Creare e inviare un preventivo al cliente in SamBooks
11 min lettura
Come compilare un preventivo con righe e sconti, inviarlo al cliente con un link di accettazione online, e cosa succede davvero quando risponde.
A cosa serve
Il preventivo è il documento commerciale — non fiscale — con cui offri a un cliente un prezzo per articoli e/o servizi prima di impegnarti in una vendita vera e propria. In SamBooks vive nella sezione Preventivi e proforme, tab Preventivi (distinta dalla tab Proforme, un documento diverso, pre-fiscale). Questa guida copre l'intero percorso: compilazione, PDF, invio al cliente con un link che permette di accettare o rifiutare senza account, gli stati che il preventivo attraversa, e cosa crea SamBooks quando il cliente dice sì.
Prima di iniziare
- Il cliente deve esistere in rubrica: cercalo per denominazione/P.IVA oppure crealo al volo con Crea cliente, senza uscire dal preventivo.
- Se vendi articoli o servizi a catalogo, potrai richiamarli per codice o descrizione; in alternativa scrivi righe libere senza catalogo.
- Se il preventivo contiene articoli fisici da spedire, avere già in rubrica un indirizzo di consegna velocizza la sezione Trasporto.
Come si fa, passo per passo
1. Apri un nuovo preventivo
Vai su Preventivi e proforme dal menu di sinistra (si apre sulla tab Preventivi), poi premi Nuovo preventivo in alto a destra. Si apre una pagina di creazione dedicata, non un dialog.
2. Scegli il cliente
Nella sezione Cliente, cerca per denominazione o partita IVA. Se non esiste ancora, usa Crea cliente dal form stesso: i dati restano salvati in rubrica anche per i prossimi documenti. Scelto il cliente, compare un riepilogo di sola lettura (denominazione, P.IVA/CF, indirizzo, PEC, codice SDI).
3. Compila oggetto e date
Oggetto (facoltativo, max 200 caratteri) compare anche nel PDF. Data emissione è obbligatoria, default oggi. Validità fino al è facoltativa ma consigliata: se la valorizzi, potrai poi segnare il preventivo come scaduto, e il link di accettazione non potrà comunque restare aperto oltre quella data.
4. Aggiungi le righe
Ogni riga viene dal catalogo (combobox articoli/servizi: cerchi per codice o descrizione, SamBooks compila descrizione/prezzo/IVA) oppure è scritta a mano come riga libera. Per riga imposti Descrizione, Quantità, U.M. (obbligatoria), Prezzo unitario — se il cliente ha un listino assegnato il prezzo si autocompila con un'etichetta d'origine, ad esempio «Listino RIV01» o «Prezzo base articolo» — e fino a tre sconti in cascata Sc1 %/Sc2 %/Sc3 %, applicati in sequenza uno sull'altro (non si sommano). Il Codice IVA completa la riga; con aliquota 0% compare Natura IVA, obbligatoria in quel caso. Tipo riga marca la riga come Normale, Omaggio (con o senza rivalsa IVA) o Sconto merce. Competenza (periodo), se apri il collassabile, si propaga automaticamente a ordine e fattura generati da questo preventivo. Aggiungi riga per ogni riga successiva.
5. Sconto di chiusura e spese di trasporto (se servono)
Nel riquadro Sconto e trasporto puoi indicare uno sconto di chiusura (%) sull'intero documento e le spese di trasporto come imponibile con la propria aliquota IVA (o natura, se aliquota 0%): entrambi concorrono al totale.
6. Imposta i termini di pagamento
Termini di pagamento chiede condizioni (Pagamento a rate / Pagamento completo / Anticipo), metodo, giorni e decorrenza (data documento, fine mese o data consegna). Selezionando il cliente prima di toccare questi campi, SamBooks li precompila dalla sua anagrafica — restano modificabili. Attenzione: condizioni e metodo sono obbligatori per salvare, anche se in UI non hanno l'asterisco — lasciarli vuoti blocca il salvataggio con l'avviso «Indica condizioni e modalità di pagamento», senza altro segnale visivo. Col bonifico come metodo serve anche il conto d'incasso; con condizioni diverse da "Anticipo" servono anche i giorni di pagamento.
7. Aggiungi il trasporto, se il preventivo contiene articoli
In Trasporto, la Resa (porto) parte da "Non specificato" ma diventa vincolante appena la cambi in Franco (a carico mittente) o Assegnato (a carico destinatario): Indirizzo di ritiro e Indirizzo di consegna diventano allora obbligatori. Attenzione: finché non scegli, il campo del ritiro mostra in grigio «Seleziona deposito», e la prima voce dell'elenco — «Deposito predefinito» — non è un deposito vero ma il valore vuoto: se la lasci lì con la resa valorizzata, il salvataggio si blocca con un errore sul campo.
8. Salva il preventivo
Premi Crea preventivo. Il documento nasce Bozza, ma con il numero progressivo già assegnato — visibile subito nell'intestazione — a differenza della fattura, che lo riceve solo all'emissione. Per questo, se più avanti elimini una bozza, quel numero resta bruciato per sempre e la numerazione può presentare dei salti: è normale, non un errore. Dopo il salvataggio vieni portato al dettaglio del documento.
9. Controlla il PDF
Dal dettaglio, premi Scarica PDF: intestazione azienda e cliente, righe (con codice articolo se presente), riepilogo IVA per aliquota, condizioni di pagamento e trasporto (se valorizzati), totali. È lo stesso file che riceverà il cliente via email.
10. Invia il preventivo per l'accettazione
Dal dettaglio, premi Invia per accettazione. Si apre una finestra a due colonne: a sinistra l'email del destinatario (precompilata se in rubrica, comunque modificabile) e un messaggio facoltativo; a destra l'anteprima reale dell'email, aggiornata mentre scrivi. Premi Invia: SamBooks genera un link di accettazione monouso, lo inserisce — col PDF del preventivo — in un'email brandizzata, e il preventivo passa da Bozza a Inviato. Se comunichi il preventivo per un'altra via (telefono, di persona) e vuoi solo registrarlo senza mandare email, usa Segna inviato: stessa transizione, nessuna email.
Il link pubblico: cosa vede e cosa può fare il cliente
Il link porta a una pagina pubblica che il cliente apre senza account né password: emittente (denominazione, P.IVA), data di emissione e validità, tabella righe con eventuali badge Omaggio/Sconto merce, condizioni di pagamento, trasporto (se compilato), totale. In fondo, due pulsanti: Accetta il preventivo e Rifiuta.
- Se accetta: SamBooks genera nella stessa operazione un ordine di vendita già confermato, il preventivo passa a Convertito, e la pagina mostra il numero dell'ordine con il pulsante Scarica l'ordine confermato (PDF) — il cliente lo scarica subito, senza chiedertelo.
- Se rifiuta: il preventivo passa a Rifiutato (stato finale), senza creare nulla.
- Il link è monouso: una volta usato, riaprirlo mostra solo l'esito raggiunto — un secondo click non crea un secondo ordine. Un nuovo invio disattiva il precedente: resta valido solo l'ultimo.
- Scade 30 giorni dopo l'invio, o prima se coincide con la validità impostata sul preventivo. Un link scaduto mostra al cliente un messaggio dedicato, con l'invito a chiedertene uno nuovo.
- Non serve autenticazione: chiunque abbia il link può rispondere — non condividerlo con altri.
Gli stati del preventivo
Bozza → Inviato → Convertito, oppure Inviato → Rifiutato o Scaduto (stati finali). Nel dettaglio, tab Workflow, vedi sempre lo stato attuale sulla catena. Nella catena compare anche Accettato: è uno stato di passaggio che non troverai mai fermo lì, perché l'accettazione porta il preventivo fino a Convertito nella stessa operazione.
- Bozza: in lavorazione, modificabile ed eliminabile liberamente.
- Inviato: trasmesso al cliente (email o "a mano"), in attesa di risposta.
- Rifiutato: il cliente, o tu con Segna rifiutato, ha rifiutato l'offerta. Stato finale.
- Scaduto: la validità è passata senza risposta, ma non scatta da sola — serve Segna scaduto dal dettaglio, ammesso solo se la validità è realmente trascorsa (altrimenti un avviso mostra il termine e il preventivo resta "Inviato"). Finché nessuno lo segna, resta visibile come "Inviato".
- Convertito: il preventivo è diventato un ordine di vendita. Stato finale; da qui lavori sull'ordine (tab Catena, link «Apri l'ordine»).
Cosa succede quando il preventivo viene accettato
Sia che tu prema Segna accettato dal dettaglio, sia che il cliente clicchi Accetta il preventivo dal link pubblico, l'esito è identico e immediato: SamBooks crea un ordine di vendita già confermato — impegna subito il magazzino per gli articoli fisici — e porta il preventivo direttamente a Convertito, in un solo passaggio atomico. Un avviso a schermo riporta il numero dell'ordine con un link per aprirlo. Nei percorsi attuali non esiste un momento in cui il preventivo resta «in sospeso» in attesa di una conversione manuale separata: accettazione e creazione dell'ordine confermato sono un'unica operazione, sempre.
Modificare, copiare o eliminare un preventivo
- Modifica: solo in Bozza, dal dettaglio o dalla riga in lista.
- Copia: su ogni preventivo NON in bozza (lista e dettaglio). Apre un nuovo preventivo pre-compilato con tutti i dati del sorgente — righe incluse — data di emissione aggiornata a oggi e validità azzerata. Documento nuovo e distinto, non collegato all'originale.
- Elimina: solo in Bozza, con conferma. Il preventivo viene annullato e sparisce dalle liste, ma il numero resta assegnato per sempre: la numerazione può avere dei salti dopo un'eliminazione. La finestra di conferma parla di un'azione «reversibile via storia AI»: vale però solo se l'eliminazione l'hai chiesta a Sam — in quel caso la tab Storia AI del preventivo mostra l'azione con il comando «Annulla questa azione», che ripristina la bozza. Se invece hai premuto tu Elimina, quella tab non registra nulla e l'eliminazione non si annulla.
- Un preventivo annullato mostra un banner «Preventivo annullato»; le righe restano visibili in sola lettura, a scopo di audit.
Chi può fare cosa
Gestore e Amministrativo creano, modificano, inviano e gestiscono i preventivi. Visualizzatore può solo consultarli.
Chiedilo a Sam
Puoi ottenere lo stesso risultato dalla chat, senza passare dal form:
- «Crea un preventivo per il cliente Rossi con 2 pezzi di [articolo] a 100 € più IVA al 22%.»
- «Manda il preventivo n. 14/2026 al cliente per l'accettazione.»
- «Segna accettato il preventivo n. 14/2026.»
- «Scaricami il PDF dell'ultimo preventivo per Rossi.»
Sam applica le stesse regole del form: le due strade sono equivalenti.
Se qualcosa non va
- "Crea preventivo" non fa nulla: quasi sempre mancano condizioni o metodo di pagamento. Se la resa è su Franco o Assegnato, verifica di aver scelto davvero un deposito di ritiro e un indirizzo di consegna, non la voce «Deposito predefinito».
- Per l'aliquota 0% chiede la Natura IVA: obbligatoria in quel caso, dal menu accanto al codice IVA.
- "Segna scaduto" non fa niente: la validità non è ancora passata; SamBooks blocca la transizione e mostra fino a quando il preventivo resta valido.
- Il cliente dice che il link non funziona più: probabilmente scaduto (30 giorni, o prima se coincide con la validità) o già usato — la pagina pubblica lo indica chiaramente. Un nuovo invio disattiva il precedente.
- Ho eliminato un preventivo per sbaglio: se l'eliminazione l'hai chiesta a Sam, aprila nella tab Storia AI del preventivo e usa «Annulla questa azione»: la bozza torna com'era. Se invece hai premuto tu Elimina, il preventivo non rientra nelle liste e il numero non si riassegna: rifallo da zero, oppure parti da un preventivo simile non in bozza con Copia.
- Devo cambiare una riga ma è già inviato: non più modificabile. Usa Copia, correggi e invia il nuovo.
Domande frequenti
Come faccio un preventivo per un cliente? Preventivi e proforme → Nuovo preventivo: cliente, righe (catalogo o libere), termini di pagamento e — con articoli da spedire — resa e indirizzi, poi Crea preventivo.
Come mando un preventivo via email al cliente? Dal dettaglio, Invia per accettazione: controlla l'indirizzo, aggiungi un messaggio se vuoi, poi Invia. Il cliente riceve PDF più link per accettare o rifiutare online.
Posso mettere lo sconto su una riga del preventivo? Sì, fino a tre sconti in cascata per riga (Sc1/Sc2/Sc3), più un eventuale sconto di chiusura sull'intero documento.
Come inserisco le spese di trasporto nel preventivo? Nel riquadro Sconto e trasporto indichi l'imponibile delle spese e l'aliquota IVA (o la natura, se 0%): l'importo si somma al totale.
Cosa vuol dire porto franco e porto assegnato? Franco: trasporto a carico tuo. Assegnato: a carico del cliente. Scegliendone uno servono anche deposito di ritiro e indirizzo di consegna.
Devo indicare per forza le condizioni di pagamento? Sì, di fatto: senza condizioni e metodo il salvataggio non procede, anche se questi campi non hanno l'asterisco.
Perché non succede niente quando premo "Crea preventivo"? Quasi sempre condizioni/metodo di pagamento mancanti, o resa Franco/Assegnato senza deposito/indirizzo scelti davvero: guarda i toast in alto.
Posso duplicare un preventivo già fatto? Sì, con Copia su qualunque preventivo non in bozza: crea un nuovo documento con tutti i dati precompilati, indipendente dall'originale.
Il preventivo è ancora modificabile dopo averlo creato? Solo in Bozza. Dopo l'invio non lo è più: duplicalo con Copia e invia la nuova versione.
Come scarico il PDF del preventivo? Dal dettaglio, o dalla riga in lista, con Scarica PDF: lo stesso file che riceve il cliente via email.
Come cancello un preventivo sbagliato? Solo se è ancora in Bozza: Elimina dal dettaglio, con conferma. Il documento resta registrato ma fuori dalle liste, e il numero non torna disponibile: un salto nella numerazione dopo un'eliminazione è normale.
Che differenza c'è tra un preventivo e un ordine? Il preventivo è un'offerta, non impegna nulla; l'ordine — nato dall'accettazione — impegna il magazzino ed è il punto di partenza per DDT e fattura.
Come funziona il link che il cliente riceve per accettare? Pagina pubblica senza login: righe, condizioni, totale, e i pulsanti Accetta/Rifiuta. Se accetta, scarica subito il PDF dell'ordine confermato dalla stessa pagina.
"Segna accettato" e l'accettazione dal link danno lo stesso risultato? Si crea sempre l'ordine da solo? Sì: entrambi creano subito un ordine confermato e portano il preventivo a "Convertito". Usa "Segna accettato" quando il cliente ha detto sì per un'altra via.
Il preventivo è scaduto, o è il link a essere scaduto: che differenza c'è? Il preventivo diventa "Scaduto" solo se qualcuno lo segna dopo che la validità è passata; il link scade da solo dopo 30 giorni (o prima, se coincide con la validità). In entrambi i casi un nuovo invio riapre la possibilità di rispondere, se il preventivo non è già in uno stato finale.