Tenere separate note spese e busta paga in SamBooks

Le indennità di trasferta vanno in busta paga, i rimborsi di spese e chilometri nella nota spese: cosa mandare al consulente e come non registrare due volte.

A cosa serve

Quando un dipendente va in trasferta, quello che gli spetta arriva per due strade diverse. Le spese che ha anticipato di tasca sua (pedaggi, parcheggi, pasti, il biglietto del treno) e i chilometri fatti con la sua auto sono rimborsi: li registri tu con la nota spese, e SamBooks li scrive in contabilità come debito verso la persona. Le indennità di trasferta, cioè la diaria a forfait per i giorni passati fuori sede, sono invece una voce della busta paga: le mette nel cedolino il consulente del lavoro, e in contabilità entrano con le paghe.

Il foglio mensile delle trasferte tiene insieme le due cose, perché al consulente serve sapere quanti giorni di trasferta ha fatto la persona e con quali importi, ma in prima nota ne scrive una sola. Questa guida spiega cosa registra la nota spese, cosa resta alle paghe, cosa mandare al consulente e come chiudere il rimborso quando lo paghi insieme allo stipendio, senza contare due volte lo stesso importo.

Cosa va dove, in breve

La regola che regge tutto il resto è questa: ogni importo si registra in un posto solo. Le spese e i chilometri li scrive la nota spese; le indennità le scrive la paga. Il rimborso alla persona, poi, si chiude una volta sola, con un bonifico oppure dentro la busta paga.

Prima di iniziare

• La persona deve esistere fra le persone delle note spese, con la sua auto se ha fatto chilometri: lo spiega Persone, veicoli e indennità di trasferta.
• Le spese del mese e il foglio delle trasferte devono essere compilati: per le spese vedi Note spese e rimborsi ai dipendenti, per giorni e chilometri Il foglio mensile delle trasferte.
• Ti serve l'accesso alla sezione Note spese (vedi più sotto «Chi può farlo») e, per chiudere il rimborso, allo Scadenzario.

Come si fa, passo per passo

1. Registra le note spese del mese

Apri Note spese dal menu di sinistra, apri la nota o il foglio del mese di ogni persona, controlla le righe e premi Registra. Finché una nota non è registrata non scrive nulla in contabilità e non crea la scadenza del rimborso: è la scadenza che poi ti dice quanto devi ancora alla persona.

Con la registrazione SamBooks scrive in prima nota le spese e i chilometri. Ogni spesa pagata dalla persona ha la sua scadenza di rimborso, i chilometri del mese ne hanno una sola. Le indennità di trasferta del foglio, invece, restano soltanto contate: nessuna scrittura, nessuna scadenza.

2. Scarica il riepilogo per il consulente

Il riepilogo è uno solo per persona e per mese, e raccoglie tutte le sue note del mese: le spese e il foglio delle trasferte. Lo trovi in due punti.

• Da una nota: apri la nota o il foglio della persona e passa alla scheda Riepilogo. In fondo, nel riquadro Per il consulente, ci sono i pulsanti per scaricarlo.
• Da Persone e veicoli: in Note spese apri la scheda Persone e veicoli, apri la riga della persona e, sotto Riepilogo per il consulente, scegli il Mese.

Premi Scarica PDF per un documento da leggere o allegare a una mail, oppure Scarica CSV se il consulente preferisce un file da aprire con Excel. Il CSV ha una riga per ogni giorno di trasferta, con località, tipo di indennità, Italia o estero, importo dell'indennità, chilometri, auto, costo al chilometro, anno delle tabelle ACI e rimborso chilometrico; ogni spesa ha la sua riga, con descrizione, gruppo, chi ha pagato e importo.

Nella scheda Riepilogo della nota i totali tengono separate le due voci che al consulente interessano in modo diverso: Indennità in busta, cioè i giorni di trasferta con i loro importi, che il consulente mette nel cedolino, e Da rimborsare alla persona, cioè le spese pagate dalla persona più il rimborso chilometrico, quanto la nota ha registrato come debito verso di lei. Le due somme non si sommano: una nota di sole indennità ha Da rimborsare alla persona a 0,00 €, perché le indennità vanno nel prospetto paghe. Le stesse voci, con il nome Totale da rimborsare alla persona per la seconda, chiudono il PDF e il CSV; in testa alla nota e nell'elenco le leggi in breve («da rimborsare a Laura 123,40 €», «indennità in busta 557,76 €»), quando non sono zero.

3. Manda il riepilogo al consulente del lavoro

Mandagli il riepilogo di ogni persona insieme alle presenze del mese, come fai già per le paghe. Con il riepilogo digli due cose: che le indennità vanno nel cedolino e se il rimborso di spese e chilometri lo paghi tu con un bonifico a parte oppure vuoi che passi in busta paga. Se passa in busta, chiedigli di aggiungerlo al netto da pagare come voce di rimborso, distinta dalla retribuzione.

4. Scegli come rimborsare la persona

Ci sono due strade, e se ne usa una sola per ogni rimborso.

• Bonifico a parte. Apri lo Scadenzario, trova la scadenza della nota della persona e premi Registra pagamento: scegli il conto da cui è partito il bonifico, la data e l'importo, poi premi Registra. La scadenza si chiude e il debito verso la persona va a zero.
• In busta paga. Il rimborso parte insieme allo stipendio, con lo stesso bonifico. In questo caso segui il passo 5.

5. Se il rimborso passa in busta paga, chiudi la scadenza senza banca

Il rimborso non esce dalla banca da solo, ma dentro il netto dello stipendio. La scadenza della nota quindi non si chiude con un pagamento in banca: si chiude girando il debito verso la persona sul conto dove registri le retribuzioni nette da pagare.

1. Apri lo Scadenzario e trova la scadenza della nota della persona.
2. Premi Registra pagamento.
3. Nella finestra, sotto Oppure chiudi senza banca, scegli Compensa con un altro conto.
4. In Conto di compensazione scegli il conto su cui registri i netti da pagare ai dipendenti, lo stesso che usi nella scrittura delle paghe: nel piano dei conti di SamBooks è Dipendenti c/retribuzioni.
5. Controlla Data e Importo (di partenza c'è il residuo da rimborsare) e premi Registra giroconto.

SamBooks registra un giroconto, senza movimenti di banca: il debito verso la persona si chiude e lo stesso importo si aggiunge al netto da pagare. Quando poi registri il bonifico dello stipendio, il netto comprende già il rimborso e i conti tornano con l'estratto conto.

6. Registra le paghe senza ripetere quello che la nota ha già scritto

Registra la scrittura delle paghe in prima nota dal prospetto del consulente, come fai ogni mese (se non l'hai mai fatto, parti da Registrare in prima nota). Tre attenzioni:

• le indennità di trasferta del cedolino registrale come costo del personale, insieme alle altre voci della retribuzione: la nota spese non le ha scritte;
• il rimborso di spese e chilometri del cedolino non registrarlo come costo: lo ha già fatto la nota spese;
• il netto da pagare registralo senza il rimborso, se l'hai già girato sul conto dei netti con il passo 5: il giroconto e la scrittura delle paghe, sommati, danno il netto del cedolino e quindi l'importo del bonifico.

Come evitare di registrare due volte la stessa cosa

Il doppio conteggio nasce quasi sempre da un importo che entra sia dalla nota spese sia dalle paghe. Qualche controllo prima di chiudere il mese:

• Una spesa, un posto. Lo scontrino del ristorante o il pedaggio va nella nota spese; se ricompare nel cedolino come rimborso, non è un costo nuovo ma il pagamento di un debito che la nota ha già scritto.
• Le indennità solo nelle paghe. Nel foglio mensile le indennità servono a contare i giorni e a preparare il riepilogo: non inserirle anche come righe di spesa nella nota.
• I chilometri una volta sola. Se lo stesso percorso nello stesso giorno compare due volte, nella stessa nota o in un'altra, SamBooks ti avvisa con Chilometri forse doppi: controlla prima di registrare.
• Il rimborso si chiude una volta. Bonifico a parte oppure giroconto in busta paga, mai tutti e due. Lo Scadenzario non accetta un importo più alto del residuo, quindi una scadenza già chiusa non si paga una seconda volta; il rischio vero è registrare il rimborso dallo Scadenzario e poi di nuovo, a mano, nella scrittura delle paghe.

C'è anche un limite da conoscere. Se nella scrittura delle paghe scrivi il rimborso in Dare sul conto della persona, la contabilità torna, ma la scadenza della nota resta aperta nello Scadenzario: SamBooks non collega una scrittura fatta a mano in prima nota alla scadenza della nota spese. Per questo conviene chiudere sempre il rimborso dallo Scadenzario, con il pagamento o con il giroconto del passo 5.

Chi può farlo

Le note spese e il riepilogo li vedono il Gestore, l'Amministrativo e chi ha un ruolo Personalizzato con la sezione delle note spese. Chi ha il permesso di sola lettura consulta le note, ma non le modifica e non le registra; un Personalizzato senza la sezione non vede le note. Per chiudere il rimborso serve anche l'accesso allo Scadenzario con il permesso di scrittura. I dettagli sono in Ruoli e permessi.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questo lavoro, già pronte da copiare.

• Riepilogo in PDF: «preparami il riepilogo per il consulente di Laura Bianchi per ottobre 2026 in PDF»
• Riepilogo in CSV: «dammi il riepilogo di ottobre 2026 di Marco Ferri in CSV da mandare al consulente paghe»
• Cercare: «quali note spese di ottobre non sono ancora registrate?»
• Controllare: «quanto ha di indennità di trasferta e quanto di rimborso km il foglio di ottobre di Laura Bianchi?»
• Registrare: «registra il foglio delle trasferte di ottobre di Laura Bianchi»
• Rimborso in busta paga: «il rimborso della nota spese di ottobre di Laura Bianchi passa in busta paga: chiudi la scadenza con un giroconto su Dipendenti c/retribuzioni»

Sam ti mostra le scritture e ti chiede conferma prima di registrare la nota e prima di chiudere la scadenza del rimborso: finché non confermi, non scrive nulla. Il file del riepilogo compare come pulsante da scaricare accanto alla risposta.

Se qualcosa non va

La scadenza della nota non c'è nello Scadenzario. La nota non è ancora registrata: aprila da Note spese e premi Registra. Solo la nota registrata crea la scadenza del rimborso.

Il giroconto non si registra perché il conto coincide con quello della partita. Hai scelto come conto di compensazione il conto della persona, cioè quello da cui il debito deve uscire: un giro sullo stesso conto non chiude nulla. Scegli il conto dei netti da pagare.

Il cedolino ha un rimborso che non trovi fra le note spese. Prima di registrare le paghe chiedi al consulente da dove viene. Se è una spesa anticipata dalla persona, registra la nota spese che manca; se è un'indennità, va con le paghe come costo.

Hai pagato il rimborso con un bonifico, ma il consulente l'ha messo anche in busta. Avvisa il consulente prima del pagamento degli stipendi, perché tolga la voce dal cedolino: altrimenti la persona riceve il rimborso due volte.

Domande frequenti

Le indennità di trasferta vanno in busta paga o in nota spese? In busta paga. Nel foglio mensile delle trasferte le inserisci per contare i giorni e preparare il riepilogo, ma la nota spese non le registra in contabilità: le scrivi con le paghe, come costo del personale.

Il rimborso chilometrico va nel cedolino? Il rimborso chilometrico si registra con la nota spese, nel foglio mensile, e diventa un debito verso la persona. Può essere pagato a parte con un bonifico oppure passare in busta paga come voce di rimborso: in tutti e due i casi non è un costo da registrare di nuovo con le paghe.

Cosa devo mandare al consulente del lavoro? Il riepilogo del foglio mensile di ogni persona, dalla scheda Riepilogo, in PDF o in CSV. Tiene separate le indennità da mettere in busta paga (Indennità in busta) e quanto va rimborsato alla persona (Totale da rimborsare alla persona).

Come evito di registrare due volte un rimborso? Chiudi la scadenza della nota una volta sola dallo Scadenzario: con Registra pagamento se paghi con un bonifico a parte, con Compensa con un altro conto se il rimborso passa in busta paga. Nella scrittura delle paghe non registrare il rimborso come costo.

Il rimborso passa in busta paga: come chiudo la scadenza della nota? Dallo Scadenzario, con Registra pagamento e poi Compensa con un altro conto, scegliendo il conto dei netti da pagare. La scadenza si chiude senza movimenti di banca.

Dove vedo quanto devo ancora rimborsare a una persona? Nello Scadenzario, fra le scadenze aperte a nome della persona: ogni nota registrata lascia lì il suo debito finché non lo chiudi. Il «da rimborsare a» che leggi in testa alla nota e nell'elenco è l'importo della nota, e non cambia quando paghi: quanto resta aperto lo dice lo Scadenzario. In contabilità il debito sta sul conto «Dipendenti e amministratori c/rimborsi spese», lo stesso per tutte le persone.

Funzioni correlate

• Note spese e rimborsi ai dipendenti: le spese a piè di lista, la registrazione e il rimborso.
• Il foglio mensile delle trasferte: giorni, chilometri e indennità del mese.
• Persone, veicoli e indennità di trasferta: chi c'è nelle note spese, con quale auto e con quali importi.
• Scadenzario e partite aperte: pagamenti, giroconti e compensazioni.
• Registrare in prima nota: la scrittura delle paghe fatta a mano.
• Ruoli e permessi: chi vede le note spese e chi può registrarle.