Creare un avviso di parcella o una proforma in SamBooks

Come compilare il documento pre-fiscale che precede la fattura vera e propria: cliente, righe, cassa previdenziale e ritenuta d'acconto, condizioni di pagamento — e perché SamBooks lo chiama a volte «proforma» e a volte «avviso di parcella».

A cosa serve

Questo documento è una pre-fattura non fiscale: SamBooks non lo invia mai allo SDI e non gli assegna un numero fiscale — bollo, ritenuta e cassa sono già calcolati, ma restano provvisori finché non diventa una fattura vera. Serve tipicamente per richiedere un pagamento (anticipato o a saldo) prima di emettere il documento fiscale: proforma → incasso o conversione → fattura TD06.

SamBooks usa due nomi per lo stesso documento, a seconda della forma dell'azienda che lo emette: un'impresa lo vede come «Proforma» (nel menu «Preventivi e proforme»), un professionista come «Avviso di parcella» (nel menu «Preventivi e parcelle»). Non è una scelta che fai tu: la spiegazione è più sotto, in «Perché a volte si chiama proforma e a volte parcella».

Questa guida copre la creazione e la compilazione. Per incassarla o convertirla in fattura, vedi Incassare o convertire in fattura un avviso di parcella.

Prima di iniziare

• Serve un ruolo con permessi di scrittura — Gestore o Amministrativo; Visualizzatore e Logistica solo consultano.
• Il cliente deve esistere in rubrica, oppure lo crei al volo dal form stesso.
• Serve comunque un abbonamento attivo — un'azienda scaduta o mai sottoscritta è bloccata su ogni pagina, non solo su questa; non servono invece crediti SDI, perché questo documento non viene mai trasmesso.

Come si fa, passo per passo

1. Apri la sezione e avvia un nuovo documento

Dal menu di sinistra apri la voce che raggruppa preventivi e proforma — l'etichetta cambia con la tua azienda: «Preventivi e proforme» per un'impresa, «Preventivi e parcelle» per un professionista. Si apre su due schede in cima alla pagina, Preventivi e Proforme: la seconda è quella che ti interessa qui. In alto a destra premi «Nuova proforma» (o «Nuova parcella»): si apre una pagina di creazione dedicata, non una finestra a comparsa.

2. Data documento e oggetto

«Data documento» è obbligatoria, precompilata a oggi. «Oggetto» è facoltativo e compare anche nel PDF: usalo per descrivere in breve la prestazione o la fornitura (es. «consulenza marzo 2026»).

3. Scegli il cliente

Nella sezione «Cliente», campo «Cerca cliente esistente»: digiti denominazione o Partita IVA e selezioni dalla rubrica. Se non esiste ancora, in fondo ai risultati trovi «Crea cliente», che apre la scheda rapida e seleziona subito il nuovo cliente appena salvato. Scelto il cliente, compare un riquadro con i suoi dati (denominazione, P.IVA/CF, indirizzo, PEC, codice SDI, tipo soggetto, split payment): correggerli da qui li aggiorna anche in rubrica. Indirizzo, PEC e codice SDI compresi vengono ereditati dalla fattura che nascerà alla conversione.

4. Aggiungi le righe

Nella sezione «Righe», ogni riga nasce con «Aggiungi riga». Il campo «Codice» è facoltativo: puoi cercare un articolo o un servizio a catalogo — la riga si autocompila (descrizione, aliquota, prezzo) — oppure scrivere direttamente in «Descrizione», riga libera senza legami al catalogo. Completi «Quantità» (maggiore di zero) e «Prezzo unitario», poi scegli il «Codice IVA»: categorie parlanti (Imponibile, Escluse / non soggette, Esenti, Reverse charge…) o «Avanzato (aliquota + natura a mano)» — con aliquota 0% la natura IVA è obbligatoria. A differenza della fattura di vendita, qui c'è un solo «Sconto %» per riga, non tre sconti in cascata: coerente col fatto che la TD06 nata dalla conversione eredita lo stesso sconto singolo. «Competenza (periodo)», chiusa di default, serve solo se la riga riguarda un periodo diverso dalla data documento. A destra di ogni riga vedi l'«Imponibile», calcolato in tempo reale.

5. Condizioni di pagamento e scadenze

«Condizioni di pagamento» è una select (a saldo, a rate…): a differenza del preventivo, qui non è obbligatoria — puoi salvare senza sceglierla. Sotto, «Pagamenti e scadenze» ti lascia aggiungere una o più rate (modalità, data, importo, IBAN libero): il piano che compili qui passa alla fattura generata alla conversione, ma diventa una scadenza vera e propria solo quando quella fattura verrà trasmessa allo SDI — non alla conversione stessa, né finché resta Bozza o Pronta. Se compili delle rate, la somma deve tornare col totale del documento — «Le rate non corrispondono al totale» blocca il salvataggio finché non correggi; unica eccezione: con una cassa previdenziale già impostata (punto 7) il controllo esatto lo fa solo il backend al salvataggio.

6. Ritenuta d'acconto, se la prestazione ne è soggetta

La sezione espandibile «Ritenuta d'acconto» si apre premendola: «{Parcella/Proforma}: la ritenuta colpisce le righe marcate "soggetta a ritenuta".» Scegli il «Tipo ritenuta» (persone fisiche, persone giuridiche, INPS, ENASARCO…): compaiono «Aliquota» e «Causale pagamento», e su ogni riga la checkbox «Soggetta a ritenuta» — spuntala solo dove va trattenuta (escludi i rimborsi spese). L'importo lo calcola SamBooks al salvataggio; meccanismo, tipi e causali sono spiegati in dettaglio in Applicare ritenuta d'acconto, cassa previdenziale e bollo su una fattura — vale identico qui.

7. Cassa previdenziale, se sei iscritto a una cassa di categoria

Sotto, la sezione «Cassa previdenziale»: «Tipo cassa», «Aliquota %», «Contributo» (o lascialo calcolare da SamBooks), «Imponibile», «IVA cassa %» e, se il contributo non ha IVA, la «Natura IVA» al suo posto (le due cose sono alternative). Anche qui il meccanismo — perché il contributo entra nella base imponibile IVA, come si sceglie tipo e aliquota — è lo stesso della fattura: dettaglio nella guida sulla ritenuta linkata sopra.

8. Note e salvataggio

«Note» è un campo libero. In fondo alla pagina un riepilogo mostra «Imponibile», «IVA» e «Totale stimato» — con «Ritenuta» e «Netto a pagare» se hai attivato una ritenuta — più lo spaccato IVA per aliquota. È una stima perché bollo, ritenuta e contributo cassa li ricalcola SamBooks al salvataggio: il totale definitivo lo vedi nel dettaglio. Premi «Crea proforma» (o «Crea parcella»): fatto, l'avviso di conferma ti porta al dettaglio.

Il bollo virtuale: sempre automatico, mai un campo da compilare

Come sulla fattura di vendita, non esiste un campo per digitare il bollo, né sulla proforma né sull'avviso di parcella: SamBooks lo calcola da solo sommando l'imponibile di tutte le righe ad aliquota zero — non solo le esenti, anche non imponibili (export compresi), escluse e regimi speciali — tranne il reverse charge (natura N6.x), imponibile con IVA a carico del cliente. Sopra 77,47 € il bollo virtuale di 2,00 € entra automaticamente nei totali, visibile nel tab «Dettagli» dopo il salvataggio; sotto quella soglia non compare nulla. Il bollo resta sempre un calcolo, mai un valore che imposti a mano.

Perché a volte si chiama proforma e a volte parcella

SamBooks sceglie la dicitura guardando il tuo profilo fiscale, non un'opzione che attivi tu: sei riconosciuto come professionista se hai una cassa previdenziale di categoria impostata (forense, dottori commercialisti, Inarcassa…) oppure sei iscritto alla Gestione separata INPS. Con uno dei due segnali, il documento diventa un «Avviso di parcella» su schermo e nel PDF scaricato, file che inizia per «Avviso_parcella_»; senza, resta sempre «Fattura proforma» / «Proforma», file «Proforma_…». Il menu laterale segue la stessa logica: «Preventivi e parcelle» per un professionista, «Preventivi e proforme» per un'impresa (e per chi è in regime forfettario, a prescindere dalla cassa). Se il profilo fiscale non è ancora completo in Impostazioni, SamBooks resta prudente e mostra sempre «Proforma».

Chiedilo a Sam

Puoi ottenere lo stesso risultato in chat: «crea una proforma di 1.200 € più IVA per il cliente Bianchi», oppure, per un professionista, «fai una parcella al cliente Rossi con ritenuta d'acconto 20% RT01 e cassa previdenziale 4%». Sam applica le stesse regole del form, comprese le righe marcate come soggette a ritenuta: il documento nasce identico a quello creato a mano, sempre in bozza, mai inviato automaticamente.

Le azioni sul documento: modifica, invio, PDF, annullamento

Nel dettaglio del documento (e come icone-azione sulla riga in lista) trovi una barra che cambia con lo stato:

• Bozza: «Modifica» (stesso form della creazione, con l'avviso «Modifica consentita solo in bozza. I totali sono ricalcolati al salvataggio.»; sostituisce comunque integralmente righe, pagamento, cassa e ritenuta, anche se non è scritto in UI), «Segna come inviata» e «Annulla».
• Inviata: «Registra incasso» e «Genera fattura» (guida successiva) più «Annulla».
• Convertita: solo «Apri fattura collegata» e, se applicabile, «Annulla incasso».
• Annullata: nessuna delle azioni sopra resta disponibile — solo il badge di stato «Annullata» lo segnala. «Invia per email» e «Scarica PDF» restano invece sempre attivi, anche su un documento annullato.

«Segna come inviata» porta la Bozza a Inviata senza mandare nulla: la usi quando hai comunicato il documento al cliente per un'altra via (telefono, di persona). «Invia per email», sempre disponibile accanto, apre una finestra a due colonne — a sinistra l'indirizzo del destinatario (da compilare: qui non arriva precompilato dall'anagrafica, a differenza del preventivo) e un messaggio facoltativo, a destra l'anteprima dell'email; il PDF si allega automaticamente. Inviare l'email è anche l'atto di invio: se il documento era Bozza, passa a Inviata nello stesso momento in cui l'email parte, esattamente come «Segna come inviata». «Scarica PDF», sempre presente, produce il file — intestazione, righe, riepilogo IVA, totali — con il nome coerente con la dicitura: «Avviso_parcella_…» o «Proforma_…» secondo il tuo profilo.

Appena il documento passa a Inviata, il form di modifica non è più raggiungibile: chi prova ad aprirlo trova la schermata «{Parcella/Proforma} non modificabile», con il rimando al dettaglio.

Non esiste un'eliminazione fisica: al posto del cestino trovi sempre «Annulla», disponibile in Bozza e in Inviata (non più dopo incasso o conversione — vedi la guida successiva). Conferma con una finestra dedicata: il documento passa allo stato Annullata, le righe restano visibili come storico ma senza più effetto — nessun numero si libera, perché il progressivo (a differenza della fattura, assegnato solo all'emissione) è già stato assegnato alla creazione.

Se qualcosa non va

• Non trovo il pulsante per impostare il bollo a mano: è corretto, non esiste — lo calcola sempre SamBooks, sia qui sia sulla fattura.
• «Le rate non corrispondono al totale»: la somma delle scadenze compilate in «Pagamenti e scadenze» non coincide col totale del documento; correggi gli importi o rimuovi le rate incomplete.
• Ho scelto un tipo di ritenuta ma l'importo resta zero: controlla di aver spuntato «Soggetta a ritenuta» su almeno una riga.
• Il documento si chiama «Proforma» ma sono un libero professionista: verifica in Impostazioni → Profilo fiscale di avere una cassa previdenziale o la Gestione separata INPS impostate — è il segnale che usa SamBooks.
• Non trovo più «Modifica» sul documento: è già passato a Inviata (o oltre); da lì puoi solo annullarlo, non più correggerlo.
• Non riesco ad annullare il documento: è già stato incassato o convertito in fattura — vedi Incassare o convertire in fattura un avviso di parcella.

Domande frequenti

Come faccio una proforma per un cliente? Dal menu «Preventivi e proforme» (o «Preventivi e parcelle»), tab Proforme → «Nuova proforma»: cliente, righe, eventualmente ritenuta/cassa/pagamento, poi «Crea proforma». Nasce in Bozza.

Come faccio un avviso di parcella da libero professionista? È lo stesso documento: se il tuo profilo fiscale ha una cassa previdenziale o la Gestione separata INPS impostate, SamBooks lo chiama da solo «Avviso di parcella» su schermo e nel PDF scaricato.

Che differenza c'è tra proforma e avviso di parcella? Nessuna dal punto di vista tecnico: è lo stesso documento e lo stesso modello dati. Cambia solo il nome che SamBooks gli dà, in base al tuo profilo fiscale.

Posso mettere la ritenuta d'acconto sulla proforma? Sì, nella sezione espandibile «Ritenuta d'acconto»: scegli tipo, aliquota e causale, poi marca le righe soggette. Il meccanismo è identico a quello della fattura.

Come aggiungo la cassa previdenziale sulla parcella? Nella sezione «Cassa previdenziale»: tipo cassa, aliquota, contributo (o lascialo calcolare) e imponibile.

Posso mettere più scadenze di pagamento sulla proforma? Sì, in «Pagamenti e scadenze» aggiungi quante rate vuoi: la somma deve però tornare col totale del documento.

Come invio la proforma via email al cliente? Dal dettaglio, premi «Invia per email»: si apre una finestra con l'indirizzo del destinatario (da compilare, non arriva precompilato) e un messaggio facoltativo, con l'anteprima reale dell'email a fianco. L'invio allega il PDF e, se il documento era ancora Bozza, lo segna anche come Inviata.

Posso annullare una proforma già emessa? Sì, finché non è stata incassata o convertita in fattura: «Annulla» resta disponibile sia in Bozza sia in Inviata.

La proforma è un documento fiscale valido? No: non viene mai inviata allo SDI e non ha valore fiscale. Diventa fiscale solo quando la converti in fattura TD06.

Come modifico una proforma prima di emetterla? Solo finché è Bozza: «Modifica» nel dettaglio apre lo stesso form della creazione; la modifica sostituisce integralmente i dati esistenti.

Funzioni correlate

• Incassare o convertire in fattura un avviso di parcella — il passo successivo: invio, incasso e conversione in fattura TD06.
• Applicare ritenuta d'acconto, cassa previdenziale e bollo su una fattura — il meccanismo fiscale di ritenuta, cassa e bollo, identico su questo documento.
• Creare una fattura di vendita — il documento fiscale in cui la proforma si trasforma.
• Creare e inviare un preventivo al cliente — l'altro documento non fiscale del ciclo attivo, per offrire un prezzo prima della vendita.