Generare il file Intrastat per Intr@Web e registrare il protocollo in SamBooks

Come generare il file .cee di un elenco Intrastat dalle righe confermate, cosa contiene e come registrare il protocollo della ricevuta di Intr@Web.

A cosa serve

Questa guida copre il passo che segue Calcolare un periodo Intrastat e completare le righe. Quando le righe di un elenco sono in stato Confermato, SamBooks produce il file dell'elenco nel tracciato record delle Dogane, il file di testo con estensione .cee che si importa in Intr@Web. Il formato è lo stesso per tutti e quattro gli elenchi: cessioni e acquisti di beni, servizi resi e servizi ricevuti.

SamBooks non si collega alle Dogane e non trasmette nulla per conto tuo. Il file è materiale pronto per il tuo commercialista o per l'intermediario abilitato, che lo importa in Intr@Web e lo presenta. Dopo l'invio, la ricevuta di Intr@Web riporta il protocollo dell'elenco: registrarlo in SamBooks serve alle eventuali rettifiche dei servizi.

Prima di iniziare

• Servono righe Confermate per la stessa combinazione di anno, periodicità, periodo e tipo elenco che vuoi generare. Le righe in bozza non entrano nel file.
• Chi può generarlo: i ruoli Gestore e Amministrativo, o un ruolo Personalizzato con la sezione Intrastat, con il permesso di lettura e scrittura. Chi ha la sola lettura consulta gli elenchi generati ma non registra il protocollo.
• La partita IVA italiana dell'azienda deve essere presente nei dati aziendali, perché finisce nell'intestazione del file (vedi Aggiornare i dati della tua azienda e il logo).
• I dati di una riga sono definitivi da quando l'hai confermata, non da quando generi il file: se hai dubbi su una riga, chiariscili prima.

Come si fa, passo per passo

1. Imposta i filtri sull'elenco da generare

Apri Intrastat e scegli nei filtri Anno, Periodicità, Periodo e Tipo elenco. Aggiungi Stato → Confermato per vedere solo le righe che entreranno nel file, comprese le rettifiche confermate (nella colonna Sezione compaiono come «Rettifica»). I filtri servono anche al passo successivo: il dialog di generazione parte da lì.

2. Premi Genera file Intr@Web

In alto a destra premi Genera file Intr@Web. Il dialog omonimo spiega che il file è il tracciato delle Dogane da importare in Intr@Web, per i beni e per i servizi, e che le righe passano a «inviato». I campi Anno, Periodicità, Periodo e Tipo elenco sono già compilati con i valori dei filtri; quelli che i filtri non fissano restano come li avevi lasciati l'ultima volta (alla prima apertura l'anno proposto è quello precedente). Controllali uno per uno: basta un valore diverso perché SamBooks non trovi righe.

3. Genera e scarica

Premi Genera e scarica. Nello stesso momento succedono tre cose:

1. il file si scarica sul tuo computer;
2. tutte le righe confermate di quella combinazione, operazioni e rettifiche, passano a Inviato;
3. il file viene registrato come elenco generato e compare nel blocco «Elenchi generati» della pagina.

Il messaggio di conferma riporta quante righe sono entrate, per esempio «12 righe inviate — file scaricato.»

4. Riconosci il file scaricato

Il nome segue sempre lo stesso schema: intrastat_<anno>_<periodicità><periodo>_<tipo elenco>.cee. Per esempio intrastat_2026_M6_intra1bis.cee contiene le cessioni di beni di giugno 2026, intrastat_2026_T2_intra1quater.cee i servizi resi del secondo trimestre. Il nome basta a capire periodo ed elenco senza aprire il file.

5. Registra il protocollo dopo l'invio

Quando il commercialista ha presentato l'elenco, la ricevuta di Intr@Web riporta tre dati: la sezione doganale (6 cifre, per esempio 059100), l'anno e il numero di protocollo. Nel blocco «Elenchi generati» trova l'elenco e premi Registra protocollo. Nel dialog «Registra protocollo» compila:

• Sezione doganale: il codice di 6 cifre dell'ufficio che ha registrato l'elenco;
• Anno del protocollo: l'anno della data del protocollo;
• Numero di protocollo: senza il carattere di controllo finale.

Premi Salva: compare «Protocollo registrato.» e l'elenco riporta la dicitura «Protocollo … del …, sezione doganale …». I tre campi vanno compilati tutti insieme. Se hai registrato estremi sbagliati, premi Modifica protocollo e correggili; per toglierli svuota tutti e tre i campi e salva («Protocollo tolto dall'elenco.»).

6. Consegna il file

Il file scaricato non è stato inviato a nessuno: è pronto per l'importazione in Intr@Web, che fa il tuo commercialista o l'intermediario dal proprio canale. Lo ricorda anche l'avviso in cima alla pagina Intrastat.

Cosa contiene il file

Il file è testo semplice, con righe a lunghezza fissa come prevede il tracciato delle Dogane; si apre con un editor di testo, ma è pensato per l'importazione, non per la lettura. Contiene:

• un frontespizio con la partita IVA dell'azienda, il periodo e i totali;
• per gli elenchi di beni, la sezione 1 con le operazioni del periodo e la sezione 2 con le rettifiche di beni;
• per gli elenchi di servizi, la sezione 3 con le operazioni del periodo e la sezione 4 con le rettifiche di servizi.

Un elenco può contenere anche solo rettifiche: se in un periodo non hai operazioni ma devi rettificare un elenco precedente, il file si genera lo stesso.

Due particolarità spiegano perché il file non coincide al centesimo con la tabella. Le righe con le stesse caratteristiche (stessa controparte, stesso codice, stessa natura e così via) vengono riepilogate in un unico record, quindi il file può avere meno righe di quelle che vedi in tabella. Gli importi sono arrotondati all'euro e la massa netta al chilogrammo (sotto 1 kg si indica 1).

Nel dettaglio di ogni riga inviata, il campo «Elenco inviato» riporta il nome del file e «Riga n. … nel file», cioè la posizione del record in cui la riga è finita, con lo stato del protocollo di quell'elenco.

Il blocco «Elenchi generati»

Il blocco sta sotto i filtri e mostra i file generati per i filtri che hai scelto, dal più recente. Per ciascuno trovi il nome del file, tipo, periodo e data di generazione, il numero di operazioni e di rettifiche contenute nel file e lo stato del protocollo («Protocollo non ancora registrato» oppure gli estremi registrati). Di norma se ne vedono tre: Mostra tutti i N elenchi apre l'elenco completo e Mostra meno lo richiude. Se per i filtri scelti non hai ancora generato nulla, compare «Nessun elenco generato per questi filtri.»

A cosa serve il protocollo: una rettifica di servizi deve indicare quale riga di quale elenco presentato sostituisce o annulla, e lo fa con sezione doganale, anno, protocollo e numero della riga. Quando registri il protocollo, le rettifiche di servizi in bozza collegate a quell'elenco ricevono gli estremi da sole, e il messaggio ti dice quante sono state aggiornate.

Dopo la generazione: cosa non si può più fare

Le righe Inviate sono definitive. Un nuovo Calcola periodo sulla stessa combinazione le lascia come sono: aggiunge solo le fatture nuove. Non esiste un comando per riportare una riga inviata in bozza, né nella pagina né chiedendolo a Sam.

Se scopri un errore dopo la presentazione, la correzione si fa con una rettifica nell'elenco di un periodo successivo: SamBooks la propone da sola quando l'errore nasce da una nota di credito o di debito, oppure la inserisci con Nuova rettifica, come spiega la guida sul calcolo del periodo. Se invece il file non è ancora stato presentato, parlane con il tuo commercialista prima che lo importi.

Puoi generare di nuovo lo stesso periodo solo se ci sono nuove righe confermate: il secondo file conterrà solo quelle e sarà un elenco a sé, con il suo protocollo.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questa pagina.

• Generare «genera il file Intrastat delle cessioni di beni di giugno 2026, mensile»
• Controllare prima «quante righe confermate ci sono nell'Intrastat dei servizi resi del secondo trimestre 2026?»
• Elenco dei file «quali elenchi Intrastat ho generato nel 2026 e quali non hanno ancora il protocollo?»
• Registrare il protocollo «registra sull'elenco Intrastat delle cessioni di giugno 2026 il protocollo 123456 del 2026, sezione doganale 059100»

Prima di generare il file Sam ti chiede sempre conferma, perché le righe passano a Inviato e il passaggio non si annulla. Il file compare accanto alla risposta con il pulsante per scaricarlo.

Se qualcosa non va

• SamBooks dice che non c'è nessuna riga confermata per il periodo. Il messaggio ripete anno, periodo, periodicità e tipo elenco che hai indicato. Controlla i quattro valori; se le righe esistono ma sono in bozza, completale e confermale prima.
• Il messaggio dice che una riga è incompleta. Una riga confermata non ha più tutti i dati richiesti dal file: il messaggio elenca cosa manca. Parlane con il tuo commercialista prima di procedere, perché la riga confermata non si modifica più.
• Il messaggio chiede la partita IVA dell'azienda. Serve per il frontespizio: completala nei dati aziendali e rigenera.
• Gli acquisti di beni trimestrali non si generano. Il file degli acquisti di beni esiste solo mensile: calcola e genera i singoli mesi.
• Gli elenchi di beni di un anno precedente al 2022 non si generano. Il tracciato di quegli anni era diverso e SamBooks non lo produce.
• Ho generato lo stesso periodo una seconda volta e non trova righe. È corretto: le righe del primo file sono già Inviate. Per le fatture arrivate dopo, lancia Calcola periodo, completa e conferma le righe nuove, poi genera.
• Una rettifica di servizi è ancora «Da completare». Mancano gli estremi dell'elenco che rettifica: registra il protocollo di quell'elenco nel blocco «Elenchi generati».

Domande frequenti

Come genero il file Intrastat da mandare alle Dogane? Con le righe confermate, premi Genera file Intr@Web, controlla anno, periodicità, periodo e tipo elenco e premi Genera e scarica.

SamBooks produce ancora un file XML? No. Per tutti gli elenchi, beni compresi, il file è il tracciato record delle Dogane con estensione .cee, quello che Intr@Web importa.

SamBooks presenta gli elenchi Intrastat per me? No. SamBooks prepara il file; l'importazione in Intr@Web e la presentazione le fa il tuo commercialista o l'intermediario abilitato.

Dove trovo il protocollo da registrare? Nella ricevuta di Intr@Web dell'elenco presentato: sezione doganale, anno e numero di protocollo. Chiedila a chi ha inviato il file.

Devo registrare il protocollo per forza? Serve solo se dovrai rettificare righe di servizi di quell'elenco. Registrarlo subito evita di cercarlo dopo.

Perché nel file ci sono meno righe che in tabella? Perché le righe con le stesse caratteristiche vengono sommate in un unico record, come prevede il tracciato.

Perché gli importi del file non coincidono al centesimo? Il file riporta gli importi arrotondati all'euro e la massa netta al chilogrammo.

Ho sbagliato una riga già inviata, come faccio? Inserisci una rettifica nell'elenco di un periodo successivo, dalla pagina Intrastat con Nuova rettifica; per una nota di credito o di debito SamBooks la propone da solo.

Posso rigenerare l'elenco dello stesso periodo? Solo per righe confermate nuove: quelle già inviate non tornano disponibili, e il nuovo file è un elenco a sé.

Funzioni correlate

• Calcolare un periodo Intrastat e completare le righe: calcolo, completamento, rettifiche e conferma delle righe.
• Aggiornare i dati della tua azienda e il logo: dove si completa la partita IVA che finisce nel frontespizio.
• Il confine con il commercialista: cosa prepara SamBooks e cosa resta a chi presenta gli adempimenti.
• Personalizzare la barra di navigazione: se la voce Intrastat non compare nel menu.