Sollecitare un cliente per un pagamento in ritardo in SamBooks

Come inviare un sollecito di pagamento a un cliente con una fattura scaduta, scegliendo il tono e controllando l'email prima di inviarla.

A cosa serve

Quando un cliente non paga una fattura entro la scadenza, SamBooks permette di inviargli un sollecito di pagamento via email direttamente dalla partita aperta nello Scadenzario, senza scrivere l'email a mano. Scegli fra tre livelli di tono — Cortese, Formale, Diffida —, aggiungi eventualmente una nota personale, controlli in anteprima esattamente il testo che il cliente riceverà e poi confermi l'invio con un solo clic. Se la fattura sollecitata è già stata numerata, il PDF viene allegato automaticamente all'email.

Il sollecito funziona solo per i crediti: le fatture che hai emesso tu verso un cliente e che sono ancora, in tutto o in parte, da incassare. Non esiste un "sollecito" simmetrico verso un fornitore a cui devi pagare una fattura: quella è un'altra operazione, il pagamento, non un promemoria da inviare.

Prima di iniziare

• Serve almeno una fattura attiva con una partita aperta (un residuo da incassare) nello Scadenzario. Se la fattura è ancora in bozza o non è stata emessa, non genera nessuna scadenza e quindi non compare da nessuna parte per essere sollecitata.
• Puoi inviare un sollecito con il ruolo Gestore o Amministrativo. Con il ruolo Visualizzatore puoi vedere lo Scadenzario ma non inviare nulla; con il ruolo Logistica l'area Finanza non è accessibile in scrittura.
• Non serve che il cliente abbia già un'email in anagrafica: se manca, la puoi scrivere a mano al momento dell'invio.

Come si fa, passo per passo

1. Apri lo Scadenzario

Dal menu Finanza apri Scadenzario. Vedrai due gruppi di aging separati, Crediti e Debiti, e sotto la tabella delle partite aperte. Usa i filtri Tipo (Tutte / Crediti (attive) / Debiti (passive)), Stato (Tutte / Scadute / A scadere) e la ricerca per Controparte per trovare la fattura del cliente da sollecitare. Non c'è un filtro per intervallo di date: se cerchi una scadenza vecchia di mesi, usa la ricerca sul nome del cliente.

2. Premi l'icona "Sollecita" sulla riga

Sulla riga di ogni credito (fattura attiva) trovi, tra le icone di azione, quella per l'invio del sollecito, con etichetta Sollecita. Compare su ogni partita di tipo credito, non solo su quelle già scadute: puoi quindi sollecitare gentilmente anche un cliente il cui pagamento non è ancora formalmente in ritardo — in quel caso vedrai semplicemente zero giorni di ritardo nel form. In alternativa puoi cliccare sulla riga (fuori dalle icone) per aprire il dettaglio della partita e trovare lì lo stesso pulsante, insieme a tutte le altre informazioni della scadenza: origine, documento, data di scadenza, modalità di pagamento, IBAN e beneficiario se noti, importo, pagato, residuo.

Sulle righe dei debiti (fatture passive) e sulle righe F24 questa icona non compare: il sollecito esiste solo per i crediti.

3. Compila il form "Sollecito di pagamento"

Si apre una finestra a due colonne: a sinistra il form, a destra l'anteprima reale dell'email.

• Tono: scegli tra Cortese, Formale e Diffida. Cambia solo il registro del testo generato, non la struttura dell'email: puoi passare da un tono all'altro e l'anteprima si aggiorna subito.
• Nota per il cliente (facoltativa): un campo di testo libero, fino a 2.000 caratteri, che finisce nel corpo dell'email — per esempio per chiedere di comunicare la data prevista di pagamento.
• Destinatario: precompilato automaticamente con l'indirizzo email di contatto del cliente, se è registrato in anagrafica. Se il cliente non ha un'email nota, il campo resta vuoto e va compilato a mano: finché non lo fai, un banner ti avvisa e il pulsante di invio resta disabilitato. L'indirizzo di sollecito non è mai la PEC del cliente, anche se ne ha una registrata: le comunicazioni via PEC restano riservate ai documenti fiscali.

Sotto il campo destinatario vedi anche i giorni di ritardo della partita.

4. Controlla l'anteprima

Sulla destra vedi l'oggetto e il corpo reale dell'email — lo stesso guscio brandizzato che riceverà il cliente — dentro un riquadro che si aggiorna a ogni cambio di tono (subito) o di nota (con una breve pausa dopo che smetti di scrivere). Se la fattura sollecitata è già numerata, sotto la nota compare un avviso che ricorda che il PDF della fattura sarà allegato all'invio.

5. Premi "Invia sollecito"

Il pulsante resta disabilitato finché non c'è un'email valida nel campo Destinatario. Quando lo premi, l'invio parte subito: il clic è già la conferma, non c'è un secondo popup. L'email esce dalla stessa infrastruttura di invio brandizzata usata per tutte le comunicazioni ufficiali di SamBooks, con l'eventuale allegato PDF, e la partita risulta sollecitata.

Quale tono scegliere

I tre toni condividono lo stesso motore e la stessa struttura: cambiano solo le parole. Cortese è pensato per un primo promemoria verso un cliente abituale, poco dopo la scadenza. Formale alza il registro, adatto quando il primo sollecito non ha avuto risposta. Diffida è il tono più netto, da usare quando il ritardo si protrae e vuoi lasciare traccia scritta di una richiesta formale. Puoi rimandare lo stesso credito con toni diversi nel tempo: SamBooks non impone una progressione, la scelta è sempre tua.

Cosa succede dopo l'invio

• La data e ora del sollecito vengono registrate internamente sulla partita, ma non compaiono da nessuna parte nell'interfaccia: non esiste un'etichetta "ultimo sollecito inviato il…" né una cronologia degli invii precedenti in nessuna schermata di SamBooks. Se hai bisogno di sapere quando hai sollecitato l'ultima volta un cliente, oggi devi tenerne traccia tu — per esempio nella nota che scrivi nel form, o fuori da SamBooks.
• Nulla impedisce di inviare più solleciti sulla stessa partita: puoi ripetere l'operazione quante volte vuoi, cambiando tono se serve.
• L'invio è irreversibile: non esiste un "annulla sollecito". Se lo hai inviato per errore, l'unica cosa che puoi fare è, se opportuno, contattare il cliente per spiegare l'errore.
• Se il cliente paga nel frattempo, in tutto o in parte, la partita si aggiorna normalmente nello Scadenzario: la registrazione dell'incasso non ha nulla a che fare con il sollecito, sono due azioni indipendenti l'una dall'altra.

Chiedilo a Sam

Puoi ottenere lo stesso risultato scrivendo a Sam in chat, per esempio: "prepara un sollecito formale per il cliente Rossi sulla fattura scaduta". Sam genera la bozza dell'email — stesso motore, stessi tre toni — senza inviare nulla e senza toccare la partita: è solo un'anteprima, esattamente come quella che vedi tu nel form. Per inviarla davvero, il sistema chiede sempre una conferma esplicita con un pulsante dedicato: anche se scrivi "invialo pure" in chat, l'invio non parte finché non confermi sul bottone. È una protezione voluta, non un limite di Sam: l'invio di un sollecito è un'azione irreversibile e visibile al cliente, quindi non può dipendere solo da quello che il modello ha capito di dover fare.

Se qualcosa non va

• "La scadenza risulta già saldata": qualcuno ha già registrato l'incasso completo di quella fattura, magari proprio mentre stavi compilando il sollecito. Ricarica lo Scadenzario: la partita non ci sarà più.
• "Il cliente non ha un'email di contatto in anagrafica: inserisci un destinatario per poter inviare il sollecito" (banner nel form): scrivi tu l'indirizzo nel campo Destinatario, oppure aggiorna l'anagrafica del cliente per le volte successive.
• Il PDF non arriva in allegato anche se la fattura sembra normale: succede quando la fattura collegata alla scadenza non è ancora numerata, per esempio una fattura creata ma non ancora emessa formalmente attraverso il flusso SDI. L'email parte comunque, senza allegato: il sollecito non fallisce, semplicemente non ha un documento da allegare in quel momento.
• Non trovi l'icona "Sollecita" su una riga: controlla che sia un credito (fattura attiva), non un debito o una scadenza F24 — su quelle righe l'icona non esiste, per costruzione.

Domande frequenti

Posso sollecitare un fornitore a cui devo dei soldi? No. Il sollecito esiste solo per i crediti, cioè i clienti che devono pagare te. Se sei tu a dovere del denaro a un fornitore, la funzione da usare è la registrazione del pagamento, non un sollecito.

Il sollecito include sempre il PDF della fattura? Lo allega automaticamente se la fattura è già numerata. Se la scadenza non ha ancora un documento numerato collegato, l'email parte comunque senza allegato.

Posso rivedere il testo dell'email prima di inviarla? Sì, l'anteprima a destra della finestra è il testo reale che riceverà il cliente, non una simulazione: cambia tono o aggiungi una nota finché non sei soddisfatto, poi conferma.

Cosa succede se invio due solleciti di seguito per sbaglio? Partono entrambi: non c'è un limite né un avviso "hai già sollecitato questa partita di recente", perché SamBooks non mostra da nessuna parte quando è stato inviato l'ultimo sollecito.

Il cliente non ha un'email registrata, come faccio? Scrivila direttamente nel campo Destinatario del form: l'invio resta bloccato finché il campo non contiene un indirizzo valido.

Posso far scrivere il sollecito a Sam invece di aprire il form? Sì, chiedi a Sam di preparare la bozza: genera lo stesso contenuto che vedresti nel form. Per inviarlo dovrai comunque confermare esplicitamente, anche in chat.

Il sollecito usa la PEC del cliente se ce l'ho registrata? No, mai: l'indirizzo di sollecito è sempre un'email ordinaria di contatto, non la PEC, che resta riservata alle comunicazioni fiscali come le fatture elettroniche e le notifiche SDI.

Posso sollecitare una scadenza non ancora scaduta, solo per ricordarla? Sì, l'icona compare su ogni credito aperto, scaduto o no: in quel caso il form mostrerà zero giorni di ritardo, ma l'invio funziona lo stesso.

Funzioni correlate

• Consultare lo Scadenzario e le partite aperte — per trovare le fatture scadute e vedere l'aging dei crediti.
• Registrare un incasso o un pagamento — per chiudere la partita quando il cliente paga, sollecitato o no.