Registrare un reso cliente e generare DDT di reso, nota di credito ed etichetta in SamBooks
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Il modulo Resi collega in un unico punto i tre documenti di un reso: il DDT che ricarica la merce in magazzino, la nota di credito che storna la fattura e l'etichetta di spedizione per il rientro.
A cosa serve
Quando un cliente ti restituisce della merce già fatturata — perché è difettosa, sbagliata, danneggiata o per un semplice ripensamento — in SamBooks non parti dalla fattura per stornarla a mano: apri un reso (in sigla RMA, dall'inglese "return merchandise authorization"), che nasce dalla fattura originale e da lì genera, in sequenza, fino a tre documenti collegati: il DDT di reso (che ricarica davvero la merce a magazzino), la nota di credito TD04 (che storna l'importo sulla fattura) e, se serve far ritirare il pacco dal corriere, l'etichetta di reso. Il reso tiene insieme questi tre pezzi sotto lo stesso numero (RMA-AAAA-NNNNN), così sai sempre a che punto sei senza dover incrociare DDT e fatture a mano.
Prima di iniziare
- Il reso si crea a partire da una fattura di vendita già in uno stato definitivo: Accettata SDI, Consegnata, Mancata consegna o Pagata. Una fattura ancora in Bozza, Pronta o "Inviata a SDI" in attesa di risposta non compare tra quelle selezionabili, perché la nota di credito a valle si può emettere solo su un documento davvero perfezionato.
- Serve un ruolo con permessi di scrittura sull'area Magazzino/Logistica: Gestore, Amministrativo o Logistica — qui, a differenza del resto del ciclo attivo (preventivi, proforme, ordini), anche il ruolo Logistica può creare e gestire i resi. Un Visualizzatore può solo consultarli.
- I Resi fanno parte del modulo Logistica e magazzino, incluso nel piano Pro: sui piani inferiori la voce non compare nel menu.
- Se vuoi che il rientro della merce carichi davvero il magazzino, l'articolo reso deve essere gestito a scorta: le righe di tipo servizio non generano mai un movimento di carico, esattamente come non generano uno scarico quando vengono vendute.
Come si fa, passo per passo
1. Apri Resi
Nel menu a sinistra apri il blocco Logistica e scegli Resi (/resi): si apre l'elenco dei resi già registrati, con le colonne Numero, Cliente, Fattura, Motivo e Stato, e un filtro Stato in alto. Se non hai ancora registrato nulla vedi "Nessun reso. Crea un reso da una fattura emessa."
2. Premi "Crea da fattura" e scegli la fattura di origine
In alto a destra premi Crea da fattura: si apre la finestra "Crea reso da fattura". Nel campo Fattura cerchi e selezioni la fattura del cliente da cui parte il reso — solo le fatture in stato definitivo compaiono nell'elenco; se non ne vedi nessuna leggi "Nessuna fattura in stato definitivo (accettata SDI/consegnata/pagata) disponibile per il reso." Appena selezioni la fattura, sotto compaiono tutte le sue righe.
3. Scegli le righe e le quantità da rendere
Per ogni riga della fattura vedi la descrizione, la quantità fatturata ("Fatturata: N") e un campo Da rendere, precompilato di default con l'intera quantità fatturata. Riduci il numero sulle righe che il cliente ti restituisce solo in parte, oppure lascia a zero (o non toccare, e ignora la riga) quelle che non c'entrano col reso: SamBooks distingue da solo un reso totale (tutte le righe rese per intero) da un reso parziale (anche una sola riga ridotta), e tratta il primo come uno storno completo, il secondo come uno storno mirato sulle sole quantità indicate.
Se sulla stessa fattura hai già registrato un reso precedente non annullato, il campo Da rendere si precompila con il residuo reso-abile, non con l'intera quantità fatturata: solo in quel caso, sotto la riga, compare la dicitura "Già resa: … · Residuo reso-abile: …", così sai subito quanto è già stato reso e quanto resta disponibile. Non puoi rendere più di quel residuo: se scrivi una quantità maggiore il campo la accetta, ma il salvataggio viene rifiutato con un messaggio d'errore — un secondo reso sulla stessa riga non può mai superare la quantità realmente fatturata.
4. Indica il motivo del reso
Nel campo Motivo del reso scegli tra Difettoso, Prodotto errato, Danneggiato, Recesso/ripensamento o Altro (l'opzione di partenza, se non tocchi il campo). È una causale commerciale, utile per la reportistica interna: non compare sulla nota di credito e non influisce sul calcolo fiscale.
5. Crea il reso
Premi Crea reso. SamBooks assegna il numero progressivo (formato RMA-AAAA-NNNNN, per esempio RMA-2026-00001) e apre subito il dettaglio del reso appena creato, in stato Bozza. A questo punto nessun documento collegato esiste ancora: il reso è solo una testata con le righe scelte, pronta per generare i suoi artefatti.
6. Genera il DDT di reso (carica il magazzino)
Nel dettaglio del reso premi Genera DDT di reso. SamBooks crea un documento di trasporto con causale "reso" e lo emette nello stesso istante — a differenza di un DDT di vendita ordinario non c'è un passaggio di emissione separato: un solo click crea il documento e carica il magazzino. Il DDT di reso non riceve però un numero progressivo, e nel dettaglio lo vedrai indicato come "Bozza (non ancora numerato)": è il comportamento attuale, il carico a magazzino è comunque già avvenuto. Contestualmente, per ogni riga resa il cui articolo è gestito a scorta, SamBooks genera un movimento di carico in magazzino con causale "Reso da cliente (carico)": la quantità disponibile aumenta, e il valore medio dell'articolo (CMP) resta invariato, perché la merce rientra al suo costo medio corrente. Le righe di tipo servizio (o quelle il cui articolo non è gestito a scorta) non muovono mai il magazzino.
Compare il messaggio "DDT di reso generato (merce caricata a magazzino)." e il reso passa da Bozza direttamente a stato Merce rientrata. Il bottone si trasforma in Scarica DDT di reso, che ti dà il PDF del documento. Riprovare a generare il DDT su un reso che ce l'ha già non lo duplica: SamBooks restituisce quello esistente.
7. Genera la nota di credito
Premi Genera nota di credito: SamBooks crea una nota di credito TD04 sulla fattura di origine, riprendendo esattamente le righe, i prezzi, gli sconti e le aliquote IVA della fattura per le sole quantità che hai reso — uno storno "value-preserving" che non ricalcola nulla da zero. La nota nasce, come ogni nota di credito, in stato Bozza: è priva di effetto fiscale finché non la invii allo SDI, con la stessa identica procedura di una fattura qualunque (vedi Stornare una fattura con una nota di credito e Inviare una fattura al Sistema di Interscambio (SDI)).
Compare "Nota di credito TD04 generata." e il reso passa a stato Nota emessa. I bottoni diventano Nota di credito PDF e Nota di credito XML, per scaricare il documento nei due formati; sia il PDF sia l'XML riportano il riferimento alla fattura originale che hai stornato. Un reso senza fattura di origine non può generare la nota di credito: il bottone semplicemente non compare, perché non c'è nulla su cui emetterla.
8. Genera l'etichetta di reso, se il corriere deve ritirare il pacco
Se il cliente deve spedirti indietro la merce, premi Genera etichetta di reso: SamBooks chiama l'aggregatore di spedizioni ShippyPro con gli indirizzi invertiti (mittente = il cliente, destinatario = la tua azienda) e il flag di reso attivo. Non tutti i corrieri collegati gestiscono le spedizioni di reso: se quello che stai usando non le supporta, ricevi un messaggio d'errore che te lo segnala esplicitamente, invece di generare un'etichetta inutilizzabile. A generazione riuscita leggi "Etichetta di reso pronta." e il bottone diventa Scarica etichetta di reso; se hai già generato l'etichetta, il pulsante per rigenerarla non ricompare — l'etichetta è definitiva.
L'ordine consigliato (i tre artefatti sono tecnicamente indipendenti)
I tre bottoni non hanno un vincolo tecnico di sequenza: potresti tecnicamente generare prima la nota di credito e poi il DDT. La sequenza consigliata — DDT di reso → nota di credito → etichetta — esiste per un motivo pratico, non per un blocco del sistema: puoi annullare il reso solo finché la nota di credito non è stata generata (vedi sotto). Se generi prima la nota di credito e poi ti accorgi che qualcosa nel DDT di reso era sbagliato (per esempio la quantità caricata), non hai più modo di tornare indietro dal bottone Annulla: dovrai sistemare le cose con i normali strumenti di magazzino e fatturazione. Fare prima il DDT di reso ti lascia quindi una finestra per correggere, prima di rendere tutto definitivo con la nota di credito.
Gli stati del reso
Un reso attraversa questi stati, in ordine: Bozza (appena creato, nessun artefatto generato) → Merce rientrata (dopo aver generato il DDT di reso) → Nota emessa (dopo aver generato la nota di credito). Uno stato intermedio "Confermato" esiste a livello di dati ma oggi nessuna azione della pagina lo attiva esplicitamente: nella pratica un reso creato con "Crea da fattura" passa da Bozza a Merce rientrata al primo DDT di reso generato. Da qualunque stato diverso da Nota emessa, il reso può passare a Annullato.
Annullare un reso
Nel dettaglio del reso il bottone Annulla reso compare solo se il reso non è già annullato e non ha ancora una nota di credito collegata. Premendolo si apre una conferma: "Confermi l'annullamento del reso RMA-…? Il carico di magazzino verrà stornato." Se avevi già generato il DDT di reso (quindi la merce era stata ricaricata), l'annullo genera in automatico un movimento di scarico di segno opposto, che riporta la giacenza e il valore medio esattamente al punto di partenza; il DDT di reso stesso passa a stato Annullato. Confermando, il reso passa a stato Annullato e leggi "Reso annullato."
Una volta che la nota di credito è stata generata, il reso non è più annullabile da qui: la nota di credito è un documento fiscale a sé stante, e va gestita — se davvero sbagliata — dal flusso ordinario delle fatture, non dal modulo Resi.
Il reso "a mano" (senza fattura di origine): oggi solo da Sam
SamBooks prevede anche un reso senza fattura di origine — utile per una merce mai fatturata, per esempio un campione o un omaggio restituito — ma oggi questo percorso non ha un comando nella pagina Resi: l'unico bottone visibile in testata è "Crea da fattura". Il reso a mano esiste lato sistema (puoi chiederlo a Sam) e crea comunque un DDT di reso che carica il magazzino, ma non potrà mai generare una nota di credito, perché la nota di credito si emette sempre su una fattura, e un reso senza fattura di origine non ne ha una da stornare. Se ti serve questo caso, chiedilo direttamente a Sam descrivendo cliente, articoli e quantità; un comando manuale dedicato non è ancora disponibile in pagina.
Il reso di un ordine e-commerce (B2C su corrispettivo) è un percorso diverso
Se il documento di partenza non è una fattura ma un corrispettivo generato da un ordine e-commerce (vendita al dettaglio, B2C), il reso non si registra da questa pagina: si apre l'ordine collegato in Ordini e si preme il bottone Registra reso presente sulla sua scheda. In quel caso SamBooks storna l'importo con un nuovo corrispettivo negativo — non una nota di credito — e, se l'articolo è gestito a scorta, carica comunque il magazzino con lo stesso meccanismo descritto sopra. Per il dettaglio di questo secondo percorso vedi Registrare i corrispettivi giornalieri delle vendite al dettaglio.
Chi può registrare un reso
Gestore, Amministrativo e Logistica possono creare resi e generare tutti e tre gli artefatti. Un Visualizzatore vede l'elenco e i dettagli ma non può premere nessuno dei bottoni di creazione o generazione.
Chiedilo a Sam
Puoi ottenere lo stesso risultato parlando con Sam invece di aprire i dialog: per esempio "crea un reso dalla fattura 45/2026, il cliente restituisce 2 pezzi della riga penne biro, motivo danneggiato" crea il reso esattamente come dal bottone "Crea da fattura", comprese le quantità parziali. Puoi poi chiedere "genera il DDT di reso per RMA-2026-00003", "genera la nota di credito per quel reso" o "genera l'etichetta di reso": sono gli stessi tre artefatti, con lo stesso risultato del bottone corrispondente. Le due strade — form e chat — sono equivalenti per tutti e tre gli artefatti e per l'annullo; l'unico caso in cui oggi Sam fa qualcosa che il form non offre è il reso "a mano" senza fattura di origine, descritto sopra.
Se qualcosa non va
- Non trovo la fattura nella select "Crea da fattura": la fattura non ha ancora raggiunto uno stato definitivo (Accettata SDI/Consegnata/Mancata consegna/Pagata), oppure è già una nota di credito o di debito — un reso non si crea mai da un'altra nota.
- Il campo "Da rendere" mi propone più di quanto pensavo restasse: controlla la riga "Già resa / Residuo reso-abile" sotto la quantità fatturata; se non compare, non ci sono resi precedenti su quella riga e il residuo coincide con l'intera quantità fatturata.
- Non riesco a generare la nota di credito: verifica che il reso abbia una fattura di origine (i resi "a mano" non possono averla) e che non sia già annullato.
- Il bottone "Genera etichetta di reso" dà errore: il corriere collegato potrebbe non supportare i resi; verifica quale vettore hai selezionato nella configurazione spedizioni.
- Non trovo più il bottone "Annulla reso": la nota di credito è già stata generata (non annullabile da qui) oppure il reso è già annullato.
- Ho reso della merce mai fatturata (omaggio, campione): la pagina Resi oggi richiede sempre una fattura di partenza; chiedilo a Sam per un reso "a mano".
Domande frequenti
Come registro un reso di un cliente? Apri Resi dal menu Logistica, premi "Crea da fattura", scegli la fattura del cliente, indica le quantità rese e il motivo, poi premi "Crea reso".
Il cliente mi rimanda della merce: come faccio la nota di credito? Crea il reso dalla fattura originale, poi dal dettaglio del reso premi "Genera nota di credito": nasce una TD04 in bozza, che invii allo SDI come una fattura qualunque.
Posso fare un reso parziale, solo per alcuni articoli della fattura? Sì: nella finestra "Crea reso da fattura" riduci la quantità "Da rendere" solo sulle righe interessate, o ignora quelle che non c'entrano.
Come genero l'etichetta per far ritirare il reso al corriere? Dal dettaglio del reso premi "Genera etichetta di reso": SamBooks genera un'etichetta ShippyPro con indirizzi invertiti (dal cliente verso la tua azienda).
Il reso mi carica di nuovo la merce a magazzino? Sì, ma solo dopo aver premuto "Genera DDT di reso", e solo per gli articoli gestiti a scorta: le righe di tipo servizio non generano movimenti di magazzino.
Come annullo un reso creato per sbaglio? Dal dettaglio premi "Annulla reso": funziona solo se non hai ancora generato la nota di credito. Se il DDT di reso era già stato generato, l'annullo storna anche il carico di magazzino.
Posso registrare un reso senza partire da una fattura? Sì, ma oggi solo chiedendolo a Sam: la pagina Resi non ha ancora un bottone dedicato al reso "a mano". Quel reso può caricare il magazzino ma non può generare una nota di credito.
Che differenza c'è tra DDT di reso e nota di credito? Il DDT di reso è l'artefatto logistico: ricarica fisicamente la merce a magazzino. La nota di credito è l'artefatto fiscale: storna l'importo sulla fattura originale. Sono due documenti distinti e indipendenti, generabili in qualunque ordine.
La nota di credito del reso va inviata allo SDI come una fattura normale? Sì: nasce in bozza esattamente come qualunque nota di credito e va trasmessa allo SDI con la stessa procedura, dal suo stesso dettaglio.
Come indico il motivo del reso (difettoso, errato, ecc.)? Nella finestra "Crea reso da fattura", campo "Motivo del reso": scegli tra Difettoso, Prodotto errato, Danneggiato, Recesso/ripensamento o Altro.