Registrare una nota spese e il rimborso al dipendente in SamBooks
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Come registrare uno scontrino parlante, una spesa di piccola cassa o una nota spesa dipendente in SamBooks, e come si arriva al rimborso.
A cosa serve
La nota spese serve per le spese non fatturate elettronicamente: scontrini fiscali, ricevute di parcheggio, carburante o pranzi di lavoro, piccola cassa, oppure una spesa anticipata da un dipendente e da rimborsargli. È un documento a testata unica (nessuna riga di dettaglio) che porti in prima nota con l'IVA che dichiari tu stesso, visto che non arriva nessun tracciato elettronico a dirtelo.
Prima di iniziare
- Serve il ruolo GESTORE o AMMINISTRATIVO: sono loro a creare e a registrare — non esiste un ruolo approvatore distinto, e né LOGISTICA né VISUALIZZATORE possono crearne o registrarne una (il Visualizzatore vede soltanto).
- Non c'è un'anagrafica dipendente collegata: sul tipo «nota spesa dipendente» il beneficiario è il nome che scrivi tu in un campo di testo, non una scheda anagrafica.
- Il conto di costo (categoria) non si assegna a mano da nessuna schermata: lo propone Sam in automatico, oppure lo chiedi tu esplicitamente in chat.
- Non esiste un percorso per allegare uno scontrino e farlo leggere dall'OCR nel form manuale: l'unico modo di far leggere uno scontrino a SamBooks è allegarlo in chat a Sam.
- Se la tua azienda è forfettaria (RF19), l'intero ciclo passivo — quindi anche le note spese — non è disponibile.
Come si fa, passo per passo
1. Apri «Note spese»
Dal menu di sinistra apri Note spese. Nota: il titolo della pagina e della sua scheda si chiamano ancora «Ricevute e scontrini» — nome storico rimasto da prima del rename in sidebar, ma è la stessa funzione. Colonne: Data, Esercente, Tipo, N. documento, Totale, Prima nota (badge «Da registrare in prima nota» se non ancora contabilizzata, nessun badge se già registrata). Filtri: Tipo, Periodo documento, Esercente, Prima nota (Tutte/Da registrare/Registrata). Se non c'è nulla vedi «Nessuna ricevuta» / «Non ci sono ricevute che corrispondono ai filtri selezionati. Chiedi a Sam per registrarne una.».
2. Premi «Nuova nota spese» e scegli il tipo
In alto a destra premi Nuova nota spese: si apre il dialog «Registra uno scontrino parlante, una piccola cassa o una nota spese dipendente.» con il campo Tipo a tre valori:
- Scontrino parlante (selezionato di default) — uno scontrino con la partita IVA della tua azienda, tipico di benzina, pedaggi, piccoli acquisti.
- Piccola cassa — un'uscita di cassa non documentata da fattura.
- Nota spese dipendente — una spesa anticipata dal dipendente, da rimborsargli.
La differenza fra i tre non sta nel form (i campi sono identici) ma in cosa succede alla registrazione: solo il tipo dipendente genera una scadenza di rimborso (vedi sotto).
3. Compila i campi
- Esercente (obbligatorio) — chi ha emesso lo scontrino/ricevuta.
- Data documento (obbligatoria, di default oggi).
- Numero documento (facoltativo).
- Totale (€) (obbligatorio, deve essere maggiore di zero).
- Metodo di pagamento (facoltativo, testo libero — non un elenco di codici, scrivi per esempio «carta» o «contanti»).
- Imponibile (€), IVA (€), Aliquota IVA (%) (tutti facoltativi: se lo scontrino non riporta l'IVA in modo leggibile, lasciali vuoti).
- Detraibilità IVA (%) (facoltativa): il campo mostra un placeholder «100» ma è solo un suggerimento visivo, non un valore già scritto — se lo lasci vuoto, alla registrazione SamBooks applica comunque il 100% di detraibilità, esattamente come se avessi scritto 100.
Se manca l'esercente vedi «Inserisci la denominazione dell'esercente.»; se manca la data «Seleziona la data del documento.»; se il totale è zero o vuoto «Inserisci un totale maggiore di zero.». Premi Crea nota spese: a successo vedi «Nota spese creata.» e SamBooks ti porta direttamente al drill della nota appena creata; in caso di errore, «Impossibile creare la nota spese.».
4. Il drill della nota: quattro schede
Aperta una nota spese trovi quattro schede — Dettagli, Categorizzazione, Prima nota, Storia AI:
- Dettagli — i dati che hai inserito in creazione.
- Categorizzazione — mostra il conto di costo se Sam lo ha già proposto («Conto di costo proposto da Sam», con codice conto, eventuale codice OIC e data). Finché non lo chiedi a Sam, questa scheda resta vuota: il messaggio è testualmente «La ricevuta non è ancora stata categorizzata. Chiedi a Sam per associare un conto di costo.» — non esiste, in nessun punto del prodotto, un modo di scegliere il conto a mano per una nota spese (né in creazione né altrove); se non lo assegni tu chiedendolo a Sam, alla registrazione SamBooks userà comunque un conto di costo generico.
- Prima nota — vedi il passo 5.
- Storia AI — vedi «Se qualcosa non va».
5. Registra in prima nota
Nella scheda Prima nota, finché la nota non è ancora contabilizzata leggi «Nessuna scrittura di prima nota collegata. La nota spese non è ancora contabilizzata in prima nota. Registrala con il pulsante qui sotto.» e il bottone Registra in prima nota. Premilo: a successo il messaggio è «Nota spese registrata in prima nota.» (se lo premi due volte, «La nota spese era già registrata in prima nota.» — l'operazione è idempotente, non duplica la scrittura); in caso di errore, «Impossibile registrare la nota spese in prima nota.». Una volta registrata, la stessa scheda mostra la scrittura collegata (numero, causale, data, totale) con il link Apri scrittura e il bottone Annulla registrazione, che disfa la contabilizzazione (vedi «Modificare, eliminare o annullare una nota spese»).
Cosa produce la registrazione, per tipo
In ogni caso nasce una scrittura con in Dare il costo (sul conto categorizzato, o su un conto generico se nessuno è stato assegnato) e l'IVA a credito per la sola quota detraibile — la quota indetraibile resta a costo. Cambia l'Avere:
- Scontrino parlante e Piccola cassa → Avere Cassa (o Banca, se il metodo di pagamento indica una carta/bonifico). Nessuna scadenza generata: è già uscita di tasca tua.
- Nota spese dipendente → Avere Debiti verso dipendenti, e nasce una scadenza di rimborso con il nome del dipendente come beneficiario (testuale, non un'anagrafica). La scadenza rientra fra le partite aperte come qualunque altra: la trovi e la chiudi dallo Scadenzario e le partite aperte, esattamente come registri un pagamento a un fornitore — non esiste un percorso «rimborsa il dipendente» a parte.
La nota spese confluisce nel registro IVA acquisti come una fattura di acquisto qualunque.
Modificare, eliminare o annullare una nota spese
Qui la nota spese si comporta diversamente da quasi ogni altro documento di SamBooks, ed è importante saperlo prima di premere «Crea nota spese»:
- Non è modificabile. Una volta creata, nessuno dei suoi campi si corregge — né dal form (non esiste un dialog «Modifica»), né chiedendolo a Sam. Se hai sbagliato un dato, l'unica via è eliminare la nota (vedi sotto) e crearne una nuova.
- Non è eliminabile dal form. Non c'è alcun bottone «Elimina» né in lista né sul drill. Se la nota spese è stata creata chiedendolo a Sam in chat, puoi però annullarla dalla scheda Storia AI del suo drill: ogni azione di Sam su quella nota compare lì con un pulsante per annullarla (per la creazione, l'annullamento è un soft-delete: la nota compare ancora, ma con il banner «Ricevuta annullata» e la data). Se invece l'hai creata dal form manuale, questo pulsante non esiste da nessuna parte: quella nota resta per sempre.
- La registrazione in prima nota si annulla, la nota spese resta. Nella scheda Prima nota di una nota già contabilizzata trovi Annulla registrazione: una conferma ti ricorda che la scrittura viene eliminata, non stornata (nessuna scrittura di segno opposto) e che l'eventuale scadenza di rimborso non ancora pagata viene rimossa insieme. Vale per tutte le registrazioni, che le abbia fatte tu dal bottone o Sam dalla chat; a annullo fatto la scheda torna all'empty state e puoi registrare di nuovo. Due rifiuti possibili, spiegati nella finestra stessa: se il periodo IVA è già liquidato (l'IVA a credito di quella nota è già confluita in una liquidazione chiusa) devi prima riaprire la liquidazione di quel periodo e poi riliquidare; se l'esercizio è chiuso, va riaperto. La nota spese in sé non viene toccata: resta, con i suoi dati.
Chiedilo a Sam
Le stesse operazioni si possono chiedere a Sam in chat, con lo stesso esito del percorso manuale. Resta una differenza sulla creazione: una nota spese creata da Sam si può annullare (soft-delete) dalla scheda Storia AI, una creata dal form no.
- «Registra uno scontrino di 45 € per pranzo di lavoro con il fornitore X.» (è anche il suggerimento che vedi nell'elenco vuoto)
- «Registra una nota spese dipendente per Mario Rossi, 120 €, benzina, da rimborsare.»
- «Assegna il conto Carburanti alla nota spese 34.» — l'unico modo di categorizzarla.
- «Registra in prima nota la nota spese 34.»
- «Annulla la registrazione in prima nota della nota spese 34.» — stesso effetto del bottone Annulla registrazione, guardie comprese.
- Puoi anche allegare la foto o il PDF dello scontrino a Sam: è l'unico modo in tutto il prodotto di far leggere uno scontrino via OCR — non esiste l'equivalente manuale.
Se qualcosa non va
- Il totale non è maggiore di zero: il salvataggio si blocca con «Inserisci un totale maggiore di zero.» — controlla di aver scritto un numero e non lasciato il campo a 0.
- La scheda Categorizzazione resta vuota: è normale finché non chiedi a Sam di assegnare un conto — non è un errore, e la nota si registra comunque (con un conto generico) anche senza.
- Ho sbagliato un dato dopo aver creato la nota: non è modificabile. Se l'hai creata dal form, l'eliminazione manuale non è possibile: l'unica via pulita è chiedere a Sam di correggerla (Sam può annullare la propria azione, ma non quella fatta dal form) oppure lasciarla e registrarne una corretta a parte, annotando la differenza nelle note.
- Voglio disfare una registrazione: apri la scheda Prima nota e premi Annulla registrazione. Se la finestra ti risponde che il mese o il trimestre è già stato liquidato, la registrazione non si tocca finché non riapri quella liquidazione dalla voce IVA del menu, la annulli e la rifai dopo aver annullato la nota spese.
- Il rimborso al dipendente non compare da nessuna parte: controlla di aver scelto il tipo Nota spese dipendente (non scontrino/piccola cassa) e di aver registrato la nota — la scadenza nasce solo alla registrazione, non alla creazione.
- Il link «Tutte le fatture passive» in alto sul drill: è un rimando storico non ancora corretto (dovrebbe riportare a «Note spese») ma funziona comunque come tasto indietro.
Domande frequenti
Come registro uno scontrino di benzina o un pranzo di lavoro? Da «Note spese» → «Nuova nota spese» → tipo Scontrino parlante (è già selezionato di default), compila esercente/data/totale e premi «Crea nota spese»; poi apri la scheda «Prima nota» e premi «Registra in prima nota».
Come registro e rimborso una spesa anticipata da un dipendente? Stesso form, ma scegli il tipo Nota spese dipendente. Alla registrazione nasce una scadenza di rimborso: la trovi e la chiudi nello Scadenzario, come qualunque altra partita aperta.
Posso caricare la foto dello scontrino e farlo leggere in automatico? Solo allegandolo a Sam in chat: nel form manuale non c'è alcuna dropzone o lettura OCR per le note spese.
Come assegno un conto di costo alla nota spese? Chiedendolo a Sam in chat («assegna il conto X alla nota spese Y»): non c'è un modo di farlo dal form o dalla scheda Categorizzazione, che mostra solo ciò che Sam ha già proposto.
Posso modificare una nota spese dopo averla creata? No, nessun campo si corregge dopo la creazione. Se hai sbagliato qualcosa, l'unica via pulita è farla correggere da Sam (se l'ha creata lui) o registrarne una nuova.
Posso eliminare una nota spese creata per sbaglio? Solo se è stata creata chiedendolo a Sam: dalla sua scheda «Storia AI» puoi annullare quell'azione. Una nota creata dal form manuale non ha alcun modo di eliminazione.
Perché la scheda Categorizzazione dice che devo chiedere a Sam? Perché è letteralmente l'unico modo: SamBooks non offre nessuna schermata per assegnare a mano il conto di costo di una nota spese.