Gestire le spedizioni e i mandati di trasporto in SamBooks

Da qui organizzi il trasporto dei tuoi ordini di vendita, dal momento in cui l'ordine è pronto per partire fino alla consegna: scegli come spedire (mezzi propri, un vettore di fiducia o un corriere ShippyPro), generi l'etichetta quando serve, produci il DDT e segui lo stato di ogni spedizione.

A cosa serve

La sezione Spedizioni (sidebar Logistica → Spedizioni, indirizzo /spedizioni) raccoglie in due schede tutto il ciclo del trasporto:

• Ordini da pianificare: gli ordini di vendita confermati con resa Franco (a mezzo nostro) — quelli che organizzi tu, non il cliente — ancora senza un mandato di trasporto.
• Mandati di carico: i mandati già creati, con stato, vettore, colli e azioni disponibili.

Internamente un mandato di carico è chiamato anche "spedizione": nel testo qui sotto trovi entrambe le parole per indicare la stessa cosa. Per ogni mandato scegli una di tre modalità di trasporto — conto proprio (mezzi tuoi, nessun vettore), vettore (un fornitore-trasportatore di tua fiducia) o ShippyPro (corriere con etichetta e tracking automatico) — e lo porti fino alla consegna generando anche il DDT di accompagnamento.

Puoi fare tutte queste operazioni anche parlando con Sam nella chat — ad esempio "crea un mandato per l'ordine 22/2026 in conto proprio", "genera l'etichetta per la spedizione SP-2026-00012" o "genera il DDT dal mandato SP-2026-00009". Il percorso manuale descritto qui sotto e la chat sono equivalenti: usa quello che preferisci in ogni momento.

Prerequisiti

• Un ruolo con permessi di scrittura sull'area Magazzino e logistica (Gestore, Amministrativo o Logistica).
• Almeno un ordine di vendita confermato con resa Franco (a mezzo nostro): gli ordini con resa "Assegnato" (trasporto a carico del destinatario) non compaiono qui, perché il trasporto lo organizza il cliente.
• Per affidare a un vettore: un fornitore con lo switch "È un vettore/corriere" attivo (lo puoi creare al volo durante il flusso).
• Per usare ShippyPro: il tuo account ShippyPro collegato con la tua API key (vedi il passo 9).

Procedura passo-passo

1. Apri la worklist "Ordini da pianificare"

Da Logistica → Spedizioni atterri sulla scheda Ordini da pianificare, selezionata di default. La tabella mostra Ordine, Data, Ritiro, Destinazione, Volume tot., Peso tot. e Budget trasp. per ogni ordine ancora da spedire, con l'azione Crea mandato in fondo alla riga.

Filtra con Cerca (numero ordine o cliente), Provincia ritiro, Provincia consegna e Periodo. Se non trovi nulla, controlla il badge dei filtri attivi e usa Pulisci filtri.

Clicca su una riga per aprire il riepilogo logistico dell'ordine (cliente, resa, indirizzi di ritiro e consegna, righe e colli) prima di creare il mandato.

2. Crea un mandato in conto proprio (mezzi tuoi)

Dalla riga dell'ordine (o dal riepilogo appena aperto) clicca Crea mandato: si apre la finestra "Crea mandato da ordine" con l'ordine già selezionato nello step Sorgente.

Vai avanti allo step Trasporto e scegli Conto proprio: la finestra si riduce a due soli step, perché non serve indicare un vettore. Compila, se vuoi, Costo trasporto (facoltativo, solo per uso interno), la Data ritiro prevista e le Note, poi clicca Crea mandato.

Il mandato nasce subito nello stato Affidata e compare nella scheda Mandati di carico.

3. Affida un mandato a un vettore terzo

Stesso percorso del punto 2, ma allo step Trasporto scegli Vettore. Seleziona il fornitore-vettore dal menu, oppure clicca Crea vettore per aprirne uno nuovo al volo: compila l'anagrafica e ricordati di attivare lo switch "È un vettore/corriere", altrimenti SamBooks non lo accetta come vettore valido.

Indica il Prezzo concordato vettore e clicca Crea mandato. Quando più avanti generi il DDT da questo mandato (vedi punto 6), SamBooks crea automaticamente anche un Ordine di acquisto verso il vettore, con una riga "Trasporto merci" e IVA al 22%, visibile in Ordini di acquisto: è un documento commerciale, non fiscale — il costo entra in prima nota solo quando registri la fattura passiva reale del vettore.

4. Affida un mandato a un corriere ShippyPro

Serve avere già collegato ShippyPro (punto 9). Allo step Trasporto la modalità ShippyPro è selezionata di default; il pulsante finale diventa Crea e configura: il mandato viene creato subito (stato Affidata) e la finestra passa allo step Spedizione per completare corriere ed etichetta.

Nello step Spedizione:

• Confronta tariffe interroga ShippyPro e mostra le opzioni corriere/servizio/prezzo disponibili;
• scegli una tariffa e clicca Genera etichetta: SamBooks crea l'etichetta reale presso il corriere (fatturata sul tuo piano ShippyPro) e salva tracking ed etichetta sul mandato;
• da qui puoi anche Scaricare l'etichetta PDF, Aggiornare il tracking e, nella sezione ritiro, indicare la Data ritiro, Caricare gli slot disponibili e Prenotare il ritiro;
• se serve tornare indietro, Annulla etichetta rimuove l'etichetta generata e riporta il mandato allo stato "da completare" (l'annullo è reale anche lato corriere).

Puoi anche chiudere la finestra subito dopo la creazione del mandato, senza completare l'etichetta: riprendi da dove hai lasciato quando vuoi (vedi punto 7).

5. Pianifica più ordini insieme, o un ordine in più mandati

Nello step Sorgente puoi selezionare più ordini con la checkbox: nasce un unico mandato multitappa, con le consegne allo stesso indirizzo unite in una sola tappa. Funziona meglio con ordini dello stesso cliente o della stessa destinazione — SamBooks non blocca combinazioni diverse, ma non le raggruppa in modo intelligente.

Se selezioni un solo ordine, il campo Colli da caricare diventa modificabile: riducilo sotto il residuo massimo per creare un mandato parziale. Il resto dei colli resta nella worklist "Ordini da pianificare" (con l'etichetta "parziale") finché non lo pianifichi anche tu, con un secondo mandato.

6. Genera il DDT dalla spedizione

Da un mandato in stato Affidata, collegato a un ordine e senza ancora un DDT, apri il dettaglio (clic sulla riga) o usa direttamente l'azione riga Crea DDT. SamBooks genera il DDT di vendita in bozza ereditando destinazione e righe dal mandato/ordine, e il mandato avanza automaticamente allo stato In transito.

Lo scarico di magazzino avviene solo quando emetti il DDT, non alla semplice creazione: fino a quel momento la giacenza resta invariata. Dopo la creazione del DDT, le azioni Crea DDT e Annulla spariscono dal mandato: non puoi più annullarlo, solo proseguire.

7. Riprendi un mandato ShippyPro lasciato a metà

Se hai creato un mandato ShippyPro e chiuso la finestra prima di generare l'etichetta, lo ritrovi nella scheda Mandati di carico con lo stato "da completare". Riapri la gestione con l'icona riga Gestione ShippyPro, oppure dal dettaglio del mandato col pulsante Gestisci ShippyPro: si riapre la stessa finestra sul mandato esistente — non ne crea uno nuovo — e puoi proseguire da dove avevi lasciato: confronto tariffe, etichetta, ritiro.

8. Consulta il dettaglio e le azioni per ogni stato

Cliccando su una riga della scheda Mandati di carico si apre il dettaglio del mandato, con le azioni disponibili che cambiano in base allo stato:

• Mandato di carico (PDF): sempre disponibile, per stampare il documento di trasporto interno.
• Scarica etichetta PDF: solo se hai già generato un'etichetta ShippyPro.
• Gestisci ShippyPro: solo sui mandati con corriere ShippyPro non annullati.
• Crea DDT: solo su un mandato Affidata, con ordine collegato e senza DDT già creato.
• Annulla: solo su un mandato Affidata senza DDT.

Lo stato del mandato avanza da Affidata a In transito (alla creazione del DDT) fino a Consegnata; può anche passare a Eccezione oppure, se lo annulli prima di creare il DDT, ad Annullata.

9. Collega, verifica o disconnetti ShippyPro

Puoi collegare il tuo account ShippyPro da due punti: il pulsante Integra ShippyPro in alto nella pagina Spedizioni (diventa Integrazione ShippyPro una volta collegato), oppure da Impostazioni → Integrazioni, card ShippyPro, pulsante Collega ShippyPro (o Gestisci se già collegato) — è la stessa finestra in entrambi i casi.

Nella finestra di gestione trovi: il badge di stato Connesso/non collegato, le ultime cifre della tua API key, la data dell'ultima verifica, il pulsante Testa connessione per controllare che la chiave funzioni ancora, Aggiorna API key (con una guida passo-passo e il link diretto alle API Keys di ShippyPro) e Disconnetti (chiede conferma prima di rimuovere la chiave salvata).

La connessione è per-azienda: ogni azienda usa il proprio account e il proprio contratto ShippyPro, mai una chiave condivisa con altre aziende.

10. Attiva l'email di tracking per il cliente

In Impostazioni → Profilo fiscale, card Consegna e tracking, attiva lo switch Tracking spedizione al cliente. Da quel momento il cliente riceve un'email a ogni avanzamento della spedizione (affidata, in transito, consegnata), a patto che l'indirizzo di consegna o l'anagrafica cliente abbiano un'email valida.

Suggerimenti

• Nello step Trasporto del wizard la modalità di default è ShippyPro: se non usi corrieri esterni, ricordati di selezionare esplicitamente Conto proprio o Vettore.
• Genera l'etichetta ShippyPro solo quando sei sicuro della tariffa scelta: è un'operazione reale, fatturata dal corriere; per tornare indietro usa Annulla etichetta.
• Un mandato multitappa funziona meglio se raggruppa ordini dello stesso cliente o della stessa destinazione: SamBooks non segnala automaticamente combinazioni poco sensate.

Errori frequenti

• "Nessun vettore trovato" nel selettore vettore: non hai ancora un fornitore marcato come vettore. Crealo al volo con Crea vettore, ricordandoti di attivare "È un vettore/corriere".
• Nessuna tariffa o corriere disponibile allo step Spedizione: verifica di aver collegato ShippyPro (punto 9) e che l'account abbia almeno un corriere attivo.
• L'ordine non compare più nella worklist (o segnala "già pianificato"): è già interamente coperto da un mandato attivo. Cercalo nella scheda Mandati di carico.

FAQ

Posso creare un mandato senza partire da un ordine di vendita? Sì: dalla scheda Mandati di carico clicca Nuovo mandato, poi nello step Sorgente scegli la scheda Righe manuali, indica un cliente (o un destinatario libero) e le righe articolo da spedire.

Cosa succede se annullo un mandato? Passa allo stato Annullata, le azioni Crea DDT e Annulla spariscono e — se l'ordine collegato non era ancora interamente pianificato — i colli residui tornano disponibili nella worklist "Ordini da pianificare" per un nuovo mandato.

Il costo del trasporto finisce in automatico in contabilità? No. Per un mandato vettore, l'Ordine di acquisto generato è un documento commerciale: il costo entra in prima nota solo quando registri la fattura passiva reale ricevuta dal vettore.

Funzioni correlate

Ordini di vendita (l'origine degli ordini da pianificare), DDT di vendita (il documento generato dal mandato), anagrafica Fornitori (per marcare un vettore), Ordini di acquisto (l'ordine trasporto generato in automatico per i mandati vettore), Impostazioni → Integrazioni (per collegare ShippyPro) e Impostazioni → Profilo fiscale (per il tracking via email al cliente).