Capire numerazione, sezionali e stato Bozza/Pronta delle fatture in SamBooks
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In SamBooks una fattura nasce senza numero, e lo riceve solo nell'istante in cui la trasmetti allo SDI: non prima, non alla creazione, non quando diventa «Pronta». Non è un ritardo né un bug: è la scelta che garantisce un progressivo senza buchi.
A cosa serve
Il numero di una fattura è un dato fiscale che non si può assegnare "a titolo provvisorio": una volta dato, non deve mai saltare né duplicarsi. Per questo SamBooks lo assegna in un solo punto — l'invio reale allo SDI — e non prima. Finché non invii, la fattura resta identificata solo dal suo id interno: la vedi in elenco, la modifichi, la elimini, ma non ha ancora un numero.
Prima di iniziare
Creare o modificare un sezionale richiede un ruolo con permessi di scrittura sulla fatturazione (Gestore o Amministrativo); vedere numero e stato di una fattura non richiede permessi particolari oltre l'accesso all'area.
Come si fa, passo per passo
1. Riconosci una fattura senza numero
Sul dettaglio di una fattura non ancora trasmessa il titolo mostra un trattino al posto del numero ("Fattura —"); in elenco, la colonna Numero è ugualmente vuota. Non è un errore di caricamento: è lo stato normale di ogni fattura prima dell'invio.
2. Distingui Bozza da Pronta: non li scegli tu
Quando crei o modifichi una fattura, SamBooks decide da solo se lo stato è «Bozza» o «Pronta» (internamente da_emettere), in base alla completezza dei dati obbligatori per la fatturazione elettronica — non è un interruttore che azioni tu. Se manca qualcosa, la fattura resta «Bozza»; completati tutti i dati, diventa «Pronta» da sola, senza un salvataggio ulteriore.
3. In fase di creazione vedi un'anteprima, non il numero vero
Nel form «Nuova fattura», sopra i campi cliente, trovi «Sezionale» e «Numero all'emissione». Il numero mostrato lì è solo un'anteprima, con l'avviso esplicito "Anteprima: il numero del sezionale è assegnato in via definitiva solo all'emissione." Se nel frattempo altre fatture vengono emesse sulla stessa serie, il numero reale alla trasmissione può risultare diverso da quello che avevi visto in anteprima — è normale, e per questo l'interfaccia lo chiama anteprima e non numero.
4. Il numero scatta solo su «Conferma e invia»
Premendo «Invia a SDI» e poi «Conferma e invia» nel dialog di conferma, SamBooks assegna in quello stesso istante, atomicamente, il numero progressivo definitivo — insieme alla scrittura di prima nota e all'evasione di ordini/DDT collegati. Prima di quell'istante nessuno di questi effetti esiste ancora, qualunque sia lo stato mostrato in lista.
5. Capisci cos'è un sezionale
Un sezionale è una serie di numerazione autonoma: il progressivo è unico per (azienda, sezionale, anno), non globale per l'azienda. Ogni azienda nasce con una sola serie senza sigla («Generale»): puoi aggiungerne altre da Impostazioni azienda → Sezionali di numerazione, ciascuna con il proprio nome e, se vuoi, una sigla — una lettera che entra nel numero documento trasmesso (es. "12/A") per distinguere le serie tra loro. Solo una serie per azienda può restare senza sigla.
6. Alcuni documenti numerano da soli su un sezionale dedicato
Le note di variazione (TD04/TD05) numerano sempre sul sezionale «NC», creato automaticamente al bisogno: non lo scegli tu, e per questo il campo Sezionale non compare nemmeno quando crei una nota di credito o di debito. Le autofatture da reverse charge (TD16-TD21) numerano allo stesso modo sul sezionale «AF». In entrambi i casi i documenti storici restano sui sezionali su cui erano già stati numerati: non c'è una migrazione retroattiva.
7. Non puoi scegliere o forzare il numero
Non esiste un campo in cui digiti il numero che vuoi: SamBooks calcola sempre il primo progressivo libero per quella serie e quell'anno, sotto un lock che serializza gli invii concorrenti sulla stessa serie — due fatture non possono mai ricevere lo stesso numero, anche se le invii nello stesso istante da due schede diverse.
Cosa succede al numero se la fattura viene scartata
Se lo SDI scarta la fattura — sia che il problema emerga prima della trasmissione reale sia che arrivi dopo, in un secondo momento — SamBooks restituisce sempre il numero appena assegnato: non resta un buco nel sezionale in nessuno dei due casi. La fattura torna modificabile come una bozza; quando la correggi e la reinvii con successo, riceve il primo numero libero in quel momento, non necessariamente lo stesso di prima. Il percorso completo — leggere il motivo dello scarto, correggere, reinviare — è nella guida dedicata alla fattura scartata dallo SDI.
Se qualcosa non va
- Ho un buco nella numerazione delle fatture: se lo scarto è avvenuto davvero, il numero viene sempre restituito automaticamente — un buco reale nel progressivo non dovrebbe verificarsi tramite il flusso normale di scarto/reinvio.
- Vedo un numero diverso da quello che mi aspettavo in anteprima: è normale se nel frattempo altre fatture sulla stessa serie sono state emesse prima della tua; il numero reale si fissa solo alla trasmissione, mai prima.
- Voglio due numerazioni diverse per due linee di business: crea un secondo sezionale da Impostazioni azienda → Sezionali di numerazione, con una sigla propria, e selezionalo in fase di creazione della fattura.
- Non trovo il campo Sezionale sulla nota di credito: è corretto, non compare: le note di variazione numerano sempre in automatico sul sezionale dedicato «NC».
- In elenco vedo il trattino al posto del numero: la fattura non è ancora stata trasmessa allo SDI; non è un errore, è lo stato "senza numero" descritto in questa guida.
Chiedilo a Sam
Puoi chiedere a Sam di creare una fattura su un sezionale specifico, con lo stesso risultato del campo «Sezionale» nel form. L'assegnazione del numero, però, non è mai qualcosa che decidi tu o che Sam sceglie al posto tuo: scatta sempre e solo alla trasmissione reale allo SDI, con la tua conferma esplicita.
Domande frequenti
Perché la mia fattura non ha il numero? Perché non è ancora stata inviata allo SDI: SamBooks assegna il numero solo alla trasmissione, mai alla creazione.
Quando viene assegnato il numero alla fattura? Nell'istante esatto in cui confermi l'invio allo SDI (bottone «Conferma e invia»), insieme alla scrittura di prima nota.
Cosa vuol dire fattura «Pronta»? Che tutti i dati obbligatori per la fatturazione elettronica sono completi: lo stato lo calcola SamBooks da solo, non è un interruttore manuale.
Che differenza c'è tra Bozza e Pronta? Bozza vuol dire che manca almeno un dato obbligatorio (nella fattura o nei dati azienda); Pronta vuol dire che è tutto completo e la fattura è inviabile. Nessuna delle due ha ancora un numero.
Cos'è il sezionale di numerazione? Una serie di numerazione autonoma: il progressivo è unico per sezionale e anno, non globale per l'azienda. Ogni azienda parte con una serie «Generale» senza sigla.
Posso avere due numerazioni diverse per le fatture? Sì: crea un nuovo sezionale da Impostazioni azienda → Sezionali di numerazione, con una sigla propria, e selezionalo in fase di creazione.
Ho un buco nella numerazione delle fatture, cosa faccio? Nel flusso normale non dovrebbe succedere: ogni scarto restituisce sempre il numero. Se noti un buco reale su fatture mai scartate, verifica con il tuo commercialista prima di intervenire.
Se la fattura viene scartata perdo il numero? Il numero che aveva viene restituito subito; alla ritrasmissione riuscita ne riceve uno nuovo, il primo libero in quel momento.
Come cambio la serie di numerazione? Sul form di creazione, campo «Sezionale»: puoi scegliere qualunque serie attiva prima di salvare. Non è modificabile dopo l'emissione.
Perché in elenco vedo il trattino al posto del numero? Perché la fattura non è ancora stata trasmessa allo SDI: il trattino è lo stato normale di una fattura senza numero, non un errore.
Le note di credito hanno una numerazione separata? Sì: numerano sempre in automatico sul sezionale dedicato «NC», diverso da quello delle fatture di vendita.
Posso decidere io il numero della fattura? No: non esiste un campo per digitarlo. SamBooks assegna sempre il primo progressivo libero della serie scelta, al momento dell'invio.