Il ciclo contabile di un anno in SamBooks: dai documenti alla chiusura

L'ordine corretto delle tappe contabili di un esercizio, cosa è automatico e cosa richiede un'azione tua, e perché un passaggio saltato blocca quello dopo.

A cosa serve

Questa guida è una mappa, non un manuale: fissa la sequenza delle tappe contabili di un esercizio — dai documenti alla chiusura e riapertura dell'anno nuovo — e per ognuna rimanda alla guida verticale che la spiega passo per passo, con i campi, i pulsanti e i messaggi reali. Se cerchi il "come si fa" di una singola tappa, apri la guida linkata: qui trovi solo l'ordine giusto e la logica dei blocchi a catena, per capire perché SamBooks a volte ti ferma e cosa sbloccare per andare avanti.

Prima di iniziare

• Le tappe a cadenza fissa (registri IVA, liquidazioni) dipendono dalla periodicità IVA dell'azienda — mensile o trimestrale — impostata nel profilo fiscale.
• Generare assestamenti e chiudere l'esercizio richiede un ruolo con permessi di scrittura sulla contabilità — Gestore o Amministrativo.
• Le aziende in regime forfettario (RF19) restano fuori da gran parte di questa sequenza: niente liquidazione IVA, niente Assestamenti, niente Bilancio, niente Dichiarativi — resta il calendario fiscale. Le aziende in contabilità semplificata perdono solo le tappe di Assestamenti e Bilancio (nascoste dal menu): liquidazione IVA e Dichiarativi restano regolarmente visibili.

La sequenza dell'anno, tappa per tappa

1. Durante tutto l'anno: dai documenti alla prima nota

Ogni fattura emessa o ricevuta, corrispettivo, incasso o pagamento genera — quasi sempre in automatico — la sua scrittura di prima nota: è il motore silenzioso che alimenta tutto il resto. Cosa registra da solo SamBooks e cosa resta a te lo spiega la guida Dalle fatture alla prima nota: le scritture automatiche. Per le registrazioni che restano manuali (giroconti, stipendi, rettifiche), la guida di riferimento è Registrare una scrittura di prima nota — è anche lì che compili il periodo di competenza su una riga, il dato che la tappa 3 userà per generare ratei e risconti: se non lo valorizzi mai, quella tappa non troverà nulla da assestare.

2. Mensile o trimestrale: registri IVA e liquidazione

Con cadenza legata alla periodicità IVA dell'azienda, si calcola la liquidazione del periodo — Calcolare la liquidazione IVA — e si scaricano i registri vidimati vendite, acquisti e corrispettivi — Scaricare i registri IVA e la LIPE. Una liquidazione calcolata blocca il periodo che copre: da quel momento nessuna nuova scrittura può più toccare un conto IVA con data IVA in quel mese o trimestre, né si può eliminare una scrittura che concorre a una liquidazione già calcolata. È il primo anello della catena di blocchi (tappa 7): se devi ancora registrare qualcosa in un periodo già liquidato, la via è riaprire la liquidazione, non forzare la scrittura.

3. Periodica: gli assestamenti di competenza

A fine mese, trimestre o esercizio — quando serve, non necessariamente ogni volta — si generano le scritture che portano i costi e i ricavi sul periodo di competenza corretto: ratei, risconti e, se vuoi includerli nello stesso batch, gli ammortamenti dei cespiti. Il percorso completo, wizard compreso, è nella guida Generare ratei, risconti e assestamenti di fine periodo. Il generatore lavora solo sulle righe con competenza già compilata (tappa 1): è il punto in cui la sequenza si rompe più spesso, perché sembra "non funzionare" quando in realtà manca il dato a monte.

Gli ammortamenti hanno anche un percorso proprio, cespite per cespite o in blocco dalla lista Cespiti, con le regole di calcolo (aliquote, prima annualità ridotta) spiegate in Calcolare e contabilizzare l'ammortamento dei cespiti. Le rimanenze di magazzino non passano da qui: sono un percorso separato, spiegato in Registrare l'inventario fisico di fine anno — non aspettarti che il generatore di assestamenti le proponga.

4. Punto di verifica: la quadratura del bilancio

Prima di chiudere, la pagina Bilancio ti dice se attivo, passivo, netto e risultato quadrano — badge esplicito in cima alla pagina. È anche dove leggi conto economico e stato patrimoniale dell'esercizio: la guida è Leggere il bilancio CEE. Un conto senza voce CEE assegnata è la causa più comune di uno sbilancio apparente in questa fase — la scrittura di per sé non può mai essere sbilanciata, il motore la rifiuta prima.

5. Annuale: chiudi l'esercizio

Dalla tab Chiusura della stessa pagina Assestamenti, il blocco «Controlli preliminari» ricorda i due controlli — liquidazioni IVA del periodo tutte presenti e bilancio quadrato — con link diretti alle due pagine. Il controllo vero non è solo visivo: il motore di chiusura lo applica per davvero, e blocca la chiusura se mancano liquidazioni (12 se sei mensile, 3 se trimestrale — la quarta confluisce nel saldo annuale) o se il bilancio non quadra. Confermando, SamBooks scrive tre scritture in sequenza — giro dei conti di conto economico, calcolo e giro dell'utile o della perdita, giro dei conti di stato patrimoniale — e l'esercizio passa a chiuso: da quel momento nessuna nuova scrittura vi entra più (tappa 7). L'operazione è idempotente: rilanciarla su un esercizio già chiuso non duplica nulla.

6. Riapertura del nuovo anno

Dallo storico chiusure, il pulsante sulla riga della chiusura genera la scrittura di apertura dell'anno successivo al primo giorno del nuovo esercizio — il giorno dopo la fine di quello chiuso, non necessariamente il 1° gennaio per un esercizio non solare — che ricrea i saldi iniziali dei conti patrimoniali (i conti di conto economico ripartono da zero). Se ti accorgi di dover ancora registrare qualcosa nell'anno appena chiuso, la chiusura stessa è un'azione tracciata e reversibile: chiedine l'annullamento a Sam prima di riaprire il successivo, così non lasci un buco nella sequenza.

7. La logica dei blocchi a catena

Tre guardie indipendenti, ciascuna scatta su un evento della sequenza sopra:

• liquidazione IVA calcolata (tappa 2) → blocca le nuove scritture che toccano un conto IVA con data IVA in quel periodo;
• esercizio bloccato manualmente dalla tab Esercizi contabili → blocca ogni nuova scrittura datata in quell'anno, reversibile con un click ("Sblocca");
• esercizio chiuso civilisticamente (tappa 5) → blocca ogni nuova scrittura datata in quell'anno, reversibile solo con la riapertura/storno della chiusura (con due sole eccezioni di sistema: le scritture della chiusura stessa e l'iscrizione delle imposte anticipate/differite, che per costruzione devono poter cadere nell'esercizio già chiuso).

Le tre guardie non hanno scorciatoie manuali: nessun dialog offre un "forza comunque". L'unica via è sempre riaprire quello che è stato chiuso (la liquidazione, l'esercizio) o registrare nel periodo giusto. Il messaggio che vedi quando provi a registrare o eliminare in un periodo bloccato, con i tre casi reali e come uscirne, è nella guida Perché non riesco a registrare: periodo IVA liquidato o esercizio chiuso.

8. In parallelo, tutto l'anno: piano dei conti e cespiti

Due elementi non hanno una cadenza propria ma attraversano l'intero ciclo: il piano dei conti, da cui ogni scrittura preleva il conto giusto (e da cui dipende anche la quadratura del bilancio, tappa 4), e il registro dei cespiti, che alimenta gli ammortamenti della tappa 3.

9. Cosa resta ai dichiarativi

Chiuso l'esercizio, restano gli adempimenti dell'area Dichiarativi: SamBooks li calcola e predispone come file pronti (imposte IRES/IRAP con gli XML REDDITI SC e IRAP, IVA annuale, Certificazione Unica, Intrastat, più i prospetti di raccordo in bozza), ma non li invia mai a un ente — quel passo resta sempre del tuo commercialista o dell'intermediario abilitato. Alcuni obblighi, come il modello 770, restano solo promemoria in calendario: SamBooks non li predispone. Cosa prepara davvero la piattaforma e cosa resta al commercialista, sezione per sezione, è spiegato in Confine tra dichiarativi e commercialista. Per sapere QUANDO scade ciascun adempimento durante l'anno, e non solo in cosa consiste, la guida è il calendario fiscale: raccoglie in un'unica agenda le scadenze di IVA, imposte dirette, contributi e tributi locali, con l'importo dove SamBooks riesce già a calcolarlo.

Checklist operativa di fine periodo

In ordine, quando chiudi un mese/trimestre e, separatamente, quando chiudi l'anno:

• Ogni mese/trimestre: verifica che le righe con competenza a cavallo abbiano il periodo compilato (tappa 1) → liquida l'IVA e scarica i registri (tappa 2).
• A fine esercizio, prima della chiusura: genera gli assestamenti (tappa 3) → verifica la quadratura del bilancio (tappa 4) → registra l'inventario fisico se hai magazzino (tappa 3, percorso separato) → controlla che tutte le liquidazioni dell'anno esistano.
• Chiusura: chiudi l'esercizio dalla tab Chiusura (tappa 5) → verifica l'utile/perdita nello storico chiusure.
• Apertura del nuovo anno: riapri dallo storico chiusure (tappa 6) → riprendi a registrare.

Chiedilo a Sam

Puoi chiedere a Sam praticamente ogni tappa di questa sequenza senza aprire la pagina corrispondente: "liquida l'IVA di giugno", "genera gli assestamenti dell'esercizio 2025", "il bilancio 2025 quadra?", "chiudi l'esercizio 2025", "quali scadenze ho nei prossimi 30 giorni?". Per le scritture di assestamento e la chiusura, chiedigli tu di mostrarti l'anteprima prima di confermare: non è un passaggio automatico. Il bilancio di verifica esiste solo chiedendolo a Sam, senza una schermata dedicata; le registrazioni di un singolo conto, invece, si vedono anche cliccando la voce corrispondente nella pagina Bilancio (tappa 4).

Domande frequenti

Cosa devo fare a fine anno in contabilità? Nell'ordine: assestamenti di competenza (ratei, risconti, ammortamenti), verifica della quadratura del bilancio, chiusura dell'esercizio, riapertura del nuovo anno. Vedi la checklist sopra.

In che ordine si fanno le operazioni di chiusura? Assestamenti → liquidazioni IVA del periodo tutte presenti → quadratura del bilancio → chiusura → riapertura. Le prime due tappe possono avvenire durante l'anno, non solo a dicembre.

Prima gli assestamenti o prima la liquidazione IVA? Sono due cose diverse con cadenze diverse: la liquidazione è mensile o trimestrale e riguarda l'IVA, gli assestamenti riguardano la competenza economica e tipicamente si fanno a fine esercizio (ma puoi generarli anche per un singolo mese o trimestre). Non c'è un obbligo di ordine reciproco, ma la liquidazione blocca il periodo IVA: se sai già che dovrai correggere qualcosa in un mese, valuta di farlo prima di liquidarlo.

Quali passaggi bloccano le registrazioni successive? Tre: la liquidazione IVA calcolata su un periodo, l'esercizio bloccato manualmente, l'esercizio chiuso civilisticamente. Dettaglio nella guida sul periodo bloccato.

Cosa fa SamBooks in automatico e cosa devo fare io? Automatico: la scrittura di ogni documento (fatture, corrispettivi, incassi). Da fare tu: compilare la competenza sulle righe che la richiedono, lanciare gli assestamenti quando servono, liquidare l'IVA, chiudere l'esercizio — i wizard in pagina mostrano sempre un'anteprima prima di scrivere; chiesto a Sam, puoi comunque farti mostrare l'anteprima prima di confermare.

Quando si stampano i registri IVA e il libro giornale? I registri IVA seguono la cadenza della liquidazione (mensile o trimestrale); il libro giornale è annuale, o su un intervallo a tua scelta, e si scarica dalla pagina Dichiarativi.

Da dove comincio con la contabilità di una nuova azienda? Dal piano dei conti (verifica che copra le voci che ti servono), poi registra i documenti man mano che arrivano: il resto della sequenza — assestamenti, liquidazioni, chiusura — si innesta da sé quando arrivano le prime scadenze.

Funzioni correlate

• Generare ratei, risconti e assestamenti di fine periodo — il generatore della tappa 3, passo per passo.
• Perché non riesco a registrare: periodo IVA liquidato o esercizio chiuso — i tre blocchi della tappa 7 e come uscirne.
• Leggere il bilancio CEE — la quadratura della tappa 4.
• Calcolare la liquidazione IVA — la tappa 2.
• Calendario fiscale — quando scade ogni adempimento durante l'anno.