Compilare il profilo dello studio e pubblicare il prezzario in SamBooks

Dove si compilano il profilo per le aziende e il prezzario dello studio, come si pubblica il listino e che cosa fare quando la pubblicazione viene bloccata.

A cosa serve

Finché il prezzario non è pubblicato, SamBooks non propone il tuo studio alle aziende. Per arrivarci compili il profilo con il professionista responsabile e la polizza, scrivi il prezzario, lo salvi come bozza e premi Pubblica. Profilo e prezzario stanno nella pagina Anagrafica studio, a cui arrivi da Impostazioni studio.

Il profilo dice alle aziende Enterprise che chiedono un commercialista che cosa fa lo studio e dove lavora. Il prezzario è il listino con cui SamBooks stima, per ciascuna di queste aziende, quanto costerebbe lo studio.

Pubblicare non vuol dire mettere i tuoi prezzi su internet. Il prezzario è riservato alle aziende a cui lo studio viene proposto: SamBooks non ne modifica i prezzi, non ne fa un listino pubblico e non lo comunica agli altri partner.

La stima che l'azienda legge non è un impegno dello studio. Verso l'azienda valgono il preventivo e l'incarico che concordi direttamente con lei.

Prima di iniziare

Solo il Gestore dello studio può modificare il profilo e il prezzario, pubblicarlo e ritirarlo. Gli altri membri dello studio leggono tutto, ma trovano i campi disattivati. Se rientri in questo caso, chiedi al Gestore di fare le modifiche.

Tieni a portata di mano questi dati, perché senza di loro il prezzario non si pubblica:

• nome e cognome del professionista responsabile, l'Ordine professionale e il numero di iscrizione all'albo;
• compagnia assicurativa, numero di polizza, massimale e scadenza della polizza di responsabilità civile professionale.

Non devi finire tutto in una volta: la bozza del prezzario resta dove l'hai lasciata e le aziende non la vedono finché non pubblichi.

Come si fa, passo per passo

1. Apri la pagina dello studio

Nella barra laterale del portale dello studio premi Impostazioni studio: si apre la pagina Anagrafica studio. In alto trovi tre tab: Dati dello studio, Profilo per le aziende e Prezzario.

Il professionista responsabile e la polizza non stanno in Dati dello studio ma nel tab Profilo per le aziende. In Dati dello studio c'è la card Documenti dello studio, dove puoi conservare l'iscrizione all'albo e la polizza: il controllo che precede la pubblicazione non la guarda.

2. Compila la card «Cosa offre lo studio»

Apri il tab Profilo per le aziende. Nessun campo della card Cosa offre lo studio è obbligatorio, ma è qui che SamBooks capisce a quali aziende proporre lo studio.

Spunta tutto ciò che lo studio fa davvero, e nient'altro: sono i dati con cui SamBooks propone lo studio alle aziende Enterprise che chiedono un commercialista.

3. Inserisci professionista responsabile e polizza

Sono le due card che sbloccano la pubblicazione.

Nella card Professionista responsabile compila Nome e cognome, Numero di iscrizione all'albo e Ordine professionale (per esempio l'Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Verona). L'azienda legge questi tre dati nella scheda dello studio.

Nella card Polizza professionale compila Compagnia assicurativa, Numero di polizza, Massimale (€) e Scadenza, che scegli dal calendario. I dati della polizza vanno nel preventivo all'azienda.

Ogni card si compila per intero o per niente. Se manca anche un solo dato, sotto i campi vuoti compare «Compila tutti i campi, oppure lasciali tutti vuoti per toglierli.». Svuotando tutti i campi di una card togli il professionista o la polizza, e da quel momento non puoi pubblicare una nuova versione.

4. Salva il profilo

Premi Salva profilo, in fondo alla pagina. Il pulsante resta spento finché non cambi qualcosa. Quando il salvataggio riesce compare «Profilo dello studio aggiornato.».

Ogni tab ha il suo salvataggio: Salva profilo non salva il prezzario, e viceversa. Salva prima di cambiare tab.

5. Scegli i servizi compresi nel canone

Apri il tab Prezzario. In cima c'è la scheda dello stato con i pulsanti Salva bozza e Pubblica, sotto i quattro passi. I passi sono un unico modulo con un solo salvataggio, quindi puoi compilarli con calma e salvare quando vuoi.

Il primo prezzario parte dai 22 servizi del catalogo standard, già divisi: 7 compresi nel canone (Tenuta della contabilità, Registri IVA, Registro dei beni ammortizzabili, Liquidazioni periodiche IVA, Comunicazione delle liquidazioni periodiche (LIPE), Modelli F24, Consulenza ordinaria) e 15 a parte.

Nel passo 1. Servizi ogni servizio ha un interruttore. Compreso nel canone vuol dire che il canone copre già il servizio. A parte vuol dire che ha un prezzo suo, da indicare nel passo 3. L'azienda legge i due elenchi nella scheda dello studio.

Per un servizio che non è in catalogo, premi Altro servizio sotto Altri servizi e dagli un nome, fino a 200 caratteri. Il cestino accanto lo toglie.

6. Scrivi le righe di canone

Il canone è il compenso ricorrente. Nel passo 2. Canone premi Aggiungi riga di canone e compila la riga. Per pubblicare ne serve almeno una.

• Nome della riga: il nome con cui riconosci la riga.
• Su cosa si basa: Canone fisso se vuoi un solo importo, altrimenti Fatture, Fatturato o Dipendenti se vuoi un importo che cambia a fasce.
• Cadenza: Mensile, Trimestrale o Annuale.
• Forma giuridica, Regime contabile, Periodicità IVA: le caselle dicono a quali aziende vale la riga. Nessuna casella selezionata vuol dire che vale per tutte. Le forme hanno nomi leggermente diversi da quelli del profilo: Società di capitali, Società di persone, Ditta individuale, Ente, Cooperativa, Altra forma giuridica.
• Importo (€) se il canone è fisso, altrimenti le fasce.

Per fare un canone diverso per società di capitali e ditte individuali, crea due righe: nella prima spunta Società di capitali, nella seconda Ditta individuale. L'azienda legge solo la riga che vale per lei e la fascia in cui cade. Se vuoi coprire tutte le altre aziende aggiungi una riga senza caselle: quando più righe valgono per la stessa azienda, conta quella con più gruppi di caselle compilati. Se per un'azienda non vale nessuna riga, la sua stima lascia il canone da definire.

Una riga nuova parte con Fatturato e con una prima fascia da 0. Le fasce hanno le colonne Da, Fino a, Importo (€) e Su preventivo. Sono a gradino: vale per intero l'importo della fascia in cui cade il valore, non una somma delle fasce. Con Aggiungi fascia ne crei un'altra, che parte già dal valore successivo alla precedente: al centesimo per il fatturato, all'unità per fatture e dipendenti. Fino a vuoto vuol dire senza limite, e quella fascia deve essere l'ultima. Se spunti Su preventivo l'importo si spegne.

Un esempio con importi inventati, solo per mostrare la compilazione. Un canone mensile sul Fatturato può avere una fascia da 0 a 100.000,00 con importo 150,00, una da 100.000,01 a 500.000,00 con importo 300,00 e un'ultima da 500.000,01 senza Fino a e con Su preventivo. Un'azienda che fattura 250.000 € legge 300,00 € al mese.

7. Dai un prezzo ai servizi a parte

Il passo 3. Voci a parte mostra un blocco per ogni servizio che hai messo A parte nel passo 1. Se li hai messi tutti nel canone leggi «Nessun servizio a parte: nel passo 1 togli un servizio dal canone per dargli un prezzo.». Premi Aggiungi un prezzo e scegli in Come si calcola:

• Prezzo fisso: indichi Cadenza, Importo (€) e, se ti serve, Unità del prezzo (per esempio «a dichiarazione», fino a 60 caratteri);
• A fasce su un dato: scegli il Dato dell'azienda, la Cadenza e compili le fasce come per il canone;
• Per unità di un dato: scegli il Dato dell'azienda, la Cadenza, Importo (€) e Unità del prezzo;
• Su preventivo: l'azienda legge «su preventivo», senza importo.

L'azienda legge queste voci come righe separate della stima. Un servizio a parte senza prezzo non blocca nulla: l'azienda lo trova fra quelli a parte, senza importo. Rispetto al canone, la Cadenza delle voci ha in più Una tantum.

8. Imposta Cassa, IVA e note

Nel passo 4. Cassa e IVA compila Contributo Cassa (%) e IVA (%), obbligatori e compresi fra 0 e 100. Il primo prezzario li propone già a 4 e 22: cambiali se per il tuo studio valgono altri valori, e metti l'IVA a 0 se lo studio è in regime forfettario. In Note per le aziende puoi scrivere fino a 2000 caratteri.

Tutti gli importi dei passi precedenti sono imponibili, cioè netti, senza Cassa e IVA. SamBooks calcola il lordo con queste percentuali. All'azienda interessata al servizio gli importi vengono mostrati come stima media del costo.

9. Salva la bozza

Premi Salva bozza nella scheda dello stato. Compare «Bozza del prezzario salvata.» e la scheda riporta la versione e la data dell'ultima modifica. Salvare non pubblica: le aziende continuano a vedere ciò che vedevano prima.

10. Prova il prezzario con il simulatore

Il Simulatore sta sotto i quattro passi e non salva nulla. Serve a vedere quanto costerebbe lo studio a un'azienda prima che lo legga lei.

1. In Versione da simulare scegli la bozza salvata oppure la versione pubblicata. Il simulatore usa la bozza salvata: le modifiche non ancora salvate non entrano nella stima.
2. In Dati dell'azienda scegli Inseriti a mano oppure Di un cliente dello studio.
3. A mano, indica forma giuridica, regime contabile, periodicità IVA (la voce Non indicata va bene se non la conosci) e i numeri che la versione usa, per esempio il fatturato. Un dato lasciato vuoto lascia da definire la riga che ne dipende.
4. Con un cliente, scegli il nome in Cliente. Compaiono solo i clienti su cui lo studio ha un accesso attivo, e SamBooks misura gli ultimi 12 mesi chiusi. Per un cliente nuovo non c'è storico: indichi tu Fatture all'anno (emesse e ricevute).
5. Premi Simula.

Nell'Esito della simulazione ogni riga ha uno stato: Calcolato, Da confermare (il dato è noto solo come intervallo e la riga mostra un importo da… a…), Su preventivo o Da definire (manca un dato, oppure nessuna riga di canone vale per quell'azienda). Trovi poi il Canone onnicomprensivo, le Voci a parte, che non si sommano al canone, le voci Una tantum e i totali del canone (Annuo netto, Annuo lordo, Mensile netto, Mensile lordo). La tabella Dati dell'azienda usati dice da dove viene ogni dato: Misurato, Annualizzato, Dichiarato, Fascia, Mancante o Forzato dallo studio. Se manca qualcosa compare «Stima parziale: per completarla manca» con l'elenco, e un avviso ti segnala se l'azienda rientra nell'equo compenso o se i dati non bastano per dirlo.

11. Pubblica

Premi Pubblica nella scheda dello stato. Il pulsante si accende solo quando c'è una bozza salvata e non ci sono modifiche in sospeso. Se leggi «Ci sono modifiche non salvate: salva la bozza prima di pubblicare.», premi prima Salva bozza.

SamBooks controlla la bozza e il profilo, poi apre una finestra con l'esito.

Se è tutto a posto, la finestra si intitola Prezzario pubblicato e dice «Le aziende vedono ora la versione» seguito dal numero. Se c'era già una versione pubblicata, ti avvisa che è passata fra le ritirate. Sotto trovi le differenze dalla versione precedente, divise in Servizi, Canone, Voci a parte e Cassa, IVA e note, con le righe aggiunte, tolte e cambiate. Alla prima pubblicazione leggi «È la prima versione pubblicata: tutte le righe sono nuove.». Premi Chiudi.

Se qualcosa non va, la finestra si intitola Il prezzario non si può ancora pubblicare ed elenca i motivi. Li trovi spiegati qui sotto, in «Perché il prezzario non si pubblica».

12. Controlla in Versioni

In fondo alla pagina la tabella Versioni elenca tutte le versioni dalla più recente, con Versione, Stato (Bozza, Pubblicata, Ritirata), Pubblicata il e Ultima modifica. Quella appena pubblicata deve risultare Pubblicata. La tabella si può solo leggere: da qui non riapri né ripristini una versione.

Perché il prezzario non si pubblica

Ogni motivo della finestra ha un collegamento Correggi in che ti porta al passo o al tab giusto. Correggi, salva e premi di nuovo Pubblica. I messaggi parlano di scaglioni: sono le fasce che vedi a schermo.

Il controllo del profilo guarda solo professionista e polizza: il resto non blocca la pubblicazione.

Modificare un prezzario già pubblicato

La versione pubblicata non si cambia direttamente. Apri il tab Prezzario, correggi quello che serve e premi Salva bozza: nasce una bozza con il numero di versione successivo, mentre le aziende continuano a leggere la versione pubblicata. Quando sei pronto premi Pubblica: la nuova versione prende il posto della precedente, che passa da sola fra le ritirate.

Quindi, se hai cambiato il prezzario ma le aziende vedono ancora i vecchi importi, quasi certamente hai salvato senza pubblicare. Guarda la scheda dello stato: se c'è una riga «Bozza» con una versione più alta di quella pubblicata, manca solo Pubblica.

Ritirare il prezzario

Il pulsante Ritira compare nella scheda dello stato solo se c'è una versione pubblicata. Premilo e conferma con Ritira nella finestra Ritirare il prezzario pubblicato?. Compare un messaggio di conferma con il numero della versione ritirata.

Le aziende non vedono più quella versione e lo studio non entra nelle nuove proposte finché non pubblichi di nuovo. Le stime già fatte restano come sono. Una bozza che avevi già aperta resta com'è. La scheda dello stato torna a dire «Nessuna versione pubblicata: le aziende non vedono ancora il prezzario.». Senza una bozza, i passi ripartono dall'ultima versione ritirata e salvando nasce la versione successiva. Salva bozza si accende solo se cambi qualcosa, quindi per ripubblicare devi modificare almeno un campo.

Se hai sbagliato un importo, non sei obbligato a ritirare. Puoi correggerlo, salvare e pubblicare: la versione sbagliata viene sostituita in un colpo solo. Ritira quando vuoi che nel frattempo nessuna azienda legga quei prezzi.

Come SamBooks ricava i dati dell'azienda

I numeri su cui puoi basare canone e voci hanno una provenienza precisa:

• Fatture sono le fatture emesse e ricevute dall'azienda negli ultimi 12 mesi, contate sui dati già presenti in SamBooks. Le bozze e quelle scartate non contano.
• Fatturato è il fatturato degli ultimi 12 mesi, che SamBooks somma dalle fatture emesse togliendo le note di credito. Se l'azienda è in SamBooks da poco, usa il fatturato dichiarato o quello della visura camerale.
• Dipendenti è il numero di dipendenti. SamBooks non lo ricava dalla contabilità: viene dalla visura camerale oppure dal dato che l'azienda ha dichiarato.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco alcune richieste per profilo e prezzario, pronte da copiare.

• Aggiornare la disponibilità · «per ora non prendiamo nuove aziende: spegni Accettiamo nuove aziende nel profilo dello studio»
• Aggiornare la polizza · «aggiorna la polizza dello studio: Assicurazioni Esempio, numero 44871/B, massimale 1.000.000 €, scadenza 31/12/2027»
• Leggere il prezzario · «qual è la versione pubblicata del prezzario e c'è una bozza aperta?»
• Modificare la bozza · «nella bozza del prezzario metti Cassa al 4% e IVA al 22%»
• Simulare · «quanto pagherebbe un'azienda con 800 fatture all'anno?»
• Elencare le versioni · «elenca le versioni del prezzario dello studio»
• Pubblicare · «pubblica la bozza del prezzario»
• Ritirare · «ritira il prezzario pubblicato»

Pubblicazione e ritiro restano a te: Sam chiede sempre conferma e, prima di pubblicare, ti mostra le differenze dalla versione precedente. Queste due azioni non si annullano, mentre le modifiche al profilo e alla bozza si annullano dalla cronologia. Tutte le modifiche chieste a Sam richiedono il ruolo di Gestore.

Se qualcosa non va

Non vedi il tab o la voce. La pagina esiste solo per gli studi. Se stai lavorando dentro un'azienda cliente, l'indirizzo ti riporta all'anagrafica di quell'azienda: torna allo studio e riprova.

I campi sono disattivati. Compare «Solo il Gestore dello studio può modificare il profilo per le aziende.» oppure «Solo il Gestore dello studio può modificare, pubblicare e ritirare il prezzario.». Il messaggio compare anche a chi ha un permesso di sola lettura. In entrambi i casi chiedi al Gestore di intervenire.

Salva bozza dà errore. Se leggi «Alcuni campi non sono validi: correggili prima di salvare.», cerca il messaggio sotto i campi dei quattro passi: «Campo obbligatorio.», «Scrivi un numero, per esempio 1.234,56.», «Indica un importo maggiore di zero.», «Al massimo due decimali.», «Un valore fra 0 e 100.», «Massimo … caratteri.», oppure «Deve essere almeno pari al «Da».», che indica una fascia con Fino a minore di Da.

Salva profilo dà errore sul massimale. «Indica un importo maggiore di zero, per esempio 1.000.000,00.» vuol dire che il massimale è a zero o non è un numero valido.

Salva profilo dà un altro errore. Sotto il campo troppo lungo compare «Massimo … caratteri.». Se il server rifiuta il salvataggio, il messaggio riporta il motivo oppure «Errore imprevisto. Riprova.».

La polizza risulta scaduta. Con una scadenza già passata il tab del profilo mostra l'avviso rosso Polizza scaduta: finché è scaduta il prezzario non si può pubblicare e SamBooks non propone lo studio alle aziende nuove. Inserisci i dati della polizza rinnovata e premi Salva profilo.

Pubblica è spento. Serve una bozza salvata e nessuna modifica in sospeso (passo 11). Se la scheda dello stato dice «Nessuna bozza», modifica un campo e salva per crearne una.

Il simulatore non parte. «Salva una bozza del prezzario per poterla simulare.» compare quando non c'è ancora nessuna versione. «Non c'è una bozza salvata da simulare: salva il prezzario o simula la versione pubblicata.» e «Non c'è una versione pubblicata da simulare: simula la bozza.» ti dicono quale versione scegliere. Con «Nessun cliente con un accesso attivo dello studio.» inserisci i dati a mano. «Questa azienda non è fra i clienti che vedi nello studio, oppure lo studio non ha più un accesso attivo.» riguarda il cliente scelto: scegline un altro o passa ai dati a mano. «Inserisci almeno un dato dell'azienda.» compare se lasci tutto vuoto. «Impossibile simulare il prezzario. Riprova fra qualche secondo.» indica un problema temporaneo.

La pagina non si carica. «Impossibile caricare il profilo dello studio. Riprova fra qualche secondo.» e «Impossibile caricare il prezzario dello studio. Riprova fra qualche secondo.» indicano un problema temporaneo: ricarica la pagina dopo qualche secondo.

Domande frequenti

Dove inserisco i prezzi dei servizi del mio studio in SamBooks? In Impostazioni studio, pagina Anagrafica studio, tab Prezzario: il canone nel passo 2. Canone, i servizi con un prezzo proprio nel passo 3. Voci a parte.

Perché il prezzario non si può pubblicare, mi dice che manca la polizza? La polizza si inserisce in un altro tab. Premi Correggi in: Profilo per le aziende, compila tutti i campi della card Polizza professionale, premi Salva profilo, torna su Prezzario e pubblica.

Dove metto la polizza e il numero di iscrizione all'albo? Entrambi nel tab Profilo per le aziende: la polizza nella card Polizza professionale, il numero nella card Professionista responsabile.

Come faccio a ritirare il listino se ho sbagliato un importo? Premi Ritira nella scheda dello stato, oppure correggi l'importo, salva e pubblica: la versione nuova sostituisce quella sbagliata senza passare dal ritiro.

Come provo quanto costerebbe lo studio a un mio cliente prima di pubblicare? Salva la bozza, vai al Simulatore, scegli Di un cliente dello studio, seleziona il cliente e premi Simula. La simulazione non salva nulla.

Chi può modificare il profilo e il prezzario? Io non riesco a salvare. Solo il Gestore dello studio. Gli altri membri leggono le due pagine e usano il simulatore, ma non salvano.

Come segnalo che lo studio non accetta nuovi clienti per ora? Nel tab Profilo per le aziende spegni Accettiamo nuove aziende e premi Salva profilo. L'interruttore fa parte dei dati con cui SamBooks propone lo studio; il prezzario resta pubblicato. L'accordo di partnership chiede anche di comunicare a SamBooks senza ritardo i fatti che riguardano l'iscrizione all'albo e la polizza; la versione 2 dell'accordo aggiunge la possibilità di seguire nuove aziende.

Posso chiedere a Sam di aggiornare il profilo o il prezzario dello studio? Sì, se sei il Gestore: trovi le richieste pronte in «Chiedilo a Sam». Pubblicazione e ritiro chiedono sempre la tua conferma.

Funzioni correlate

• Portale dello studio e clienti: il lavoro quotidiano sui clienti dello studio.
• Registrare uno studio commercialista: come nasce l'account dello studio.
• Invitare i clienti nello studio: serve anche per avere clienti con un accesso attivo da usare nel simulatore.
• Invitare il team dello studio: i colleghi che leggono profilo e prezzario.
• Ruoli e permessi: chi è il Gestore e che cosa cambia per gli altri ruoli.
• Listini prezzi: è un'altra cosa, i listini dei prodotti di un'azienda.