Riconciliare le RiBa nei movimenti bancari in SamBooks
14 min lettura
Collega al movimento dell'estratto conto l'accredito, l'anticipo o il riaddebito delle RiBa e chiudi i pagamenti cumulativi delle RiBa dei fornitori.
Parte 3 di 3 del percorso RiBa. Se parti da zero, comincia da Configurare le RiBa sul conto e presentare la distinta in banca. Prima: Gestire esiti, insoluti, richiami e annulli delle RiBa.
A cosa serve
Dopo la presentazione della distinta la banca muove il conto. Ti accredita gli effetti incassati, ti anticipa una parte del loro importo, oppure ti riaddebita un effetto che il cliente non ha pagato o la quota anticipata di un effetto richiamato. Dai fornitori arrivano invece gli addebiti delle RiBa passive, spesso con un solo movimento per più scadenze.
Questa guida spiega come collegare ognuno di questi movimenti agli effetti giusti. Quando registri dal movimento, SamBooks scrive la prima nota, aggiorna lo stato degli effetti e segna il movimento come riconciliato: non devi fare tre passaggi separati.
Per orientarti, parti da quello che vedi nell'estratto conto:
| Movimento che vedi | Dove lo registri | Che cosa succede agli effetti |
|---|---|---|
| Accredito degli effetti arrivati a scadenza, a volte meno le commissioni | strada RiBa, operazione Accredito | si chiude il residuo e l'effetto passa a Pagato |
| Accredito pochi giorni dopo la presentazione, pari a una parte degli effetti | strada RiBa, operazione Anticipo | gli effetti restano In banca; la quota anticipata matura più avanti |
| Addebito di un effetto che il cliente non ha pagato | strada Riaddebito RiBa, scelta Effetti in banca o accreditati | si registra l'insoluto |
| Addebito della quota anticipata di un effetto richiamato | strada Riaddebito RiBa, scelta Effetti richiamati | si registra il riaddebito; l'effetto resta Richiamato |
| Addebito cumulativo delle RiBa dei fornitori | proposta Chiudi le RiBa da pagare | si chiudono le scadenze passive, una scrittura per scadenza |
Prima di iniziare
- L'estratto conto della banca è già importato e il movimento compare fra quelli da riconciliare. Se non l'hai ancora fatto, segui Collegare e importare l'estratto conto.
- Il conto su cui è arrivato il movimento ha le RiBa attive e gli effetti sono stati presentati in una distinta di quel conto. Senza RiBa attive la strada RiBa non compare.
- Per registrare un anticipo il conto deve avere il regime Salvo buon fine, accredito subito e il conto anticipi impostato nelle condizioni del conto. La configurazione è spiegata nella parte 1 del percorso.
- Ti serve l'accesso alla sezione Banca. Con il permesso di sola lettura vedi movimenti, proposte e riepiloghi, ma i pulsanti che registrano restano spenti.
Come si fa, passo per passo
1. Apri il movimento da assegnare
Dal menu apri Finanza e poi Banca, quindi il tab Movimenti bancari. Nel filtro Stato riconciliazione scegli Non riconciliati per vedere solo i movimenti ancora da collegare. Fai clic sulla riga del movimento: si apre la finestra Assegna il movimento.
2. Guarda prima la colonna Proposta
Spesso SamBooks ha già riconosciuto il movimento. Nella colonna Proposta leggi Accredita le RiBa, Anticipa le RiBa oppure Chiudi le RiBa da pagare. Se la proposta ti convince, premi l'icona Accetta la proposta sulla riga. In alternativa apri il movimento: per le proposte RiBa la finestra si apre sulla strada Chiudi scadenza e in testa trovi il riquadro Proposta di abbinamento con Conferma proposta e Rifiuta, e sotto la frase «Oppure scegli manualmente come registrare il movimento:».
I criteri con cui nascono le proposte sono spiegati più sotto, nella sezione sull'abbinamento proposto da SamBooks.
3. Scegli la strada RiBa o Riaddebito RiBa
La finestra offre le strade Collega a scrittura, Chiudi scadenza e Crea prima nota, più una quarta dedicata agli effetti:
- su un movimento positivo (entrata) la quarta strada si chiama RiBa;
- su un movimento negativo (uscita) si chiama Riaddebito RiBa.
Sul telefono la quarta strada si chiama sempre RiBa. Compare solo se il conto del movimento ha le RiBa attive, e non compare su un movimento di importo zero.
4. Scegli gli effetti e controlla il riepilogo
Nella strada RiBa scegli l'operazione (Accredito o Anticipo) e spunta gli effetti che il movimento copre. Nella strada Riaddebito RiBa scegli prima che cosa ha riaddebitato la banca, poi gli effetti. Sotto l'elenco il riepilogo confronta l'importo del movimento con quello degli effetti scelti e mostra le commissioni o le spese. I dettagli di ogni caso sono nelle sezioni che seguono.
5. Leggi l'anteprima e registra
Il riquadro Scrittura che si registra mostra le righe in Dare e in Avere che finiranno in prima nota. Se qualcosa impedisce la registrazione, sotto compare Da sistemare prima di registrare con il motivo. Quando l'anteprima torna, premi Registra accredito, Registra anticipo, Registra insoluto o Registra riaddebito, a seconda del caso. La conferma arriva con un avviso come «Accredito registrato.» e il movimento sparisce dai non riconciliati.
Accredito degli effetti
L'accredito chiude la parte degli effetti che la banca non ti aveva già anticipato e funziona con ogni regime del conto. In testa alla strada RiBa leggi «Scegli gli effetti RiBa che questo movimento accredita o anticipa.» e l'operazione Accredito è già selezionata.
L'elenco mostra gli effetti in banca del conto del movimento non ancora accreditati. Per ogni riga trovi il cliente, il numero della ricevuta con la scadenza e il numero della distinta, l'importo e, se l'effetto è stato anticipato in parte, la nota Già anticipato con l'importo anticipato. In fondo il totale dice quanti effetti hai scelto e quanto valgono.
Il riepilogo riporta Movimento, Residuo degli effetti e Commissioni. Se la banca ha accreditato meno degli effetti, compare la casella Dichiara la differenza come commissioni trattenute con la riga Differenza fra effetti e movimento. Spuntala quando la differenza è davvero la commissione trattenuta dalla banca: come dice la nota, la differenza va a spese bancarie e l'accredito si registra a importo esatto.
Un esempio con importi inventati: tre effetti della distinta 14 per 4.250,00 € in tutto, movimento di 4.246,40 €. La differenza è 3,60 €, cioè 1,20 € di commissione per effetto. Spunti la casella, controlli l'anteprima e premi Registra accredito.
La scrittura prende la data contabile del movimento. Quando la parte dell'effetto sul conto effetti si azzera, l'accredito porta l'effetto a Pagato.
Anticipo salvo buon fine
L'anticipo si registra solo sui conti con regime Salvo buon fine, accredito subito, dove la banca ti mette a disposizione una parte degli effetti subito dopo la presentazione, prima della scadenza.
Nella strada RiBa scegli l'operazione Anticipo e spunta gli effetti. Compare il campo Lordo anticipato (€): se lo lasci vuoto, SamBooks usa il lordo secondo le condizioni del conto, cioè il nominale degli effetti per la percentuale di anticipo. Puoi scrivere un importo diverso, fino al totale nominale degli effetti scelti; un valore nullo o negativo dà l'errore «Il lordo deve essere un importo maggiore di zero.». Su ogni riga leggi la Quota anticipo che spetta a quell'effetto.
Il riepilogo mostra Movimento, Lordo dell'anticipo e Commissioni. Le commissioni sono la differenza fra il lordo e il movimento e non sono mai negative.
Esempio: effetti per 10.000,00 € nominali, percentuale di anticipo all'80% sul conto. Il lordo proposto è 8.000,00 €; la banca accredita 7.985,00 €, quindi le commissioni sono 15,00 €. Premi Registra anticipo.
Dopo l'anticipo gli effetti restano In banca, perché il cliente non ha ancora pagato. La quota anticipata si chiude con la maturazione, la parte non anticipata con l'accredito.
La maturazione dell'anticipo
Sui conti Salvo buon fine, accredito subito SamBooks controlla ogni giorno gli effetti anticipati. Quando sono passati la scadenza più i Giorni di maturazione impostati sul conto, e la banca non ha segnalato un esito negativo, registra da solo la maturazione della quota anticipata. Non devi fare nulla.
Se la quota anticipata era pari al nominale, l'effetto passa a Pagato. Se era una parte, l'effetto resta In banca e il residuo si chiude con l'accredito del movimento che arriverà. Se la data di maturazione cade in un esercizio già chiuso, la scrittura prende la data del giorno in cui il controllo gira. Nel dettaglio della distinta la vedi come ultimo evento di tipo maturazione.
Riaddebito: insoluto e quota richiamata
Su un movimento negativo la strada Riaddebito RiBa chiede prima Che cosa ha riaddebitato la banca:
- Effetti in banca o accreditati, per l'insoluto: «Scegli gli effetti insoluti che la banca ha riaddebitato con questo movimento. L'elenco ha quelli in banca e quelli già accreditati salvo buon fine.». Sono gli effetti su cui la banca può ancora segnalare l'insoluto.
- Effetti richiamati, per la quota anticipata di un effetto che hai richiamato: «Scegli gli effetti richiamati di cui la banca ha riaddebitato la quota anticipata.».
Se cambi scelta, la selezione degli effetti si svuota. Il riepilogo mostra Importo degli effetti, Spese e Addebito della banca; la nota ricorda che la differenza fra l'addebito della banca e gli effetti va a spese bancarie.
Esempio: la ricevuta del cliente Ferramenta Bassi da 1.220,00 € torna insoluta e la banca addebita 1.226,50 €. Scegli Effetti in banca o accreditati, spunti l'effetto, le spese risultano 6,50 € e premi Registra insoluto. Per la quota di un effetto richiamato il pulsante è Registra riaddebito: l'effetto resta Richiamato.
Approfondimento: come si registrano gli insoluti e i richiami anche senza movimento, e come si annullano, è spiegato in Gestire esiti, insoluti, richiami e annulli delle RiBa.
RiBa passive dei fornitori
Le RiBa passive sono quelle che paghi tu. Le presenta il fornitore e la banca te le addebita alla scadenza, spesso con un unico movimento. In SamBooks non devi presentare nulla. Quando arriva l'addebito, il motore cerca fra le scadenze passive aperte con modalità di pagamento MP12 quelle con scadenza da 3 giorni prima a 1 giorno dopo il movimento.
Se trova un solo gruppo di scadenze la cui somma quadra con il movimento al centesimo, propone Chiudi le RiBa da pagare, con il riepilogo «Chiude N scadenze RiBa, per un totale di X». Se nella causale del movimento la banca scrive quanti effetti ha addebitato, il numero deve coincidere. Confermando, SamBooks registra una scrittura per ogni scadenza.
Se nessun gruppo quadra, o ne quadrano più d'uno, la colonna mostra Nessuna proposta con il motivo e il pulsante Scegli le scadenze, che apre la strada Chiudi scadenza con l'elenco delle sole scadenze che possono corrispondere al movimento: spunti tu quelle che paga. Se il movimento paga una sola scadenza, la chiusura è quella normale da una scadenza a un movimento, descritta in Riconciliare i movimenti bancari.
Come SamBooks propone l'abbinamento
Le proposte nascono da regole semplici, che conviene conoscere per capire perché un movimento è stato riconosciuto o no.
- Accredita le RiBa: la somma dei residui degli effetti in banca di una distinta, oppure di tutte le distinte con la stessa scadenza, coincide con il movimento. La scadenza deve cadere fra 5 giorni prima e 1 giorno dopo il movimento. La somma può tornare anche al netto della commissione per effetto.
- Anticipa le RiBa: entro 5 giorni dalla presentazione di una distinta su un conto Salvo buon fine, accredito subito, il movimento coincide con il lordo (nominale per percentuale) o con il lordo meno le commissioni.
- Chiudi le RiBa da pagare: il pagamento cumulativo delle RiBa passive descritto sopra.
Se più gruppi di effetti hanno lo stesso importo, SamBooks non sceglie al posto tuo e lascia la scelta a te. Per gli insoluti non c'è mai una proposta automatica: la colonna mostra Nessuna proposta e il pulsante Scegli gli effetti, che apre la strada Riaddebito RiBa con gli effetti indicati per quell'addebito in testa all'elenco e il badge Indicato per questo addebito. Nessuna casella è spuntata: confermi tu quali effetti sono stati riaddebitati. In sola lettura Scegli le scadenze e Scegli gli effetti sono spenti.
Annullare un accredito, un anticipo o una maturazione
Le operazioni registrate dal movimento si annullano in due modi, entrambi con il permesso di scrittura. Dal dettaglio della distinta usi Annulla accredito, Annulla anticipo o Annulla maturazione. Dalla Banca apri il movimento già collegato: nella finestra Assegna il movimento trovi il pulsante con il nome dell'evento registrato, per esempio Annulla accredito o Annulla anticipo, accanto a Scollega e a Elimina e scollega. Il pulsante non compare se sul movimento non c'è un evento RiBa attivo.
Puoi annullare solo l'ultimo evento dell'effetto: se dopo l'anticipo è arrivato l'accredito, annulli prima l'accredito. Quando l'evento non è più l'ultimo, il pulsante resta spento e ti dice il motivo. Dopo l'annullo il movimento torna da riconciliare, a meno che non sia collegato ad altro.
Una maturazione annullata viene registrata di nuovo dal controllo giornaliero, finché la scadenza e i giorni di maturazione sono passati e non c'è un esito negativo.
Puoi chiedere l'annullo anche a Sam, e funziona anche se hai accesso alla sola Banca: trovi un esempio nella sezione «Chiedilo a Sam».
IVA per cassa e IVA differita
Se applichi l'IVA per cassa o hai fatture con IVA a esigibilità differita, l'incasso conta quando l'accredito o la maturazione portano l'effetto a Pagato. Presentazione, anticipo, insoluto, richiamo e annullo non lo fanno scattare; un insoluto successivo o l'annullo dell'evento che aveva portato l'effetto a Pagato tolgono l'incasso.
Chiedilo a Sam
Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questa pagina, già pronte da copiare.
- Registrare un accredito: «Registra l'accredito delle RiBa della distinta 14 sul movimento di 4.246,40 € del 31 ottobre, con 3,60 € di commissioni»
- Registrare un anticipo: «Registra l'anticipo delle RiBa della distinta 15 sul movimento di 7.985 € del 4 novembre»
- Anticipo con un lordo diverso: «Registra l'anticipo della distinta 15 con un lordo di 7.500 €»
- Registrare un insoluto: «La RiBa del cliente Ferramenta Bassi da 1.220 € è tornata insoluta: collegala all'addebito di 1.226,50 € del 12 novembre»
- Riaddebito della quota richiamata: «Registra il riaddebito della quota anticipata della RiBa richiamata di Edil Rinaldi sul movimento del 20 novembre»
- Annullare un accredito: «Annulla l'accredito della distinta 14, l'ho registrato sul movimento sbagliato»
Prima di registrare o di annullare Sam ti mostra la scrittura che farà e aspetta la tua conferma.
Se qualcosa non va
La strada RiBa non compare. Il conto del movimento non ha le RiBa attive, oppure il movimento ha importo zero. Attiva le RiBa sul conto come spiegato nella parte 1.
«Il conto non ha effetti in banca da accreditare o anticipare.» Sul conto del movimento non ci sono effetti presentati e non ancora accreditati. Controlla di aver presentato la distinta su quella banca e che gli effetti non siano già stati accreditati.
«Il conto della banca non ha il conto anticipi: impostalo nelle condizioni del conto prima di registrare l'anticipo.» Apri il conto in Conti di liquidità, tab RiBa e affidamenti, imposta il conto anticipi e torna sul movimento.
«L'effetto … è in una distinta di un'altra banca». Il movimento è arrivato su un conto diverso da quello della distinta. Verifica di aver aperto il movimento giusto oppure di aver presentato la distinta sulla banca corretta.
«L'effetto … è già stato anticipato, accreditato o maturato: non si anticipa di nuovo.» Togli l'effetto dalla selezione. Per quell'effetto resta solo l'accredito del residuo.
«L'effetto … scade il …: la banca non anticipa un effetto scaduto e il movimento è del ….» Un effetto si anticipa solo se la data del movimento non è successiva alla scadenza. Se la banca te lo ha accreditato, usa l'operazione Accredito.
I conti non tornano e il messaggio finisce con «Correggi le commissioni o gli effetti scelti.». Il messaggio indica i residui degli effetti, le commissioni, il risultato e il valore del movimento. Aggiungi o togli effetti, oppure dichiara la differenza come commissioni, finché il residuo meno le commissioni coincide con il movimento.
«Il movimento del … è prima della presentazione dell'effetto … (…).» SamBooks non lo accetta, perché un accredito o un anticipo non può precedere la presentazione. Controlla la data della distinta o di aver scelto il movimento giusto.
«L'effetto … ha già un esito negativo della banca (…).» Se la banca ha segnalato per l'effetto un esito negativo, come «impagata», accredito e anticipo vengono rifiutati. Tra parentesi trovi la causale dell'esito; controllala nella colonna Esito del dettaglio della distinta.
«Il conto non ha effetti che possano tornare insoluti: nessuno in banca, nessuno accreditato salvo buon fine.» Nella strada Riaddebito RiBa, con la scelta Effetti in banca o accreditati, l'elenco è vuoto perché il conto non ha effetti in banca né effetti accreditati salvo buon fine. Un effetto pagato nel regime Dopo incasso non compare, perché l'incasso è definitivo. Controlla di avere aperto il movimento del conto giusto.
«Il conto non ha effetti richiamati.» Prima di collegare il riaddebito della quota anticipata devi registrare il richiamo dell'effetto, come spiegato nella parte 2.
«Non è stato possibile registrare l'operazione.» La registrazione non è andata a buon fine. Riapri il movimento, ricontrolla l'anteprima e i messaggi sotto Da sistemare prima di registrare, poi riprova.
Domande frequenti
Che differenza c'è fra accredito e anticipo? L'accredito è il pagamento degli effetti arrivati a scadenza e chiude l'effetto. L'anticipo è un prestito della banca su effetti non ancora scaduti: l'effetto resta In banca finché la quota anticipata matura e il residuo viene accreditato.
Dove finiscono le commissioni che la banca trattiene? Nell'accredito, se spunti Dichiara la differenza come commissioni trattenute, la differenza va a spese bancarie. Nell'anticipo le commissioni sono la differenza fra lordo e movimento. Nel riaddebito la differenza fra addebito ed effetti va a spese bancarie.
Che cosa fa il lordo anticipato? È l'importo su cui la banca calcola l'anticipo. Vuoto vale nominale per percentuale del conto; puoi correggerlo fino al totale nominale degli effetti scelti.
L'anticipo matura da solo alla scadenza? Sì, sui conti Salvo buon fine, accredito subito. Ogni giorno SamBooks matura la quota anticipata degli effetti che hanno superato la scadenza più i giorni di maturazione senza esito negativo.
Che cosa significa Chiudi le RiBa da pagare? È la proposta per un addebito cumulativo delle RiBa dei fornitori. Chiude in una volta tutte le scadenze passive che il movimento paga, con una scrittura per scadenza.
L'addebito di una RiBa insoluta non quadra con l'effetto. È un problema? No: la differenza fra l'addebito della banca e l'importo degli effetti va a spese bancarie e la vedi nel riepilogo come Spese.
Perché un movimento di RiBa non ha la proposta? Perché la somma non quadra, la data è fuori dalla finestra, oppure più gruppi di effetti hanno lo stesso importo. Apri il movimento e scegli tu gli effetti dalla strada RiBa.
Posso far registrare accredito e anticipo a Sam? Sì. Accredito, anticipo, insoluto e riaddebito della quota richiamata si chiedono in chat, e così il loro annullo: Sam ti chiede conferma prima di registrare o di annullare.
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- Parte precedente: Gestire esiti, insoluti, richiami e annulli delle RiBa
- Le altre parti del percorso: Configurare le RiBa sul conto e presentare la distinta in banca