Completare i primi passi in SamBooks

La card Primi passi della dashboard ti guida in cinque passi: profilo fiscale, menu, commercialista, dati del vecchio gestionale e ricezione delle fatture.

A cosa serve

Appena registri l'azienda puoi già lavorare in SamBooks: non c'è una procedura obbligatoria da finire prima di entrare. Alcune impostazioni però conviene sistemarle subito, perché il resto dipende da loro. Si tratta del regime fiscale e della periodicità dell'IVA, delle persone che lavorano con te, dei dati che porti dal vecchio gestionale e del giorno da cui le fatture dei fornitori arrivano qui.

La card Primi passi in SamBooks mette queste cose in fila, in un ordine pensato per non dover tornare indietro, e ti dice a che punto sei. Questa guida spiega cosa fa ogni passo, quando si spunta da solo e cosa fare se non si spunta. Per i dettagli di ciascun passo trovi il rimando alla guida dedicata.

Prima di iniziare

• La card la vede solo il Gestore dell'azienda, cioè chi l'ha registrata o chi è stato promosso a Gestore. I suoi passi portano a pagine delle impostazioni dell'azienda, che gli altri ruoli (Amministrativo e Personalizzato) non vedono: per questo a un collega o al commercialista la card non compare.
• La trovi nella Dashboard, la pagina che si apre dopo l'accesso, a tutta larghezza sotto la scheda La tua azienda.
• Accanto al titolo c'è il contatore dei passi fatti, per esempio «2 di 5 completati». Ogni passo ha il suo pulsante; sotto il quarto e il quinto c'è anche il link Leggi la guida.

Come si fa, passo per passo

I passi sono cinque. Conviene farli in quest'ordine, anche se nessuno blocca gli altri. Quando un passo è fatto, il titolo appare barrato con il segno di spunta e il suo pulsante diventa Rivedi: puoi sempre rientrare per cambiare qualcosa.

1. Conferma il profilo fiscale

Alla registrazione, SamBooks imposta un regime fiscale, di solito l'ordinario RF01. La riga del passo ti dice cosa risulta, per esempio «Abbiamo impostato RF01 (Regime ordinario) con liquidazione IVA mensile». Se la periodicità della liquidazione IVA non è ancora stata scelta, la riga te lo segnala e ti chiede di sceglierla. Se l'azienda è dispensata, la riga dice «dispensato dagli adempimenti IVA (solo operazioni esenti)».

Premi Conferma: si apre la finestra Conferma il profilo fiscale. Lì controlli il regime, scegli la liquidazione IVA fra Mensile, Trimestrale e Dispensato (solo operazioni esenti) e indichi se sei esportatore abituale. Premi Conferma in fondo alla finestra e il passo si spunta. Tutti i campi della finestra sono spiegati nella guida Confermare il profilo fiscale.

2. Personalizza la barra di navigazione

Premi Personalizza: si apre la pagina Personalizza sidebar, dove scegli quali sezioni vedere nel menu di sinistra e nascondi quelle che non usi. Il passo si spunta appena la pagina si apre dalla card, anche se poi non cambi niente. Nella pagina trovi il pulsante Torna alla dashboard per riprendere da dove eri.

Il profilo fiscale viene prima perché il regime decide già alcune sezioni: quelle che il tuo regime esclude non si possono riattivare da questa pagina. Le sezioni che nascondi tu, invece, le rimetti in qualsiasi momento. I dettagli sono nella guida Personalizzare la barra di navigazione.

3. Invita il commercialista e i colleghi

Premi Invita ora: si apre la pagina Team.

• Per il commercialista usa il riquadro Invita il tuo commercialista. Scrivi la sua email, scegli il ruolo (è proposto Amministrativo, in alternativa c'è Personalizzato, con le sezioni che sceglierai nella finestra che si apre) e il permesso, poi premi Invita commercialista.
• Per un collega usa il riquadro Invita un utente aziendale: email, ruolo, permesso e pulsante Invita.

Il passo si spunta al primo invito che mandi, anche se la persona non l'ha ancora accettato. Perché conviene farlo subito lo spiega la sezione sul commercialista più sotto; le istruzioni complete sono nella guida Invitare il team e il commercialista.

4. Porta i tuoi dati in SamBooks

Se arrivi da un altro gestionale, questo è il passo in cui porti in SamBooks ciò che serve per continuare senza ricominciare da zero: anagrafiche di clienti e fornitori, saldi, partite aperte e fatture. Il passaggio lo fa il team SamBooks, gratis su ogni piano: tu rispondi a tre domande e mandi i documenti del vecchio gestionale, della banca e del cassetto fiscale, e al resto pensa il team.

Premi Inizia per aprire la pagina Porta i tuoi dati in SamBooks. La pagina ha tre tappe: nella prima, Le tue scelte, dici chi terrà la contabilità, da quando vuoi i dati in SamBooks e da quale programma arrivi; nella seconda, I documenti, carichi i file che servono, e accanto a ognuno trovi dove recuperarlo; nella terza, Il lavoro del team, vedi a che punto è il passaggio. Ogni file che carichi arriva subito al team, senza un pulsante d'invio da premere, e il team viene avvisato da solo poco dopo che hai finito di caricare. Dalla seconda tappa passi alla terza con Vedi a che punto è. A destra, nel pannello Il tuo team SamBooks, scrivi al team e leggi le sue risposte, che ti arrivano anche via email. Con Prenota una demo fissi una demo di 30 minuti con il team. Cosa preparare, e quanto storico conviene portare, lo spiega il link Leggi la guida sotto il pulsante del passo, che apre Passare a SamBooks dal vecchio gestionale; come si usa la pagina, tappa per tappa, è nella guida Importare i dati dal vecchio gestionale.

Il passo si spunta appena carichi il primo file, quando confermi che l'azienda è nuova oppure quando il team completa il passaggio. Un messaggio al team fa partire la pratica, ma da solo non spunta il passo. Non devi aspettare che il passaggio sia finito.

5. Attiva la ricezione delle fatture passive

È l'ultimo passo per un motivo preciso. Da quando salvi il codice di SamBooks nel cassetto fiscale, le fatture dei fornitori arrivano qui e non più al vecchio gestionale, perché ogni partita IVA ha un solo indirizzo di ricezione. Se cambi gestionale, quindi, attivala il giorno del passaggio, dopo aver portato i dati. Se l'azienda è nuova, attivala subito.

Premi Attiva: si apre la finestra Attiva la ricezione delle fatture passive, che spiega le due cose che servono, nell'ordine in cui si fanno.

1. Prima premi Attiva, subito sotto la spiegazione: così SamBooks viene abilitato a ricevere le fatture per la tua partita IVA ed è pronto a riceverle da subito.
2. Poi, nel cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate, salvi il codice destinatario 7HD37X0; nella finestra, sotto il pulsante Attiva, trovi il pulsante Copia e l'elenco dei passi sul portale, circa cinque minuti di lavoro. Se sul portale c'è già il codice del vecchio gestionale, lo togli e registri questo.

Se una fattura arriva a 7HD37X0 prima che tu abbia premuto Attiva, non va persa: arriva in SamBooks appena attivi la ricezione.

Se tutto va bene compare il messaggio «Partita IVA registrata sul canale SDI: le fatture passive ora arrivano in SamBooks». Premere Attiva una seconda volta non crea doppioni. Le schermate del portale, una per una, sono nella guida Codice destinatario SDI nel cassetto fiscale.

Quando si spunta ogni passo

Nessun passo si spunta solo perché hai cliccato il suo pulsante: si spunta quando la cosa è fatta davvero.

Un caso da sapere: se cambi regime o periodicità IVA dalla pagina Profilo fiscale o chiedendolo a Sam, il dato si aggiorna ma il primo passo resta aperto. Per spuntarlo apri la finestra con Conferma, controlla i valori e conferma; oppure chiedi a Sam di confermare il profilo fiscale.

Il commercialista in SamBooks: perché invitarlo subito

Invitare il commercialista è, fra i cinque, il passo che cambia di più il lavoro di tutti i giorni. Una volta entrato, il commercialista lavora direttamente sui dati della tua azienda: le fatture che emetti e ricevi, la prima nota e l'IVA; con il ruolo Amministrativo, quello proposto nell'invito, vede anche banca, scadenzario e F24. Non devi mandargli nulla ogni mese: quello che registri tu lo trova già in SamBooks, e se gli dai il permesso di lettura e scrittura le sue correzioni le vedi tu, nello stesso posto.

Farlo entrare non costa niente: gli utenti sono illimitati e la collaborazione con il commercialista è gratuita. Puoi quindi aggiungere anche i colleghi, ognuno con la sua parte.

• Il ruolo decide cosa vede. L'Amministrativo vede tutta l'operatività, banca e F24 compresi, ma non le impostazioni dell'azienda. Il Personalizzato vede solo le sezioni che il Gestore sceglie per quella persona, e mai le impostazioni dell'azienda; al commercialista si propone l'Amministrativo o il Personalizzato.
• Il permesso decide cosa fa. Con Lettura e scrittura registra e corregge; con Sola lettura consulta e basta, che è la scelta giusta per un commercialista che vuole solo controllare.
• Il Gestore non si sceglie con l'invito: un Gestore promuove un membro già entrato, dalla tabella Membri del team.

Quando il commercialista accetta, nella tabella dei membri compare con il badge Commercialista. Se segue già altri clienti su SamBooks, ritrova la tua azienda fra i Clienti dello studio del suo portale e ci entra da lì. Cosa vede ogni ruolo, sezione per sezione, è nella guida Capire ruoli e permessi in SamBooks.

Comprimere la card o nasconderla

Finché resta un passo da fare, in alto a destra c'è Comprimi: la card si riduce a una riga con il titolo e il contatore, e per riaprirla basta cliccarci sopra. Resta compressa a ogni accesso e su ogni dispositivo, finché non completi tutti i passi.

Quando i cinque passi sono fatti, la card non sparisce da sola. Mostra il messaggio «Hai completato tutti i primi passi» e ogni passo resta lì, con il suo Rivedi. In alto a destra compare Non mostrare più: premilo e la card non comparirà più per quell'azienda. La scelta vale per te; un altro Gestore della stessa azienda continua a vederla finché non la nasconde anche lui.

Una volta nascosta, la card non ha un comando per ricomparire. I passi però restano raggiungibili dalle loro pagine: Profilo fiscale e Team nel blocco Azienda del menu, Personalizzazione fra le impostazioni del tuo utente e la scheda Canale SDI — Agenzia delle Entrate nella pagina Integrazioni delle impostazioni dell'azienda.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questi primi passi, già pronte da copiare.

• Controllare il profilo — «che regime fiscale e che liquidazione IVA risultano per la mia azienda?»
• Correggere la periodicità — «liquidiamo l'IVA ogni tre mesi: imposta la liquidazione trimestrale»
• Confermare il profilo — «conferma il profilo fiscale così com'è»
• Invitare il commercialista — «invita studio.ferretti@example.it come commercialista, ruolo Amministrativo con lettura e scrittura»
• Invitare un collega — «invita giulia.marchetti@example.it come Amministrativo in sola lettura»
• Sistemare il menu — «nascondi dal menu Progetti e Corrispettivi, non li usiamo»
• Attivare la ricezione — «attiva la ricezione delle fatture passive per la mia partita IVA»
• Elencare — «chi ha accesso alla mia azienda, con che ruolo e che permesso?»

Prima di mandare un invito, cambiare la periodicità, confermare il profilo o attivare la ricezione, Sam ti mostra cosa sta per fare e aspetta la tua conferma. Il codice nel cassetto fiscale invece lo salvi tu sul portale dell'Agenzia delle Entrate. Ricorda anche che cambiare regime o periodicità in chat non spunta il primo passo: lo spunta la conferma del profilo, che puoi chiedere a Sam o dare con Conferma nella card.

Se qualcosa non va

• In dashboard non vedo la card. Il tuo ruolo non è Gestore, oppure hai già premuto Non mostrare più per questa azienda. Nel primo caso chiedi al Gestore di fare i passi o di promuoverti.
• Ho cambiato il regime con Sam, ma il primo passo è ancora aperto. È il comportamento previsto: cambiare il regime non conferma il profilo. Apri la finestra con Conferma, controlla che i valori siano quelli giusti e conferma, oppure chiedi a Sam di confermare il profilo fiscale.
• Ho personalizzato il menu, ma il secondo passo non è spuntato. Probabilmente hai aperto la pagina dalle impostazioni del tuo utente. Il passo si spunta solo aprendola dal pulsante Personalizza della card.
• Il passo dell'invito non si spunta. L'invito non è partito. Nella pagina Team controlla che la persona compaia in Inviti in attesa; se non c'è, invitala di nuovo.
• Sotto il passo della ricezione leggo «Ultimo tentativo non riuscito». L'attivazione non è andata a buon fine e la riga riporta il motivo. Riapri la finestra e premi di nuovo Attiva: l'operazione si può ripetere senza creare doppioni. Se l'errore resta, segnala il problema.
• Le fatture dei fornitori non arrivano. Servono tutte e due le cose: il codice 7HD37X0 salvato nel cassetto fiscale e la ricezione attivata in SamBooks. Riapri la finestra del quinto passo: se la ricezione è attiva vedi il riquadro Ricezione attiva, altrimenti premi Attiva.
• L'azienda è nuova e non ho dati da portare. Premi Inizia sul quarto passo; alla domanda Da quando vuoi i tuoi dati in SamBooks? scegli L'azienda è nuova e conferma con Sì, l'azienda è nuova: il passo si spunta e passi alla ricezione delle fatture. Se l'hai scelto per sbaglio, scrivilo al team: riapre la pratica e ti chiede i documenti.

Domande frequenti

Ho appena registrato l'azienda su SamBooks: da dove comincio? Dalla card Primi passi in SamBooks in dashboard: conferma il profilo fiscale, sistema il menu, invita il commercialista, porta i dati del vecchio gestionale e, per ultima, attiva la ricezione delle fatture passive.

Devo completare tutti i passi prima di usare SamBooks? No. Puoi lavorare da subito e fare i passi quando vuoi; la card ti ricorda quelli che mancano.

Il commercialista deve pagare qualcosa per entrare nella mia azienda? No. La collaborazione con il commercialista è gratuita e gli utenti sono illimitati. Lo inviti dalla pagina Team, con il ruolo e il permesso che scegli tu.

Posso attivare la ricezione delle fatture passive prima di portare i dati? Se arrivi da un altro gestionale è meglio di no: il passo comprende anche il codice nel cassetto fiscale e, da quando lo salvi, le fatture dei fornitori arrivano a SamBooks e non più al programma vecchio. Fallo il giorno del passaggio. Se l'azienda è nuova, attivala subito.

Ho fatto tutti i passi ma la card è ancora in dashboard. È normale? Sì. A passi completati la card mostra il riepilogo e il pulsante Non mostrare più: è lì che la nascondi.

Come faccio a far ricomparire la card dopo averla nascosta? Non c'è un comando per farla ricomparire. Ogni passo si ritrova dalla sua pagina: Profilo fiscale, Team, Personalizzazione e la scheda Canale SDI fra le integrazioni.

Perché un mio collega non vede la card dei primi passi? Perché la vede solo il Gestore. I passi riguardano le impostazioni dell'azienda, che gli altri ruoli non vedono.

Funzioni correlate

• Confermare il profilo fiscale: regime, liquidazione IVA ed esportatore abituale nel primo passo.
• Personalizzare la barra di navigazione: quali sezioni tenere nel menu.
• Invitare il team e il commercialista: inviti, ruoli e permessi passo per passo.
• Capire ruoli e permessi in SamBooks: cosa vede e cosa può fare ciascun ruolo.
• Il portale Studio per il commercialista: come lavora il commercialista sui suoi clienti.
• Passare a SamBooks dal vecchio gestionale: cosa preparare per portare i dati.
• Codice destinatario SDI nel cassetto fiscale: i passi sul portale dell'Agenzia delle Entrate.