Gestire il catalogo dei codici IVA in SamBooks
8 min lettura
Crea, modifica e archivia i codici IVA che la riga fattura usa per calcolare in automatico aliquota e natura del documento.
A cosa serve
Un codice IVA è un'etichetta parlante (per esempio "IVA 22%", "Non imponibile - esportazione") che racchiude i due valori tecnici richiesti dalla fattura elettronica: l'aliquota e, quando l'aliquota è zero, la natura IVA del tracciato FatturaPA (N1, N2.1, …, N7). Quando compili una riga di fattura scegli il codice IVA dal suo nome parlante, e SamBooks ne deriva aliquota e natura senza che tu debba ricordarti i codici tecnici a memoria. Il catalogo si gestisce da Impostazioni → Azienda → Codici IVA (/impostazioni/azienda/codici-iva).
SamBooks arriva già con un catalogo standard di 26 codici che copre la maggior parte dei casi delle PMI italiane (aliquote ordinarie, esenzioni, regimi speciali, reverse charge); da lì aggiungi solo le voci che ti servono in più.
Prima di iniziare
Serve il ruolo Gestore: l'area Impostazioni azienda, di cui i Codici IVA fanno parte, è riservata a chi ha in mano l'intera configurazione dell'azienda. Con un ruolo diverso (Amministrativo, Visualizzatore, Logistica) la pagina non è raggiungibile.
Come si fa, passo per passo
1. Apri il catalogo
Vai in Impostazioni → Azienda → Codici IVA (il link "Impostazioni azienda" in alto riporta indietro). La pagina mostra la lista raggruppata per categoria: Imponibile, Escluse / non soggette, Non imponibili, Esenti, Regimi speciali, Reverse charge. Ogni riga mostra il nome del codice, il valore che porta con sé — l'aliquota (per esempio "IVA 22%") se è imponibile, oppure la natura quando l'aliquota è zero — l'eventuale riferimento normativo, e un'etichetta a destra: "Fatture attive", "Fatture passive" o "Attive e passive", cioè su quale tipo di documento il codice è selezionabile. Se il catalogo fosse vuoto (caso raro, capita solo su aziende non ancora inizializzate) vedresti "Nessun codice IVA nel catalogo. Creane uno con «Nuovo codice IVA»."
2. Crea un nuovo codice IVA
Premi "Nuovo codice IVA" in alto a destra: si apre la finestra "Nuovo codice IVA" ("Imposta nome, aliquota e natura: la riga fattura deriverà questi valori."). Compila:
- Nome (obbligatorio) — l'etichetta che vedrai nella select della riga fattura, per esempio "IVA 22%" o "Non imponibile - esportazione". Senza nome: "Il nome è obbligatorio."
- Categoria — una delle sei categorie sopra elencate; determina solo il raggruppamento in lista.
- Aliquota IVA (%) — di default 22; per un codice non imponibile, esente o reverse charge la porti a 0.
- Natura IVA — compare solo quando l'aliquota è 0 ed è obbligatoria in quel caso ("Con aliquota 0 la natura IVA è obbligatoria."). Si sceglie da un elenco che accetta solo i codici-foglia del tracciato FatturaPA (N1, N2.1, N2.2, N3.1…N3.6, N4, N5, N6.1…N6.9, N7): i codici generici N2, N3 e N6 non sono selezionabili, perché lo SDI li rifiuta dal 2021.
- Dove è proponibile — due caselle, "Fatture attive" e "Fatture passive": devi spuntarne almeno una ("Il codice deve essere usabile almeno su un lato (attiva o passiva)."). Un codice di reverse charge in autofattura, per esempio, serve solo sul lato attivo di chi emette.
- Riferimento normativo (opzionale) — un rimando libero, per esempio "art. 17 c.6/a-ter DPR 633/72", mostrato accanto al valore in lista.
Se imposti un'aliquota maggiore di zero, il campo Natura sparisce e il suo valore viene azzerato in automatico: i due campi sono sempre alternativi, mai compilati insieme. Premi "Salva" ("Salvataggio…" mentre la richiesta è in corso): il toast "Codice IVA creato." conferma, oppure — se esiste già un codice con lo stesso nome — compare "Esiste già un codice IVA con questo nome." e devi cambiarlo.
3. Modifica un codice esistente
Sulla riga del codice, l'icona a matita ("Modifica") apre la stessa finestra, questa volta intitolata "Modifica codice IVA", precompilata con i valori attuali. Valgono le stesse regole di validazione: puoi cambiare nome, categoria, aliquota, natura, i due lati e il riferimento normativo. Salvando, il toast è "Codice IVA aggiornato." Le fatture già emesse con la versione precedente del codice non cambiano: portano già impressi aliquota e natura derivati al momento in cui erano stati scelti.
4. Archivia un codice che non usi più
L'icona a cestino ("Archivia") apre la conferma "Archiviare il codice IVA?" — «"{nome}" non sarà più selezionabile sulle nuove righe fattura. Resta comunque sulle fatture già emesse con questo codice.» Confermando con "Archivia" (oppure "Annulla" per tornare indietro), il codice sparisce dalla lista attiva e dalla select delle nuove righe fattura, ma tutto ciò che era già stato registrato con quel codice resta intatto e leggibile. Il toast è "Codice IVA archiviato."
Come il codice IVA entra nella fattura
Sulla riga di una fattura di vendita o di acquisto, invece di scegliere aliquota e natura a mano, selezioni il codice IVA dal suo nome parlante: la select mostra solo i codici proponibili su quel lato (quelli con "Fatture attive" per una fattura di vendita, quelli con "Fatture passive" per un acquisto — i codici con entrambe le spunte compaiono su tutti e due). SamBooks deriva da lì aliquota e natura per il documento e per il tracciato FatturaPA, senza che tu debba conoscere a memoria i codici tecnici. Il dettaglio di come questi valori si comportano sulla riga fattura è nella guida "Impostare aliquote IVA, natura e split payment in fattura".
Cosa il codice IVA NON gestisce: la detraibilità
Un errore comune è pensare che il codice IVA decida anche quanto dell'IVA di un acquisto è detraibile. Non è così: la percentuale di detraibilità si imposta riga per riga sulla fattura passiva (o sulla nota spese), indipendentemente dal codice IVA scelto — un codice "IVA 22%" resta lo stesso identico codice sia che l'acquisto sia detraibile al 100% sia che lo sia solo in parte (per esempio le auto aziendali). Il codice IVA porta solo aliquota e natura; la detraibilità si gestisce altrove, sul documento di acquisto.
Chi può gestire i codici IVA
Solo il ruolo Gestore può creare, modificare o archiviare codici IVA (area Impostazioni azienda). Gli altri ruoli non vedono nemmeno la voce di menu; chi lavora sulle fatture con un ruolo Amministrativo può comunque usare i codici già presenti in catalogo sulle righe documento — semplicemente non può cambiarli.
Chiedilo a Sam
Puoi gestire il catalogo anche parlando con Sam, con lo stesso risultato del modulo: per esempio "crea un codice IVA per il regime del margine, aliquota 0, natura N5" oppure "elenca i codici IVA proponibili sulle fatture di acquisto". Le due strade sono equivalenti, con la stessa logica di validazione. Un'unica cautela: se archivi un codice per errore — sia da qui sia chiedendolo a Sam — non esiste un modo per farlo tornare selezionabile. Questa pagina non ha una cronologia delle azioni AI da cui annullare l'archiviazione, quindi anche passando da Sam il risultato resta definitivo.
Se qualcosa non va
- "Esiste già un codice IVA con questo nome." — il nome è unico per azienda: se il conflitto è con un codice che credevi sparito, verifica di non averlo semplicemente archiviato in passato — restando archiviato, il suo nome resta comunque occupato e non è riutilizzabile: scegli un nome leggermente diverso (per esempio aggiungendo l'anno o una sigla).
- "Con aliquota 0 la natura IVA è obbligatoria." — scegli una natura dall'elenco; se l'aliquota non è davvero zero, correggila e il campo natura sparirà da solo.
- "Il codice deve essere usabile almeno su un lato (attiva o passiva)." — spunta almeno una delle due caselle "Fatture attive" / "Fatture passive".
- Non trovo un codice IVA nella select della riga fattura — controlla che non sia stato archiviato, e che abbia la spunta giusta per il lato del documento che stai compilando (attiva o passiva).
- Ho archiviato un codice IVA per sbaglio — non è recuperabile: crea un nuovo codice con gli stessi valori, ma con un nome diverso, perché il nome originale resta bloccato dal codice archiviato.
Domande frequenti
Come aggiungo un codice IVA? In Impostazioni → Azienda → Codici IVA, premi "Nuovo codice IVA" e compila nome, categoria, aliquota (o natura se l'aliquota è 0) e su quale lato è proponibile.
Dove imposto l'aliquota 4% per i miei prodotti? Crea un nuovo codice IVA con categoria "Imponibile" e aliquota 4: da quel momento è selezionabile sulle righe fattura.
Cosa devo mettere nel campo natura IVA? Solo se l'aliquota è 0: scegli tra i codici-foglia del tracciato FatturaPA (N1, N2.1, N3.x, N4, N5, N6.x, N7) in base al motivo della non imponibilità, dell'esenzione o del reverse charge.
Mi dice che con aliquota 0 la natura è obbligatoria: perché? Perché la fattura elettronica richiede sempre una natura quando l'IVA non è applicata: senza, lo SDI scarterebbe il documento.
Che differenza c'è tra esente e non imponibile? Sono due categorie diverse dell'elenco (natura N4 per le esenti, N3.x/N2.x per le non imponibili a seconda del motivo): la categoria del codice IVA nel catalogo è solo un raggruppamento visivo, il valore che conta davvero per il documento è la natura che scegli.
Come creo un codice per il reverse charge edilizia? Crea un codice con aliquota 0, natura N6.x (il sottocodice specifico dipende dal caso), lato "Fatture attive" se emetti l'autofattura come cedente.
Come nascondo un codice IVA che non uso più? Premi l'icona a cestino sulla riga e conferma l'archiviazione: sparisce dalla select delle nuove righe, resta sulle fatture già emesse.
Il codice IVA vale anche per le fatture di acquisto? Solo se ha la spunta "Fatture passive" (o entrambe): un codice con solo "Fatture attive" non compare nella select di una fattura di acquisto.
Cos'è un codice IVA parlante? È il nome che vedi tu al posto del codice tecnico: scegli "IVA 22%" invece di ricordarti aliquota e natura a memoria.
Mi dice "Esiste già un codice IVA con questo nome" ma l'ho archiviato: come mai? Anche archiviato, il nome resta occupato: non è riassegnabile, va scelto un nome diverso per il nuovo codice.
Dove metto il riferimento normativo (art. 17…)? Nel campo facoltativo "Riferimento normativo" della finestra di creazione o modifica: compare accanto al valore in lista, come promemoria.