Configurare le RiBa e presentare la distinta in banca in SamBooks
15 min lettura
Attiva le RiBa sul conto della banca, completa ABI e CAB dei clienti e presenta la distinta dallo Scadenzario, con il file CBI da caricare nell'home banking.
Parte 1 di 3 del percorso RiBa. Qui prepari il conto e presenti la distinta. Dopo vengono la parte 2 su esiti, insoluti, richiami e annulli e la parte 3 sui movimenti della banca, cioè accredito, anticipo e riaddebito.
A cosa serve
Con le ricevute bancarie chiedi alla tua banca di incassare per te le fatture dei clienti alla loro scadenza. In SamBooks il lavoro si divide in due tempi. Una volta sola configuri il conto su cui presenti le RiBa, le regole valide per tutta l'azienda e la banca di ogni cliente. Poi, ogni volta che vuoi mandare in banca un gruppo di scadenze, le selezioni nello Scadenzario e premi Presenta in banca.
A quel punto SamBooks crea la distinta, registra in contabilità il passaggio delle scadenze al conto effetti e scarica il file da caricare nell'home banking. È un file di testo nel tracciato CBI delle RiBa (CBI-RIB-001). SamBooks non lo spedisce alla banca: lo carichi tu.
Prima di iniziare
- Il conto della banca esiste già fra i conti di liquidità, è di tipo Banca e ha un IBAN italiano, perché ABI, CAB e numero di conto della tua banca si ricavano da lì. Se manca, crealo seguendo Gestire i conti di liquidità.
- Hai il codice SIA che la banca ha assegnato alla tua azienda.
- Le fatture da presentare hanno le loro scadenze nello Scadenzario. Di solito la modalità di pagamento è la RiBa (MP12); con un'altra modalità SamBooks ti avvisa ma non ti ferma.
- Nei clienti ci sono codice fiscale o partita IVA e l'indirizzo completo di CAP, comune e provincia: senza questi dati il file non si genera.
Come si fa, passo per passo
1. Attiva le RiBa sul conto della banca
Apri Banca dal menu di sinistra, vai in Conti di liquidità e premi Modifica sul conto della banca. Nella finestra Modifica conto passa alla scheda RiBa e affidamenti. Se stai creando un conto nuovo, la scheda mostra «Salva il conto per configurare RiBa e affidamenti.»: premi prima Crea conto e poi riapri il conto in modifica.
Nella card Questo conto fai così.
- Accendi Presento RiBa su questo conto. Finché resta spento la card non mostra gli altri campi e il conto non compare fra le banche a cui presentare le distinte.
- Scegli il Regime. Le tre possibilità sono spiegate più sotto, con un esempio ciascuna.
- Scrivi il Codice SIA, cinque caratteri tra lettere e cifre.
- Compila i campi che il regime richiede. Il Castelletto compare solo nei due regimi salvo buon fine; Giorni di maturazione e Percentuale di anticipo compaiono solo con l'accredito subito.
- Se la banca ti addebita delle spese, indica Commissione per effetto e Commissione per insoluto, in euro per ogni effetto.
- Lascia vuoti Conto effetti e Conto anticipi se vuoi che SamBooks li crei da sé. Se preferisci usare conti che hai già, scegli un conto del gruppo 1.25.05 per gli effetti e uno del gruppo 2.15.20 per gli anticipi. Il conto anticipi serve solo nel regime con accredito subito.
Nella stessa card trovi anche il Fido di cassa, cioè lo scoperto che la banca ti concede sul conto: lascialo vuoto se non ce l'hai.
Premi Salva nella card. Compare «Condizioni del conto salvate.» e, per ogni conto creato in automatico, un messaggio che comincia con «Creato il conto» e ne riporta codice e nome. Nei regimi salvo buon fine il riquadro Castelletto alla data di oggi mostra quanto ne hai Utilizzato e quanto è ancora Disponibile; se non hai indicato un castelletto leggi «Nessun castelletto impostato su questo conto.».
Finché sul conto ci sono effetti in banca non puoi cambiare il regime né i conti collegati, e non puoi spegnere le RiBa.
2. Imposta le regole valide per tutta l'azienda
Nella stessa scheda, la card Per tutta l'azienda vale per tutti i conti.
L'opzione Raggruppa nello stesso effetto le scadenze dello stesso cliente, stessa data e stessa banca è accesa di partenza: un cliente con più scadenze nello stesso giorno riceve una sola RiBa. Spegnila se vuoi un effetto per ogni scadenza.
Se la tua azienda ha l'Autorizzazione al bollo virtuale, compila Provincia (la sigla di due lettere), Numero (al massimo 10 caratteri) e Data. Vanno indicati tutti e tre o nessuno. Premi Salva: compare «Impostazioni RiBa dell'azienda salvate.».
3. Indica la banca di ogni cliente
La tua banca presenta la RiBa alla banca del cliente, quindi il file vuole ABI e CAB di quella banca. Apri la scheda del cliente, passa alla scheda Pagamento e compila il gruppo Banca per le RiBa, con ABI e CAB di cinque cifre ciascuno e il Nome della banca, al massimo 120 caratteri. I dati li trovi sulla carta intestata del cliente, oppure glieli chiedi. Il gruppo c'è solo nei clienti, perché ai fornitori non si presentano RiBa. Come si apre e si modifica un cliente lo spiega Gestione clienti.
Se te ne accorgi solo al momento della distinta, puoi completare la banca anche nell'anteprima, come vedi al passo 5.
4. Scegli le scadenze da presentare
Apri Scadenzario dal menu e resta nella scheda Scadenze. Con i filtri Stato (per esempio «A scadere»), Modalità di pagamento e Controparte trovi le scadenze che ti servono; poi spunta la casella di ogni riga da presentare. Compare una barra con il numero delle righe scelte, per esempio «4 scadenze selezionate», e i pulsanti Presenta in banca e Deseleziona.
Se Presenta in banca è spento, passa il mouse sul pulsante per leggere il motivo. I motivi possibili sono tre: «Si presentano in banca solo gli incassi: tra le righe scelte c'è una scadenza passiva.», «Tra le righe scelte c'è una scadenza già in banca.» e «Tra le righe scelte c'è una scadenza senza residuo da incassare.». Togli la spunta da quella riga e il pulsante si accende.
Approfondimento: Scadenzario e partite aperte.
5. Controlla l'anteprima e conferma
Premi Presenta in banca. Nella finestra che si apre controlli la distinta prima di presentarla.
- Conto della banca: SamBooks propone il conto dell'IBAN indicato sulla scadenza, altrimenti il conto predefinito, altrimenti il primo con le RiBa attive. Una riga ti dice quale criterio ha usato, per esempio «Proposto il conto predefinito.». Puoi scegliere un altro conto, purché abbia le RiBa attive.
- Data di presentazione: il giorno in cui consegni gli effetti alla banca.
- Già presentata dall'home banking: spuntala se la distinta l'hai già mandata dall'home banking. SamBooks la registra senza generare il file.
L'anteprima elenca gli effetti con la loro scadenza e la banca del cliente (se manca leggi «Banca del cliente non indicata») e chiude con Totale, Bollo, Commissioni stimate e il castelletto disponibile prima e dopo la presentazione. Se qualcosa impedisce di presentare, il messaggio compare nell'anteprima e il pulsante di conferma resta spento; spesso accanto c'è il campo per correggere il dato senza uscire. Tutti i casi sono raccolti più sotto, in «Cosa blocca la presentazione e come si corregge».
Quando non ci sono più blocchi premi Presenta N effetti, dove N è il numero di effetti. Con il raggruppamento acceso il numero può essere più basso delle scadenze scelte. Compare «Distinta n. 12 presentata» (il numero conta le distinte dell'anno) e il browser scarica il file.
6. Carica il file nell'home banking
Apri l'home banking della banca su cui hai presentato e carica il file nella funzione per l'invio delle RiBa. Se il file non è partito, la finestra te lo dice con «La distinta è presentata, ma il file non si è scaricato.»: lo riprendi dalla scheda Distinte effetti con Scarica di nuovo il file, ed è identico a quello della presentazione.
Approfondimento: quando la banca ti manda gli esiti, o un effetto torna indietro, prosegui con la parte 2.
I tre regimi, con un esempio
Il regime dice quando la banca ti accredita i soldi. In tutti e tre gli esempi presenti il 10 marzo un effetto da 6.100 € del cliente Officine Brentella Srl, che scade il 30 aprile.
Dopo incasso. La banca accredita quello che il cliente ha pagato, e solo dopo che l'ha pagato. Non c'è castelletto: i 6.100 € arrivano sul conto dopo il 30 aprile, se il cliente paga.
Salvo buon fine, accredito alla scadenza. La banca ti concede un castelletto, cioè un fido sugli effetti presentati; mettiamo 40.000 €. Alla presentazione l'anteprima ti mostra il castelletto disponibile che scende da 40.000 € a 33.900 €. Il 30 aprile la banca accredita 6.100 €, salvo buon fine: se la RiBa torna insoluta, li riaddebita.
Salvo buon fine, accredito subito. La banca ti anticipa una parte dell'importo appena presenti la distinta. Con una percentuale di anticipo dell'80% ti accredita 4.880 € alla presentazione: è un anticipo da restituire. Con 10 giorni di maturazione l'anticipo si considera maturato il 10 maggio, dieci giorni dopo la scadenza. Questo è l'unico regime che usa il conto anticipi.
Approfondimento: come si registrano in SamBooks accredito, anticipo e riaddebito sui movimenti della banca lo spiega la parte 3.
Cosa blocca la presentazione e come si corregge
Questi problemi fermano la distinta finché non li risolvi.
- Il conto non è pronto. Se il messaggio dice che sul conto la RiBa non è attiva, o che il conto non ha il conto effetti, accendi Presento RiBa su questo conto e salva: il conto effetti nasce con l'attivazione. Il link Apri i conti di liquidità apre il conto direttamente sulla scheda RiBa e affidamenti. Se il messaggio dice che il conto non ha un IBAN italiano, correggi l'IBAN del conto.
- Manca il codice SIA. Scrivilo nel campo Codice SIA dell'anteprima e premi Salva sul conto: compare «Codice SIA salvato sul conto.».
- Manca la banca del cliente, o ABI e CAB non hanno cinque cifre. Correggili nella riga dell'effetto. Con Salva come predefinita del cliente la banca resta anche nell'anagrafica, così la prossima volta non la riscrivi.
- Mancano codice fiscale o partita IVA del cliente. Scrivi il Codice fiscale del cliente e premi Salva nel cliente.
- Il cliente non ha indirizzo, CAP, comune o provincia. Il link Apri il cliente porta alla sua scheda. Se invece mancano dati della tua azienda, il link è Apri i dati dell'azienda.
- La scadenza non si può presentare. In RiBa vanno solo le scadenze da incassare, aperte, in euro, con un importo e con un cliente in anagrafica. Una scadenza già dentro un effetto in banca, o già pagata, non si presenta di nuovo. Se il messaggio dice che da incassare c'è più della rata, la differenza viene da documenti collegati alla fattura, come una nota di debito: incassala a parte o sistema la rata nello Scadenzario.
Con Già presentata dall'home banking i controlli del file non si fanno, perché il file non serve.
Altri messaggi sono solo avvisi e non bloccano. SamBooks ti avvisa se una scadenza cade a meno di 10 giorni dalla presentazione, perché la banca potrebbe non lavorarla in tempo, e se la modalità di pagamento della scadenza non è MP12 (RiBa). Anche il castelletto superato è un avviso.
Dopo la presentazione: la scheda Distinte effetti
Nella scheda Scadenze le righe presentate mostrano il badge «In banca» con il numero della distinta, per esempio «Distinta n. 12», e non offrono più Registra incasso. Per vederle tutte scegli «In banca» nel filtro Stato.
La scheda Distinte effetti dello Scadenzario si apre con una card per ogni banca con la RiBa attiva. La card mostra Fido di cassa, Castelletto, Utilizzato e Disponibile, e ti dice se il conto degli effetti torna con la contabilità: leggi «Quadra con la contabilità» oppure «Non quadra con la contabilità» con la differenza, e da Vedi i movimenti del conto controlli le scritture. Condizioni RiBa del conto riapre le impostazioni del conto. Nella card compaiono anche gli effetti scaduti senza esito e l'avviso «Castelletto superato: è un avviso, non blocca le presentazioni.».
Nella scheda c'è poi l'elenco delle distinte, che puoi filtrare per Banca, con le colonne Distinta, Banca, Data, Effetti, Totale e Stato («Presentata» o «Annullata»). Aprendo una distinta vedi gli effetti con Cliente, Ricevuta, Scadenza, Importo, Esito, Stato e Ultimo evento. Da qui premi Scarica di nuovo il file. Una distinta registrata come già presentata, o annullata, non ha un file: il pulsante resta spento con «Questa distinta non ha un file da scaricare.».
Se non hai ancora attivato le RiBa su nessun conto, la scheda mostra «Nessun conto con la RiBa attiva» e il pulsante Configura la RiBa in Banca.
Approfondimento: nella stessa finestra di dettaglio ci sono Registra insoluto, Richiama e Annulla distinta, spiegati nella parte 2.
RiBa già presentate prima di SamBooks
Gli effetti che avevi già in banca quando sei passato a SamBooks, e che la banca non ha ancora accreditato, non passano dalla finestra Presenta in banca: non c'è una schermata per registrarli. Puoi chiedere a Sam di registrarli come effetti di apertura, oppure farli entrare nell'importazione dal vecchio gestionale. In entrambi i casi servono prima i clienti in anagrafica, l'apertura dei conti registrata e il conto della banca con le RiBa configurate.
Chi può farlo
La configurazione del conto sta nella sezione Banca; le scadenze, la finestra Presenta in banca e la scheda Distinte effetti stanno nello Scadenzario. Ti servono quindi entrambe le sezioni. Con il permesso di sola lettura consulti tutto e riscarichi il file, ma i pulsanti che scrivono restano spenti. Chi è in regime forfettario non vede lo Scadenzario, quindi non presenta distinte, mentre la sezione Banca resta visibile. I ruoli sono spiegati in Ruoli e permessi.
Chiedilo a Sam
Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questa pagina, già pronte da copiare.
- Attivare le RiBa: «attiva le RiBa sul conto Cassa Rurale Valdinoce con regime salvo buon fine accredito alla scadenza, codice SIA B7K2Q e castelletto di 40.000 €»
- Controllare il castelletto: «quanto castelletto mi resta oggi sul conto Cassa Rurale Valdinoce?»
- Bollo virtuale: «imposta l'autorizzazione al bollo virtuale con provincia BS, numero 4521 e data 12 marzo 2019»
- Banca del cliente: «imposta per le RiBa di Officine Brentella Srl la banca con ABI 05428 e CAB 11101»
- Presentare una distinta: «presenta in banca su Cassa Rurale Valdinoce le scadenze RiBa di aprile di Officine Brentella e Carpenterie Valdinoce»
- Registrare una distinta già mandata: «registra come già presentata dall'home banking la distinta del 10 marzo con le scadenze di aprile di Officine Brentella»
- Riscaricare il file: «riscaricami il file della distinta 12»
- Elencare: «quali distinte ho presentato a marzo e quali effetti sono ancora in banca?»
Le operazioni che scrivono le confermi sempre tu: Sam ti mostra l'anteprima e aspetta il tuo via libera. Il file della distinta te lo dà in chat da scaricare. Una distinta presentata da Sam si annulla dalla cronologia delle azioni finché la banca non ha mosso gli effetti.
Se qualcosa non va
La finestra dice «Nessun conto con le RiBa attive». Nessun conto di tipo Banca ha l'interruttore acceso. Premi Apri i conti di liquidità e accendi Presento RiBa su questo conto nella scheda RiBa e affidamenti.
Il conto non si salva. Il messaggio indica il campo da sistemare. I più comuni sono «Scegli il regime con cui presenti le RiBa.», «Il codice SIA ha 5 caratteri tra lettere e cifre (es. AB12C).», «Indica la percentuale di anticipo.», «Indica i giorni di maturazione.» e «Il castelletto vale solo per i regimi salvo buon fine.». Se hai scelto un conto collegato sbagliato leggi «Scegli un conto del gruppo 1.25.05: questo non ne fa parte.», o lo stesso messaggio con il gruppo 2.15.20 per gli anticipi.
Il cliente non si salva. «L'ABI deve avere esattamente 5 cifre (es. 05428).» e il messaggio gemello per il CAB ti dicono che manca una cifra, spesso lo zero iniziale.
Il file non si è scaricato. La distinta è comunque presentata: riprendi il file dalla scheda Distinte effetti con Scarica di nuovo il file.
Ho presentato la distinta sbagliata. Se il file non è ancora arrivato in banca, annulla la distinta; se è già arrivato, richiama gli effetti. Entrambe le strade sono nella parte 2.
La card della banca dice che non quadra con la contabilità. Premi Vedi i movimenti del conto e cerca la scrittura che non torna. Se la card aggiunge «Il conto degli effetti è in avere: non può esserlo, c'è una scrittura da correggere.», la scrittura sbagliata è sul conto effetti; con «Il conto degli anticipi è in dare» è sul conto anticipi.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra salvo buon fine e dopo incasso? Con il dopo incasso la banca ti accredita solo quello che il cliente ha pagato. Con il salvo buon fine ti accredita alla scadenza, o subito come anticipo, e se la RiBa torna insoluta ti riaddebita l'importo. Gli esempi sono nella sezione sui tre regimi.
Cos'è il castelletto e dove lo imposto? È il fido che la banca ti concede sugli effetti presentati salvo buon fine. Lo scrivi nel campo Castelletto della scheda RiBa e affidamenti del conto, e il riquadro Castelletto alla data di oggi ti dice quanto ne hai usato.
Dove inserisco ABI e CAB della banca del mio cliente? Nella scheda Pagamento del cliente, gruppo Banca per le RiBa. Puoi anche scriverli nell'anteprima della distinta e salvarli con Salva come predefinita del cliente.
Perché il pulsante Presenta in banca è grigio? Fra le righe scelte c'è una scadenza passiva, una già in banca o una senza residuo da incassare. Il motivo esatto compare passando il mouse sul pulsante.
Più fatture dello stesso cliente finiscono in una sola RiBa? Sì, se scadono lo stesso giorno, sono appoggiate alla stessa banca e il raggruppamento è acceso nella card Per tutta l'azienda. Se lo spegni, ogni scadenza diventa un effetto a sé.
Ho già mandato la distinta dall'home banking: come la registro? Seleziona le stesse scadenze, premi Presenta in banca e spunta Già presentata dall'home banking. SamBooks registra la distinta senza generare il file.
Dove metto l'autorizzazione al bollo virtuale? Nella card Per tutta l'azienda della scheda RiBa e affidamenti di un qualsiasi conto: provincia, numero e data, tutti e tre insieme.
Come cambio il conto effetti o il conto anticipi? Nella card Questo conto scegli un altro conto del gruppo giusto e salva. Finché il conto ha effetti in banca la modifica non è possibile.
Posso riscaricare il file di una distinta già presentata? Sì, dal dettaglio della distinta nella scheda Distinte effetti con Scarica di nuovo il file. Il file è identico a quello della presentazione.
Posso stampare la distinta? SamBooks non ha una stampa della distinta. Produce il file per l'home banking, e il dettaglio della distinta resta consultabile nella scheda Distinte effetti.
Continua a leggere
- Parte 2: esiti, insoluti, richiami e annulli delle RiBa: importare gli esiti della banca, registrare un insoluto, richiamare un effetto, annullare una distinta.
- Parte 3: RiBa e movimenti bancari: accredito, anticipo e riaddebito abbinati ai movimenti dell'estratto conto.