Fatture dei servizi esteri: falle arrivare in SamBooks senza inserirle a mano

Ogni azienda ha un indirizzo email dedicato, fatture+<codice>@inbound.sambooks.ai. Gli inoltri la fattura di Google Ads, Meta, AWS o Microsoft e SamBooks prepara la bozza della fattura d'acquisto, con l'autofattura o l'integrazione già impostata. Nessuna password dei tuoi account ceduta a nessuno, nessuna lettura della tua casella.

Il problema che risolve

Le fatture dei servizi digitali esteri non passano dallo SDI: non le trovi nel cassetto fiscale e non arrivano nel canale delle fatture elettroniche. Arrivano per email, oppure restano da scaricare dentro il pannello del fornitore, e le vede solo chi ha quelle credenziali.

Su un acquisto da un fornitore estero l'IVA la assolvi tu. L'integrazione o l'autofattura (TD17, TD18, TD19) va trasmessa allo SDI entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello in cui hai ricevuto il documento, e l'omessa integrazione è sanzionata da 500 a 10.000 euro (art. 1, comma 3-bis, del D.Lgs. 127/2015).

La difficoltà quasi mai è sapere cosa fare: è accorgersi che la fattura è arrivata, e trovarla prima della scadenza.

Come funziona l'indirizzo di inoltro

L'indirizzo è tuo e di nessun altro: la parte dopo il + è un codice che identifica la tua azienda.

1. Inoltri la mail con la fattura all'indirizzo, a mano o con una regola automatica della tua casella.
2. SamBooks controlla l'allegato con l'antivirus prima di aprirlo. Un file infetto o di un tipo non ammesso si ferma qui e non viene mai letto.
3. Legge il documento: il tracciato XML in modo strutturato, il PDF e le immagini con la lettura ottica.
4. Fa due controlli, e sono la ragione per cui non nascono bozze sbagliate:
   • il documento dev'essere intestato alla tua azienda (partita IVA o codice fiscale del committente);
   • il fornitore dev'essere estero e l'acquisto soggetto ad autofattura o integrazione.
5. Crea la bozza della fattura d'acquisto con il tipo documento proposto, oppure, se uno dei due controlli non torna, lascia il messaggio in Da rivedere con scritto perché.

La bozza non parte da sola: la controlli e la confermi tu, come qualunque altra fattura passiva.

Dove si trova

Apri Inoltro fatture nel menu, sotto Casella di posta. Lo trovi anche nella pagina Casella di posta, anche se non hai collegato nessuna casella: sono due strade indipendenti, e questa non richiede di dare a SamBooks l'accesso alla tua posta.

Alla prima visita premi Attiva l'indirizzo. Da quel momento l'indirizzo compare per esteso, con il pulsante Copia.

Quattro modi di far arrivare la fattura, in ordine di preferenza

Non per tutti i fornitori l'inoltro via email è la scelta migliore. La scala è questa, e vale servizio per servizio.

1. Fattura elettronica diretta, dove esiste. Amazon Business, per esempio, emette la fattura via SDI se inserisci il tuo codice destinatario o la PEC nelle impostazioni dell'account: il documento arriva sul canale ordinario e non serve nessun inoltro.
2. Indirizzo di fatturazione puntato su SamBooks. Se il servizio consente di indicare un'email di fatturazione diversa da quella dell'account, ci metti l'indirizzo di inoltro. È la via più pulita: nessuna regola da mantenere, e la fattura arriva anche quando cambia la persona che segue l'account.
3. Regola di inoltro automatico dalla tua casella. Serve quando il fornitore manda la fattura solo all'indirizzo con cui ti sei registrato.
4. Download manuale. Per alcuni servizi non esiste nessun canale automatico: Google Ads pagato con carta, per esempio, non invia la fattura per email. Lì la scarichi dal pannello e la inoltri, oppure la carichi in SamBooks. Il promemoria dei fornitori ricorrenti ti avvisa quando la fattura del mese non è arrivata.

Il percorso esatto per ogni servizio sta nella guida Fatture dei servizi esteri: come farle arrivare, servizio per servizio.

Creare la regola di inoltro nella tua casella

Outlook e Microsoft 365: Impostazioni, Posta, Regole, Aggiungi nuova regola. Condizione: il mittente o l'oggetto del fornitore. Azione: Inoltra a, con l'indirizzo copiato da SamBooks. Conviene aggiungere anche l'azione che tiene il messaggio nella tua casella, così l'originale ti resta.

Gmail e Google Workspace: Impostazioni, Filtri e indirizzi bloccati, Crea un nuovo filtro. Nel campo Da metti il mittente del fornitore, poi Crea filtro e spunta Inoltra a. Gmail chiede di verificare l'indirizzo di inoltro prima di attivarlo: l'email di verifica arriva all'indirizzo SamBooks, quindi apri Inoltro fatture, guarda il messaggio nell'elenco e usa il codice o il link che contiene.

Una regola per fornitore è più precisa di una regola unica su tutte le fatture: fa arrivare solo ciò che serve, e i documenti italiani continuano a seguire la loro strada.

Quando un messaggio finisce in «Da rivedere»

Nella pagina Inoltro fatture ogni messaggio porta il suo esito. I motivi più frequenti:

• Il documento è intestato a un'altra azienda. Succede quando si inoltra per sbaglio la fattura di un'altra società del gruppo, o quella personale di un collaboratore.
• Il fornitore non è in anagrafica. La prima fattura di un servizio nuovo va confermata una volta: crei il fornitore e le successive entrano da sole.
• Non risulta un acquisto estero da integrare. È il caso di una fattura italiana, che segue il canale SDI, o di un documento che l'IVA la espone già.
• Nessun allegato. La mail è arrivata con il solo testo: reinoltrala includendo il PDF o il file XML.

In tutti questi casi non viene creata nessuna bozza: il documento lo registri a mano, dalla pagina Fatture di acquisto, e il messaggio resta nell'elenco come traccia.

L'indirizzo è una chiave: trattalo come tale

Chi conosce l'indirizzo può far arrivare documenti nella tua azienda. Non è un rischio grande — ogni documento passa comunque dall'antivirus e dai due controlli, e la bozza la confermi tu — ma vale la regola di ogni chiave: si dà a chi serve e non si pubblica.

Se finisce dove non doveva, apri Inoltro fatture e premi Rigenera l'indirizzo. Il vecchio smette di consegnare all'istante. Ricordati di aggiornare le regole di inoltro che avevi impostato: quelle continuerebbero a mandare la posta a un indirizzo che non esiste più.

Domande frequenti

SamBooks legge la mia casella? No. Con l'indirizzo di inoltro vede solo i messaggi che gli mandi tu. La lettura della casella è l'altra funzione, quella che richiede il collegamento esplicito di Outlook o Gmail.

Devo dare a SamBooks le password di Google Ads o di Meta? No, e non serve: non c'è nessun collegamento a quei pannelli.

Posso inoltrare anche fatture italiane? Puoi, ma non è il canale giusto: le fatture italiane arrivano già dallo SDI, e qui finirebbero in «Da rivedere».

Cosa succede se inoltro due volte la stessa mail? Niente di male. Il messaggio viene riconosciuto e non produce una seconda bozza.

L'allegato è dentro un'altra mail inoltrata. Funziona lo stesso: SamBooks guarda anche dentro il messaggio allegato, che è il modo in cui Outlook inoltra quando scegli «come allegato».