Gestire persone, auto e indennità di trasferta in SamBooks

Aggiungi i dipendenti e i collaboratori a cui rimborsi spese e trasferte, imposta l'auto per il rimborso chilometrico e cambia gli importi dell'indennità giornaliera.

A cosa serve

Ogni nota spese e ogni foglio delle trasferte appartiene a una persona: il dipendente che ha anticipato gli scontrini, il collaboratore che va dai clienti, l'amministratore che usa la sua auto per lavoro. La scheda Persone e veicoli della pagina Note spese è l'anagrafica di queste persone, ed è il punto in cui prepari tutto quello che serve prima di scrivere le note.

Qui fai tre cose:

• aggiungi, modifichi e disattivi le persone a cui rimborsi qualcosa;
• registri l'auto propria di ciascuna, scegliendo il modello nelle tabelle ACI: è da lì che SamBooks prende il rimborso al km;
• decidi gli importi dell'indennità di trasferta che SamBooks propone per ogni giorno di trasferta, in Italia e all'estero.

Quello che imposti qui non lo riscrivi più: nella nota scegli la persona, nel foglio del mese scegli l'auto, e gli importi si propongono da soli.

Prima di iniziare

Ti serve un ruolo che può modificare le note spese (vedi più avanti «Chi vede e chi modifica»). Per l'auto ti servono marca e modello esatti, per esempio dal libretto di circolazione: nelle tabelle ACI lo stesso modello compare in più versioni, con alimentazione e costo al km diversi.

Come si fa, passo per passo

1. Apri la scheda Persone e veicoli

Apri Note spese dal menu di sinistra e scegli la scheda Persone e veicoli, accanto a Note. In alto trovi il riquadro Importi dell'indennità, sotto l'elenco delle persone con la casella Cerca una persona per nome, l'interruttore Mostra le disattivate e il pulsante Aggiungi persona.

Se l'elenco è vuoto leggi Ancora nessuna persona: è normale la prima volta.

2. Aggiungi una persona

Premi Aggiungi persona. Nella finestra compili due campi, tutti e due obbligatori:

• Nome e cognome: scrivilo come vuoi ritrovarlo nelle note, per esempio «Laura Bianchi». Se lo lasci vuoto compare «Scrivi il nome e cognome.»;
• Ruolo: Dipendente, Collaboratore o Amministratore.

Sotto i campi leggi dove finisce quello che devi rimborsare alla persona: «Quello che le devi rimborsare si scrive sul conto «Dipendenti e amministratori c/rimborsi spese», con una scadenza a nome di Laura Bianchi nello scadenzario.» Il conto è uno per tutti: ogni persona si ritrova dalla sua scadenza. Non devi scegliere nessun conto: SamBooks propone lo stesso conto del debito per ogni ruolo e, se il piano dei conti non ce l'ha ancora, lo crea da solo quando salvi la persona. Se ti serve un conto diverso lo cambi dopo, dalla modifica (passo 4).

Premi Aggiungi persona per salvare. La persona compare nell'elenco con il suo ruolo e la scritta Nessuna auto.

Se esiste già una persona attiva con lo stesso nome, SamBooks non la duplica e risponde con il messaggio «C'è già una persona attiva di nome «Laura Bianchi».» In questo caso usa la persona che c'è già.

Non sei obbligato a passare da questa scheda. Quando crei una nota con Nuova nota e scrivi nel campo della persona un nome che non esiste, la tendina propone Aggiungi «Laura Bianchi» come nuova persona: compili gli stessi due campi e premi Aggiungi e torna alla nota. La persona creata così è identica a quella creata qui.

3. Aggiungi l'auto della persona

L'auto serve solo se la persona usa la sua auto per lavoro e le rimborsi i chilometri. I mezzi dell'azienda non vanno qui: non sono veicoli della persona.

Nell'elenco premi sul nome della persona per aprire la riga (il comando si chiama Mostra le auto di Laura Bianchi). Se non ha ancora auto leggi Nessuna auto per i chilometri. Premi Aggiungi auto e compila la finestra:

1. Modello nelle tabelle ACI: apri la casella Cerca marca e modello e scrivi qualche parola, per esempio «panda 1.2». I risultati sono raggruppati per tabella, con i nomi in maiuscolo come nelle tabelle ufficiali, e ognuno porta l'alimentazione e il costo al km. Scegli la versione giusta: la stessa auto a benzina, a gasolio o ibrida ha costi al km diversi. Se non trovi niente leggi Nessun modello trovato.: prova con meno parole, per esempio solo la marca e il nome del modello;
2. Come la chiamate: il nome con cui riconoscete l'auto in azienda, per esempio «la Panda di Laura». È obbligatorio, al massimo 200 caratteri;
3. Targa: è facoltativa, al massimo 10 caratteri.

In fondo alla finestra compare il rimborso che SamBooks userà, per esempio «Rimborso al km: 0,52 € con le tabelle 2026». Premi Aggiungi auto. Nella riga della persona l'auto mostra lo stesso dato: il costo al km e l'anno delle tabelle ACI.

Una persona può avere più auto. Nel foglio mensile delle trasferte scegli quale ha usato, e il rimborso dei km del giorno si calcola con il costo al km di quell'auto.

4. Modifica una persona o la sua auto

Per la persona premi Modifica sulla sua riga. Nella finestra Modifica la persona cambi Nome e cognome e Ruolo; le note già scritte restano com'erano. Sotto i campi leggi su quale conto SamBooks scrive il debito verso la persona, per esempio «SamBooks lo scrive sul conto «Dipendenti e amministratori c/rimborsi spese», lo stesso per ogni ruolo.»

Se per questa persona vuoi un conto diverso premi Usa un altro conto e scegli nella casella Conto del debito: compaiono solo conti adatti a un debito, e li cerchi per nome. Se ci ripensi premi Non cambiare. Per tornare al conto proposto premi Torna al conto di default: la frase diventa «Dopo «Salva» torna sul conto di default, lo stesso per ogni ruolo.» Premi Salva.

Per l'auto apri la riga della persona e premi Modifica l'auto: puoi cambiare il modello, il nome e la targa, poi premi Salva. Se cambi modello, il riquadro in fondo mostra subito il nuovo rimborso al km.

5. Togli una persona o un'auto

Una persona non si cancella: si disattiva, perché le sue note devono restare. Premi Modifica, poi Disattiva. SamBooks chiede conferma con Disattivare Laura Bianchi? e spiega: «Le note e le auto restano, ma la persona non è più offerta nelle nuove note. La puoi riattivare quando vuoi.» Premi Sì, disattiva, oppure Indietro se hai cambiato idea.

La persona sparisce dall'elenco. Per ritrovarla accendi Mostra le disattivate: la vedi con l'etichetta Disattivata e il pulsante Riattiva.

Lo stesso vale per l'auto venduta o cambiata: apri la riga della persona e premi Disattiva l'auto. L'auto resta nei fogli dove è già stata usata, con l'etichetta Disattivata, e la rimetti in uso con Riattiva l'auto. A una persona disattivata non puoi aggiungere auto: prima riattivala.

6. Controlla gli importi dell'indennità di trasferta

Il riquadro Importi dell'indennità dice l'importo che SamBooks propone per ogni giorno di trasferta. È una tabella con due colonne, In Italia e All'estero, e tre voci: Intera, Ridotta di 1/3 e Ridotta di 2/3. Finché non li cambi, SamBooks propone questi importi:

Sotto la tabella una riga ricorda i limiti dell'anno oltre i quali l'indennità diventa reddito per la persona. Se in azienda pagate un'indennità diversa, cambiala come spiegato nel passo 7.

7. Cambia gli importi dell'indennità

Premi Modifica nel riquadro Importi dell'indennità. Nella finestra hai le sei caselle, una per voce e per zona: scrivi il nuovo importo, con al massimo due decimali, e premi Salva gli importi.

Gli importi nuovi valgono da quel momento in poi: lo dice anche la finestra, «I nuovi importi valgono per i giorni che scrivi da ora: i giorni già scritti nei fogli non cambiano.» Un foglio di trasferte già compilato quindi non si aggiorna da solo: se ti serve il nuovo importo anche lì, lo correggi giorno per giorno nel foglio.

Come gli importi si propongono nel foglio delle trasferte

Quando nel foglio mensile scegli per un giorno l'indennità intera o ridotta, in Italia o all'estero, SamBooks scrive l'importo preso da questo riquadro. Puoi sempre cambiarlo sul singolo giorno: l'importo del riquadro è una proposta, non un vincolo. Se però l'importo di un giorno coincide (con un centesimo di scarto al massimo) con quello che il riquadro dà a un altro tipo, il foglio mostra l'avviso Tipo di indennità da controllare, per esempio «Il 6 ottobre l'indennità è di 30,99 €, come la ridotta di un terzo, ma il tipo è intera. Controlla il tipo.» È solo un avviso e non impedisce di registrare il foglio.

Se nel foglio correggi spesso la stessa voce con lo stesso importo, SamBooks se ne accorge e sotto la barra dell'auto mostra una riga grigia come questa: «Nelle 6 giornate con indennità intera in Italia il foglio usa 40,00 €, l'azienda propone 46,48 €. Se usate sempre 40,00 €, aggiorna gli importi dell'indennità». Il comando aggiorna gli importi dell'indennità ti porta qui, nella scheda Persone e veicoli, e apre la finestra degli importi con il valore del foglio già scritto nella casella giusta. Accanto alla casella leggi «40,00 € già scritto dal foglio: salva per usarlo.» Controlla e premi Salva gli importi; se non vuoi cambiare niente premi Annulla.

Come si compila il foglio del mese lo spiega la guida Compilare il foglio mensile delle trasferte.

Chi vede e chi modifica

La scheda Persone e veicoli la vede chi vede la pagina Note spese: il Gestore, l'Amministrativo e il ruolo Personalizzato che ha la sezione delle note spese.

Chi ha il permesso di sola lettura consulta l'elenco, le auto e gli importi, ma non trova i pulsanti Aggiungi persona, Modifica, Aggiungi auto e gli altri comandi di modifica. Nel riquadro degli importi, al posto di Modifica, legge «Li cambia chi può modificare le note spese.» Anche il comando del foglio che apre gli importi, per chi ha la sola lettura, porta alla scheda senza aprire la finestra.

I ruoli e i permessi dell'azienda si assegnano come spiega la guida Ruoli e permessi.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questa scheda, già pronte da copiare.

• Aggiungere una persona: «aggiungi Laura Bianchi come dipendente per le note spese»
• Cercare una persona: «quali persone ho nelle note spese? mostrami anche quelle disattivate»
• Modificare una persona: «Marco Ferri da collaboratore è diventato dipendente, aggiorna il ruolo»
• Disattivare una persona: «disattiva Giulia Conti nelle note spese, non lavora più con noi»
• Aggiungere l'auto: «aggiungi a Laura Bianchi la sua Fiat Panda 1.2 a benzina, targa GH123KL»
• Cambiare o togliere l'auto: «Laura Bianchi ha venduto la Panda, disattiva la sua auto»
• Vedere gli importi: «quanto proponiamo di indennità di trasferta intera in Italia e all'estero?»
• Cambiare gli importi: «porta l'indennità di trasferta intera in Italia a 40 euro al giorno»

Il modello dell'auto lo scegli sempre tu: Sam cerca nelle tabelle ACI, ti mostra le versioni che trova con il costo al km e aspetta che tu gli dica quale.

Se qualcosa non va

«C'è già una persona attiva di nome …». Esiste già una persona attiva con quel nome: cercala con Cerca una persona per nome e usa quella. Se si tratta di due persone diverse con lo stesso nome, distinguile nel nome, per esempio con il secondo nome.

La persona che cerchi non compare. Probabilmente è disattivata: accendi Mostra le disattivate. Se leggi Nessuna persona con questo nome, cambia le parole della ricerca.

Nella nota non trovo la persona. Le persone disattivate non sono offerte nelle nuove note: riattivala con Riattiva nella scheda Persone e veicoli.

Nella casella del modello leggi che le tabelle ACI non sono caricate. Senza le tabelle dell'anno non puoi scegliere il modello: riprova quando sono disponibili. Sotto i risultati SamBooks ricorda anche quando arrivano quelle dell'anno dopo: «Le tabelle 2027 le carichiamo quando l'Agenzia delle Entrate le pubblica in Gazzetta Ufficiale, di solito a fine dicembre.»

Accanto all'auto, al posto del costo al km, leggi un messaggio. SamBooks non trova il costo del modello nelle tabelle dell'anno in corso e ti dice perché, per esempio «Tabelle ACI 2027 non caricate» oppure «Modello non presente nelle tabelle ACI 2027». Se il motivo non c'è, leggi «Il costo al km non è disponibile.». Nel primo caso le tabelle non sono ancora caricate: riprova quando lo sono. Nel secondo apri Modifica l'auto e cerca di nuovo il modello nella casella Cerca marca e modello: spesso compare con un nome un po' diverso.

Salvando la persona leggi che il conto 2.30.20.009 è disattivato nel piano dei conti. Il conto del debito verso le persone è stato disattivato. Il messaggio dice cosa fare: apri Piano dei conti, cerca il conto, scegli Modifica conto personalizzato e togli la spunta da Disattiva il conto (resta tracciato in audit). Poi salva di nuovo la persona.

«Scrivi un importo maggiore di zero, con al massimo due decimali.» Un importo dell'indennità è vuoto, zero o ha più di due decimali: correggi la casella che mostra l'errore.

Non vedo il pulsante Modifica negli importi o Aggiungi persona. Hai il permesso di sola lettura sulle note spese: chiedi a chi gestisce gli utenti dell'azienda di darti il permesso di modifica.

«Non riesco a salvare la persona.», «Non riesco a salvare l'auto.» o «Non riesco a salvare gli importi.» Il salvataggio non è andato a buon fine: riprova; se il messaggio resta, ricarica la pagina e controlla i dati inseriti.

Domande frequenti

Dove aggiungo un dipendente per le note spese? In Note spese, scheda Persone e veicoli, con Aggiungi persona. In alternativa lo aggiungi al volo mentre crei la nota, scrivendo il nome nel campo della persona.

Come imposto l'auto del dipendente per i km? Apri la riga della persona nella scheda Persone e veicoli, premi Aggiungi auto e scegli il modello nella casella Modello nelle tabelle ACI. Il rimborso al km viene dalla tabella ACI di quel modello.

Dove cambio l'importo dell'indennità di trasferta? Nel riquadro Importi dell'indennità in cima alla scheda Persone e veicoli: premi Modifica, cambia la casella e premi Salva gli importi.

Se cambio gli importi, i fogli già fatti si aggiornano? No. I nuovi importi valgono per i giorni che scrivi da quel momento; i giorni già scritti tengono il loro importo, e se serve li correggi nel foglio.

Posso cancellare un dipendente che non lavora più con noi? Non si cancella, si disattiva: premi Modifica e poi Disattiva. Le sue note e le sue auto restano, e non lo vedi più fra le persone delle nuove note.

Il dipendente ha cambiato auto, cosa faccio? Disattiva la vecchia con Disattiva l'auto e aggiungi la nuova con Aggiungi auto. I fogli dei mesi passati restano con l'auto di allora.

Posso mettere un conto diverso per un amministratore? Sì. In Modifica la persona premi Usa un altro conto e scegli il conto nella casella Conto del debito.

Devo inserire anche le auto aziendali? No. Qui vanno solo le auto proprie delle persone, quelle che danno diritto al rimborso chilometrico.

Funzioni correlate

• Registrare le note spese e rimborsare i dipendenti: la nota a piè di lista con gli scontrini e il rimborso alla persona.
• Compilare il foglio mensile delle trasferte: giorni, indennità e rimborso chilometrico del mese.
• Note spese e paghe: cosa va dove: cosa registri con la nota spese e cosa con il prospetto paghe del consulente.
• Ruoli e permessi: chi può modificare le note spese.
• Scadenzario e partite aperte: dove vedi i rimborsi ancora da pagare.