l'esito sull'effetto senza registrazioni contabili, per esempio quando la banca comunica che la ricevuta è pagata: l'incasso lo registri dal movimento del conto |
| Da scegliere | La riga corrisponde a più effetti: scegli quello giusto dal menu |
| Scartata | La riga non si applica; accanto compare il motivo |
Una riga viene scartata, per esempio, quando nessun effetto corrisponde né per codice SIA e numero di ricevuta né per codice fiscale, importo e scadenza, quando l'effetto ha già quello stesso esito, o quando la causale della riga non è prevista dallo standard CBI.
Richiamo o annullo della distinta: la differenza
L'annullo cancella la distinta come se non l'avessi mai presentata, ed è corretto solo quando la banca non ha mai ricevuto il file. Il richiamo invece parte da un file già arrivato in banca e chiede alla banca di non presentare più quegli effetti; vale effetto per effetto e solo prima della scadenza. Se hai dubbi sul fatto che il file sia arrivato, controlla nell'home banking: annullare una distinta che la banca ha già in carico lascia la contabilità diversa da quella della banca.
Se l'esercizio è chiuso
Quando annulli un evento o un'importazione che ha scritture in un esercizio già chiuso, le scritture non si cancellano: SamBooks ne registra una contraria e ti chiede la Data dell'annullo, che è la data di quella scrittura. Quando l'evento non ha scritture di prima nota, l'anteprima lo dice e l'annullo cambia solo lo stato dell'effetto.
Chiedilo a Sam
Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questa pagina, già pronte da copiare.
- Importare gli esiti: «importa il file degli esiti che ti ho allegato e fammi vedere prima cosa succede a ogni ricevuta»
- Registrare un insoluto: «registra l'insoluto della ricevuta 3 della distinta 12 con data 31 ottobre e 6,50 € di spese»
- Richiamare un effetto: «richiama l'effetto del cliente Ferramenta Lodi Srl in scadenza il 30 novembre dalla distinta 14»
- Annullare una distinta: «annulla la distinta 15, il file non l'ho mai caricato in banca»
- Annullare un evento: «annulla l'insoluto che ho registrato oggi sulla ricevuta 3 della distinta 12»
- Vedere le importazioni: «quali file di esiti ho importato questo mese?»
- Annullare un'importazione: «annulla l'importazione del file esiti_ottobre.txt»
- Riavere il file di richiamo: «scaricami di nuovo il file di richiamo della distinta 14»
Il file degli esiti si allega in chat come un qualsiasi documento. Sam ti mostra sempre l'anteprima e aspetta la tua conferma prima di registrare insoluti, richiami, importazioni e annulli.
Se qualcosa non va
- «Registra insoluto» e «Richiama» sono spenti. Fra le righe scelte ce n'è almeno una che non è in banca. Il motivo compare passando il mouse: togli dalla selezione la riga pagata, insoluta o richiamata.
- «Gli effetti scelti sono su conti di banche diverse: registra l'insoluto un conto alla volta.». L'insoluto si registra su effetti di un solo conto: separa la selezione per banca.
- «Il richiamo è possibile solo prima della scadenza dell'effetto». Dopo la scadenza non si richiama più: se il cliente non ha pagato registri l'insoluto, se ha pagato aspetti l'esito o l'accredito della banca.
- «L'effetto ha già un accredito: non può essere richiamato.». La banca l'ha già accreditato: se il cliente poi non paga, l'insoluto arriva dalla banca.
- «Annulla distinta» è spento. Almeno un effetto non è più in banca, ha un esito o un accredito. Se il file è arrivato in banca usa Richiama; se invece vuoi davvero annullare, annulla prima gli eventi successivi effetto per effetto.
- Il pulsante dell'ultimo evento è spento. C'è un evento più recente sullo stesso effetto, da annullare prima; oppure l'evento è la presentazione, che si toglie annullando la distinta.
- L'anteprima degli esiti dice che il file non è un file di esiti. Hai scelto il file della distinta che hai mandato tu: scarica dall'home banking il file di ritorno con gli esiti.
- Il file risulta già importato. Se l'hai importato per errore o con le scelte sbagliate, annulla l'importazione da Importazioni degli esiti e importalo di nuovo.
- Il pulsante «Importa N righe» è spento. Ci sono righe Da scegliere senza un effetto, e allora lo scegli dal menu di ciascuna; oppure il file è già stato importato, o non ha nessuna riga da applicare.
Domande frequenti
Dopo un insoluto la fattura torna da incassare? Sì. La scadenza torna aperta nello Scadenzario con il badge Insoluta, e la trovi anche con il filtro Insolute. Quando il cliente paga registri l'incasso come per una scadenza qualsiasi, oppure la presenti in una nuova distinta.
La banca mi ha addebitato solo le spese per un effetto che avevo già richiamato: come lo registro? Con il file degli esiti: la riga compare come Insoluta: solo le spese, registra le spese e l'effetto resta Richiamato.
Posso richiamare una RiBa dopo la scadenza? No. Il richiamo si registra solo prima della scadenza; dopo, l'effetto ha un esito: lo paga il cliente oppure diventa insoluto.
Ho registrato un insoluto per errore: come lo annullo? Apri il dettaglio della distinta e premi Annulla insoluto nella colonna Ultimo evento dell'effetto. L'effetto torna In banca.
Ho importato il file degli esiti sbagliato: che faccio? Apri Importazioni degli esiti, premi Annulla l'importazione sulla riga del file e conferma. Gli eventi creati dal file vengono annullati, gli esiti tornano come prima e i movimenti della banca collegati tornano da riconciliare.
Perché il file degli esiti ha righe da scegliere? Perché quella riga corrisponde a più di un effetto, per esempio due ricevute dello stesso cliente con stesso importo e stessa scadenza. Scegli l'effetto giusto dal menu della riga; finché non lo fai l'importazione non parte.
Dove vedo lo stato di ogni RiBa di una distinta? Nello Scadenzario, scheda Distinte effetti: apri la distinta e leggi le colonne Esito, Stato e Ultimo evento.
Sam può registrare l'insoluto delle RiBa al posto mio? Sì: chiediglielo indicando distinta, ricevuta, data e spese. Ti mostra la scrittura e registra solo dopo la tua conferma.
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- Parte precedente: Configurare le RiBa sul conto e presentare la distinta
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