Importare i dati dal vecchio gestionale in SamBooks

Porti la contabilità della tua azienda dentro SamBooks caricando l'export del gestionale che usavi prima: clienti, fornitori, piano dei conti, prima nota, scadenze e cespiti. Sam legge i file, riconcilia i conti e ricostruisce bilancio, registri e scadenze.

A cosa serve

Quando arrivi da un altro gestionale (Contabilità in Cloud, TeamSystem, Zucchetti, Mexal…) non devi ricominciare da zero: esporti i dati dal vecchio sistema e li carichi qui. SamBooks li importa nella contabilità della tua azienda, così trovi storico, saldi, scadenze e anagrafiche già pronti.

Prima di iniziare

• Devi essere Gestore o Amministrativo dell'azienda.
• Tieni a portata di mano l'export del tuo gestionale precedente: CSV o Excel per i dati contabili, XML/ZIP per le fatture. Quasi tutti i gestionali hanno una voce «Esporta» o «Backup».
• Non devi preparare tutto in una volta: puoi caricare una sezione oggi e le altre più avanti. Ogni sezione è indipendente.

Dove si trova

Ci sono due strade per arrivare alla pagina di importazione — usa quella che preferisci:

• Dalla schermata iniziale (Dashboard): appena entri, in alto trovi il riquadro «Primi passi in SamBooks». Cerca la riga «Importa i dati dal vecchio ERP» e clicca «Carica file».
• Dal menu a sinistra: Impostazioni → Azienda → Dati, riquadro «Importazione dati», e clicca «Importa dati» (oppure «Nuova importazione» se ne hai già avviata una).

In entrambi i casi si apre la pagina «Importa i dati dal gestionale precedente».

In alto, se vuoi, indica il «Gestionale di provenienza» (es. Contabilità in Cloud): è solo un'etichetta che ti aiuta a ritrovare l'importazione nello storico «Le tue importazioni».

Le quattro sezioni (ordine consigliato)

La pagina è divisa in quattro sezioni numerate. L'ordine è consigliato, non obbligatorio: ogni sezione ha il suo bottone «Importa» e processa solo i propri documenti. Per ogni voce clicca «Carica» e scegli il file corrispondente (puoi caricarne anche più di uno). Il tipo di documento lo dichiari tu scegliendo la riga giusta: così Sam non deve indovinare cos'è il file, deve solo leggere e mappare le colonne. I file si salvano da soli appena li aggiungi.

1. Anagrafiche

Clienti e fornitori. Si caricano per primi perché servono ad agganciare conti, movimenti e scadenze.

• Anagrafica clienti — denominazione, P.IVA o codice fiscale, indirizzo, PEC, codice destinatario SDI, IBAN. Una riga per cliente.
• Anagrafica fornitori — denominazione, P.IVA o codice fiscale, indirizzo, PEC, IBAN. Una riga per fornitore.

I nominativi nuovi si aggiungono a quelli esistenti; gli eventuali duplicati vengono segnalati. Quando hai caricato i file, clicca «Importa anagrafiche».

2. Piano dei conti + Prima nota

Questi due si importano insieme: la riconciliazione incrocia i movimenti con i conti per capire quali conti usi davvero e abbinarli al piano dei conti SamBooks.

• Piano dei conti — codice conto, descrizione, tipo (patrimoniale o economico). Puoi caricare anche solo i conti che usi davvero, non per forza l'intero piano.
• Movimenti di prima nota — tutte le registrazioni: data, numero, conto, dare/avere (o importo firmato), causale, controparte, riferimento documento. Serve la lista completa, inclusi i movimenti recenti: è la base da cui SamBooks ricostruisce bilancio, registri IVA e scadenze, e da cui ricava automaticamente gli esercizi contabili. Se l'export è diviso in più file, caricali tutti qui: vengono uniti.

⚠️ Il libro giornale deve essere COMPLETO. Esportalo dall'inizio dell'attività fino a oggi, con tutte le registrazioni — comprese quelle più recenti e quelle che il tuo gestionale tiene come «provvisorie» o «non contabilizzate» (alcuni programmi le mettono in un elenco separato: includile, oppure segnalacelo). È proprio questa completezza che fa quadrare esattamente i saldi — banca, clienti, fornitori — con la tua contabilità: se manca anche solo qualche registrazione, i conti non tornano.

Il bottone «Importa piano dei conti e prima nota» si attiva quando hai caricato entrambi.

3. Partite aperte e cespiti

Meglio dopo le anagrafiche, così le scadenze si agganciano ai clienti e fornitori già importati.

• Partite aperte clienti (scadenze attive) — le fatture dei tuoi clienti ancora da incassare: controparte, documento, importo, scadenza. Un file di soli clienti.
• Partite aperte fornitori (scadenze passive) — le fatture dei tuoi fornitori ancora da pagare. Un file di soli fornitori.
• Movimenti cespiti o libro cespiti — descrizione, data di acquisto, costo storico, aliquota, fondo ammortamento. Il file viene letto e te lo mostriamo nell'anteprima («Cespiti: N»), ma oggi l'importazione non lo trasforma da sola in schede cespite: i beni si inseriscono dalla pagina Cespiti, oppure lo facciamo noi con l'importazione assistita (in fondo a questa guida).

Clicca «Importa partite aperte e cespiti».

4. Documenti opzionali — puoi saltarla

L'ultima sezione è facoltativa: per la maggior parte delle aziende non serve, puoi ignorarla tranquillamente. Contiene un caricamento libero per i saldi di apertura — usalo solo se non li hai potuti inserire nella sezione 2, il modo normale, spiegato più sotto — i bilanci storici — che recuperiamo noi dalla Camera di Commercio — e lo spazio per allegare fatture o altri documenti, che gestisce direttamente il team SamBooks. In dubbio, lasciala stare e concentrati sulle tre sezioni qui sopra.

Scaricare e usare i modelli di esempio

Per le voci compilabili (clienti, fornitori, piano dei conti, prima nota, partite aperte, cespiti) trovi il link «Scarica esempio»: scarica un modello Excel con le colonne giuste e una riga d'esempio. È il modo più sicuro per non sbagliare il formato: scarica il modello, sostituisci la riga d'esempio con i tuoi dati mantenendo le intestazioni, salva e ricaricalo sulla stessa riga. Non sei obbligato a usarlo — Sam legge anche l'export grezzo del tuo gestionale — ma se un file dà problemi, ripartire dal modello è la soluzione più rapida.

Cosa succede dopo «Importa»

Quando avvii una sezione, SamBooks elabora i file e lo stato passa a «Elaborazione…». A seconda di cosa hai caricato il percorso si divide in due:

• Anagrafiche, partite aperte, cespiti → si apre la finestra «Conferma importazione» con l'anteprima. Ti mostra esattamente cosa abbiamo letto dai file, con il badge «Letto da Sam» (es. «Abbiamo letto: 12 clienti, 5 partite aperte»). Controlla e clicca «Conferma e importa» per scrivere i dati, oppure «Annulla» per rivedere i file.
• Piano dei conti + prima nota → vieni portato alla pagina di Riconciliazione, perché i conti vanno abbinati al piano SamBooks (vedi sotto).

La riconciliazione dei conti

Nella pagina di riconciliazione vedi i conti importati divisi in «Conti movimentati» (hanno movimenti di prima nota) e «Conti non movimentati». Per ogni conto Sam propone l'abbinamento a un conto del piano SamBooks («Proposta Sam»); tu controlli e decidi:

• «Accetta» per confermare la proposta, oppure cerca un altro conto nel menu (puoi filtrare per Attivo, Passivo, Patrimonio, Costi, Ricavi).
• «Crea nuovo conto» se nel piano SamBooks non c'è il conto che ti serve.
• «Ignora» sui conti che non usi (li puoi sempre «Ripristina»).
• «Chiedi a Sam» se hai un dubbio su un conto: te lo spiega in chat.

Sui conti che non muovi nulla puoi usare «Ignora tutti»: i conti senza movimenti vengono ignorati in blocco, non bloccano la finalizzazione e restano ripristinabili singolarmente. I conti già abbinati passano alla scheda «Riconciliato».

Finalizzare l'importazione

Puoi finalizzare solo quando tutti i conti movimentati sono riconciliati (se ne mancano, un avviso ti dice quanti). Nella schermata «Finalizza importazione» c'è un solo interruttore, «Import da una data di taglio (saldi di apertura)»: compare soltanto se hai caricato movimenti di prima nota — è una scelta sul giornale — e va acceso se parti dai saldi a una certa data invece che dal giornale dalla costituzione. Cosa fa esattamente è spiegato nella sezione dedicata qui sotto.

Clicca «Finalizza importazione» e conferma: i dati riconciliati vengono scritti nella contabilità della tua azienda. È un'operazione reversibile — potrai rivedere e correggere i conti anche dopo l'importazione.

Saldi di apertura da una data di taglio: come funziona davvero

Se l'export del tuo vecchio gestionale contiene il giornale completo dalla costituzione dell'azienda, non devi fare nulla di quanto segue: i saldi nascono da soli, movimento dopo movimento, e il toggle «Import da una data di taglio» va lasciato spento. Serve solo se il giornale che hai caricato parte da un taglio — tipicamente il 1° gennaio dell'anno in corso, o la data in cui passi a SamBooks — e la contabilità precedente a quella data resta fuori dal file.

Il modo corretto per portarla dentro non è il documento facoltativo della sezione 4: è compilare, nel file Piano dei conti della sezione 2, le colonne «Saldo dare» e «Saldo avere» per ogni conto patrimoniale (attivo, passivo, patrimonio netto) con il saldo che quel conto aveva alla data di taglio — sono già nel modello «Scarica esempio» di quella sezione, insieme a «Saldo finale». Poi, in «Finalizza importazione», attiva «Import da una data di taglio (saldi di apertura)».

Alla finalizzazione, SamBooks scrive una sola scrittura di apertura in prima nota, causale APE («Apertura conti»), con descrizione «Saldi di apertura da import migrazione» e datata al primo giorno dell'esercizio: una riga per ogni conto patrimoniale valorizzato, dal lato del saldo che hai indicato, in contropartita al conto «Bilancio di apertura» — un conto transitorio di patrimonio netto che nasce da solo se non è già nel tuo piano dei conti. La scrittura quadra sempre per costruzione (totale Dare = totale Avere); il transitorio resta a zero se i saldi che hai caricato quadrano già fra loro, altrimenti conserva la differenza ed è il primo posto da guardare. I conti economici (costi e ricavi) non si riportano: ripartono da zero, come per qualunque esercizio che si apre. Il riepilogo di fine importazione conta la scrittura sotto la voce «Saldi di apertura», e la trovi aperta nel registro di prima nota — è una scrittura come le altre, la controlli e, se serve, la correggi.

Non serve disattivare il toggle se il giornale che hai caricato porta già con sé un movimento di apertura (alcuni gestionali lo includono, con causali tipo «Apertura conti» o «Ripresa saldi iniziali»): SamBooks lo riconosce da solo e non genera una seconda scrittura che raddoppierebbe lo stato patrimoniale. Resta comunque più semplice da verificare lasciare il toggle spento quando sai che il giornale è già completo.

Se non hai potuto usare le colonne saldo, o serve correggere dopo

Puoi costruire — o correggere — i saldi di apertura anche a mano, in qualunque momento, con una normale scrittura di prima nota: scegli la causale «APE» (Apertura conti) dall'elenco — è la stessa che SamBooks usa quando genera la scrittura in automatico — e registra ogni conto patrimoniale sul suo verso naturale in contropartita a un conto di patrimonio netto (il «Bilancio di apertura» già creato da un'importazione precedente, oppure un altro conto che scegli tu). È anche la via giusta per un'azienda che non arriva da un altro gestionale ma vuole comunque partire con dei saldi diversi da zero — un conferimento in denaro o in natura alla costituzione, per esempio.

Cosa è stato importato (e cosa no)

A fine importazione vedi il riepilogo «Importazione completata» («Importazione completata con segnalazioni» se c'è qualcosa da rivedere) con conti, clienti, fornitori, movimenti, partite aperte, esercizi contabili e saldi di apertura effettivamente importati. SamBooks ti dice sempre cosa è successo, senza scarti silenziosi:

• Se ci sono esclusioni o avvisi compare la sezione «Segnalazioni» con il motivo di ogni esclusione o avviso. Regola importante: le anagrafiche già presenti non vengono modificate, e le anagrafiche senza P.IVA o codice fiscale vengono importate lo stesso (la denominazione basta).
• Se un file non contiene righe riconoscibili leggi «Non abbiamo trovato record da importare in questi file»: di solito è un formato inatteso → riparti dal modello «Scarica esempio».
• I file che restano fuori dall'automazione (fatture, documenti a supporto, formati non gestiti) finiscono in «File ricevuti ma non importati automaticamente»: nessun dato è perso, li lavora il team.
• Dove abbiamo i bilanci depositati alla Camera di Commercio, SamBooks confronta il bilancio ricostruito con quello depositato ed evidenzia le eventuali differenze, esercizio per esercizio.

Puoi sempre rimuovere un file, correggerlo e ricaricarlo: rilanciando la sezione l'import riparte solo per quella.

Importare con Sam (dalla chat)

Tutto quello che fai dalla pagina puoi anche chiederlo a Sam nella chat. Dopo aver caricato i file, chiedi a Sam di procedere: Sam legge i file, propone l'abbinamento dei conti, calcola la riconciliazione e ti segnala eventuali dubbi con una domanda. La registrazione finale avviene solo dopo la tua conferma esplicita — Sam non importa nulla a tua insaputa. È la stessa importazione: la pagina e la chat sono due strade alternative, scegli quella che preferisci.

Preferisci farti aiutare? Importazione assistita

Se hai tanti documenti o un gestionale complesso, non sei obbligato a fare tutto da solo. Clicca «Ti aiutiamo a importare i tuoi dati»: descrivi da quale gestionale arrivi e cosa ti serve, allega pure i file che hai già caricato, e il team SamBooks fa la migrazione con te. Ti rispondiamo via email entro le ore indicate e ricevi un codice richiesta per seguire la pratica. È la strada che consigliamo per gli archivi più corposi; il caricamento manuale resta per chi preferisce fare da sé.

Errori frequenti

• «Formato non valido» — il file ha un'estensione non ammessa per quella riga. Controlla i formati indicati sotto ogni voce (CSV/Excel per anagrafiche e contabilità, XML/ZIP per le fatture).
• «…supera il limite» — dividi l'export in più file e caricali sulla stessa riga: vengono uniti.
• Il bottone della sezione 2 resta grigio — devi caricare sia il piano dei conti sia la prima nota: si importano insieme.
• Non riesco a finalizzare — mancano dei conti movimentati da riconciliare: l'avviso ti dice quanti. Riconciliali (o usa «Ignora tutti» sui non movimentati) e riprova.
• L'elaborazione è lunga — per archivi grandi servono alcuni minuti; se eccede, ritrovi l'importazione nello storico «Le tue importazioni».

Domande frequenti

Posso importare in più riprese? Sì. Ogni sezione è indipendente e puoi tornarci quando vuoi.

Perdo i dati già presenti? No: clienti e fornitori nuovi si aggiungono ai presenti e i duplicati vengono segnalati.

Devo caricare tutto il piano dei conti? No, bastano i conti che usi davvero (quelli movimentati).

Come imposto gli esercizi contabili? Non devi: vengono ricavati automaticamente dai movimenti di prima nota.

E le fatture XML? Caricale nella sezione «Documenti opzionali»: le gestisce il team SamBooks a supporto, non l'import automatico.

Ho sbagliato un import, posso annullare? La finalizzazione è reversibile e puoi correggere i conti anche dopo. Se qualcosa non torna, usa «Ti aiutiamo a importare i tuoi dati».

Funzioni correlate

• Completa l'onboarding di SamBooks — tutti i passi per partire.
• Codice destinatario SDI nel cassetto fiscale AdE — per ricevere le fatture passive direttamente in SamBooks.
• Regime fiscale RF01..RF19 — controlla che il regime dell'azienda sia quello giusto prima di importare.