Riconciliare i codici articolo dei fornitori in SamBooks

Quando un fornitore usa un proprio codice articolo diverso dal tuo, lo colleghi una volta al tuo catalogo: dalla fattura successiva, SamBooks lo riconosce da solo.

A cosa serve

Molti fornitori scrivono sulle righe fattura un codice articolo proprio (il blocco CodiceArticolo della FatturaPA), diverso dal codice interno che usi tu in Anagrafica magazzino. La riconciliazione codici fornitore è la memoria che collega, fornitore per fornitore, quel codice al tuo articolo o servizio: la colleghi una volta — a mano o confermando una proposta automatica — e da quel momento ogni fattura successiva dello stesso fornitore con lo stesso codice si aggancia da sola al tuo catalogo, con il conto di costo proposto di conseguenza. Non è la stessa cosa del codice del fornitore in anagrafica (quello identifica il fornitore stesso su un gestionale esterno): qui si parla del codice che il fornitore mette sulle righe delle sue fatture.

Prima di iniziare

• Serve un fornitore già censito e almeno un articolo o un servizio nel catalogo (Anagrafica magazzino) a cui agganciare il codice.
• Riconciliare — confermare, modificare o eliminare una mappa — richiede il ruolo Gestore o Amministrativo sull'azienda: il gate è quello generico delle fatture passive, quindi Visualizzatore e Logistica non possono usarla, nemmeno solo per vedere una proposta.

Come si fa, passo per passo

1. Da dove arriva il codice del fornitore

Il codice articolo di una riga arriva da uno dei canali con cui ricevi o crei una fattura passiva: la ricezione automatica via SDI (il codice è nell'XML), il form manuale "Nuova fattura passiva" (un campo Codice inline accanto a ogni riga, editabile), il caricamento di un XML/.p7m, o l'OCR di un PDF/foto. Qualunque sia il canale, se il documento riporta un codice articolo del fornitore su una riga, SamBooks lo registra insieme alla riga.

2. La prima fattura con un codice nuovo: la proposta automatica

Alla creazione della fattura passiva — da SDI, manuale, XML o OCR — SamBooks prova subito a far corrispondere ogni codice fornitore trovato con un articolo o un servizio del tuo catalogo (per codice simile o descrizione). Se trova un candidato plausibile, registra una proposta non ancora confermata; se non trova nulla, il codice resta comunque visibile, senza proposta. In entrambi i casi non blocca né rallenta la creazione della fattura: la riconciliazione è un passo successivo, facoltativo mentre lavori.

3. Confermare (o correggere) la riconciliazione dal dettaglio fattura

Apri la fattura passiva (Fatture di acquisto) e resta sulla tab Dettagli. Sotto ogni riga che porta un codice fornitore trovi un piccolo riquadro con il codice e, secondo il caso: se c'è una proposta, un badge IA con la percentuale di confidenza e il bottone Conferma proposta; se non c'è, il bottone Riconcilia. Premendolo, si apre il dialog Riconcilia codice fornitore: il Codice del fornitore è già precompilato e bloccato (arriva dalla riga reale), scegli — o correggi — il Nostro articolo o servizio dal combobox (su alcuni piani puoi anche creare l'articolo o il servizio al volo con "+ Crea articolo"/"+ Crea servizio", senza uscire dal dialog). Premi Conferma: la riga si aggancia subito al catalogo scelto, e il conto di costo dell'articolo o servizio si propone in automatico su quella riga, se non ne aveva già uno confermato a mano.

4. Gestire tutte le mappe di un fornitore in un solo posto

Vai in Fornitori, apri la scheda del fornitore e cerca la tab Codici articolo: elenca tutte le mappe codice→articolo/servizio di quel fornitore, con un badge Confermata o Da confermare (con badge IA se è una proposta automatica non ancora rivista) e, per ognuna, l'articolo o servizio a cui punta. Da qui puoi anche creare una mappa nuova senza partire da una fattura — utile se conosci già la corrispondenza in anticipo — premendo Riconcilia codice: stavolta il campo Codice del fornitore è libero, non bloccato. Ogni riga ha le icone Modifica ed Elimina.

5. Le fatture successive si risolvono da sole

Da quando una mappa è Confermata, ogni nuova fattura dello stesso fornitore con lo stesso codice si aggancia in automatico all'arrivo, che sia via SDI o manuale: nessun clic, nessuna proposta da confermare. La riga arriva già collegata al tuo articolo o servizio, con il conto di costo proposto (badge IA, da accettare o correggere come ogni altro conto suggerito — non si registra da solo). Questo vale solo se la riga non ha già un collegamento impostato a mano: la riconciliazione automatica non sovrascrive mai una scelta che hai fatto tu. È il motivo per cui riconciliare un fornitore ricorrente conviene: il lavoro fatto una volta si ripaga a ogni fattura successiva, senza doverlo rifare.

6. Eliminare una riconciliazione

Dalla tab Codici articolo del fornitore, l'icona Elimina rimuove la mappa, con conferma ("Vuoi eliminare la riconciliazione del codice «…»? Il codice tornerà da riconciliare"). Da quel momento il codice torna da riconciliare: la prossima fattura con lo stesso codice genera di nuovo una proposta (o nessuna, se non c'è un match automatico), non un aggancio silenzioso — puoi correggere una mappa sbagliata così, senza lasciare in giro un collegamento errato.

Chiedilo a Sam

Le stesse operazioni funzionano in chat: "riconcilia il codice ABC-123 del fornitore Rossi Srl con l'articolo ART-004", "quali codici del fornitore Rossi Srl sono ancora da riconciliare?", "elimina la riconciliazione del codice ABC-123 per il fornitore Rossi Srl", "che corrispondenza propone SamBooks per il codice XYZ del fornitore Bianchi?". Sam ha gli stessi strumenti del form — confermare, eliminare, proporre e listare le riconciliazioni — e le mutazioni restano annullabili dalla cronologia AI.

Se qualcosa non va

• Non vedi nessun riquadro codice fornitore su una riga: compare solo se quella riga porta davvero un codice articolo del fornitore (dato presente nell'XML o riconosciuto dall'OCR); se il documento non lo riporta, non c'è nulla da riconciliare per quella riga.
• 403 mentre provi a riconciliare: serve il ruolo Gestore o Amministrativo; Visualizzatore e Logistica non possono farlo, nemmeno solo per vedere una proposta.
• Il conto non è ancora sulla scrittura contabile: la riconciliazione propone il conto di costo, ma resta un suggerimento — va accettato o corretto prima della registrazione in prima nota, come ogni altro conto proposto dall'AI.
• Un codice riconciliato per sbaglio con l'articolo sbagliato: elimina la mappa (punto 6) e riconciliala di nuovo con il target corretto — l'eliminazione è idempotente e non tocca le fatture già registrate.

Domande frequenti

Devo riconciliare ogni singola fattura? No: solo il primo codice nuovo di un fornitore richiede un clic. Una volta confermato, ogni fattura successiva con lo stesso codice si aggancia da sola.

Cosa succede se lo stesso codice del fornitore corrisponde in realtà a due articoli diversi nel tempo? La mappa è unica per la coppia fornitore+codice: se il fornitore ha cambiato la corrispondenza, elimina la vecchia mappa (punto 6) e crea quella nuova — le fatture già riconciliate con la mappa precedente non cambiano.

La riconciliazione registra automaticamente la fattura in contabilità? No: collega solo l'articolo/servizio e propone il conto di costo. La registrazione in prima nota resta un passo separato, con la tua conferma.

Riconciliare un codice funziona anche per le fatture arrivate via SDI, non solo per quelle manuali? Sì: il meccanismo è identico qualunque sia il canale di ingresso della fattura — SDI, XML, manuale o OCR.

Funzioni correlate

• Registrare una fattura di acquisto: dove nascono le righe con il codice del fornitore da riconciliare.
• Gestione fornitori: dove vive la tab Codici articolo con tutte le mappe di un fornitore.
• Gestire l'anagrafica magazzino: dove crei gli articoli e i servizi a cui agganciare i codici dei fornitori.