Chiudere l'esercizio in SamBooks: la procedura di fine anno

La chiusura civilistica dell'anno, passo per passo: cosa controlla prima di partire, le scritture che genera davvero, cosa blocca da quel momento in poi e come si riapre l'anno nuovo.

A cosa serve

La Chiusura è una delle tre tab della pagina Assestamenti (menu di sinistra, sotto Contabilità), insieme a Esercizi contabili e Assestamenti. Applica la procedura civilistica di chiusura dell'esercizio (artt. 2423-2425 c.c.): gira i ricavi e i costi dell'anno a conto economico, calcola l'utile o la perdita e lo trasferisce alle riserve, gira lo stato patrimoniale a un conto di chiusura — e da quel momento blocca l'anno a nuove scritture.

Questa guida copre solo la chiusura in avanti: dove sta nella sequenza dell'intero anno contabile lo spiega Il ciclo contabile di un anno in SamBooks; cosa fare quando un blocco di periodo (IVA liquidata o esercizio chiuso) ti impedisce di registrare qualcosa è la guida dedicata Perché non riesco a registrare: periodo IVA liquidato o esercizio chiuso.

Prima di iniziare

• Serve un ruolo con permessi di scrittura sulla contabilità — Gestore o Amministrativo; Visualizzatore e Logistica non possono chiudere né riaprire un esercizio.
• Le aziende in regime forfettario (RF19) non vedono affatto la pagina Assestamenti in sidebar, e con essa questa tab: il regime forfettario non prevede né liquidazioni IVA periodiche né bilancio, quindi non c'è nulla da chiudere in questo senso.
• Le aziende in contabilità semplificata restano escluse allo stesso modo: la voce Assestamenti resta nascosta dal menu.
• Per impostazione predefinita l'esercizio è solare, dal 1° gennaio al 31 dicembre; per un esercizio non-solare (es. 1/7-30/6) o per il primo esercizio in costituzione, definiscilo prima nella tab Esercizi contabili della stessa pagina — la data di chiusura e quella di riapertura seguiranno i confini che imposti lì, non il calendario.
• Se gestisci un magazzino, registra l'inventario fisico di fine anno prima di chiudere: dopo la chiusura, la scrittura che ne storna le differenze non ha un'eccezione nel blocco e viene rifiutata (dettaglio più avanti).

Come si fa, passo per passo

1. Apri la tab Chiusura

Vai in Contabilità → Assestamenti dalla barra laterale, poi seleziona la tab «Chiusura» (le altre due sono «Esercizi contabili» e «Assestamenti»). La pagina si intitola "Chiusura esercizio", sottotitolo "Chiudi l'esercizio civilistico, gira utile/perdita e riapri il nuovo anno."

2. Leggi i due controlli preliminari — e sappi cosa verificano davvero

In cima alla tab trovi la card «Controlli preliminari», con due voci e un link diretto a ciascuna pagina:

• Liquidazioni IVA — "Tutte le LIPE dell'anno devono essere chiuse e versate.", con il link «Vai a Liquidazioni IVA».
• Quadratura bilancio — "Verifica che il bilancio di verifica quadri (totale dare = totale avere).", con il link «Vai al Bilancio».

Il secondo controllo è reale e blocca la chiusura se il bilancio CEE non quadra. Il primo promette più di quanto SamBooks verifichi davvero: non controlla che gli F24 siano stati versati, controlla solo che esista una liquidazione calcolata per ciascun periodo — 12 mesi se sei mensile, 3 trimestri se trimestrale. Per i trimestrali per opzione (art. 7 DPR 542/1999) il quarto trimestre confluisce nel saldo IVA annuale, e il controllo del prodotto applica comunque la stessa soglia di 3 a chiunque sia trimestrale. Se manca anche una sola liquidazione, il messaggio è:

"Per chiudere l'esercizio {anno} mancano delle liquidazioni IVA: ne risultano {N} su {M} richieste ({mesi/trimestri}, regime {periodicità}). Vai in «Liquidazioni IVA», genera i {periodo} mancanti dell'anno {anno} e riprova a chiudere l'esercizio."

Per le aziende in regime forfettario questo controllo non si applica affatto — ma, come detto sopra, un'azienda forfettaria non arriva neppure a vedere questa pagina.

3. Avvia la chiusura e conferma

Sotto i controlli preliminari trovi il riquadro con il pulsante «Chiudi esercizio {anno}»: SamBooks propone da sé il primo anno ancora aperto in sequenza — l'anno dopo l'ultima chiusura registrata, o l'anno scorso se non hai ancora chiuso nulla. Non puoi scegliere un anno diverso da questo pulsante: per chiudere un anno specifico fuori sequenza, chiedilo a Sam indicando l'anno.

Il click apre una finestra di conferma «Chiudere l'esercizio {anno}?», con il testo "Verranno generate le scritture di chiusura (giro di ricavi/costi a conto economico, utile/perdita alle riserve) e l'esercizio {anno} verrà bloccato. L'operazione è idempotente." Questa finestra è un avviso di conferma, non un'anteprima delle scritture: non vedi prima gli importi o i conti coinvolti, solo la richiesta di confermare con «Chiudi esercizio» o annullare con «Annulla». È comunque l'unico dei due percorsi che chiede conferma — vedi «Chiedilo a Sam» più avanti.

Confermando, il messaggio finale è "Esercizio {anno} chiuso." — o "Esercizio già chiuso." se qualcuno l'aveva già chiuso in precedenza: l'operazione è idempotente, richiamarla non duplica nulla.

4. Le scritture che vengono generate

Sulla data di fine esercizio (il 31 dicembre per un'azienda solare, l'ultimo giorno del periodo che hai definito per un esercizio non-solare), SamBooks scrive fino a tre movimenti di prima nota, in sequenza:

1. Chiusura Conto Economico (causale CHIUS-CE) — ogni conto di costo o ricavo con saldo diverso da zero viene chiuso con una riga di segno opposto al suo saldo, in contropartita al conto transitorio «Conto economico per chiusura».
2. Risultato d'esercizio (causale RIS-ES) — il transitorio di conto economico si chiude verso «Utile (perdita) dell'esercizio»: in Avere se l'anno chiude a utile, in Dare se chiude a perdita. Se il risultato è esattamente pareggio (zero), questa scrittura non viene emessa affatto: in quel caso restano solo due scritture, non tre.
3. Chiusura Stato Patrimoniale (causale CHIUS-SP) — ogni conto di stato patrimoniale con saldo diverso da zero (incluso il conto utile/perdita appena valorizzato) si chiude verso il transitorio «Bilancio di chiusura», che per costruzione torna a saldo zero.

Tutte e tre condividono la stessa origine (il record di chiusura di quell'anno) e la loro somma quadra sempre (Σ Dare = Σ Avere), per costruzione — ma la chiusura non apre un collegamento diretto cliccabile sulla singola scrittura: le tre righe si trovano filtrando Prima nota per Origine, non con un pulsante «Apri origine».

5. Cosa blocca l'esercizio chiuso — e le eccezioni reali

Da quando l'esercizio risulta chiuso, nessuna nuova scrittura con data in quell'anno viene accettata — né da una registrazione manuale, né da una fattura o un corrispettivo che genererebbe una scrittura in quell'anno. Il messaggio che incontri è: "Esercizio {anno} chiuso: nessuna nuova scrittura ammessa. Riapri l'esercizio (riapertura/storno della chiusura) oppure correggi la data di competenza della scrittura." — il dettaglio di questo blocco, insieme a quello della liquidazione IVA e dell'esercizio "solo bloccato" (diverso dalla chiusura), è nella guida Perché non riesco a registrare.

Il blocco dichiara due sole eccezioni: le tre scritture di chiusura appena descritte (altrimenti la chiusura bloccherebbe sé stessa) e la scrittura di iscrizione delle imposte anticipate/differite (OIC 25), che per natura si registra a bilancio già chiuso. Esistono però altri due percorsi che scrivono comunque, perché costruiscono la scrittura senza passare da questo controllo: l'integrazione IVA da reverse charge di un'autofattura, e l'import dei saldi da un vecchio gestionale. Non sono eccezioni previste, sono strade tecniche diverse — non farci affidamento per aggirare il blocco di proposito.

6. Consulta lo storico chiusure

Sotto il pulsante trovi la tabella «Storico chiusure», con colonne Anno · Data chiusura · Utile/Perdita · Scritture · Stato. Lo stato è «Chiuso» o «Riaperto» (badge diverso); finché una riga è ancora «Chiuso» compare anche un pulsante per riaprire l'anno successivo a partire da quella chiusura — sulla riga della chiusura 2025, ad esempio, il pulsante dice «Apri 2026». Se non c'è ancora nessuna chiusura registrata, la tabella mostra "Nessuna chiusura registrata — La prima chiusura comparirà qui dopo aver lanciato il wizard."

7. Riapri l'anno nuovo

Dalla riga della chiusura che ti interessa premi il pulsante «Apri»: per la chiusura 2025 si apre la conferma «Aprire l'esercizio 2026?», con il testo "Verranno generate le scritture di apertura dell'esercizio 2026 a partire dalla chiusura del 2025." Confermando con «Apri esercizio», SamBooks scrive un'unica scrittura di riapertura (causale RIAP-ES), inversa esatta della chiusura di stato patrimoniale: ricrea i saldi di apertura di tutti i conti patrimoniali, mentre i conti di conto economico ripartono da zero — è la ripresa dell'attività dell'anno nuovo, non un doppione della chiusura.

Attenzione alla data: la riapertura non è fissata "al 1° gennaio" per definizione — è datata al primo giorno dell'esercizio nuovo, cioè il giorno successivo alla fine di quello appena chiuso. Per un'azienda solare coincide con il 1° gennaio, ma per un esercizio non-solare (es. 1/7-30/6) è il 1° luglio: se hai definito esercizi personalizzati nella tab «Esercizi contabili», è quel confine a decidere la data, non il calendario.

Il testo sotto la tabella lo riassume: "La riapertura dell'esercizio successivo si avvia dal pulsante «Apri» nella riga della chiusura corrispondente (oppure chiedendola a Sam)."

8. Se hai chiuso per errore

Qui la piattaforma è asimmetrica: riaprire ha un pulsante dedicato (passo 7), annullare una chiusura appena fatta no. In nessuna pagina esiste un comando «Annulla chiusura»: se te ne accorgi subito, prima di registrare altro nell'anno appena chiuso, chiedi a Sam di annullare l'operazione — fallo nella stessa chat in cui gliel'hai chiesta, è lì che Sam cerca le azioni annullabili. Se invece hai chiuso l'esercizio dal pulsante di questa pagina, o hai aperto una chat nuova, e Sam non trova un'azione recente da annullare, è un limite noto: non forzare nulla, contatta l'assistenza prima di registrare altro in quell'anno.

Cosa non fa la chiusura

• Non propone le rimanenze di magazzino. Se gestisci un magazzino, l'inventario fisico di fine anno resta un percorso separato — guida dedicata — da fare PRIMA di chiudere (vedi «Prima di iniziare»): la chiusura non lo genera né lo ricorda. È un limite segnalato al team prodotto, non una scelta da aggirare qui.
• Non predispone i dichiarativi. Le imposte, l'IVA annuale, la Certificazione Unica e gli altri adempimenti restano nell'area Dichiarativi, con il confine chiarito in Confine tra dichiarativi e commercialista: la chiusura è un prerequisito contabile, non un invio.
• Non tocca il piano dei conti né le aliquote di ammortamento: se ti mancano gli assestamenti di competenza (ratei, risconti, ammortamenti), generali prima nella tab «Assestamenti» della stessa pagina — la chiusura lavora sui saldi che trova, non li corregge.

Chiedilo a Sam

Puoi chiedere a Sam sia di chiudere sia di riaprire un esercizio: "chiudi l'esercizio 2025", "apri l'esercizio 2026". Attenzione: per questa operazione Sam non chiede conferma e non mostra un'anteprima — chiederglielo in chat scrive subito le tre scritture e blocca l'anno. Il pulsante in pagina (passo 3), non la chat, è l'unico dei due percorsi con una finestra di conferma prima di scrivere. Usa Sam soprattutto per chiudere un anno specifico fuori dalla sequenza che il pulsante propone, sapendo che l'esecuzione è immediata. Una chiusura fatta da Sam resta visibile e annullabile nel suo registro delle azioni — chiedine l'annullamento nella stessa conversazione in cui l'ha generata.

Se qualcosa non va

• «Per chiudere l'esercizio mancano delle liquidazioni IVA» — genera in «Liquidazioni IVA» i mesi o trimestri mancanti dell'anno indicato, poi riprova. Il controllo guarda solo se la liquidazione esiste, non se il relativo F24 è stato versato.
• «Bilancio CEE non quadra» — apri la pagina Bilancio e verifica il badge di quadratura in cima: un conto senza voce CEE assegnata è la causa più comune di uno sbilancio apparente.
• Il pulsante propone un anno diverso da quello che mi serve — è sempre il primo anno ancora aperto in sequenza; per un anno diverso, chiedilo a Sam.
• Ho chiuso l'esercizio sbagliato — vedi il passo 8: chiedine subito l'annullamento a Sam, nella stessa conversazione, prima di registrare altro in quell'anno.
• Non trovo il pulsante «Apri» — compare solo sulle chiusure non ancora riaperte (stato «Chiuso», non «Riaperto»); se manca, quell'anno è già stato riaperto.
• La differenza d'inventario non si registra più — l'esercizio è già chiuso: l'inventario fisico non è fra le eccezioni del blocco, va fatto prima di chiudere.

Domande frequenti

Come chiudo l'esercizio in SamBooks? Contabilità → Assestamenti → tab «Chiusura» → pulsante «Chiudi esercizio {anno}» → conferma nella finestra che si apre. SamBooks propone da sé il primo anno ancora aperto.

Cosa controlla SamBooks prima di lasciarmi chiudere? Che esista una liquidazione IVA calcolata per ogni mese o trimestre dell'anno (non che sia stata versata) e che il bilancio CEE quadri. Nessuno dei due controlli si applica alle aziende in regime forfettario, che comunque non vedono questa pagina.

Quante scritture genera la chiusura? Tre: chiusura conto economico, giroconto del risultato, chiusura stato patrimoniale. Se il risultato dell'anno è un pareggio esatto, la seconda scrittura non viene emessa e restano solo due.

Come riapro l'esercizio dopo averlo chiuso? Dallo storico chiusure, il pulsante «Apri» sulla riga della chiusura di partenza (per la chiusura 2025, «Apri 2026»), oppure chiedendolo a Sam.

La riapertura è sempre al 1° gennaio? No: è datata al primo giorno dell'esercizio nuovo, il giorno dopo la fine di quello chiuso. Coincide con il 1° gennaio solo per un'azienda con esercizio solare.

Chiedere a Sam di chiudere l'esercizio è più prudente del pulsante? No, è il contrario: Sam esegue subito, senza chiedere conferma né mostrare un'anteprima. Il pulsante in pagina è l'unico dei due percorsi con una finestra di conferma.

Ho chiuso l'esercizio sbagliato, come rimedio? Non c'è un pulsante di annullamento in interfaccia: chiedine subito l'annullamento a Sam, nella stessa chat in cui gliel'hai chiesto, prima di registrare altro in quell'anno. Se la chiusura è stata fatta dal pulsante, o hai aperto una chat nuova, Sam potrebbe non trovare nulla da annullare: contatta l'assistenza.

La chiusura registra anche le rimanenze di magazzino? No: è un limite aperto, segnalato al team. Registra l'inventario fisico PRIMA di chiudere: dopo, la scrittura di rettifica viene rifiutata come qualunque altra scrittura sull'anno chiuso.

Posso chiudere un anno diverso da quello che il pulsante propone? Da questa pagina no: propone sempre il primo anno ancora aperto in sequenza. Per un anno fuori sequenza, chiedilo a Sam.

Funzioni correlate

• Il ciclo contabile di un anno in SamBooks — dove si colloca la chiusura nell'intera sequenza dell'anno.
• Perché non riesco a registrare: periodo IVA liquidato o esercizio chiuso — il blocco che la chiusura genera, e come uscirne.
• Generare ratei, risconti e assestamenti di fine periodo — gli assestamenti da fare prima di chiudere.
• Leggere il bilancio CEE — la quadratura richiesta al passo 2.
• Calcolare la liquidazione IVA — le liquidazioni richieste al passo 2.
• Registrare l'inventario fisico di fine anno — da fare prima di chiudere, non dopo.