Collegare Shopify e gestire gli ordini e-commerce in SamBooks

Dal collegamento del negozio alla fattura o al corrispettivo del singolo ordine, passando per resi e spedizioni: come funziona l'integrazione Shopify, cosa fa da sola e cosa resta un'azione tua.

A cosa serve

Collegando il tuo negozio Shopify a SamBooks importi cataloghi e ordini senza ridigitarli, e SamBooks si occupa della parte fiscale italiana per ogni ordine: registra il corrispettivo per un privato, tiene traccia della soglia OSS per le vendite a distanza UE, oppure prepara la fattura per un cliente con partita IVA — mai l'IVA calcolata dal marketplace, sempre quella ricalcolata secondo le regole italiane. Da ogni ordine importato puoi anche generare un reso o una spedizione, con le azioni dedicate che compaiono direttamente sull'ordine.

Questa è l'unica guida sull'integrazione Shopify: copre l'intero percorso, dal collegamento del negozio alla gestione del singolo ordine. Non copre la logistica generale degli ordini (evasione in DDT, conferma, porto franco/assegnato): per quella vedi Gestire gli ordini di vendita, che si applica anche a un ordine arrivato da Shopify. Non copre nemmeno l'invio della fattura allo SDI, di cui parla Inviare una fattura al Sistema di Interscambio.

Prima di iniziare

• Serve un ruolo con permessi di scrittura sull'area Magazzino/Logistica — Gestore, Amministrativo o Logistica — per collegare l'integrazione e usare le azioni fiscali sull'ordine.
• Ti serve il dominio .myshopify.com del tuo negozio (lo trovi nelle impostazioni di Shopify): è l'unico dato che digiti a mano, il resto passa per l'autorizzazione OAuth.
• Il collegamento è per azienda: ogni azienda di SamBooks collega il proprio negozio Shopify, con il proprio token.

Come si fa, passo per passo

1. Collega il tuo negozio Shopify

Apri Impostazioni → Azienda → Integrazioni e premi «Collega» sulla card Shopify, oppure — più rapido se lavori già sugli ordini — vai su Ordini e premi il bottone «Integra Shopify» in alto: portano entrambi alla stessa identica finestra di collegamento. Tre passaggi, uguali in entrambi i punti:

1. Inserisci il dominio del tuo store (es. mio-negozio.myshopify.com).
2. Premi «Collega Shopify»: SamBooks ti porta alla pagina di Shopify per autorizzare l'app.
3. Al ritorno il negozio è collegato: puoi importare catalogo e ordini e sincronizzare le giacenze.

Il token OAuth resta cifrato e non è mai visibile in interfaccia. Se il collegamento fallisce, controlla di aver scritto il dominio corretto (con .myshopify.com) e riprova.

2. Sincronizza catalogo, ordini e giacenze

Una volta connesso, la stessa finestra mostra lo stato «Connesso», il dominio del negozio, l'ultima sincronizzazione e tre bottoni:

• Catalogo — importa prodotti e foto negli articoli di SamBooks.
• Ordini — importa gli ordini recenti come vendite (fino a 50 per lancio).
• Giacenze — spinge le quantità da SamBooks verso lo store Shopify.

Ogni sincronizzazione finisce nella lista «Sincronizzazioni recenti», con tipo, origine (manuale o automatica), stato ed esito (per il catalogo: creati/aggiornati; per gli ordini: importati/già presenti; per le giacenze: quante quantità sono state aggiornate). Una sincronizzazione Catalogo è annullabile finché gli articoli creati non sono ancora stati usati altrove — rimuove solo quelli, non quelli già su un ordine o un movimento; l'operazione non è reversibile una volta confermata, ma puoi risincronizzare in qualsiasi momento.

In fondo alla finestra trovi «Disconnetti»: rimuove il token salvato senza cancellare nulla di quanto già importato; puoi ricollegare il negozio quando vuoi.

3. Come arriva un ordine, e cosa fa SamBooks da solo

Un ordine Shopify entra in SamBooks via webhook (in tempo reale) o con la sincronizzazione manuale «Ordini»: SamBooks lo riconosce sempre, non lo duplica mai, anche se lo ricevi due volte. Per ogni ordine:

• gli articoli vengono abbinati per codice (SKU) o, in mancanza, per descrizione identica a un articolo già in anagrafica, per non duplicare il catalogo; se non trova nulla, SamBooks crea l'articolo dal prodotto reale — nome, codice, aliquota IVA presa dalle informazioni fiscali della riga d'ordine, o dall'aliquota già impostata sull'articolo se esiste già; solo quando manca anche quella, usa il 22% come valore di ripiego;
• il cliente diventa un'azienda in rubrica se ha una partita IVA valida (B2B), oppure un nominativo privato con nome, cognome, codice fiscale ed email (B2C); anche qui niente doppioni sullo stesso cliente Shopify;
• nasce un ordine di vendita con le righe già scorporate di IVA, lo sconto applicato sul lordo prima dello scorporo, le spese di spedizione, e la modalità di pagamento presa dal gateway di incasso Shopify; l'ordine parte già confermato, con la merce impegnata a magazzino.

Sull'ordine importato compare il badge «E-commerce», sia in lista sia nell'intestazione del dettaglio: è il modo per riconoscere a colpo d'occhio un ordine arrivato da Shopify rispetto a uno creato a mano.

4. La qualificazione fiscale: corrispettivo, OSS o fattura — decide SamBooks

Per ogni ordine importato, SamBooks decide da solo il documento fiscale giusto, ricalcolando l'IVA secondo le regole italiane — «mai quella del marketplace», come dice la stessa finestra di collegamento:

• Privato italiano, o privato UE sotto la soglia di vendite a distanza → nasce un corrispettivo giornaliero (canale «E-commerce»), con le righe di spedizione e di pagamento incluse. Il corrispettivo si legge e si scarica come ogni altro, descritto in Registrare i corrispettivi giornalieri.
• Privato UE sopra la soglia di vendite a distanza → l'ordine entra nel tracciamento OSS (regime one-stop-shop), senza generare un corrispettivo italiano.
• Privato extra-UE → corrispettivo con natura non imponibile.
• Cliente con partita IVA valida (B2B) → l'ordine viene marcato come da fatturare con fattura immediata TD01 (perché il pagamento è già stato incassato al checkout), ma la fattura vera e propria non nasce da sola in questo passaggio: nasce con il bottone «Emetti fattura» o, se l'hai attivata, con l'emissione automatica — vedi il passo 5.

La finestra di collegamento tiene traccia della soglia OSS: una card mostra il totale cumulato dell'anno rispetto alla soglia delle vendite a distanza UE B2C, con il badge «Soglia superata → OSS» quando la superi, o «Sotto soglia» quando sei ancora dentro.

5. Emettere la fattura di un ordine B2B — nasce sempre una bozza

Su un ordine B2B non ancora fatturato compare, in alto nell'intestazione del dettaglio, il bottone «Emetti fattura». Premendolo, SamBooks registra la fattura TD01: nasce in bozza, pronta da rivedere — non viene inviata da sola allo SDI. Il tab «Catena» del dettaglio ordine non mostra questo collegamento: la fattura generata da un ordine e-commerce va cercata tra le Fatture attive (per cliente o per data), da dove la controlli e la invii tu con «Invia a SDI» (vedi Inviare una fattura al Sistema di Interscambio), esattamente come una fattura creata a mano.

Nella finestra di collegamento c'è anche l'interruttore «Emetti automaticamente le fatture B2B» (spento di default, opzione consigliata): se lo accendi, ogni nuovo ordine B2B genera da solo la fattura in bozza al momento dell'importazione, invece di aspettare che tu prema «Emetti fattura». Anche con l'interruttore acceso, la fattura nasce comunque solo in bozza: l'invio allo SDI resta sempre un'azione tua, con la sua conferma esplicita. Non esiste, oggi, alcuna modalità che spedisca una fattura e-commerce allo SDI in automatico.

6. Il reso: un percorso diverso per B2C e B2B

Sull'ordine e-commerce con reso ancora da registrare compare «Registra reso» (per un ordine B2C, con corrispettivo) o «Genera nota di credito» (per un ordine B2B, con fattura): il bottone cambia nome a seconda del tipo di documento fiscale che l'ordine ha già prodotto, e conferma con «Reso registrato». Dall'interfaccia il reso è sempre totale, per entrambi i casi: il bottone non offre una selezione delle righe da rendere.

• B2C (corrispettivo) — SamBooks registra uno storno del corrispettivo (importi negativi che riducono l'IVA a debito già dichiarata). Non è una nota di credito: è la stessa correzione descritta in Registrare i corrispettivi giornalieri, che infatti rimanda proprio a questa azione — «Il reso su un corrispettivo B2C parte dall'ordine e-commerce, non da qui».
• B2B (fattura) — SamBooks registra sempre il reso fisico della merce (il rientro a magazzino); se la fattura originale è già stata trasmessa allo SDI, genera anche una nota di credito TD04 in bozza, da rivedere e inviare come qualunque altra nota — vedi Emettere una nota di credito. Se la fattura è ancora in bozza, il reso fisico si registra comunque, ma la nota di credito si potrà generare solo dopo l'invio (oppure modifichi o annulli direttamente la bozza).

Un ordine ammette un solo reso: un secondo tentativo sullo stesso ordine restituisce l'esito già registrato, non ne crea uno nuovo.

7. La spedizione: creata in bozza, l'etichetta resta un passo a carico tuo

Il bottone «Crea spedizione» compare finché l'ordine non ha già una spedizione collegata, e prepara una spedizione in bozza con l'indirizzo di consegna preso dall'ordine — pronta per il confronto tariffe e l'etichetta con ShippyPro, se hai collegato anche quell'integrazione.

L'interruttore «Crea la spedizione automaticamente» (acceso di default) fa lo stesso lavoro da solo a ogni ordine importato, così l'indirizzo di consegna è già pronto senza intervenire manualmente. In entrambi i casi — bottone o automatismo — l'etichetta di spedizione resta un passo esplicito e a pagamento: il toggle organizza il trasporto, non lo spende, e non genera etichette da solo.

Se qualcosa non va

• «Collegamento a Shopify non riuscito» — controlla il dominio: deve finire in .myshopify.com.
• Un ordine importato non ha ancora un documento fiscale — controlla se il cliente collegato ha una partita IVA: se sì (ordine B2B), premi «Emetti fattura»; se è un privato (B2C), il corrispettivo dovrebbe già essere stato generato all'importazione, altrimenti l'ordine potrebbe non essere ancora stato qualificato (aspetta la sincronizzazione o richiedila di nuovo).
• Non trovo il bottone «Genera nota di credito» su un ordine B2B — compare solo se la fattura è già stata emessa (assegnata all'ordine): se l'ordine è ancora senza fattura, prima premi «Emetti fattura».
• Sto cercando lo storno del corrispettivo generato da un reso B2C — non compare un link diretto sull'ordine: cercalo tra i Corrispettivi, filtrando per data e canale «E-commerce».
• Ho attivato l'emissione automatica ma la fattura non è stata inviata allo SDI — è il comportamento corretto: l'automatismo crea solo la bozza, l'invio resta sempre manuale.

Domande frequenti

Come collego il mio negozio Shopify a SamBooks? Da Impostazioni → Azienda → Integrazioni, card Shopify, oppure dal bottone «Integra Shopify» sulla pagina Ordini: inserisci il dominio .myshopify.com e autorizza l'app sulla pagina di Shopify.

Un ordine Shopify importato come lo fatturo? Se è un ordine B2B (cliente con partita IVA), premi «Emetti fattura» sull'intestazione dell'ordine: nasce una fattura TD01 in bozza, che invii tu allo SDI quando vuoi. Un ordine B2C genera invece un corrispettivo, non una fattura.

Come gestisco un reso di un ordine e-commerce? Apri l'ordine e premi «Registra reso» (corrispettivo B2C) o «Genera nota di credito» (fattura B2B): il sistema riconosce da solo in quale caso ti trovi. Il reso è sempre totale: dall'interfaccia non c'è modo di selezionare solo alcune righe.

Perché il reso di un ordine Shopify non genera una nota di credito? Perché il documento di origine era un corrispettivo, non una fattura: per un ordine B2C il reso corregge il corrispettivo con uno storno, non con una nota di credito, che esiste solo per le fatture.

Come creo la spedizione per un ordine arrivato da Shopify? Premi «Crea spedizione» sull'ordine, oppure lascia attivo l'interruttore che la crea da sola a ogni importazione: in entrambi i casi nasce in bozza, e l'etichetta la generi a parte.

Le fatture Shopify vengono inviate da sole allo SDI? No. Anche con «Emetti automaticamente le fatture B2B» attivo, SamBooks crea solo la bozza: l'invio allo SDI è sempre un'azione esplicita tua.

Cosa succede alle giacenze quando collego Shopify? La sincronizzazione «Giacenze» spinge le quantità di SamBooks verso lo store: è un aggiornamento manuale, che lanci quando vuoi dalla stessa finestra di collegamento.

Funzioni correlate

• Gestire gli ordini di vendita — il ciclo di vita generale di un ordine, e-commerce compreso, ed evasione in DDT o fattura.
• Creare e gestire un reso cliente — il reso avviato a mano, non da un ordine e-commerce.
• Registrare i corrispettivi giornalieri — il documento fiscale dei tuoi ordini B2C.
• Inviare una fattura al Sistema di Interscambio — il passo che completa la fattura generata da un ordine B2B.
• Gestione di spedizioni e mandati di carico — cosa fare dopo aver creato la spedizione.