Creare un avviso di parcella o una proforma in SamBooks

Come compilare il documento pre-fiscale che precede la fattura vera e propria: cliente, righe, cassa previdenziale e ritenuta d'acconto, condizioni di pagamento — e perché SamBooks lo chiama a volte «proforma» e a volte «avviso di parcella».

A cosa serve

Questo documento è una pre-fattura non fiscale: SamBooks non lo invia mai allo SDI e non gli assegna un numero fiscale — bollo, ritenuta e cassa sono già calcolati, ma restano provvisori finché non diventa una fattura vera. Serve tipicamente per richiedere un pagamento (anticipato o a saldo) prima di emettere il documento fiscale: proforma → incasso o conversione → fattura TD06.

SamBooks usa due nomi per lo stesso documento, a seconda della forma dell'azienda che lo emette: un'impresa lo vede come «Proforma» (nel menu «Preventivi e proforme»), un professionista come «Avviso di parcella» (nel menu «Preventivi e parcelle»). Non è una scelta che fai tu: la spiegazione è più sotto, in «Perché a volte si chiama proforma e a volte parcella».

Questa guida copre la creazione e la compilazione. Per incassarla o convertirla in fattura, vedi Incassare o convertire in fattura un avviso di parcella.

Prima di iniziare

• Serve il ruolo Gestore o Amministrativo, oppure un ruolo Personalizzato con le sezioni Preventivi e Fatture di vendita, con il permesso di lettura e scrittura; chi ha la sola lettura consulta soltanto e chi ha un ruolo Personalizzato senza queste sezioni non vede la pagina.
• Il cliente deve esistere in rubrica, oppure lo crei al volo dal form stesso.
• Serve comunque un abbonamento attivo — un'azienda scaduta o mai sottoscritta è bloccata su ogni pagina, non solo su questa; non servono invece crediti SDI, perché questo documento non viene mai trasmesso.

Come si fa, passo per passo

1. Apri la sezione e avvia un nuovo documento

Dal menu di sinistra apri la voce che raggruppa preventivi e proforma — l'etichetta cambia con la tua azienda: «Preventivi e proforme» per un'impresa, «Preventivi e parcelle» per un professionista. Si apre su due schede in cima alla pagina, Preventivi e Proforme: la seconda è quella che ti interessa qui. In alto a destra premi «Nuova proforma» (o «Nuova parcella»): si apre una pagina di creazione dedicata, non una finestra a comparsa.

2. Data documento e oggetto

«Data documento» è obbligatoria, precompilata a oggi. «Oggetto» è facoltativo e compare anche nel PDF: usalo per descrivere in breve la prestazione o la fornitura (es. «consulenza marzo 2026»).

3. Scegli il cliente

Nella sezione «Cliente», campo «Cerca cliente esistente»: digiti denominazione o Partita IVA e selezioni dalla rubrica. Se non esiste ancora, in fondo ai risultati trovi «Crea cliente», che apre la scheda rapida e seleziona subito il nuovo cliente appena salvato. Scelto il cliente, compare un riquadro con i suoi dati (denominazione, P.IVA/CF, indirizzo, PEC, codice SDI, tipo soggetto, split payment): correggerli da qui li aggiorna anche in rubrica. Indirizzo, PEC e codice SDI compresi vengono ereditati dalla fattura che nascerà alla conversione.

4. Aggiungi le righe

Nella sezione «Righe», ogni riga nasce con «Aggiungi riga». Il campo «Codice» è facoltativo: puoi cercare un articolo o un servizio a catalogo — la riga si autocompila (descrizione, aliquota, prezzo) — oppure scrivere direttamente in «Descrizione», riga libera senza legami al catalogo. Completi «Quantità» (maggiore di zero) e «Prezzo unitario», poi scegli il «Codice IVA»: categorie parlanti (Imponibile, Escluse / non soggette, Esenti, Reverse charge…) o «Avanzato (aliquota + natura a mano)» — con aliquota 0% la natura IVA è obbligatoria. A differenza della fattura di vendita, qui c'è un solo «Sconto %» per riga, non tre sconti in cascata: coerente col fatto che la TD06 nata dalla conversione eredita lo stesso sconto singolo. «Competenza (periodo)», chiusa di default, serve solo se la riga riguarda un periodo diverso dalla data documento. A destra di ogni riga vedi l'«Imponibile», calcolato in tempo reale.

5. Condizioni di pagamento e scadenze

«Condizioni di pagamento» è una select (a saldo, a rate…): a differenza del preventivo, qui non è obbligatoria — puoi salvare senza sceglierla. Sotto, «Pagamenti e scadenze» ti lascia aggiungere una o più rate (modalità, data, importo, IBAN libero): il piano che compili qui passa alla fattura generata alla conversione, ma diventa una scadenza vera e propria solo quando quella fattura verrà trasmessa allo SDI — non alla conversione stessa, né finché resta Bozza o Pronta. Se compili delle rate, la somma deve tornare con quanto il cliente paga davvero — «Le rate non corrispondono al totale» blocca il salvataggio finché non correggi. Di solito è il totale del documento; con l'IVA in scissione dei pagamenti è il totale meno l'IVA (vedi il punto 6). Sotto le rate vedi «Totale rate», che diventa rosso quando la somma non torna. Unica eccezione: con una cassa previdenziale già impostata (punto 8) il controllo esatto lo fa solo il backend al salvataggio.

6. Esigibilità IVA: di solito lascia «Automatica»

Sotto «Pagamenti e scadenze» c'è la sezione richiudibile «Esigibilità IVA»: premila per aprirla (in modifica si apre da sola se il documento non è su «Automatica»). Dice quando l'IVA diventa dovuta, e la parcella passa la scelta alla fattura TD06 che nasce alla conversione. Il campo «Esigibilità IVA» ha queste scelte:

• Automatica (dal cliente) — è la scelta predefinita e quasi sempre quella giusta. Se il cliente in rubrica è in scissione dei pagamenti (tipico per un ente pubblico), l'IVA va in scissione e il cliente paga solo l'imponibile; altrimenti l'IVA è immediata. Se la tua azienda è in IVA per cassa, la fattura che nasce dalla conversione prende da sola l'esigibilità differita, quando l'operazione non è esclusa dal regime.
• Immediata («I») — l'IVA è dovuta subito, anche con un cliente in scissione. La scegli, per esempio, per un compenso da tenere fuori dalla scissione.
• Scissione dei pagamenti («S») — per un cliente in scissione che in rubrica non è segnato come tale.
• Differita (art. 6, comma 5) («D») — compare solo se il cliente è segnato in anagrafica per le operazioni di quel tipo. Se la scegli e poi cambi il cliente con uno non segnato, sotto la select compare «Il cliente non è segnato in anagrafica per l'art. 6, comma 5: senza il regime IVA per cassa l'esigibilità differita non si può salvare…»: scegli «Automatica» o «Immediata», oppure segna il cliente nella sua scheda. Se la tua azienda è in IVA per cassa non devi sceglierla: la dà «Automatica». Se la chiedi per un'altra via (per esempio a Sam) su un'operazione che l'IVA per cassa esclude, con un cliente non segnato, SamBooks rifiuta il salvataggio con un errore che ne spiega il motivo.

Se la scelta diverge dal cliente. Dopo il salvataggio compare un avviso, che resta a schermo finché lo chiudi. Con «S» a un cliente non in scissione dice «Esigibilità scelta a mano: scissione dei pagamenti, anche se il cliente in rubrica non è in scissione»; con «I» a un cliente in scissione dice «Esigibilità scelta a mano: immediata, anche se il cliente (o il conto di ricavo delle righe) è in scissione dei pagamenti». Non è un errore: ti ricorda solo che cambia chi versa l'IVA.

Parcella con ritenuta d'acconto. Un compenso con ritenuta sul reddito (tipo RT01 o RT02, con una causale che non è di provvigione) non può essere in scissione. Con «Automatica» l'IVA resta immediata, anche per un cliente ente pubblico, e dopo il salvataggio compare l'avviso «Compenso con ritenuta sul reddito: niente scissione dei pagamenti…». Se in quel caso scegli «S» a mano, SamBooks rifiuta con «Scissione dei pagamenti non ammessa: il compenso ha una ritenuta sul reddito…»: togli la «S», oppure, se è una provvigione, indica la sua causale di pagamento.

Il piano rate in scissione. Con l'IVA in scissione il cliente paga solo l'imponibile, perché l'IVA la versa lui all'Erario. Esempio: una parcella di 1.000 € più IVA 22% ha un totale di 1.220 €, ma le rate devono sommare 1.000 €. Se sommano 1.220 €, il form dice «Le rate sommano a … ma con la scissione dei pagamenti l'importo da pagare è … » e mostra di quanto sbagli. Correggi gli importi, oppure togli le rate: la fattura avrà una scadenza unica di 1.000 €.

Nel tab «Dettagli» del documento salvato la riga «Esigibilità IVA» mostra la scelta: «Automatica (dal cliente)», «Immediata», «Scissione dei pagamenti» o «Differita (art. 6, comma 5)». Se hai lasciato «Automatica» e il cliente in rubrica è in scissione, la riga dice anche come va a finire: «Automatica (dal cliente): scissione dei pagamenti». Se la scissione non scatta, perché il compenso ha una ritenuta sul reddito o le righe non hanno IVA, la riga resta «Automatica (dal cliente)». Nel form, invece, la voce del menu resta «Automatica (dal cliente)», senza l'esito.

7. Ritenuta d'acconto, se la prestazione ne è soggetta

La sezione espandibile «Ritenuta d'acconto» si apre premendola: «{Parcella/Proforma}: la ritenuta colpisce le righe marcate "soggetta a ritenuta".» Scegli il «Tipo ritenuta» (persone fisiche, persone giuridiche, INPS, ENASARCO…): compaiono «Aliquota» e «Causale pagamento», e su ogni riga la checkbox «Soggetta a ritenuta» — spuntala solo dove va trattenuta (escludi i rimborsi spese). L'importo lo calcola SamBooks al salvataggio; meccanismo, tipi e causali sono spiegati in dettaglio in Applicare ritenuta d'acconto, cassa previdenziale e bollo su una fattura — vale identico qui.

8. Cassa previdenziale, se sei iscritto a una cassa di categoria

Sotto, la sezione «Cassa previdenziale»: «Tipo cassa», «Aliquota %», «Contributo» (o lascialo calcolare da SamBooks), «Imponibile», «IVA cassa %» e, se il contributo non ha IVA, la «Natura IVA» al suo posto (le due cose sono alternative). Anche qui il meccanismo — perché il contributo entra nella base imponibile IVA, come si sceglie tipo e aliquota — è lo stesso della fattura: dettaglio nella guida sulla ritenuta linkata sopra.

9. Note e salvataggio

«Note» è un campo libero. In fondo alla pagina un riepilogo mostra «Imponibile», «IVA» e «Totale stimato» — con «Ritenuta» e «Netto a pagare» se hai attivato una ritenuta — più lo spaccato IVA per aliquota. È una stima perché bollo, ritenuta e contributo cassa li ricalcola SamBooks al salvataggio: il totale definitivo lo vedi nel dettaglio. Premi «Crea proforma» (o «Crea parcella»): fatto, l'avviso di conferma ti porta al dettaglio.

Il bollo virtuale: sempre automatico, mai un campo da compilare

Come sulla fattura di vendita, non esiste un campo per digitare il bollo, né sulla proforma né sull'avviso di parcella: SamBooks lo calcola da solo sommando l'imponibile delle righe ad aliquota zero (esenti, non imponibili, escluse e regimi speciali). Restano fuori dalla somma tre gruppi di righe: il reverse charge (natura N6.x), che è imponibile con IVA a carico del cliente, le esportazioni di merci (natura N3.1) e le cessioni intracomunitarie (natura N3.2). Una proforma fatta solo di esportazioni di merci o di vendite a clienti di altri Paesi UE non porta mai il bollo; le altre non imponibili, come le vendite a San Marino o a un esportatore abituale, restano invece nella somma. Sopra 77,47 € il bollo virtuale di 2,00 € entra automaticamente nei totali, visibile nel tab «Dettagli» dopo il salvataggio; sotto quella soglia non compare nulla. Il bollo resta sempre un calcolo, mai un valore che imposti a mano, e la fattura TD06 nata dalla conversione lo eredita.

Perché a volte si chiama proforma e a volte parcella

SamBooks sceglie la dicitura guardando il tuo profilo fiscale, non un'opzione che attivi tu: sei riconosciuto come professionista se hai una cassa previdenziale di categoria impostata (forense, dottori commercialisti, Inarcassa…) oppure sei iscritto alla Gestione separata INPS. Con uno dei due segnali, il documento diventa un «Avviso di parcella» su schermo e nel PDF scaricato, file che inizia per «Avviso_parcella_»; senza, resta sempre «Fattura proforma» / «Proforma», file «Proforma_…». Il menu laterale segue la stessa logica: «Preventivi e parcelle» per un professionista, «Preventivi e proforme» per un'impresa (e per chi è in regime forfettario, a prescindere dalla cassa). Se il profilo fiscale non è ancora completo in Impostazioni, SamBooks resta prudente e mostra sempre «Proforma».

Le azioni sul documento: modifica, invio, PDF, annullamento

Nel dettaglio del documento (e come icone-azione sulla riga in lista) trovi una barra che cambia con lo stato:

• Bozza: «Modifica» (stesso form della creazione, con l'avviso «Modifica consentita solo in bozza. I totali sono ricalcolati al salvataggio.»; sostituisce comunque integralmente righe, pagamento, cassa e ritenuta, anche se non è scritto in UI), «Segna come inviata» e «Annulla».
• Inviata: «Registra incasso» e «Genera fattura» (guida successiva) più «Annulla».
• Convertita: solo «Apri fattura collegata» e, se applicabile, «Annulla incasso».
• Annullata: nessuna delle azioni sopra resta disponibile — solo il badge di stato «Annullata» lo segnala. «Invia per email» e «Scarica PDF» restano invece sempre attivi, anche su un documento annullato.

«Segna come inviata» porta la Bozza a Inviata senza mandare nulla: la usi quando hai comunicato il documento al cliente per un'altra via (telefono, di persona). «Invia per email», sempre disponibile accanto, apre una finestra a due colonne — a sinistra l'indirizzo del destinatario (da compilare: qui non arriva precompilato dall'anagrafica, a differenza del preventivo) e un messaggio facoltativo, a destra l'anteprima dell'email; il PDF si allega automaticamente. Inviare l'email è anche l'atto di invio: se il documento era Bozza, passa a Inviata nello stesso momento in cui l'email parte, esattamente come «Segna come inviata». «Scarica PDF», sempre presente, produce il file — intestazione, righe, riepilogo IVA, totali — con il nome coerente con la dicitura: «Avviso_parcella_…» o «Proforma_…» secondo il tuo profilo.

Appena il documento passa a Inviata, il form di modifica non è più raggiungibile: chi prova ad aprirlo trova la schermata «{Parcella/Proforma} non modificabile», con il rimando al dettaglio.

Non esiste un'eliminazione fisica: al posto del cestino trovi sempre «Annulla», disponibile in Bozza e in Inviata (non più dopo incasso o conversione — vedi la guida successiva). Conferma con una finestra dedicata: il documento passa allo stato Annullata, le righe restano visibili come storico ma senza più effetto — nessun numero si libera, perché il progressivo (a differenza della fattura, assegnato solo all'emissione) è già stato assegnato alla creazione.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questa pagina, già pronte da copiare.

• Creare una proforma — «crea una proforma di 1.200 € più IVA per il cliente Bianchi»
• Creare un avviso di parcella — «fai un avviso di parcella al cliente Rossi di 1.500 € più IVA, con ritenuta d'acconto 20% RT01 e cassa previdenziale 4%»
• Modificare — «nella proforma del cliente Bianchi porta il prezzo della consulenza a 1.400 €»
• Impostare l'esigibilità — «fai un avviso di parcella al cliente Consorzio Valli Alpine di 2.000 € più IVA, con esigibilità IVA immediata»
• Cambiare l'esigibilità — «metti la scissione dei pagamenti sulla proforma del cliente Bianchi»
• Cercare — «quali proforme ho ancora in bozza?»
• Segnare come inviata — «segna come inviata la proforma del cliente Bianchi»
• Annullare — «annulla la proforma del cliente Rossi, il lavoro non si fa più»

Sam crea il documento in bozza, con le righe di compenso marcate come soggette a ritenuta, e lo modifica solo finché resta in bozza. Se chiedi un'esigibilità diversa da quella del cliente, ti restituisce gli stessi avvisi che vedi nel form. La proforma non va mai allo SDI, nemmeno quando la chiedi in chat.

Se qualcosa non va

• Non trovo il pulsante per impostare il bollo a mano: è corretto, non esiste — lo calcola sempre SamBooks, sia qui sia sulla fattura.
• La proforma per un cliente estero supera 77,47 € ma il bollo non compare: è corretto se le righe sono esportazioni di merci (N3.1) o cessioni intracomunitarie (N3.2), che il bollo non lo pagano.
• «Le rate non corrispondono al totale»: la somma delle scadenze compilate in «Pagamenti e scadenze» non coincide col totale del documento; correggi gli importi o rimuovi le rate incomplete.
• «Le rate sommano a … ma con la scissione dei pagamenti l'importo da pagare è …»: la parcella è in scissione e le rate sommano il totale pieno. Correggi gli importi per farli tornare con il totale meno l'IVA, oppure rimuovi le rate.
• «Scissione dei pagamenti non ammessa: il compenso ha una ritenuta sul reddito…»: hai scelto «S» a mano su una parcella con ritenuta d'acconto. Metti «Automatica» o «Immediata».
• «Non c'è IVA da scindere…»: hai scelto «S» ma tutte le righe hanno una natura IVA, quindi non c'è imposta. Togli la scissione.
• Compare un avviso «Esigibilità scelta a mano…» dopo il salvataggio: la tua scelta è diversa da quella che darebbe il cliente in rubrica. Se è voluta, non devi fare niente; altrimenti riapri la parcella in bozza e rimetti «Automatica».
• Ho scelto un tipo di ritenuta ma l'importo resta zero: controlla di aver spuntato «Soggetta a ritenuta» su almeno una riga.
• Il documento si chiama «Proforma» ma sono un libero professionista: verifica in Impostazioni → Profilo fiscale di avere una cassa previdenziale o la Gestione separata INPS impostate — è il segnale che usa SamBooks.
• Non trovo più «Modifica» sul documento: è già passato a Inviata (o oltre); da lì puoi solo annullarlo, non più correggerlo.
• Non riesco ad annullare il documento: è già stato incassato o convertito in fattura — vedi Incassare o convertire in fattura un avviso di parcella.

Domande frequenti

Come faccio una proforma per un cliente? Dal menu «Preventivi e proforme» (o «Preventivi e parcelle»), tab Proforme → «Nuova proforma»: cliente, righe, eventualmente ritenuta/cassa/pagamento, poi «Crea proforma». Nasce in Bozza.

Come faccio un avviso di parcella da libero professionista? È lo stesso documento: se il tuo profilo fiscale ha una cassa previdenziale o la Gestione separata INPS impostate, SamBooks lo chiama da solo «Avviso di parcella» su schermo e nel PDF scaricato.

Che differenza c'è tra proforma e avviso di parcella? Nessuna dal punto di vista tecnico: è lo stesso documento e lo stesso modello dati. Cambia solo il nome che SamBooks gli dà, in base al tuo profilo fiscale.

Posso mettere la ritenuta d'acconto sulla proforma? Sì, nella sezione espandibile «Ritenuta d'acconto»: scegli tipo, aliquota e causale, poi marca le righe soggette. Il meccanismo è identico a quello della fattura.

Come aggiungo la cassa previdenziale sulla parcella? Nella sezione «Cassa previdenziale»: tipo cassa, aliquota, contributo (o lascialo calcolare) e imponibile.

Posso mettere più scadenze di pagamento sulla proforma? Sì, in «Pagamenti e scadenze» aggiungi quante rate vuoi: la somma deve però tornare con quanto il cliente paga davvero, cioè il totale del documento (o il totale meno l'IVA, se è in scissione dei pagamenti).

Come scelgo se la parcella è in scissione dei pagamenti? Di solito non scegli: con «Automatica» la scissione segue il cliente in rubrica. Apri la sezione «Esigibilità IVA» solo per forzarla («Scissione dei pagamenti») o per toglierla («Immediata»).

Perché le rate della parcella a un ente pubblico non tornano con il totale? Perché in scissione il cliente non ti paga l'IVA: le rate devono sommare imponibile più l'eventuale IVA non in scissione, non il totale con l'IVA piena.

La parcella con ritenuta d'acconto è in scissione dei pagamenti? No: un compenso con ritenuta sul reddito resta con IVA immediata, anche per un cliente ente pubblico, e SamBooks te lo segnala con un avviso.

Come invio la proforma via email al cliente? Dal dettaglio, premi «Invia per email»: si apre una finestra con l'indirizzo del destinatario (da compilare, non arriva precompilato) e un messaggio facoltativo, con l'anteprima reale dell'email a fianco. L'invio allega il PDF e, se il documento era ancora Bozza, lo segna anche come Inviata.

Posso annullare una proforma già emessa? Sì, finché non è stata incassata o convertita in fattura: «Annulla» resta disponibile sia in Bozza sia in Inviata.

La proforma è un documento fiscale valido? No: non viene mai inviata allo SDI e non ha valore fiscale. Diventa fiscale solo quando la converti in fattura TD06.

Come modifico una proforma prima di emetterla? Solo finché è Bozza: «Modifica» nel dettaglio apre lo stesso form della creazione; la modifica sostituisce integralmente i dati esistenti.

Funzioni correlate

• Incassare o convertire in fattura un avviso di parcella — il passo successivo: invio, incasso e conversione in fattura TD06.
• Applicare ritenuta d'acconto, cassa previdenziale e bollo su una fattura — il meccanismo fiscale di ritenuta, cassa e bollo, identico su questo documento.
• Creare una fattura di vendita — il documento fiscale in cui la proforma si trasforma.
• Creare e inviare un preventivo al cliente — l'altro documento non fiscale del ciclo attivo, per offrire un prezzo prima della vendita.