Importare i dati dal vecchio gestionale in SamBooks

Porti la contabilità della tua azienda dentro SamBooks caricando l'export del gestionale che usavi prima: clienti, fornitori, piano dei conti, prima nota, scadenze e cespiti. Sam legge i file, riconcilia i conti e ricostruisce bilancio, registri e scadenze.

A cosa serve

Quando arrivi da un altro gestionale (Contabilità in Cloud, TeamSystem, Zucchetti, Mexal…) non devi ricominciare da zero: esporti i dati dal vecchio sistema e li carichi qui. SamBooks li importa nella contabilità della tua azienda, così trovi storico, saldi, scadenze e anagrafiche già pronti.

Prima di iniziare

• Devi essere Gestore o Amministrativo dell'azienda.
• Tieni a portata di mano l'export del tuo gestionale precedente: CSV o Excel per i dati contabili, XML/ZIP per le fatture. Quasi tutti i gestionali hanno una voce «Esporta» o «Backup».
• Non devi preparare tutto in una volta: puoi caricare una sezione oggi e le altre più avanti. Ogni sezione è indipendente.

Dove si trova

Vai in Impostazioni → Azienda → Dati, riquadro «Importazione dati», e clicca «Importa dati» (oppure «Nuova importazione» se ne hai già avviata una). Si apre la pagina «Importa i dati dal gestionale precedente».

In alto, se vuoi, indica il «Gestionale di provenienza» (es. Contabilità in Cloud): è solo un'etichetta che ti aiuta a ritrovare l'importazione nello storico «Le tue importazioni».

Le quattro sezioni (ordine consigliato)

La pagina è divisa in quattro sezioni numerate. L'ordine è consigliato, non obbligatorio: ogni sezione ha il suo bottone «Importa» e processa solo i propri documenti. Per ogni voce clicca «Carica» e scegli il file corrispondente (puoi caricarne anche più di uno). Il tipo di documento lo dichiari tu scegliendo la riga giusta: così Sam non deve indovinare cos'è il file, deve solo leggere e mappare le colonne. I file si salvano da soli appena li aggiungi.

1. Anagrafiche

Clienti e fornitori. Si caricano per primi perché servono ad agganciare conti, movimenti e scadenze.

• Anagrafica clienti — denominazione, P.IVA o codice fiscale, indirizzo, PEC, codice destinatario SDI, IBAN. Una riga per cliente.
• Anagrafica fornitori — denominazione, P.IVA o codice fiscale, indirizzo, PEC, IBAN. Una riga per fornitore.

I nominativi nuovi si aggiungono a quelli esistenti; gli eventuali duplicati vengono segnalati. Quando hai caricato i file, clicca «Importa anagrafiche».

2. Piano dei conti + Prima nota

Questi due si importano insieme: la riconciliazione incrocia i movimenti con i conti per capire quali conti usi davvero e abbinarli al piano dei conti SamBooks.

• Piano dei conti — codice conto, descrizione, tipo (patrimoniale o economico). Puoi caricare anche solo i conti che usi davvero, non per forza l'intero piano.
• Movimenti di prima nota — tutte le registrazioni: data, numero, conto, dare/avere (o importo firmato), causale, controparte, riferimento documento. Serve la lista completa, inclusi i movimenti recenti: è la base da cui SamBooks ricostruisce bilancio, registri IVA e scadenze, e da cui ricava automaticamente gli esercizi contabili. Se l'export è diviso in più file, caricali tutti qui: vengono uniti.

Il bottone «Importa piano dei conti e prima nota» si attiva quando hai caricato entrambi.

3. Partite aperte e cespiti

Meglio dopo le anagrafiche, così le scadenze si agganciano ai clienti e fornitori già importati.

• Partite aperte clienti (scadenze attive) — le fatture dei tuoi clienti ancora da incassare: controparte, documento, importo, scadenza. Un file di soli clienti.
• Partite aperte fornitori (scadenze passive) — le fatture dei tuoi fornitori ancora da pagare. Un file di soli fornitori.
• Movimenti cespiti o libro cespiti — descrizione, data di acquisto, costo storico, aliquota, fondo ammortamento. In finalizzazione sceglierai i conti su cui registrarli; da qui SamBooks genera gli ammortamenti.

Clicca «Importa partite aperte e cespiti».

4. Documenti opzionali

• Saldi di apertura (Opzionale) — solo se parti da una data di taglio e i saldi non sono già dentro la prima nota.
• Bilanci storici (Opzionale) — i bilanci depositati li recuperiamo noi dalla Camera di Commercio; caricali solo se vuoi un confronto storico tuo (meglio in XBRL).
• Fatture attive e passive (Supporto) e Altri documenti (Supporto) — restano allegati: li lavora il team SamBooks, non l'import automatico.

Clicca «Importa documenti opzionali».

Scaricare e usare i modelli di esempio

Per le voci compilabili (clienti, fornitori, piano dei conti, prima nota, partite aperte, cespiti) trovi il link «Scarica esempio»: scarica un modello Excel con le colonne giuste e una riga d'esempio. È il modo più sicuro per non sbagliare il formato: scarica il modello, sostituisci la riga d'esempio con i tuoi dati mantenendo le intestazioni, salva e ricaricalo sulla stessa riga. Non sei obbligato a usarlo — Sam legge anche l'export grezzo del tuo gestionale — ma se un file dà problemi, ripartire dal modello è la soluzione più rapida.

Cosa succede dopo «Importa»

Quando avvii una sezione, SamBooks elabora i file e lo stato passa a «Elaborazione…». A seconda di cosa hai caricato il percorso si divide in due:

• Anagrafiche, partite aperte, cespiti → si apre la finestra «Conferma importazione» con l'anteprima. Ti mostra esattamente cosa abbiamo letto dai file, con il badge «Letto da Sam» (es. «Abbiamo letto: 12 clienti, 5 partite aperte»). Controlla e clicca «Conferma e importa» per scrivere i dati, oppure «Annulla» per rivedere i file.
• Piano dei conti + prima nota → vieni portato alla pagina di Riconciliazione, perché i conti vanno abbinati al piano SamBooks (vedi sotto).

La riconciliazione dei conti

Nella pagina di riconciliazione vedi i conti importati divisi in «Conti movimentati» (hanno movimenti di prima nota) e «Conti non movimentati». Per ogni conto Sam propone l'abbinamento a un conto del piano SamBooks («Proposta Sam»); tu controlli e decidi:

• «Accetta» per confermare la proposta, oppure cerca un altro conto nel menu (puoi filtrare per Attivo, Passivo, Patrimonio, Costi, Ricavi).
• «Crea nuovo conto» se nel piano SamBooks non c'è il conto che ti serve.
• «Ignora» sui conti che non usi (li puoi sempre «Ripristina»).
• «Chiedi a Sam» se hai un dubbio su un conto: te lo spiega in chat.

Sui conti che non muovi nulla puoi usare «Ignora tutti»: i conti senza movimenti vengono ignorati in blocco, non bloccano la finalizzazione e restano ripristinabili singolarmente. I conti già abbinati passano alla scheda «Riconciliato».

Finalizzare l'importazione

Puoi finalizzare solo quando tutti i conti movimentati sono riconciliati (se ne mancano, un avviso ti dice quanti). Nella schermata «Finalizza importazione» trovi due interruttori utili:

• «Import da una data di taglio (saldi di apertura)» — attivalo se parti dai saldi a una certa data invece che dal giornale dalla costituzione.
• «Importa anche il libro cespiti» — attivalo se hai caricato i cespiti, poi scegli i 3 conti su cui registrarli: Conto immobilizzazione, Fondo ammortamento, Costo ammortamento.

Clicca «Finalizza importazione» e conferma: i dati riconciliati vengono scritti nella contabilità della tua azienda. È un'operazione reversibile — potrai rivedere e correggere i conti anche dopo l'importazione.

Cosa è stato importato (e cosa no)

A fine importazione vedi il riepilogo «Importazione completata» con conti, clienti, fornitori, movimenti, partite aperte, esercizi contabili e cespiti effettivamente importati. SamBooks ti dice sempre cosa è successo, senza scarti silenziosi:

• Se ci sono esclusioni o avvisi compare la sezione «Segnalazioni» con il motivo di ogni esclusione o avviso. Regola importante: le anagrafiche già presenti non vengono modificate, e le anagrafiche senza P.IVA o codice fiscale vengono importate lo stesso (la denominazione basta).
• Se un file non contiene righe riconoscibili leggi «Non abbiamo trovato record da importare in questi file»: di solito è un formato inatteso → riparti dal modello «Scarica esempio».
• I file che restano fuori dall'automazione (fatture, documenti a supporto, formati non gestiti) finiscono in «File ricevuti ma non importati automaticamente»: nessun dato è perso, li lavora il team.
• Dove abbiamo i bilanci depositati alla Camera di Commercio, SamBooks confronta il bilancio ricostruito con quello depositato ed evidenzia le eventuali differenze, esercizio per esercizio.

Puoi sempre rimuovere un file, correggerlo e ricaricarlo: rilanciando la sezione l'import riparte solo per quella.

Importare con Sam (dalla chat)

Tutto quello che fai dalla pagina puoi anche chiederlo a Sam nella chat. Dopo aver caricato i file, chiedi a Sam di procedere: Sam legge i file, propone l'abbinamento dei conti, calcola la riconciliazione e ti segnala eventuali dubbi con una domanda. La registrazione finale avviene solo dopo la tua conferma esplicita — Sam non importa nulla a tua insaputa. È la stessa importazione: la pagina e la chat sono due strade alternative, scegli quella che preferisci.

Preferisci farti aiutare? Importazione assistita

Se hai tanti documenti o un gestionale complesso, non sei obbligato a fare tutto da solo. Clicca «Ti aiutiamo a importare i tuoi dati»: descrivi da quale gestionale arrivi e cosa ti serve, allega pure i file che hai già caricato, e il team SamBooks fa la migrazione con te. Ti rispondiamo via email entro le ore indicate e ricevi un codice richiesta per seguire la pratica. È la strada che consigliamo per gli archivi più corposi; il caricamento manuale resta per chi preferisce fare da sé.

Errori frequenti

• «Formato non valido» — il file ha un'estensione non ammessa per quella riga. Controlla i formati indicati sotto ogni voce (CSV/Excel per anagrafiche e contabilità, XML/ZIP per le fatture).
• «…supera il limite» — dividi l'export in più file e caricali sulla stessa riga: vengono uniti.
• Il bottone della sezione 2 resta grigio — devi caricare sia il piano dei conti sia la prima nota: si importano insieme.
• Non riesco a finalizzare — mancano dei conti movimentati da riconciliare: l'avviso ti dice quanti. Riconciliali (o usa «Ignora tutti» sui non movimentati) e riprova.
• L'elaborazione è lunga — per archivi grandi servono alcuni minuti; se eccede, ritrovi l'importazione nello storico «Le tue importazioni».

FAQ

Posso importare in più riprese? Sì. Ogni sezione è indipendente e puoi tornarci quando vuoi.

Perdo i dati già presenti? No: clienti e fornitori nuovi si aggiungono ai presenti e i duplicati vengono segnalati.

Devo caricare tutto il piano dei conti? No, bastano i conti che usi davvero (quelli movimentati).

Come imposto gli esercizi contabili? Non devi: vengono ricavati automaticamente dai movimenti di prima nota.

E le fatture XML? Caricale nella sezione «Documenti opzionali»: le gestisce il team SamBooks a supporto, non l'import automatico.

Ho sbagliato un import, posso annullare? La finalizzazione è reversibile e puoi correggere i conti anche dopo. Se qualcosa non torna, usa «Ti aiutiamo a importare i tuoi dati».

Funzioni correlate

• Completa l'onboarding di SamBooks — tutti i passi per partire.
• Codice destinatario SDI nel cassetto fiscale AdE — per ricevere le fatture passive direttamente in SamBooks.
• Regime fiscale RF01..RF19 — controlla che il regime dell'azienda sia quello giusto prima di importare.