Fatturare i DDT del mese con la fattura differita TD24
9 min lettura
Raggruppa le bolle di consegna del mese in un'unica fattura differita TD24 per cliente: dal DDT già emesso fino all'invio allo SDI.
A cosa serve
Durante il mese consegni merce ai clienti ed emetti un DDT (documento di trasporto) per ogni consegna: è il modo più rapido di far viaggiare la merce senza fermarti a fatturare ogni volta. A fine mese, invece di trasformare ogni singola bolla in una fattura separata, SamBooks ti permette di raggrupparle in un'unica fattura di fine mese: la fattura differita TD24. È esattamente quello che intendi quando dici «fatturare le consegne del mese» o «fatturare le bolle»: prepari tutte le consegne di un cliente in un colpo solo, invece di una fattura per bolla. La differita nasce come qualunque altra fattura attiva — bozza o pronta, senza numero finché non la invii — e la mandi allo SDI con la stessa procedura delle fatture ordinarie.
Prima di iniziare
- Devi avere emesso i DDT delle consegne: una bolla ancora in bozza non compare mai tra quelle fatturabili, solo quelle già emesse (magazzino scaricato) partecipano al raggruppamento.
- Il DDT deve avere causale trasporto «Vendita»: le altre causali del modello tipografico (conto lavorazione, deposito, trasferimento, riparazione, visione, omaggio, sostituzione in garanzia, reso) non alimentano la fatturazione differita perché non sono cessioni di beni.
- Il cliente in rubrica deve avere i dati completi per una fattura numerata: denominazione, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, CAP, comune e — se italiano — provincia. Con l'anagrafica incompleta il gruppo di quel cliente non viene fatturato, e te ne viene spiegato il motivo.
- Se il DDT nasce dall'evasione di un ordine di vendita, prezzo, sconti e aliquota IVA delle righe arrivano automaticamente dalla riga d'ordine. Se il DDT è invece diretto (creato senza partire da un ordine), la riga deve avere un prezzo impostato direttamente su di essa: senza prezzo, quel DDT resta fuori dal batch.
- Se in Impostazioni → Profilo fiscale hai attivato «Fattura solo a consegna confermata», solo i DDT con consegna confermata dal destinatario (POD) sono fatturabili in TD24: gli altri restano in attesa.
Come si fa, passo per passo
1. Durante il mese: emetti i DDT delle consegne
Crea il DDT dal wizard «Nuovo DDT di vendita» (da uno o più ordini, oppure manuale) e portalo in stato «Emesso»: è quel passaggio a scaricare il magazzino e a fissare la data di consegna che userai per raggruppare. Prima di emettere, controlla con cura numero colli, peso lordo, peso netto, volume e aspetto dei beni, nel secondo e terzo passo del wizard («Trasporto» e «Riepilogo»): una volta creato il DDT, anche solo in bozza, questi dati diventano di sola lettura nel dettaglio. Se noti un errore su uno di questi campi non esiste un modo per correggerlo da lì: devi eliminare il DDT ed emetterne uno nuovo con i dati giusti. Restano invece modificabili in qualsiasi momento — anche a DDT già emesso — causale, vettore, targa, targa del rimorchio, conducente e data/ora di inizio trasporto, dal bottone «Modifica» della sezione Trasporto nel dettaglio. Il DDT è emesso quando compare con stato «Emesso» nella lista dei documenti di trasporto.
2. A fine mese: apri «Fattura da DDT»
Apri Fatture di vendita dal menu di sinistra — è l'elenco «Fatture attive» — e premi «Fattura da DDT» nella barra in alto: si apre la pagina «Fatturazione differita da DDT (TD24)». Generare la TD24 richiede un ruolo Gestore o Amministrativo, come tutto il resto dell'area Fatture: un utente con ruolo Logistica non accede a quest'area (il suo perimetro è magazzino, DDT e spedizioni), mentre un Visualizzatore la vede senza però poter premere il bottone di generazione.
3. Filtra e seleziona i DDT da fatturare
La tabella elenca solo i DDT di vendita emessi, con causale «Vendita» e non ancora collegati a una fattura. Puoi restringere l'elenco con i filtri Cliente (ricerca per nome), Consegna dal / Consegna al (tipicamente il mese appena chiuso) e Destinazione (comune); Pulisci filtri azzera tutto in un colpo. Le colonne mostrano DDT, Data, Cliente, Causale trasporto e numero di Righe. Spunta i DDT che vuoi fatturare, oppure la casella Seleziona tutti in testa alla tabella. Se non c'è nulla da fatturare compare «Nessun DDT di vendita da fatturare.».
4. Controlla l'anteprima del raggruppamento
Man mano che selezioni, compare un'anteprima con il numero di fatture che nasceranno e una riga per ogni gruppo cliente più mese di consegna. Il raggruppamento è automatico e non è modificabile a mano: SamBooks crea una fattura per ogni combinazione di cliente e mese di consegna. Se selezioni DDT di due clienti diversi, oppure dello stesso cliente ma di due mesi diversi, ottieni due (o più) fatture distinte, mai un'unica fattura che li mescoli.
5. Imposta la data e genera
Scegli la Data fattura (di default è oggi) e premi «Fattura selezionati». SamBooks accetta solo una data compresa fra l'ultima consegna del gruppo e il termine entro cui va emessa una differita per quelle consegne (il giorno 15 del mese successivo): se sposti la data fuori da questa finestra, il gruppo non viene fatturato e ne leggi il motivo esatto nell'esito.
6. Leggi l'esito
Compare la sezione «Fatture emesse» con un link per ogni fattura TD24 appena creata (cliente e totale), e — se qualche DDT è rimasto fuori — l'elenco «DDT non fatturati:» con il motivo preciso per ciascuno: mai un fallimento silenzioso.
Non dimenticare nessun DDT da fatturare
Non devi tenere a mente a memoria quali bolle mancano ancora. In Impostazioni → Profilo fiscale, nella scheda «Fatturazione differita (TD24)», scegli la cadenza del promemoria: «Manuale» (nessun avviso, l'impostazione di partenza), «Mensile» (un avviso a inizio mese) oppure «Quindicinale» (due avvisi, il giorno 1 e il giorno 16, comoda se fatturi in due tranche). Quando restano DDT da fatturare ricevi una notifica nel Centro notifiche con il numero di DDT e di clienti coinvolti e il collegamento diretto alla pagina TD24. In più, a prescindere dalla cadenza scelta, se il giorno 15 del mese hai ancora DDT di un mese precedente non fatturati ricevi comunque un avviso ad alta priorità: SamBooks non lascia correre il rischio di dimenticanza anche con il promemoria periodico disattivato. In alternativa puoi sempre controllare a mano: in DDT di vendita filtra per Stato = «Emesso» per vedere tutte le bolle non ancora fatturate, oppure chiedilo a Sam.
Casi che restano fuori dal batch automatico
- Righe a IVA 0% (esenti o non imponibili): il batch automatico non gestisce la natura IVA sulle righe ereditate dall'ordine, quindi un DDT con una riga del genere resta fuori, con il motivo indicato; fatturalo a mano da «Importa da ordine» o da una fattura nuova.
- DDT diretto senza prezzo sulla riga: se il DDT non arriva da un ordine e la riga non ha un prezzo proprio impostato, non c'è un prezzo da cui partire e il motivo te lo segnala esplicitamente.
- Cliente disattivato o anagrafica incompleta: il gruppo di quel cliente resta fuori finché non completi i dati mancanti in rubrica.
Il collegamento tra la fattura e le bolle
Appena generi la TD24, i DDT selezionati vengono riservati alla nuova fattura e spariscono dall'elenco dei DDT ancora fatturabili — così non rischi di selezionarli due volte. Il loro stato in DDT di vendita, però, resta «Emesso»: passa a «Fatturato» solo quando invii davvero la TD24 allo SDI, non prima. Vale lo stesso principio delle fatture ordinarie: creare la bozza non equivale a emettere. Nella fattura TD24 ogni riga riporta in descrizione il DDT di provenienza (numero, anno e data), così il collegamento resta leggibile a colpo d'occhio; nel tracciato elettronico che arriva allo SDI ogni bolla riepilogata compare inoltre come proprio blocco con numero e data del documento di trasporto.
Dopo la generazione: invia la TD24 allo SDI
La pagina TD24 crea solo le fatture: non le invia. Ogni fattura nasce «Pronta» o «Bozza» a seconda che i dati siano completi, esattamente come una fattura normale creata a mano. Apri ciascuna fattura dal link dell'esito (oppure dall'elenco «Fatture attive») e invia allo SDI con la stessa identica procedura di ogni altra fattura, descritta in Inviare una fattura al Sistema di Interscambio (SDI).
Chiedilo a Sam
Puoi delegare a Sam tutta la parte di selezione: «quali DDT devo ancora fatturare del mese scorso?» ti restituisce l'elenco aggiornato dei DDT fatturabili; «genera le fatture differite TD24 per i DDT di giugno del cliente Rossi» crea le fatture esattamente come farebbe la pagina web, DDT compresi. Le due strade sono equivalenti e usano lo stesso motore di raggruppamento. L'unico passaggio che Sam non può fare al posto tuo è l'invio allo SDI: quello richiede sempre la tua conferma esplicita dal dettaglio della fattura, anche se è stata Sam a crearla.
Se qualcosa non va
- «Nessun DDT di vendita da fatturare.»: o non hai ancora emesso DDT nel periodo scelto, o li hai già tutti fatturati, oppure la causale dei DDT non è «Vendita».
- Un DDT emesso non compare nell'elenco: controlla i filtri di data, cliente e destinazione; se hai attivato «Fattura solo a consegna confermata» verifica che il destinatario abbia già confermato la ricezione.
- La fattura generata resta in «Bozza»: mancano dati obbligatori sul cliente o sull'azienda; il pannello sul dettaglio della fattura elenca esattamente cosa completare.
- Ho sbagliato colli, peso o volume su un DDT già creato: non sono più modificabili da lì — elimina il DDT (se non è ancora fatturato) e ricrealo con i dati corretti.
- Il conto di pagamento della TD24 non ha l'IBAN: la fattura eredita sempre il conto predefinito dell'anagrafica cliente, non quello dei singoli ordini di origine; aggiorna il conto in rubrica o in Banca prima di reinviare.
Domande frequenti
Come fatturo le bolle del mese a un cliente? Apri Fatture di vendita → «Fattura da DDT», filtra per quel cliente e per il periodo, seleziona i DDT emessi e premi «Fattura selezionati». Nasce una fattura TD24 che poi invii allo SDI come le altre.
Cos'è la fattura TD24? È la fattura differita che riepiloga in un unico documento più consegne (DDT) dello stesso cliente avvenute nello stesso mese, invece di una fattura per ogni bolla.
Posso fatturare insieme i DDT di clienti diversi? Puoi selezionarli nella stessa operazione, ma il sistema genera comunque una fattura distinta per ciascun cliente e per ciascun mese: non nasce mai un'unica fattura multi-cliente.
Il DDT risulta ancora «Emesso» anche se l'ho già incluso in una TD24: ho sbagliato qualcosa? No: è normale. Lo stato passa a «Fatturato» solo quando invii la TD24 allo SDI. Finché la fattura resta in bozza, il DDT è riservato ma il suo stato è ancora «Emesso».
Se dimentico un DDT, dove lo ritrovo? In «DDT di vendita» filtrando per Stato = «Emesso», attivando il promemoria automatico in Impostazioni → Profilo fiscale, oppure chiedendolo direttamente a Sam.
Un DDT di reso o di trasferimento può entrare in una fattura differita? No: solo i DDT con causale «Vendita» alimentano la TD24. Un reso si gestisce dal modulo Resi, che genera il DDT di reso — quello che rimette davvero la merce in giacenza — e la nota di credito collegata.
La fattura TD24 nasce già inviata allo SDI? No: nasce come bozza o «Pronta», esattamente come una fattura creata a mano. L'invio è un passaggio separato che fai tu (o Sam su tua richiesta, ma sempre con la tua conferma finale).
Devo per forza fatturare tutti i DDT del mese in un colpo solo? No: puoi selezionare anche solo alcuni DDT e lasciare gli altri per un batch successivo; restano comunque visibili ed emessi finché non li fatturi.