Registrare movimenti di magazzino in SamBooks

Come registrare carichi, scarichi, rettifiche e trasferimenti di magazzino in SamBooks, e capire l'effetto di ognuno sul costo medio ponderato.

A cosa serve

La pagina Magazzino tiene sotto controllo le giacenze di ogni articolo gestito a scorta: quanto è disponibile, quanto è impegnato per ordini di vendita, quanto è ordinato ai fornitori e quanto vale a costo medio ponderato (CMP). Da qui si registrano anche i movimenti che non nascono automaticamente da un documento (DDT, fattura, reso) ma servono ad aggiustare la contabilità di magazzino a mano: un carico iniziale, una rettifica puntuale, o uno spostamento tra due depositi.

Prima di iniziare

• Solo gli articoli con il flag "gestito a scorta" attivo nella loro anagrafica in Catalogo generano movimenti, impegni e ordinati: un servizio non passa mai da qui.
• Per leggere le giacenze basta un accesso qualsiasi (anche il ruolo Visualizzatore); per registrare un movimento, un carico iniziale, una rettifica o un trasferimento serve un ruolo Gestore, Amministrativo o Logistica.
• Se l'azienda è in regime forfettario, l'intero blocco Magazzino/Logistica non è visibile in sidebar: non è un errore, è una scelta di prodotto riservata a questo regime.

Come si fa, passo per passo

1. Aprire Magazzino e orientarsi tra le tre schede

Dal menu di sinistra apri Magazzino. In alto trovi il totale "Valore di magazzino" (il valore complessivo a costo medio ponderato) e il numero di articoli a saldo. Sotto, tre schede:

• Giacenze: una riga per ogni articolo/magazzino, con le colonne Disponibile, Impegnata, Ordinata, Costo medio, Valore e uno Stato che mostra il badge "Sotto scorta" quando la disponibilità scende sotto la scorta minima impostata sull'articolo.
• Sotto scorta: solo gli articoli che hanno superato la soglia, con la quantità mancante rispetto al punto di riordino.
• Magazzini: l'elenco dei depositi fisici dell'azienda (vedi passo 8).

2. Registrare un movimento manuale (carico o scarico a causale)

Premi "Registra movimento" in alto a destra. Nel modulo scegli:

• Causale: nell'elenco compaiono solo le causali di carico o di scarico (le causali "neutre", come il trasferimento, non sono selezionabili da questo modulo);
• Articolo e Magazzino (di default quello principale);
• Quantità, sempre maggiore di zero;
• Valore unitario, che compare solo se hai scelto una causale di carico — un testo di aiuto sotto il campo ricorda che "il valore unitario ricalcola il costo medio del carico. Sullo scarico si usa il costo medio corrente";
• Note, facoltative.

Premi "Registra movimento": compare il messaggio "Movimento registrato." e la riga è visibile subito in Giacenze e nel Giornale movimenti.

3. Registrare un carico iniziale

Usalo quando fai entrare in SamBooks la giacenza di partenza di un articolo — il caso tipico è la migrazione da un altro gestionale. Premi "Carico iniziale": articolo, magazzino, quantità e — a differenza della rettifica — un valore unitario obbligatorio: se lo lasci vuoto compare l'errore "Indica il valore unitario del carico iniziale: senza, la giacenza entrerebbe a zero e falserebbe il costo medio.". Un valore di 0 euro è tecnicamente accettato, ma diluisce comunque il costo medio esistente sull'articolo: usalo solo se quell'articolo è davvero senza valore (per esempio un omaggio). Premi "Registra carico".

4. Registrare una rettifica di inventario puntuale

Usala per un aggiustamento mirato — una rottura, un ammanco, una differenza trovata a mano — senza passare dall'inventario fisico completo di fine anno. Premi "Rettifica": articolo, magazzino, quantità, e l'interruttore "In aumento (+)" oppure "In diminuzione (-)". Il valore unitario è facoltativo: se lo lasci vuoto il sistema usa il costo medio corrente e la media non si sposta; se lo compili, la rettifica ricalcola il costo medio come un carico normale. Premi "Registra rettifica" — nel Giornale movimenti la colonna Prezzo mostra "—" quando non hai indicato un valore, mai uno zero inventato.

5. Trasferire un articolo tra due magazzini

Premi "Trasferimento": articolo, magazzino di origine e magazzino di destinazione — devono essere diversi, altrimenti compare "Origine e destinazione non possono coincidere." — e quantità. Non c'è un campo prezzo: l'articolo si sposta al suo costo medio corrente, e il deposito di destinazione fa la media tra il proprio costo medio e quello arrivato. Il valore complessivo dell'azienda non cambia, si sposta solo la posizione fisica.

6. Consultare il giornale movimenti ed esportarlo

Premi "Giornale movimenti" per vedere lo storico completo di tutti i movimenti, manuali e generati da documento (DDT di vendita, DDT di acquisto, resi). Puoi filtrare per Magazzino e per Tipo (Carico, Scarico, Trasferimento in uscita/entrata, Rettifica inventario, Carico iniziale). Ogni riga porta un riferimento al documento che l'ha generata (per esempio il numero del DDT che ha causato lo scarico), ma non è cliccabile: se ti serve aprire quel documento, cercalo dalla sua sezione. Premi "Esporta CSV" per scaricare il giornale — rispetta il filtro Magazzino attivo, non il filtro Tipo — in formato numerico italiano (punto e virgola come separatore, virgola per i decimali).

7. Scaricare la valorizzazione in PDF

Dalla pagina Magazzino, premi "Valorizzazione PDF" per ottenere un documento con il valore corrente di ogni articolo a costo medio ponderato, pronto da condividere o archiviare.

8. Gestire i magazzini (depositi fisici)

Nella scheda Magazzini, premi "Nuovo magazzino" per crearne uno: Codice, Denominazione, un indirizzo (il campo "Cerca indirizzo" lo compila automaticamente), e due interruttori — "Magazzino principale" (uno solo per azienda: sceglierne uno nuovo toglie automaticamente il flag al precedente) e "Attivo". Le icone sulla riga permettono di modificarlo o eliminarlo; l'eliminazione è bloccata se il deposito ha ancora giacenze diverse da zero, con il messaggio "Non riusciamo a eliminare il magazzino (potrebbe avere giacenze).". Se provi a riusare un codice già assegnato compare "Esiste già un magazzino con questo codice.". Il bottone "Importa dalle sedi" crea automaticamente un magazzino per ogni sede dell'azienda che ha un indirizzo e non è ancora collegata a un deposito: puoi ripeterlo quando aggiungi una nuova sede, non duplica quelle già importate.

Le causali che incontri nel menu a tendina

Ogni movimento — manuale o generato da un documento — passa da una causale, che decide se la quantità aumenta o diminuisce e se il costo medio viene ricalcolato. Le causali standard già pronte sono, tra le altre: Carico generico e Scarico generico (i movimenti manuali di base), Carico iniziale, Rettifica inventario positiva/negativa, Trasferimento interno (neutra, non selezionabile a mano), Vendita e Acquisto (usate in automatico da DDT di vendita e di acquisto), Impegno da ordine di vendita e Ordinato a fornitore (neutre, muovono solo le colonne Impegnata/Ordinata, mai un movimento fisico). Si configurano in Impostazioni azienda → Causali di magazzino (accesso Gestore, Amministrativo o Logistica): da questa guida le usi già pronte, non serve toccarle per il lavoro quotidiano.

Il costo medio ponderato, in breve

Ogni carico valorizzato — un movimento di carico, un carico iniziale, un DDT di acquisto, un reso da cliente, l'arrivo di un trasferimento — ricalcola il costo medio dell'articolo su quel deposito con la media pesata tra la giacenza precedente e la quantità in arrivo. Lo scarico non tocca mai il costo medio: esce sempre al valore corrente. Non c'è un blocco che impedisce a un articolo di andare in giacenza negativa: se succede, il calcolo tratta la giacenza negativa come zero — un caso limite noto, da evitare tenendo le quantità allineate a quelle reali.

Chiedilo a Sam

Le stesse operazioni si possono chiedere in chat: sono lo stesso servizio del modulo, non una scorciatoia diversa. Per esempio: "registra un carico di 50 pezzi dell'articolo X nel magazzino principale a 12 euro l'uno", "fai una rettifica in diminuzione di 3 pezzi sull'articolo Y", "sposta 20 pezzi dell'articolo Z dal magazzino principale al deposito Nord", "quali articoli sono sotto scorta?", "esportami il giornale di magazzino in CSV" oppure "dammi la valorizzazione di magazzino in PDF". Le due strade — modulo e chat — sono equivalenti e agiscono sullo stesso dato.

Se qualcosa non va

• "Seleziona un articolo." / "Seleziona un magazzino." / "Seleziona una causale.": uno dei campi obbligatori del modulo è vuoto.
• "Inserisci una quantità maggiore di zero.": la quantità dev'essere sempre positiva; per uno scarico si sceglie una causale di scarico, non un numero negativo.
• "Origine e destinazione non possono coincidere.": nel trasferimento hai scelto lo stesso magazzino due volte.
• "Indica il valore unitario del carico iniziale: senza, la giacenza entrerebbe a zero e falserebbe il costo medio.": il carico iniziale richiede sempre un valore, anche 0 se è davvero corretto.
• "Operazione non riuscita. Riprova.": errore generico di salvataggio; se persiste dopo un secondo tentativo, contatta il supporto.
• "Non riusciamo a eliminare il magazzino (potrebbe avere giacenze).": sposta o azzera prima le giacenze residue con un movimento, poi elimina il deposito.
• "Esiste già un magazzino con questo codice.": i codici dei depositi sono univoci per azienda, scegline uno diverso.

Domande frequenti

Perché il valore di un articolo è cambiato dopo un carico anche se non l'ho toccato io? Ogni volta che arriva merce a un prezzo diverso da quello attuale, SamBooks ricalcola il costo medio ponderato dell'articolo su quel deposito: è normale che si sposti leggermente a ogni carico.

Posso vedere quanto avrò davvero disponibile considerando impegni e ordini in arrivo? Nella tabella Giacenze oggi vedi Disponibile, Impegnata e Ordinata come tre colonne separate: la combinazione dei tre numeri dà il quadro completo, ma un valore unico "disponibile netto" non è ancora mostrato in tabella.

Se registro un carico a 0 euro per errore, cosa succede? Il sistema lo accetta come valore legale e lo usa comunque per ricalcolare il costo medio, che quindi si abbassa. Se non era intenzionale, correggi con una rettifica valorizzata al prezzo giusto.

Posso collegare un movimento manuale a un cliente o un fornitore specifico? No: i movimenti manuali (carico, rettifica, trasferimento, carico iniziale) non hanno un riferimento a un cliente o fornitore. Quel collegamento nasce automaticamente solo quando il movimento arriva da un documento — un DDT di vendita, un DDT di acquisto o un reso.

Perché non trovo la causale che mi serve nell'elenco del movimento manuale? Il modulo "Registra movimento" mostra solo causali di carico o di scarico: le causali "neutre" (come il trasferimento, l'impegno o l'ordinato) si applicano automaticamente dal loro modulo dedicato, non da qui.

Come tengo traccia di tutti i movimenti di un certo periodo? Vai nel Giornale movimenti, filtra per Magazzino e/o Tipo, ed esporta in CSV: il file riporta anche il documento di riferimento di ogni riga.

Il ruolo Logistica può fare tutto quello descritto in questa guida? Sì: registrare movimenti, carichi iniziali, rettifiche, trasferimenti e gestire i depositi sono tutte azioni consentite al ruolo Logistica, insieme a Gestore e Amministrativo.

Funzioni correlate

• Anagrafica di magazzino — come si imposta un articolo "gestito a scorta" e la sua scorta minima.
• Gestione ordini di vendita — da un ordine confermato nasce l'impegno che vedi nella colonna Impegnata.
• Gestione fornitori — l'anagrafica da cui arriva l'Ordinata quando confermi un ordine di acquisto.
• Spedizioni e mandati di carico — dove nasce il DDT che scarica davvero il magazzino.
• Per la rilevazione fisica di fine anno, che sovrascrive i saldi invece di aggiungere un movimento, vedi la guida dedicata all'inventario fisico.