Creare un DDT di vendita con il wizard in SamBooks

Il wizard «Nuovo DDT» crea la bolla di accompagnamento merci partendo da uno o più ordini di vendita, oppure da zero, in tre passaggi guidati.

A cosa serve

Il DDT (documento di trasporto, comunemente chiamato anche bolla) accompagna la merce che spedisci a un cliente. In SamBooks lo crei con un unico wizard: puoi farlo partire da uno o più ordini di vendita già confermati, per evadere la merce che devi ancora spedire, oppure compilarlo manualmente senza passare da un ordine. In entrambi i casi il documento nasce in bozza, senza numero: diventa definitivo — con numerazione e scarico di magazzino — solo quando lo emetti.

Prima di iniziare

• Per creare un DDT da ordine serve almeno un ordine di vendita confermato (o già evaso in parte) con righe di merce non ancora spedite per intero. Se l'ordine ha resa franco (trasporto a tuo carico) e non ha ancora un mandato di carico attivo, il wizard te lo segnala e ti lascia crearlo al volo, senza uscire dalla creazione del DDT.
• Per un DDT manuale ti basta un cliente in rubrica (puoi crearne uno nuovo anche mentre compili il wizard) e almeno un articolo o una riga descrittiva da spedire.
• Puoi creare ed emettere un DDT con ruolo Gestore o Amministrativo. Con il ruolo Visualizzatore vedi l'elenco dei DDT ma non trovi il pulsante per crearne uno.
• Se la tua azienda è in regime forfettario, questa sezione non compare nel menu.

Come si fa, passo per passo

1. Apri il wizard

Vai su DDT di vendita dal menu di sinistra e premi Nuovo DDT in alto a destra. Si apre un wizard a tre passi: Sorgente & righe, Trasporto, Riepilogo.

2. Scegli la sorgente: da uno o più ordini, oppure manuale

In cima al primo passo trovi due pulsanti: Da ordine e Manuale.

Da ordine — Cerchi l'ordine (o gli ordini) da evadere con i filtri Numero, Cliente e Periodo, poi lo selezioni con la casella di spunta nell'elenco. Puoi selezionare più ordini insieme, ma solo se hanno lo stesso cliente e la stessa destinazione: il primo ordine che spunti fissa il vincolo, e ogni altro ordine con cliente o indirizzo di consegna diverso resta disabilitato (il messaggio al passaggio del mouse te lo spiega). Se un ordine è a porto franco e non ha ancora un mandato di carico attivo, nella colonna Mandato compare la scritta rossa «Mandato mancante»: cliccandola apri subito il wizard per creare il mandato, senza perdere quello che hai già compilato nel DDT.

Una volta scelti gli ordini, sotto compare Righe da evadere: una riga espandibile per ogni ordine, che mostra per ciascun articolo quanto resta ancora da spedire, i pezzi per collo, il tipo di collo, colli/peso/volume calcolati dai dati logistici dell'articolo, e la casella «Da evadere» dove indichi quanto stai spedendo adesso (di default l'intero residuo). Solo le righe di merce compaiono qui: le righe servizio o libere di un ordine misto si fatturano direttamente dall'ordine, non passano dal DDT.

Manuale — Scegli il cliente dalla rubrica (o creane uno nuovo con «Crea cliente» in fondo all'elenco), poi facoltativamente il sezionale, il magazzino di partenza — uno solo per l'intero DDT, perché un documento di trasporto ha un'unica origine — e l'indirizzo di consegna. Aggiungi le righe: solo articoli dal catalogo o righe libere con descrizione, mai servizi, perché il DDT accompagna merce fisica. Ogni riga chiede anche l'unità di misura (obbligatoria), il prezzo e gli sconti: non contano per il documento di trasporto in sé, ma restano agganciati alla riga per quando la fattura differita erediterà questi importi (vedi più sotto). Chiudi il passo con l'eventuale sconto di chiusura e le spese di trasporto: se indichi un imponibile con IVA a zero, il gestionale ti chiede anche la natura IVA, altrimenti blocca l'avanzamento.

3. Trasporto e documento

Nel secondo passo trovi la causale di trasporto — Vendita (il valore di partenza), Reso, Conto visione, Conto lavorazione, Conto deposito, Trasferimento, Riparazione, Omaggio, Sostituzione in garanzia, oppure «Altro…» con testo libero. Solo un DDT con causale Vendita potrà poi confluire in una fattura differita (vedi più sotto). Accanto scegli la resa (Non specificato, Franco, Assegnato); se hai selezionato ordini, arriva già compilata dal primo ordine scelto.

Sotto scegli se il trasporto è Conto proprio (mezzo e autista tuoi) o affidato a un Vettore cercato in rubrica; scegliendo il vettore puoi aggiungere targa del mezzo, targa del rimorchio, conducente e data/ora di inizio trasporto — tutti campi facoltativi.

Nella sezione Documento imposti la data del DDT (vuota = oggi), il sezionale — solo nel ramo «da ordine», perché in manuale l'hai già scelto al passo 1 — l'aspetto dei beni (una descrizione libera facoltativa di come si presenta la merce) e le note.

4. Riepilogo, calcolo di peso e colli, creazione

Nell'ultimo passo rivedi cliente/ordini, causale e data, poi arrivi ai totali: numero di colli, peso lordo e — solo se stai evadendo un ordine — il volume.

• Da ordine: i totali si calcolano da soli, sommando i dati logistici degli articoli alle quantità che hai scelto di evadere; li vedi aggiornarsi mentre modifichi le quantità nel passo precedente.
• Manuale: premi Calcola peso/colli per far proporre colli e peso lordo dagli articoli in riga (serve che le righe abbiano un articolo collegato); in questo ramo il volume non è un campo disponibile.

In entrambi i casi puoi correggere colli, peso e volume a mano: appena tocchi un campo, il ricalcolo automatico non lo sovrascrive più. Se li lasci vuoti, il gestionale valorizza comunque queste voci a partire dai dati logistici, quando possibile — così come il peso netto che vedrai nel dettaglio, non richiesto qui, che il gestionale calcola da solo (solo per i DDT da ordine) se i tuoi articoli hanno un peso netto unitario in anagrafica.

Premi Crea DDT: il documento nasce in bozza, senza numero, e il suo dettaglio si apre subito.

Colli, peso, volume e aspetto dei beni: verificali prima di confermare

Prima di premere «Crea DDT», controlla bene questi quattro valori: una volta creato il DDT, colli, peso, volume e aspetto dei beni non si possono più correggere dall'interfaccia — nemmeno mentre il documento è ancora in bozza. Il dettaglio li mostra, ma non c'è un pulsante «Modifica» per loro come invece c'è per il trasporto. Anche l'indirizzo di consegna resta quello scelto in fase di creazione. Se te ne accorgi dopo, l'unica strada è eliminare il DDT — se è ancora bozza — o annullarlo — se è già emesso — e ricrearlo da capo.

Restano invece sempre modificabili, con il pulsante Modifica nel riquadro Trasporto del dettaglio: vettore, targa, targa rimorchio, conducente e data/ora di trasporto, anche su un DDT già emesso. Causale e resa restano modificabili finché il DDT è in bozza, ma diventano di sola lettura una volta emesso, perché a quel punto sono dati strutturali di un documento già numerato.

Dall'emissione allo scarico di magazzino

Un DDT in bozza non muove ancora il magazzino e non ha un numero definitivo. Dal suo dettaglio, premi Emetti: compare una conferma esplicita, «Emettere il DDT?», che avvisa che il documento verrà numerato definitivamente e il magazzino verrà scaricato, e che l'evasione dell'ordine collegato avanzerà — puoi comunque annullare l'emissione in seguito. Confermi e il DDT passa da Bozza a Emesso.

Dopo l'emissione puoi ancora premere Annulla: storna il movimento di magazzino e il documento non è più utilizzabile, ma resta consultabile. Prima dell'emissione, su una bozza, trovi invece Elimina: la elimina definitivamente, senza possibilità di recupero.

Una volta emesso — o anche già fatturato — puoi premere Richiedi conferma: SamBooks invia al destinatario un'email con un link, senza bisogno di credenziali, dove conferma la ricezione della merce e può allegare il DDT controfirmato. In alternativa, se il cliente te lo comunica altrimenti, premi tu Conferma consegna per registrarlo manualmente.

Scaricare il PDF del DDT

Dal dettaglio, il pulsante Scarica PDF apre un menu con due opzioni: PDF standard (senza importi), il documento di trasporto classico, e PDF con importi (sostituisce lo scontrino), che aggiunge prezzi e totali e vale come documento alternativo allo scontrino fiscale. Puoi scaricare entrambe le versioni quante volte vuoi, anche su un DDT già emesso o fatturato.

Il collegamento con la fattura differita TD24

Un DDT con causale Vendita, una volta emesso, resta in attesa di essere fatturato: non genera nulla di fiscale finché non lo raggruppi, insieme agli altri DDT dello stesso cliente e dello stesso mese, in un'unica fattura differita TD24 dall'area Fatture. È per questo che prezzo e sconti di ogni riga — anche se il PDF standard del DDT non li mostra — contano comunque: la fattura differita li eredita così come li hai lasciati sul DDT, o dal listino del cliente se non li hai toccati. Le altre causali (Reso, Conto lavorazione, Trasferimento…) non entrano nella fatturazione differita: restano DDT non traslativi, senza controparte fiscale automatica. Quando un DDT confluisce in una TD24 passa allo stato Fatturato, e da lì in poi non è più eliminabile né annullabile dal suo dettaglio.

Chiedilo a Sam

Puoi ottenere lo stesso risultato scrivendo a Sam, ad esempio: «Crea un DDT dall'ordine 145 di Rossi Srl con tutta la merce residua» oppure «Fammi un DDT manuale per il cliente Bianchi con 20 pezzi dell'articolo ABC123, causale Vendita». Sam può anche emettere il DDT, scaricarti il PDF — digli se lo vuoi con o senza importi — e aggiornare vettore, targhe, conducente o data di trasporto su un DDT già creato, anche dopo l'emissione.

Se qualcosa non va

• «Un DDT ha un solo cliente e una sola destinazione»: stai provando a selezionare insieme ordini di clienti diversi, o con indirizzi di consegna diversi. Crea DDT separati per ciascuna destinazione.
• «Ordine porto-franco senza mandato»: l'ordine scelto è a porto franco e non ha ancora un mandato di carico. Clicca sulla scritta «Mandato mancante» per crearlo al volo, oppure crealo prima dalla sezione Spedizioni.
• Hai sbagliato colli, peso, volume o aspetto dei beni su un DDT già creato: non c'è correzione dall'interfaccia. Se è ancora bozza, eliminalo e rifallo; se è già emesso, annullalo e ricrea il DDT.
• Il DDT non compare tra quelli fatturabili in differita: controlla che sia emesso (non basta la bozza) e che la causale sia Vendita — le altre causali non alimentano la fatturazione differita.
• Il pulsante «Nuovo DDT» non c'è: probabilmente hai il ruolo Visualizzatore, oppure l'azienda è in regime forfettario, dove l'area DDT resta bloccata.

Domande frequenti

Come faccio un DDT da un ordine? Apri DDT di vendita, poi Nuovo DDT, lascia il toggle su «Da ordine», cerca e seleziona l'ordine, indica le quantità da evadere (di default tutto il residuo), completa trasporto e riepilogo, quindi Crea DDT.

Posso fare un DDT che raggruppa più ordini dello stesso cliente? Sì: seleziona più ordini nel primo passo. L'unico vincolo è che abbiano lo stesso cliente e la stessa destinazione. Nascerà un solo DDT con le righe di tutti gli ordini scelti.

Posso fare un DDT per due ordini diversi con indirizzi diversi? No: appena selezioni il primo ordine, ogni altro ordine con cliente o indirizzo di consegna diverso resta disabilitato nell'elenco. Servono due DDT distinti.

Come faccio un DDT manuale senza partire da un ordine? Nel primo passo scegli «Manuale», seleziona il cliente, aggiungi le righe di merce e compila trasporto e riepilogo come nel ramo «da ordine».

Perché non riesco a selezionare questo ordine, dice «mandato mancante»? L'ordine è a porto franco (trasporto a tuo carico) e non ha ancora un mandato di carico attivo: senza mandato il DDT non può nascere da lì. Clicca sulla scritta per crearlo al volo.

Quali sono le causali di trasporto disponibili? Vendita (il valore di partenza), Reso, Conto visione, Conto lavorazione, Conto deposito, Trasferimento, Riparazione, Omaggio, Sostituzione in garanzia, più «Altro…» per una causale libera. Solo Vendita rende il DDT fatturabile in differita.

Come calcolo peso e colli del DDT? Se parti da un ordine, si calcolano da soli dai dati logistici degli articoli. In manuale, premi «Calcola peso/colli» nel passo Riepilogo: propone colli e peso lordo dagli articoli in riga — il volume, in manuale, non è disponibile.

Il DDT nasce già numerato? No: nasce sempre in bozza, senza numero. Il numero definitivo arriva solo quando lo emetti, e da quel momento scarica anche il magazzino.

Funzioni correlate

Il DDT nasce spesso dall'evasione di un ordine di vendita: se l'ordine è a porto franco, il mandato di carico si gestisce da Spedizioni e mandati. Una volta emessi, i DDT con causale Vendita confluiscono nella fattura differita TD24.