Predisporre la Certificazione Unica (CU) in SamBooks

Come generare la CU dei professionisti a cui hai pagato una parcella con ritenuta d'acconto, e perché a volte «non esce nessuno».

A cosa serve

Quando paghi una parcella (fattura di tipo TD06) di un libero professionista con la ritenuta d'acconto, la tua azienda agisce da sostituto d'imposta: sei tu a trattenere la ritenuta e sei tu a doverla certificare al professionista con la Certificazione Unica (CU) annuale. Questa guida copre esattamente questo percorso: /dichiarativi/cu, raggiungibile dalla card «Certificazione Unica» nell'hub Dichiarativi.

È il primo di tre percorsi che si assomigliano ma vanno tenuti distinti, perché coinvolgono ritenute diverse:

• Qui: tu operi la ritenuta sui professionisti che paghi, e generi la CU per loro.
• Se cerchi dove registrare le CU che ricevi dai tuoi clienti sostituti d'imposta (le certificazioni di ciò che loro hanno trattenuto a te), vedi Registrare le CU ricevute.
• Se cerchi come contabilizzare la ritenuta che un cliente trattiene su una tua parcella TD06 emessa, vedi Contabilizzare le ritenute che i clienti ti trattengono.

Per impostare la ritenuta d'acconto su una fattura (aliquota, causale, righe soggette), la guida di riferimento è Applicare ritenuta d'acconto, cassa previdenziale e bollo su una fattura: qui diamo per acquisito che la fattura di acquisto del professionista abbia già la ritenuta impostata correttamente.

Prima di iniziare

• Serve un ruolo con permessi di scrittura — Gestore o Amministrativo — per predisporre la CU; Visualizzatore e Logistica non possono lanciare la predisposizione. Consultare la lista e scaricare il file, invece, non richiede permessi di scrittura.
• La fattura di acquisto del professionista deve essere di tipo TD06, con la ritenuta d'acconto impostata nella sezione «Ritenuta e bollo» del form — vedi Registrare una fattura di acquisto.
• Il pagamento di quella fattura deve essere riconciliato con un movimento bancario, nell'anno che vuoi certificare.

Come si fa, passo per passo

1. Apri Dichiarativi → Certificazione Unica

Dalla barra laterale apri Dichiarativi, poi la card «Certificazione Unica» (sottotitolo «Modello CU annuale: lavoro autonomo TD06 percipienti ritenuta.», con il conteggio delle CU già predisposte). Si apre /dichiarativi/cu, la lista delle CU raggruppate per anno.

2. Predisponi la CU per un anno

In alto a destra premi Predisponi. Si apre una conferma: «Predisporre Certificazione Unica?», con il campo Anno d'imposta (proposto = l'anno precedente a quello corrente, modificabile in un intervallo 2000–2999). Confermando con Predisponi, SamBooks genera la CU di quell'anno a partire dai dati già registrati; l'operazione è idempotente: rigenerarla per lo stesso anno aggiorna l'esito esistente invece di crearne uno nuovo.

3. La condizione che spiega il 90% dei casi «non esce nessuno»

Questo è il punto più importante della guida. SamBooks aggrega in CU solo i pagamenti effettivamente riconciliati in banca nell'anno scelto, su fatture di acquisto TD06 con ritenuta d'acconto maggiore di zero: non basta che la fattura sia registrata, deve risultare pagata — cioè abbinata a un movimento bancario riconciliato — dentro l'anno solare che stai certificando. L'anno si conta sulla data del movimento bancario (la data valuta, o in mancanza la data operazione), non sulla data della fattura: una parcella di dicembre pagata a gennaio entra nella CU dell'anno dopo. Se non hai ancora pagato (o non hai ancora riconciliato il pagamento in Banca) nessuna parcella con ritenuta di quell'anno, la predisposizione ritorna un esito vuoto e nella lista non compare nessuna card per quell'anno: non è un errore, è la logica dell'aggregazione. Attenzione al segnale: anche a esito vuoto la notifica di conferma è la stessa di una CU piena («Certificazione Unica {anno} predisposto.»), quindi l'unica prova che l'anno si è popolato è la scheda che compare nella lista. Appena riconcili il pagamento, ripeti «Predisponi».

4. Leggi la card per anno e apri il drill

Ogni anno predisposto compare come una scheda nella lista, con Anno, Percipienti (quanti professionisti), Tot. lordo e Tot. ritenuta. Un clic sulla scheda apre /dichiarativi/cu/{anno}, il drill con la tabella completa: colonne Percipiente (denominazione + codice fiscale, o in mancanza la P.IVA), Causale, Cod. tributo, Lordo, Ritenuta, più i tre totali riassuntivi in alto. Il lordo riportato è l'imponibile della fattura — la base imponibile IVA, non il totale documento; su un pagamento parziale, sia il lordo sia la ritenuta di quel percipiente sono calcolati in proporzione alla quota effettivamente pagata, non sull'intero importo fatturato.

5. Rieseguire non duplica i percipienti

Se registri un nuovo pagamento per un professionista già presente in CU, o correggi un dato a monte, premi di nuovo Predisponi sullo stesso anno: SamBooks aggiorna il record esistente di quel percipiente (stesso anno, stessa P.IVA o codice fiscale), non ne crea uno secondo. Non rischi doppioni rieseguendo l'operazione più volte.

6. Scarica il file XML

Nel drill, il bottone Scarica XML compare solo se la CU ha almeno un percipiente. Il file (BOZZA_certificazione_unica_{anno}.xml) contiene un elemento per ogni percipiente con la sua anagrafica, il lordo, la ritenuta, la causale e il codice tributo — porta già nel nome il prefisso «BOZZA_» e, dentro l'intestazione del file stesso, un avviso esplicito: è un file strutturato di raccordo predisposto da SamBooks, non il tracciato telematico ufficiale dell'Agenzia delle Entrate. La validazione con il software di controllo AdE, la conversione nel formato telematico e l'invio a Entratel restano compiti del tuo Dottore Commercialista o dell'intermediario abilitato — SamBooks non si collega direttamente all'Agenzia delle Entrate. Lo stesso avviso compare anche sopra la tabella, nel drill.

7. Correggi la causale per percipiente e consegna la CU dalla pagina

La causale proposta in automatico è «A» — prestazioni di lavoro autonomo rientranti nell'esercizio di arte o professione abituale, ma è una proposta, non un destino: nella tabella del drill, l'icona a matita sulla riga di ogni percipiente apre un dialog «Cambia causale» con un menu a tendina delle causali ammesse dalle istruzioni AdE (provvigioni «Q»/«R», prestazione occasionale «M», diritti d'autore «B»…) — scegli quella giusta e premi «Salva». Il codice tributo resta invece fisso a 1040 per tutti i percipienti (è quello delle ritenute su redditi di lavoro autonomo, l'unica categoria che questa CU copre) e non è modificabile da nessuna schermata.

Anche la consegna al percipiente si fa dalla pagina, non solo fuori da SamBooks: è un obbligo del sostituto d'imposta entro il 16 marzo (art. 4, c. 6-quater DPR 322/1998), e ogni riga della tabella ha due icone dedicate. L'icona di download apre il prospetto PDF individuale del percipiente (BOZZA_certificazione_unica_{anno}_{percipiente}.pdf, con lo stesso avviso «non è il modello ufficiale dell'Agenzia delle Entrate» dell'XML annuale): puoi scaricarlo e consegnarlo a mano — questa icona è disponibile anche al Visualizzatore, perché è un semplice scarico, non una scrittura. L'icona di invio apre invece il dialog «Consegna», che manda quello stesso PDF per email al percipiente: l'indirizzo è precompilato con l'email ordinaria del fornitore (mai la PEC) e resta modificabile, mentre l'«Indirizzo per le risposte» è obbligatorio — è il recapito della tua azienda a cui il percipiente risponde se contesta la ritenuta, precompilato con l'email aziendale ma senza un indirizzo valido l'invio viene rifiutato. Dopo l'invio, la colonna «Consegna» della riga mostra la data dell'ultima consegna riuscita. Cambiare causale e consegnare via email restano riservati a un ruolo con permessi di scrittura (Gestore o Amministrativo), come predisporre la CU.

Una CU già consegnata non viene toccata rigenerando l'anno: la rigenerazione salta i percipienti già consegnati, lasciandoli con i dati che hanno già ricevuto — per correggerli devi predisporre e riconsegnare una CU aggiornata.

8. Verifica i totali incrociando gli F24 delle ritenute versate

La colonna Cod. tributo del drill riporta sempre 1040 (ritenute su redditi di lavoro autonomo): come la causale è un valore fisso, non derivato dalla singola fattura. Per un controllo di coerenza, apri i tuoi F24 di versamento ritenute — gruppo «Ritenute» → «Versamento ritenute mensile» in Generare e versare un F24 — e confronta quanto hai versato nell'anno con il totale ritenuta mostrato in CU per lo stesso periodo: sono due fonti indipendenti (i versamenti F24 da un lato, gli imponibili pagati e riconciliati dall'altro) e un disallineamento è un segnale da verificare prima di consegnare la CU.

Se qualcosa non va

• Predispongo ma la lista resta vuota per quell'anno — la notifica di conferma esce comunque, quindi non fa testo: vuol dire che nessuna fattura TD06 con ritenuta risulta pagata e riconciliata in Banca con la data del movimento dentro quell'anno. Controlla prima la riconciliazione, poi ripeti «Predisponi».
• Il mio consulente/fornitore non compare: probabile che la sua fattura non sia TD06, non abbia una ritenuta impostata, o il pagamento non sia ancora riconciliato — vedi il passo 3.
• Il bottone «Scarica XML» non c'è: la CU di quell'anno non ha ancora percipienti; predisponila di nuovo dopo aver riconciliato almeno un pagamento.
• Voglio cambiare la causale su un percipiente: apri il drill dell'anno, icona a matita sulla sua riga, scegli la causale corretta dall'elenco e premi «Salva». Il codice tributo resta fisso a 1040 e non si cambia da nessuna schermata.
• Devo mandare la CU al professionista: apri il drill dell'anno, icona di invio sulla sua riga, compila l'indirizzo per le risposte e premi «Consegna» — l'email parte subito col PDF allegato. In alternativa, icona di download per scaricare lo stesso PDF e consegnarlo a mano.

Chiedilo a Sam

Puoi chiedere a Sam di predisporre la CU («predisponi la Certificazione Unica per il 2025»), di elencare le certificazioni già generate, di cambiare la causale di un percipiente («cambia la causale del percipiente Mario Rossi in diritti d'autore») o di consegnargliela via email («manda la CU a Mario Rossi, rispondimi a amministrazione@lamiaazienda.it»): Sam usa esattamente gli stessi calcoli, gli stessi vincoli e le stesse azioni descritte sopra — non aggira né la precondizione del pagamento riconciliato, né il codice tributo fisso a 1040.

Domande frequenti

Come faccio la CU dei professionisti che ho pagato? Apri Dichiarativi → Certificazione Unica → Predisponi, scegli l'anno d'imposta e conferma. Serve che almeno un pagamento di una fattura TD06 con ritenuta sia riconciliato in Banca in quell'anno.

Ho predisposto la CU ma non esce nessun percipiente, perché? Perché SamBooks certifica solo i pagamenti riconciliati: la fattura TD06 con ritenuta dev'essere registrata e pagata, con il movimento bancario abbinato e riconciliato, dentro l'anno che hai scelto.

Devo aver pagato la fattura per far uscire la CU? Sì: non basta registrarla, serve la riconciliazione del pagamento in Banca nell'anno d'imposta.

Perché il mio consulente non compare nella CU? Gli stessi motivi del punto sopra: fattura non TD06, ritenuta non impostata, oppure pagamento non ancora riconciliato.

Come scarico il file della certificazione unica? Dal drill dell'anno, bottone «Scarica XML» (visibile solo se ci sono percipienti).

SamBooks manda la CU all'Agenzia delle Entrate? No. Il file scaricabile è un report di raccordo, non il tracciato telematico: l'invio a Entratel resta compito del tuo commercialista o dell'intermediario abilitato.

Come consegno la CU al professionista? Dal drill dell'anno, icona di invio sulla riga del percipiente: si apre il dialog «Consegna», che manda via email il prospetto PDF individuale con l'indirizzo per le risposte della tua azienda. In alternativa, icona di download per scaricare lo stesso PDF e consegnarlo a mano.

Posso cambiare la causale sulla certificazione unica? Sì, per singolo percipiente: icona a matita sulla sua riga nel drill dell'anno, scegli la causale corretta dall'elenco (provvigioni, prestazione occasionale, diritti d'autore…) e salva. Il codice tributo resta invece fisso a 1040 per tutti i percipienti.

Se rifaccio la CU si duplicano i percipienti? No: rieseguire «Predisponi» sullo stesso anno aggiorna i percipienti già presenti, non li duplica.

I totali della CU corrispondono agli F24 delle ritenute? Dovrebbero coincidere se hai versato regolarmente: confronta il totale ritenuta del drill con i tuoi F24 «Ritenute» dello stesso periodo, codice tributo 1040.

Che differenza c'è tra CU emessa e CU ricevuta? La CU emessa (questa guida) è quella che tu generi per i professionisti che hai pagato con ritenuta. La CU ricevuta è quella che i tuoi clienti sostituti d'imposta mandano a te, quando sono loro a trattenere la ritenuta sulle tue parcelle: si registra in Registrare le CU ricevute.

Funzioni correlate

• Registrare le CU ricevute e controllare lo scarto con le scritture — quando sei tu a ricevere una CU.
• Contabilizzare le ritenute che i clienti ti trattengono — la ritenuta subita sulle tue parcelle emesse.
• Applicare ritenuta d'acconto, cassa previdenziale e bollo su una fattura — dove imposti la ritenuta sulla fattura.
• Registrare una fattura di acquisto — dove registri la parcella TD06 del professionista.
• Generare e versare un F24 — per incrociare i versamenti delle ritenute.