Automatizzare l'emissione delle fatture attive ricorrenti in SamBooks
7 min lettura
Crea un modello di fattura attiva ricorrente e lascia che SamBooks la generi da solo a ogni scadenza, invece di ricopiarla a mano ogni mese o trimestre.
A cosa serve
Se fatturi la stessa cosa allo stesso cliente a intervalli regolari — un canone mensile, un abbonamento trimestrale, la retta di un servizio — non devi ricrearla ogni volta da zero. In Fatture ricorrenti definisci un modello: cliente, righe, cadenza e dati di pagamento. SamBooks genera automaticamente la bozza della fattura a ogni scadenza, senza che tu debba ricordartene; se lo vuoi, può anche trasmetterla da sola allo SDI.
Prima di iniziare
Serve un ruolo con permessi di scrittura sulla fatturazione (Gestore o Amministrativo): un Visualizzatore vede l'elenco dei modelli ma non può crearli né modificarli. Il cliente a cui destini il modello deve già esistere in anagrafica — è una scelta dalla rubrica, non un campo libero.
Come si fa, passo per passo
1. Apri Fatture ricorrenti e crea un nuovo modello
Vai in Fatture ricorrenti dal menu di sinistra. La pagina mostra i modelli già creati con colonne Cliente, Descrizione, Importo, Cadenza, Prossima emissione e Stato. Premi «Nuova fattura ricorrente» in alto per aprire il dialog di creazione.
2. Scegli cliente, tipo documento e cadenza
Seleziona il Cliente dalla rubrica e il Tipo documento: Fattura (TD01) per una vendita normale, Parcella (TD06) se il modello è per un professionista con ritenuta d'acconto. Imposta la Cadenza — Mensile, Bimestrale, Trimestrale, Semestrale o Annuale — e la data di Prossima emissione, cioè quando SamBooks genererà la prima fattura da questo modello. Facoltativo il Giorno di emissione (1-31), il giorno del mese in cui preferisci che la fattura venga generata.
3. Compila dati di pagamento, righe ed eventuale ritenuta
Nella sezione «Dati di pagamento» indichi Condizioni di pagamento, Modalità di pagamento e, se serve, l'IBAN che finirà sul documento generato (è un campo di testo libero su questo modello, non una scelta di conto di liquidità come sulla fattura normale). Se hai scelto Parcella (TD06) compare anche «Ritenuta e cassa (parcella professionista)»: tipo di ritenuta, aliquota, causale di pagamento e, se il professionista ha una cassa previdenziale, anche il suo tipo e la sua aliquota — sono opzionali, ma se il professionista ne ha bisogno vanno indicati qui perché la fattura generata li applichi da sola. Nella sezione «Righe» aggiungi almeno una riga con «Aggiungi riga»: descrizione, quantità, prezzo unitario, sconto %, aliquota IVA (e la natura IVA se l'aliquota è 0%).
4. Decidi l'automazione e salva
Nella sezione «Automazione e stato» trovi due controlli distinti: «Modello attivo», che se disattivato impedisce a SamBooks di generare nuove fatture da questo modello, e «Invia automaticamente allo SDI». Con quest'ultimo spento (il default), ogni fattura generata resta in bozza e la invii tu; acceso, la generazione notturna la trasmette da sola allo SDI, senza intervento manuale — leggi bene l'avviso: l'invio automatico è sospeso solo durante la prova gratuita, e il bottone «Genera ora» manuale non lo usa mai (una fattura generata a mano resta sempre bozza). Premi «Crea»: se manca un campo obbligatorio, il dialog non si chiude e mostra l'errore preciso, per esempio "Seleziona un cliente.", "Seleziona la cadenza.", "Indica la prossima emissione.", "Aggiungi almeno una riga.". A creazione riuscita leggi "Fattura ricorrente creata."
Cosa succede alla scadenza
Ogni notte, alle 06:30, SamBooks controlla tutti i modelli attivi con la prossima emissione scaduta e genera una fattura per modello a esecuzione, poi calcola da solo la nuova prossima emissione secondo la cadenza. Se il modello ha «Invia automaticamente allo SDI» acceso, quella stessa notte la fattura generata parte anche verso lo SDI; altrimenti resta in bozza tra le Fatture attive, ad aspettare che tu la controlli e la invii. In entrambi i casi ricevi una notifica in-app per ogni bozza generata. Fa eccezione un modello collegato a un abbonamento Stripe (vedi sotto): quello non segue più questa cadenza notturna.
Generare una fattura fuori dalla cadenza
Dal menu azioni di una riga (icona con tre puntini) premi «Genera ora» per emettere subito la fattura del periodo corrente, senza aspettare la notte: il pulsante è disabilitato se il modello non è attivo, e comunque il sistema rifiuta il tentativo se la fattura del periodo è già stata generata. La fattura nasce sempre in bozza, anche se il modello ha l'invio automatico acceso — «Genera ora» non trasmette mai da solo. Se i dati di cliente e azienda sono completi leggi "Bozza fattura creata." con il link «Vai alle bozze»; se mancano dati obbligatori per la fatturazione elettronica leggi "Bozza creata, ma incompleta" — la fattura esiste comunque tra le bozze (senza numero), ma va completata prima di poterla inviare allo SDI.
Modificare, attivare/disattivare, eliminare un modello
Dal menu azioni di ogni riga hai «Modifica» (riapre lo stesso dialog con tutti i campi precompilati), «Attiva»/«Disattiva» (blocca solo le generazioni future: le fatture già emesse restano intatte) ed «Elimina». L'eliminazione chiede conferma — "Eliminare questa fattura ricorrente?" / "Il modello per «{cliente}» verrà eliminato. Le fatture già generate non saranno toccate." — ed è irreversibile solo sul modello: le fatture che ha già prodotto restano nell'elenco delle Fatture attive come documenti a sé stanti, e non c'è un ripristino del modello cancellato.
Collegare un abbonamento Stripe
Se il cliente paga con un abbonamento Stripe, puoi legare il modello a quella subscription: da quel momento il modello esce dal cron a cadenza e genera la fattura sull'incasso reale del pagamento Stripe, non più sulla data programmata; alla disdetta dell'abbonamento SamBooks disattiva automaticamente il modello, così non continua a generare fatture per un cliente che non paga più. Oggi questo collegamento non ha un campo dedicato nel dialog «Nuova fattura ricorrente»: si imposta chiedendolo a Sam (vedi sotto), oppure risulta dall'attivazione di un abbonamento tramite «Integra Stripe».
Chiedilo a Sam
Puoi chiedere a Sam di creare un modello, attivarlo o disattivarlo, e di generare la fattura del periodo corrente — per esempio "crea una fattura ricorrente mensile di 500 € + IVA al cliente Rossi Srl a partire dal 1° del mese prossimo", "disattiva la fattura ricorrente del cliente Bianchi", "genera ora la fattura ricorrente per Rossi Srl". Sam può anche collegare un modello a un abbonamento Stripe. Non può invece modificare le righe di un modello esistente né eliminarlo: per queste due operazioni serve il form o la lista, con «Modifica» ed «Elimina».
Se qualcosa non va
- Il pulsante «Genera ora» è disabilitato: il modello è disattivato. Riattivalo con «Attiva» dal menu azioni.
- «Genera ora» ha creato la fattura ma è "incompleta": mancano dati obbligatori del cliente o dell'azienda per la fatturazione elettronica (per esempio l'IBAN del conto collegato). Completali dal dettaglio della fattura, in bozza, prima di inviarla allo SDI.
- Non trovo dove disattivare l'invio automatico solo per una volta: non esiste un'eccezione puntuale — l'interruttore «Invia automaticamente allo SDI» vale per ogni generazione notturna. Per una fattura fuori standard usa «Genera ora», che resta sempre in bozza.
- Ho eliminato un modello per sbaglio: le fatture che aveva già generato restano intatte tra le Fatture attive; il modello va ricreato da capo, non c'è un ripristino.
- La prossima emissione non mi sembra quella giusta dopo la prima generazione: SamBooks la avanza automaticamente secondo la cadenza indicata a ogni generazione — controlla la data nella riga del modello, non nella fattura già generata.
- Voglio collegare il modello a un abbonamento Stripe ma non trovo il campo: oggi non c'è nel form; chiedilo a Sam, oppure verifica se il collegamento è già avvenuto in automatico attivando l'abbonamento da «Integra Stripe».
Domande frequenti
Come faccio a non dover ricreare ogni mese la stessa fattura a un cliente? Crea un modello in Fatture ricorrenti con la cadenza che ti serve: SamBooks genera la bozza da solo a ogni scadenza.
Posso far inviare le fatture ricorrenti allo SDI senza intervenire ogni volta? Sì, attivando «Invia automaticamente allo SDI» nel modello: la generazione notturna la trasmette da sola. L'invio automatico resta sospeso solo durante la prova gratuita.
Perché la fattura ricorrente generata è rimasta in bozza anche con l'invio automatico acceso? Perché l'hai generata con «Genera ora»: quel comando manuale crea sempre una bozza, non invia mai da solo. L'invio automatico riguarda solo la generazione notturna.
Posso cambiare la cadenza di un modello già attivo? Sì, con «Modifica»: la nuova cadenza si applica dalla prossima generazione.
Se elimino un modello, sparisce anche una fattura già emessa? No: l'eliminazione riguarda solo il modello. Le fatture che ha già generato restano tra le Fatture attive.
Posso collegare le fatture ricorrenti a un abbonamento Stripe? Sì: un modello collegato a una subscription Stripe genera sull'incasso reale, non sulla cadenza, e si disattiva da solo alla disdetta. Il collegamento oggi si fa chiedendolo a Sam.
Chi può creare o modificare una fattura ricorrente? Solo Gestore e Amministrativo. Un Visualizzatore vede l'elenco ma non può scrivere.