Definire gli esercizi contabili (anche non solari) in SamBooks
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Come configurare il periodo dell'esercizio contabile della tua azienda: quando serve farlo, come si aggiunge, modifica, blocca o elimina un esercizio, e da cosa dipende l'anno di ogni scrittura.
A cosa serve
Per impostazione predefinita ogni azienda in SamBooks è solare: l'esercizio va dal 1° gennaio al 31 dicembre e non devi definire nulla. La tab «Esercizi contabili» serve per i due casi in cui questo non basta: un'azienda con esercizio non solare (per esempio 1° luglio - 30 giugno) oppure il primo esercizio di un'azienda appena costituita, che può durare più o meno di dodici mesi. Finché non aggiungi nessun esercizio, SamBooks continua a usare l'anno solare per ogni scrittura: questa pagina non è un passaggio obbligato dell'onboarding.
Quando definisci almeno un esercizio, quella definizione diventa la fonte di verità per ogni scrittura la cui data cade al suo interno; gli anni che non copri restano comunque solari, senza bisogno di dichiararlo esplicitamente.
Prima di iniziare
- Serve un ruolo con permessi di scrittura sulla contabilità: Gestore o Amministrativo. Il Visualizzatore apre la tab e legge la tabella, i pulsanti non sono nascosti, ma premerne uno porta a un rifiuto: "Operazione non consentita per il ruolo corrente: serve un ruolo con permessi di scrittura (Gestore o Amministrativo)." Lo stesso vale per il ruolo Logistica, che sull'area contabile non ha permessi di scrittura.
- La pagina non compare in sidebar per le aziende in regime forfettario e per quelle in contabilità semplificata: in entrambi i casi resta nascosta l'intera area Assestamenti, non solo questa tab.
Come si fa, passo per passo
1. Apri la tab «Esercizi contabili»
Vai su Assestamenti dal menu di sinistra (sotto Contabilità) e seleziona la tab «Esercizi contabili» — è la prima delle tre tab, prima della tab «Assestamenti» vera e propria e di «Chiusura». Se la tua azienda è solare e non hai mai aggiunto nulla, vedi il messaggio "Azienda con esercizi solari" — "Nessun esercizio personalizzato: l'azienda usa l'anno solare (1 gennaio - 31 dicembre). Aggiungi un esercizio qui sotto solo se non-solare." Non è un errore né un passaggio da completare: è lo stato normale della maggior parte delle aziende.
2. Aggiungi un esercizio
Nel riquadro «Aggiungi esercizio» compila:
- «Periodo (inizio – fine)» — obbligatorio, un solo selettore per inizio e fine insieme. Aprendolo compare il calendario e, accanto, tre preset «Anno solare {anno}» (l'anno corrente e i due precedenti); se il tuo caso non è uno di questi, seleziona l'intervallo che ti serve direttamente sul calendario.
- «Anno (etichetta)» — il numero che identifica l'esercizio nel resto di SamBooks (bilancio, libro giornale, numerazione prima nota). Se lo lasci vuoto, SamBooks lo ricava da sé dall'anno della data di inizio.
- «Etichetta» — un testo libero facoltativo, utile per un esercizio a cavallo d'anno (per esempio «2025/2026»).
Premi «Aggiungi»: il toast conferma "Esercizio definito." e la riga compare nella tabella sopra, con le colonne Periodo · Anno · Etichetta · Stato · Azioni; se il periodo non coincide con l'anno solare, accanto alle date compare il badge «Non solare».
3. Se qualcosa non torna, il messaggio te lo dice subito
SamBooks rifiuta cinque cose, con un messaggio specifico per ciascuna (compare come toast d'errore, sempre in italiano indipendentemente dalla lingua dell'interfaccia, perché è il motore di validazione a generarlo):
- un periodo che si sovrappone a un esercizio già definito: "Il periodo si sovrappone all'esercizio '{etichetta}' ({data inizio} - {data fine}). Gli esercizi non possono sovrapporsi.";
- un'etichetta anno già usata da un altro esercizio della stessa azienda: "Esiste gia' un esercizio con etichetta anno {anno}. Usa un'etichetta diversa.";
- un periodo troppo lungo, oltre i circa 16 mesi: "Durata esercizio eccessiva (oltre ~16 mesi): verifica le date ({data inizio} - {data fine})." — il limite serve a intercettare un errore di battitura sulle date, non un vincolo di prodotto: un primo esercizio di 14 mesi in fase di costituzione, per esempio, resta ammesso;
- una data di fine che non è successiva a quella di inizio: "data_fine deve essere successiva a data_inizio ({data inizio} - {data fine})." — un esercizio lungo un solo giorno non è ammesso;
- un'etichetta anno fuori dall'intervallo consentito: "Anno esercizio {anno} fuori range (2000-2999)."
4. Modifica un esercizio esistente
Premi «Modifica» sulla riga che ti interessa: il riquadro sotto diventa «Modifica esercizio», pre-compilato con i valori correnti. Puoi cambiare periodo, anno ed etichetta con le stesse regole del passo 2 (non sovrapposizione, etichetta unica); premi «Salva modifiche» per confermare (toast "Esercizio aggiornato.") o «Annulla» per uscire senza salvare. Un'avvertenza sull'etichetta: svuotare il campo non la cancella — l'esercizio conserva quella che aveva. Per cambiarla scrivine una nuova. Cambiare le date di un esercizio già usato in prima nota non tocca le scritture già registrate: conservano l'anno che avevano al momento della registrazione, il nuovo periodo vale da quel momento in poi solo per le registrazioni successive.
5. Blocca o sblocca un esercizio
Sulla riga trovi un solo pulsante che alterna fra le due azioni: «Blocca» quando l'esercizio è Aperto, «Sblocca» quando è Bloccato (lo stesso stato è anche il badge nella colonna «Stato»). Bloccare un esercizio chiude quell'anno alle nuove registrazioni: la prima nota manuale e le scritture generate dai documenti vengono respinte con "Esercizio {anno} bloccato: nessuna nuova scrittura ammessa. Sblocca l'esercizio dalla pagina Assestamenti…" (toast di conferma del blocco: "Esercizio bloccato."). È pensato per congelare un anno vecchio che non vuoi più toccare per errore; sbloccarlo ("Esercizio sbloccato.") restituisce l'anno alle registrazioni normali. Questo blocco è manuale e reversibile con un click: non è la chiusura civilistica di fine anno, vedi più sotto.
6. Elimina un esercizio
Premi «Elimina» sulla riga: l'operazione parte subito, senza una finestra di conferma — non c'è un passaggio "sei sicuro?" prima del toast "Esercizio eliminato." Eliminare un esercizio libera la sua etichetta anno e rimuove la definizione del periodo, ma non tocca le scritture già registrate in quell'intervallo: conservano l'anno che avevano. Da quel momento, le date che cadevano in quel periodo tornano a mappare sull'anno solare per qualunque registrazione futura — non restano "senza esercizio", perché il sistema ha sempre un fallback solare per ogni data che nessun esercizio definito copre. Se hai premuto per sbaglio, l'eliminazione non è definitiva: resta fra le azioni registrate ed è annullabile chiedendolo a Sam — come si fa è spiegato in «Chiedilo a Sam», qui sotto.
Da cosa dipende l'esercizio di una scrittura
Per una registrazione manuale di prima nota, l'esercizio non lo scegli da un menu: lo decide la Data di registrazione indicata in testata, verificata contro gli esercizi definiti (SamBooks cerca quello il cui periodo la contiene). Se nessun esercizio definito la contiene — perché non ne hai mai creato uno, oppure perché la data cade in un anno non coperto — SamBooks usa l'anno solare della data stessa: non c'è mai un errore per "esercizio non definito". Le fatture e gli altri documenti che generano da soli una scrittura seguono lo stesso meccanismo, con la propria data di riferimento.
Puoi avere due esercizi entrambi «Aperti» insieme? Sì, ed è la situazione normale in un periodo di transizione: per esempio l'anno appena chiuso civilisticamente ma non ancora bloccato, e l'anno nuovo già aperto per le prime registrazioni. Non c'è un vincolo che imponga un solo esercizio aperto per volta.
Se hai importato i dati dal gestionale precedente
In quel caso questa tabella non è vuota nemmeno il primo giorno: l'importazione ricostruisce gli esercizi del sistema di origine e marca «Bloccato» quelli che là risultavano chiusi. Non è un errore ed è il comportamento voluto: gli anni già chiusi arrivano protetti. Sono righe come tutte le altre — le puoi sbloccare, modificare o eliminare.
È anche il motivo per cui «Bloccato» va letto come una protezione dalle distrazioni, non come una garanzia assoluta: l'importazione scrive dentro gli anni che ha appena marcato bloccati (crea l'esercizio e lo riempie nella stessa operazione, per restare fedele a quanto era stato depositato), e le scritture di chiusura d'esercizio sono per definizione esentate dal blocco dell'anno che stanno chiudendo.
«Bloccato» non è «Chiuso»
Sono due protezioni diverse, e questa tab gestisce solo la prima:
- Bloccato — quello di questa guida: un blocco manuale, reversibile in un click con «Sblocca».
- Chiuso — la chiusura civilistica di fine anno (tab «Chiusura», stessa pagina): genera le scritture di chiusura e richiede una riapertura vera per tornare indietro, non un semplice sblocco. La copre la guida Chiudere l'esercizio.
Se una scrittura ti viene rifiutata con un messaggio su un periodo IVA liquidato o su un esercizio bloccato o chiuso, la guida che spiega ogni messaggio e come uscirne è Perché non riesco a registrare: periodo IVA liquidato o esercizio chiuso.
Chiedilo a Sam
Puoi elencare, creare, modificare, bloccare/sbloccare ed eliminare un esercizio anche chiedendolo a Sam in chat, con lo stesso risultato dei pulsanti di questa pagina — per esempio: "definisci l'esercizio dal 1° luglio 2025 al 30 giugno 2026", "blocca l'esercizio 2023". Ogni azione, fatta dal pulsante o in chat, resta nel registro delle azioni di Sam. C'è un limite pratico da conoscere: la richiesta rapida «annulla l'ultima cosa» cerca solo nella conversazione in corso, e un'azione fatta dal pulsante non appartiene a nessuna conversazione — per annullarla, chiedi a Sam l'elenco delle azioni recenti e indicagli quale annullare.
Se qualcosa non va
- «Il periodo si sovrappone all'esercizio…» — scegli un intervallo che non tocchi le date di un esercizio già definito; il messaggio ti dice quale.
- «Esiste gia' un esercizio con etichetta anno…» — cambia l'etichetta anno: due esercizi della stessa azienda non possono condividerla.
- «Durata esercizio eccessiva…» — controlla di non aver invertito o sbagliato una delle due date: il limite di ~16 mesi serve proprio a intercettare questo errore.
- Ho eliminato un esercizio per sbaglio — chiedi a Sam l'elenco delle azioni recenti e fatti annullare quell'eliminazione; in alternativa ricrealo a mano con lo stesso periodo e la stessa etichetta anno. In entrambi i casi le scritture già registrate non erano state toccate dall'eliminazione, quindi restano coerenti.
- Non trovo la tab «Esercizi contabili» — probabile che l'azienda sia in regime forfettario o in contabilità semplificata: in entrambi i casi resta nascosta l'intera pagina Assestamenti.
Domande frequenti
Devo definire un esercizio se la mia azienda è solare? No. Senza nessuna riga in questa tabella, SamBooks usa già l'anno solare per ogni scrittura: la tabella serve solo per i casi non-solari o per il primo esercizio in costituzione.
Come imposto un esercizio a cavallo d'anno, per esempio 1° luglio - 30 giugno? Aggiungi un esercizio con quel periodo esatto: l'etichetta anno si può lasciare vuota (SamBooks la ricava dall'anno di inizio) o impostarla a mano.
Posso avere il primo esercizio più lungo di dodici mesi, per esempio 14 mesi? Sì, fino a circa 16 mesi: oltre quella soglia SamBooks blocca l'inserimento, presumendo un errore di battitura sulle date.
Che differenza c'è fra un esercizio «Bloccato» e uno «Chiuso»? «Bloccato» è un blocco manuale reversibile con un click da questa tab. «Chiuso» è la chiusura civilistica di fine anno, con le sue scritture, e richiede una riapertura vera per tornare indietro.
Cosa succede se elimino un esercizio già usato per delle registrazioni? Le scritture già registrate mantengono il loro anno: non vengono toccate. Cambia solo la mappatura per le date future, che torna a seguire l'anno solare.
Perché vedo esercizi che non ho mai creato io? Perché l'azienda è arrivata su SamBooks con l'importazione dal gestionale precedente: l'importazione ricrea gli esercizi del vecchio sistema e blocca quelli che là risultavano chiusi.
Da cosa dipende l'esercizio di una scrittura di prima nota? Dalla sua Data di registrazione, confrontata con gli esercizi definiti; se nessuno la contiene, si usa l'anno solare della data stessa.