Impostare termini, rate e scadenze di pagamento di una fattura di vendita in SamBooks

Come decidere quando e come il cliente paga una fattura di vendita: il blocco «Pagamenti e scadenze», le rate, il conto su cui arriva l'importo, e cosa succede se non tocchi nulla.

A cosa serve

Ogni fattura di vendita ha un blocco Pagamenti e scadenze, nel form di creazione e di modifica: qui decidi se il cliente paga in un'unica soluzione o a rate, con quale modalità (contanti, bonifico, RID…) e su quale conto della tua azienda deve arrivare l'importo. Queste informazioni finiscono nel tracciato FatturaPA (blocco DatiPagamento) e, una volta che la fattura è stata trasmessa allo SDI, generano le partite aperte dello Scadenzario.

Questa guida copre come si imposta il piano di pagamento sulla fattura: i campi di ogni rata, il conto di liquidità, la quadratura, le condizioni TP01/TP02/TP03 e cosa succede se non indichi nulla. Non copre cosa fai dopo che la scadenza è nata: per registrare un incasso vedi Registrare un incasso o un pagamento, per l'aging Lo scadenzario delle partite aperte, per un cliente in ritardo Sollecitare un cliente per una fattura scaduta.

Prima di iniziare

• Serve un ruolo con permessi di scrittura sulle fatture — Gestore o Amministrativo.
• Se vuoi far arrivare il bonifico su un conto preciso, quel conto deve già esistere in Banca (conto di liquidità), meglio ancora con l'IBAN compilato.
• Se il cliente selezionato ha in anagrafica un conto di liquidità predefinito, la prima rata che aggiungi lo eredita da sola: non è obbligatorio impostarlo prima, ma evita un passaggio.

Come si fa, passo per passo

1. Apri "Pagamenti e scadenze" nel form della fattura

In Fatture attive → Nuova fattura (o in modifica di una bozza o di una fattura Pronta), sotto le righe e lo sconto di chiusura trovi la sezione «Pagamenti e scadenze». È lo stesso editor — stesso componente, stessi campi — usato anche dalla fattura di acquisto e dalla proforma: sulla fattura di vendita il conto si sceglie da una rubrica di conti aziendali, mentre sulla passiva è l'IBAN del fornitore a essere digitato a mano.

Senza righe aggiunte, compare la scritta «Nessuna scadenza: verrà creata una scadenza unica alla data documento.»: è il comportamento di default, spiegato al passo 6.

2. Aggiungi una rata: i campi

Premi «Aggiungi scadenza»: si apre una card con quattro campi.

• Scadenza — la data entro cui la rata è dovuta. Facoltativa: se la lasci vuota, SamBooks calcola comunque una data di ripiego, ma solo al momento dell'emissione (vedi passo 6).
• Importo — obbligatorio: l'importo della rata. Una rata a zero non conta come compilata.
• Modalità — obbligatoria: il codice FatturaPA ModalitaPagamento (MP01-MP23). Tra i più usati Contanti (MP01), Assegno (MP02), Bonifico (MP05), Carta di pagamento (MP08), RID (MP09), RIBA (MP12), MAV (MP13), SEPA Direct Debit (MP19) e PagoPA (MP23). L'elenco completo è nel selettore, con la descrizione ufficiale accanto al codice.
• IBAN (in realtà un conto, vedi passo 3).

Ogni rata ha il suo bottone «Rimuovi scadenza» in basso a destra, per toglierla senza toccare le altre.

3. Scegli il conto di liquidità, non un IBAN a mano

Sulla fattura di vendita questo campo non è un IBAN a testo libero: è il selettore «Seleziona conto di liquidità», sui conti finanziari già censiti in Banca (con l'opzione «Nessuno» per lasciarlo vuoto). SamBooks deriva da lì IBAN, BIC, banca e intestatario — mai un IBAN digitato a mano. Se il cliente selezionato ha un conto predefinito in anagrafica, la prima rata che aggiungi lo eredita da sola; le rate successive restano vuote finché non le compili tu.

Un conto senza IBAN resta comunque selezionabile — ad esempio un conto Stripe, che può comunque incassare un bonifico inviato separatamente — ma se la modalità scelta lo richiede (bonifico MP05, bollettino bancario MP07, RIBA MP12, MAV MP13, bollettino postale MP18: le modalità che il tracciato classifica come pagamento verso un conto tuo) compare un avviso:

«Questo conto non ha un IBAN: per i pagamenti con bonifico (o simili) serve un conto di liquidità con IBAN, altrimenti la fattura resterà bozza e non potrà essere inviata a SDI. Aggiungi l'IBAN al conto in Impostazioni → Banca, oppure scegli qui un altro conto.»

Altre modalità (RID, RID veloce, domiciliazione bancaria o postale, SEPA Direct Debit) prelevano dal conto del cliente, non dal tuo: per quelle il conto qui non è richiesto. Il conto senza IBAN è la causa più comune di fattura bloccata: dettaglio in Risolvere i dati obbligatori mancanti.

4. Più rate: la quadratura e la fusione sulla stessa data

Già con una sola rata compilata (importo maggiore di zero) sotto la lista compare «Totale rate», la somma live degli importi: con più rate resta la stessa somma, solo su più righe. Se non coincide (con una tolleranza di un centesimo per rata) con il totale della fattura, l'importo passa in rosso e sotto compare un avviso fisso:

«Le rate non corrispondono al totale — Le rate sommano a {somma} ma il documento è di {totale} (differenza {differenza}). Correggi gli importi, oppure rimuovi le rate per lasciare un'unica scadenza sul totale del documento.»

Il salvataggio resta bloccato finché non correggi, e lo stesso controllo lo rifà anche il server: non è aggirabile passando da un altro percorso (chiamata diretta, Sam). Un'eccezione nota: su una fattura in split payment verso una Pubblica Amministrazione, il server accetta anche un piano che somma al netto dell'IVA scissa (versata dal cliente direttamente all'Erario), ma il form non lo sa e può segnalare come non quadrato un piano in realtà corretto — un limite dell'interfaccia, non un errore tuo.

Se due rate cadono sulla stessa data, non generano due partite aperte distinte: quando la fattura viene emessa, SamBooks le fonde in un'unica scadenza sommando gli importi (tiene modalità, IBAN e beneficiario della prima delle due). Non è un difetto: è una scelta voluta — due scadenze identiche nello stesso giorno sono comunque un'unica rata, solo spezzata in due righe dell'XML.

5. Le condizioni di pagamento (TP01, TP02, TP03)

Il blocco DatiPagamento porta anche una condizione generale: TP01 (pagamento a rate), TP02 (pagamento completo) o TP03 (anticipo). Sulla fattura di vendita SamBooks non espone oggi un selettore per sceglierla: su una fattura nuova, appena compili almeno una rata valida, il documento parte automaticamente con TP02, indipendentemente dal numero di rate o dal fatto che si tratti di un anticipo. Se apri in modifica una fattura che ha già una condizione diversa (impostata da un'altra fonte), quella si conserva a ogni salvataggio finché resta almeno una rata: non torna a TP02 solo perché correggi un importo o una data, si perde solo svuotando del tutto il piano. Le condizioni del cliente in anagrafica non vengono lette da questo form: contano solo le rate che compili tu.

6. Cosa succede se non indichi nessuna rata

Una fattura senza nessuna rata compilata non manda nessun blocco DatiPagamento: al salvataggio non succede nulla di visibile. Solo quando la fattura viene emessa — trasmessa allo SDI, o generata internamente per un'autofattura reverse charge — SamBooks crea in automatico un'unica scadenza per l'intero totale documento:

• se il cliente selezionato ha termini di pagamento in anagrafica (un numero di giorni combinato con «data fattura» o «fine mese»), la scadenza li usa;
• altrimenti la scadenza coincide con la data documento — pagamento immediato.

Il calcolo avviene una volta sola, all'emissione: modificare i termini dell'anagrafica cliente dopo non sposta le scadenze già generate.

7. Dove finisce tutto: lo scadenzario nasce solo dopo l'invio a SDI

Nella grande maggioranza dei casi, una fattura in Bozza o Pronta non ha ancora nessuna scadenza reale: il piano è salvato sul documento, ma diventa una partita aperta solo alla trasmissione. Fa eccezione l'incasso che arriva PRIMA del documento: una fattura Stripe già incassata (resta «Pronta» in attesa di revisione) o una parcella incassata da proforma (nasce in bozza con l'incasso già registrato) hanno la scadenza aperta fin da subito. Nel dettaglio della fattura, tab «Documento», la card «Pagamenti & scadenze» mostra la condizione di pagamento e una tabella con Scadenza · Importo · Residuo · Modalità · IBAN · Stato; su una bozza o Pronta ordinaria vedi solo «Nessuna scadenza registrata». Ogni riga con residuo maggiore di zero porta anche «Registra incasso» — di norma solo dopo l'invio a SDI, il momento in cui nascono le scadenze — lo stesso percorso di Registrare un incasso o un pagamento. Se sulla fattura sono collegate note di credito o di debito, il residuo mostrato ne tiene già conto («Note di credito collegate: −{importo}» / «Note di debito collegate: +{importo}»): il dettaglio di come si generano è in Emettere una nota di credito e Emettere una nota di debito.

Per l'elenco di tutte le scadenze aperte, filtrate e con l'aging, vedi Lo scadenzario delle partite aperte.

8. Modificare il piano su una fattura già salvata

Finché la fattura resta Bozza o Pronta (non ancora inviata a SDI), riaprila con «Modifica»: l'editor mostra il piano rate reale del documento, non una sezione vuota. Puoi aggiungere una rata, correggerne una esistente o toglierne una — non solo aggiungere. Un avviso sotto l'editor lo dichiara:

«Queste sono le rate del documento: al salvataggio sostituiscono il piano di pagamento e rigenerano lo scadenzario. Le rate già incassate restano.»

In pratica: quello che vedi a schermo al momento di premere «Salva modifiche» diventa il piano salvato sul documento, comprese le cancellazioni che hai fatto. Per quasi tutte le fatture in Bozza o Pronta questo non tocca nessuna scadenza reale, perché — come al passo 7 — non ne esiste ancora nessuna: il salvataggio aggiorna solo il piano scritto sul documento, che diventerà partite aperte vere alla trasmissione. Nel raro caso di una scadenza già aperta e pagata (l'eccezione «incasso anticipato» del passo 7), quella riga resta com'è: il salvataggio del piano non la tocca.

Se qualcosa non va

• «Completa modalità e importo di ogni rata, oppure rimuovila.» — hai iniziato a compilare una rata (per esempio scelto solo la data) senza finirla: completa modalità e importo, oppure toglila con «Rimuovi scadenza».
• «Le rate non corrispondono al totale» — la somma delle rate non coincide col totale documento oltre la tolleranza di un centesimo a rata: correggi gli importi o rimuovi le rate.
• L'avviso sul conto senza IBAN — hai scelto una modalità che richiede un conto tuo (bonifico e simili) su un conto che non ha l'IBAN: aggiungi l'IBAN al conto in Banca, oppure cambia conto qui.
• La fattura non compare nello scadenzario — normale finché è Bozza o Pronta: la scadenza nasce di norma solo alla trasmissione (uniche eccezioni: una fattura con incasso Stripe già arrivato, o una parcella incassata da proforma).
• Non trovo dove scegliere TP01/TP02/TP03 — non c'è un campo dedicato sulla fattura di vendita: il sistema imposta TP02 in automatico appena c'è almeno una rata.

Domande frequenti

Come imposto il pagamento a 30 giorni? Se non vuoi gestire rate multiple, la via più semplice è non compilare nessuna rata e lasciare che SamBooks derivi la scadenza dai termini di pagamento del cliente in anagrafica (giorni + data fattura o fine mese), oppure aggiungere una singola rata con l'importo pieno e la data che scegli tu.

Come divido la fattura in più rate? Premi «Aggiungi scadenza» una volta per ogni rata, indicando data, importo e modalità di ciascuna. La somma deve coincidere con il totale del documento, con una tolleranza di un centesimo per rata.

Dove metto l'IBAN in fattura? Non lo digiti: scegli il conto di liquidità dal selettore della rata. L'IBAN, se il conto ne ha uno, viene derivato da lì.

Quale modalità di pagamento scelgo per il bonifico? MP05 - Bonifico. Con quella selezionata, il conto scelto deve avere un IBAN, altrimenti la fattura resta bloccata prima dell'invio a SDI.

La fattura non compare nello scadenzario, perché? Perché non è ancora stata inviata allo SDI: le scadenze si generano di norma solo all'emissione (fanno eccezione le fatture con un incasso arrivato prima, da Stripe o da una parcella incassata da proforma).

Come segno che la fattura è stata pagata? Dal tab «Documento», bottone «Registra incasso» sulla riga della scadenza — compare con un residuo aperto, di norma dopo l'invio a SDI — oppure dallo Scadenzario. Dettaglio in Registrare un incasso o un pagamento.

Posso mettere due rate lo stesso giorno? Puoi inserirle nel form, ma all'emissione SamBooks le unisce in un'unica scadenza per la somma dei due importi: nello scadenzario non troverai mai due partite aperte alla stessa data per lo stesso documento.

Cosa succede se non indico nessuna scadenza? Alla trasmissione nasce comunque una scadenza unica per il totale della fattura, con data dai termini di pagamento del cliente in anagrafica o, in mancanza, dalla data documento.

Cos'è TP02? La condizione FatturaPA «Pagamento completo» — quella che SamBooks assegna in automatico a ogni fattura nuova con almeno una rata, perché oggi non c'è un modo per sceglierne una diversa dal form.

Come collego il conto bancario alla fattura? Selezionandolo dal campo conto di liquidità di ogni rata: se il cliente ha un conto predefinito in anagrafica, la prima rata lo propone da sola.

Funzioni correlate

• Registrare un incasso o un pagamento — cosa fare quando il cliente paga davvero.
• Lo scadenzario delle partite aperte — l'elenco completo delle scadenze, filtri e aging.
• Sollecitare un cliente per una fattura scaduta — cosa fare con un ritardo di pagamento.
• Risolvere i dati obbligatori mancanti — il caso del conto senza IBAN.
• Creare una fattura di vendita — il resto del form della fattura.
• Emettere una nota di credito e Emettere una nota di debito — l'effetto sul residuo di una fattura già in parte pagata.