Chiedere i documenti al cliente per i Quadri esteri in SamBooks

Per il commercialista e i collaboratori dello studio: prepara la richiesta dei documenti esteri, controlla l'email e segui i file caricati dal cliente.

Parte 2 di 5 del percorso Quadri esteri. Prima: Quadri esteri in SamBooks. Dopo: Verificare documenti e anomalie dei Quadri esteri.

A cosa serve

La richiesta raccoglie i documenti necessari alla pratica di una persona fisica residente in Italia: estratti conto, operazioni del broker, report dell'exchange, documenti del wallet o dell'immobile estero. Il cliente riceve un'email con l'elenco e un link di caricamento valido 30 giorni. Può usarlo anche dal telefono.

Non serve chiedergli di entrare nel portale dello studio. La pagina del link permette soltanto di caricare i documenti richiesti e di segnalare quelli che non ha; non mostra gli altri dati della pratica. I file ricevuti entrano nell'elenco della pratica e vengono letti come quelli caricati dallo studio.

Prima di iniziare

Apri RPF Quadri esteri dal menu dello studio e scegli la pratica del cliente. Nella pratica, apri Documenti. Se la barra delle sezioni mostra un solo passo, premi il nome del passo e scegli Documenti dall'elenco.

Registra nella pratica i rapporti e le attività estere per cui vuoi chiedere i documenti: banche, broker, exchange, wallet personali e immobili. Li puoi aggiungere con Aggiungi rapporti e attività oppure dalle rispettive schede. Per banche, broker ed exchange indica lo Stato in cui ha sede l'intermediario, anche se scegli una piattaforma nota. Per un immobile indica lo Stato in cui si trova; per un wallet lo Stato associato al wallet, verificandolo sui dati del cliente senza dedurlo dal nome. Immobili e wallet si registrano senza indicare un intermediario reale.

Chi ha il permesso di scrittura sullo studio prepara, invia e modifica le richieste. Chi ha sola lettura consulta i dati ma non invia email, non carica file e non cambia lo stato delle voci. Conta il permesso sullo studio, non il nome del ruolo.

Come si fa, passo per passo

1. Controlla l'elenco dei documenti da chiedere

Nella scheda di ogni rapporto o attività apri Cosa chiedere al cliente. Il numero accanto alla voce indica quanti documenti contiene l'elenco. Ogni documento è segnato Serve o Facoltativo e ha tre indicazioni: Come si scarica, A cosa serve e Alimenta. L'ultima indica il rigo del modello a cui serviranno i dati.

Controlla la copertura dell'anno, non soltanto il nome del file. Per un broker, il report annuale non sostituisce necessariamente l'elenco completo degli acquisti e delle vendite; per un exchange, lo storico delle transazioni non contiene necessariamente tutti i saldi iniziali e finali. Le voci separate dell'elenco aiutano a non dimenticare questi dati.

L'elenco tiene conto di ciò che SamBooks ha già. Se lo studio ha caricato i movimenti degli anni precedenti di quell'intermediario, quegli anni non vengono chiesti di nuovo. Se nello storico mancano degli anni, fino a quello che precede la pratica, compare una voce facoltativa a parte, per esempio «Estratti conto degli anni che mancano», con l'elenco degli anni da chiedere. Quella voce serve al calcolo LIFO delle vendite; se invece usi i totali del quadro RT stampati dall'intermediario, non ti serve.

I documenti del catalogo cambiano secondo il rapporto o l'attività:

Per una piattaforma presente nel catalogo, leggi il nome e il percorso di download proposti per quella piattaforma. Non chiedere al cliente una password o una chiave privata del wallet: la voce del catalogo riguarda gli indirizzi pubblici.

2. Prepara l'email e scegli rapporti e attività

Il pannello Chiedi i documenti al cliente si trova in fondo alla sezione Documenti. Finché non hai chiesto niente dice «Non hai ancora chiesto i documenti al cliente.» e mostra il pulsante Chiedi i documenti.

Premi Chiedi i documenti. La finestra prepara l'email; questo clic non la invia.

Compila o controlla questi campi:

• Email del cliente: lascia vuoto soltanto se vuoi usare l'indirizzo nella scheda del cliente in anagrafica. Se lo sostituisci, controlla l'indirizzo completo.
• Nome per il saluto: indica come chiamare il cliente nell'email.
• Nota per il cliente: aggiungi una richiesta concreta, per esempio di includere anche l'estratto di dicembre.
• Il cliente risponde a: indica dove vuoi ricevere le risposte. Se lasci vuoto, SamBooks usa l'email dello studio o, se manca, la tua.
• Per quali intermediari: spunta quelli di cui vuoi chiedere i documenti. Se non spunti nessuno, la richiesta comprende tutti i rapporti e le attività estere registrati; lasciare tutte le caselle vuote non significa inviare un elenco vuoto.

Se l'indirizzo del cliente o quello di risposta è incompleto, compare Non è un indirizzo email completo: scrivilo come nome@dominio.it. Correggilo prima di proseguire. Usa Annulla se vuoi uscire dalla finestra senza inviare.

3. Rivedi l'anteprima e conferma l'invio

Premi Vedi l'anteprima. In Anteprima dell'email, controlla A, Risposte a, Oggetto e il corpo dell'email, compreso l'elenco dei documenti. L'anteprima mostra ciò che vedrà il cliente, ma l'email non è ancora partita.

Per cambiare destinatario, nota o intermediari, premi Modifica e torna ai campi. Quando hai verificato tutto, premi Invia al cliente. Se va a buon fine leggi Email inviata al cliente. e la richiesta passa da Bozza a Inviata.

Una bozza già preparata può essere ripresa con Rivedi e invia. Controlla di nuovo l'anteprima prima dell'invio, soprattutto se qualcuno nello studio ha corretto l'anagrafica o gli intermediari nel frattempo.

Se compare L'email non è partita: la richiesta resta in bozza. Riprova., non considerare il cliente avvisato. Riapri la bozza, controlla l'indirizzo e riprova. La preparazione della richiesta e l'invio sono due passaggi distinti.

La stessa richiesta la può mandare Sam, con gli stessi campi (indirizzo, nome per il saluto, nota e intermediari): prima di spedire ti mostra cosa partirà e aspetta la tua conferma, perché un'email al cliente non si richiama.

Dopo l'invio il pannello riassume lo stato della richiesta: Bozza, Inviata, Link scaduto o Revocata. Una bozza dice «Bozza pronta per» seguito dall'indirizzo, e ricorda che non è ancora partita. Una richiesta inviata riporta l'indirizzo, la data dell'ultimo invio e fino a quando vale il link, oppure la data in cui è scaduto. Sotto trovi il conteggio dei documenti arrivati, per esempio «Ricevuti: 3 su 5 · mancano 2 documenti obbligatori», e l'elenco delle singole voci con il loro stato.

4. Spiega al cliente come caricare o segnalare un documento mancante

Il cliente apre il link dell'email e trova, per ogni voce, Come scaricarlo, Perché serve e Formati accettati. Deve scegliere il file del documento richiesto e premere Carica il file. Se serve aggiungere un secondo file alla stessa voce, usa Carica un altro file.

Il caricamento mostra lo stato Caricato. Se il cliente non possiede il documento, preme Non ce l'ho, scrive il motivo in Perché non ce l'hai? e preme Invia. La voce mostra Non ce l'hai. Una nota troppo corta non viene accettata: va completata fino alla lunghezza richiesta dal messaggio.

Il link resta valido per 30 giorni. La pagina mostra fino a quando funziona. Il cliente può caricare dal telefono; non ottiene per questo accesso agli altri dati della pratica. Se legge Questo link non è valido, deve chiedere allo studio un nuovo invio: il link può essere scaduto, revocato o sostituito.

5. Segui ciò che arriva nella pratica

Torna in Documenti. I file del cliente compaiono con Caricato dal cliente; lo studio riceve anche una notifica in SamBooks per il caricamento. La richiesta riepiloga quanti documenti sono arrivati e quanti obbligatori mancano.

Le singole voci passano da Da ricevere a Ricevuto, poi a Letto quando il file è stato letto. Letto non significa che ogni dato sia corretto o che il cliente abbia inviato tutto: controlla anche gli stati delle righe dei file, la quadratura e le anomalie. La raccolta è finita solo quando hai chiarito cosa manca e verificato i documenti ricevuti.

Se un file soddisfa una sola voce richiesta, il collegamento può essere automatico. La riga indica quale documento chiesto al cliente soddisfa. Se il collegamento è errato, premi Non è questo; se le voci possibili sono più d'una, rispondi a Quale documento chiesto al cliente è?. Un file ricevuto va collegato alla voce giusta, altrimenti il riepilogo della raccolta può non corrispondere a ciò che hai davvero ricevuto. Il collegamento lo fa anche Sam, se gli dici a quale documento richiesto corrisponde il file; per un file caricato dallo studio può anche annullare il collegamento.

Per sapere a che punto è la raccolta senza aprire la pratica, chiedi a Sam quali documenti mancano: risponde con lo stato della richiesta, la scadenza del link e, voce per voce, cosa è arrivato e cosa no.

Approfondimento: Verificare documenti e anomalie dei Quadri esteri (parte 3 di 5).

Documenti non disponibili, reinvio e revoca

Per un documento che non esiste, lo studio può premere Non è disponibile e spiegare il motivo nel campo Perché non c'è della finestra Il documento non è disponibile, poi confermare con Segna come non disponibile. Scrivi una nota utile, per esempio che il conto è stato chiuso prima dell'anno della pratica: la nota resta nella richiesta e la voce non conta più fra le mancanti. L'elenco distingue il motivo comunicato dal cliente («Il cliente dice che non c'è») da quello registrato dallo studio («Lo studio dice che non c'è», con il nome di chi l'ha segnato). Puoi farlo fare anche a Sam su una richiesta già inviata, indicando il documento e il motivo.

Lo stato Non disponibile non inventa i dati mancanti e non risolve automaticamente le anomalie del calcolo. Se il documento torna a essere necessario, premi Riapri: serve ancora e prosegui la raccolta.

La richiesta nel suo insieme può essere Bozza, Inviata, Link scaduto o Revocata. Quando il link è scaduto o devi correggere l'indirizzo, usa Reinvia. Il cliente riceve un link nuovo, valido altri 30 giorni; quello vecchio non funziona più. Nel reinvio puoi correggere l'email e aggiungere rapporti o attività. Le voci già richieste restano nell'elenco: spunta soltanto quelle da aggiungere.

Controlla indirizzo, nota e intermediari nel modulo prima di premere Reinvia: questo pulsante invia subito l'email con il nuovo link.

Il reinvio si chiede anche a Sam: se la richiesta è già partita, la rimanda con un link nuovo, correggendo l'indirizzo o la nota e aggiungendo gli intermediari che gli indichi, sempre dopo la tua conferma.

Per interrompere l'accesso del link, premi Revoca e conferma nella finestra Revocare la richiesta?. Il link smette di funzionare subito. I documenti già arrivati restano nella pratica: revocare non li cancella. Dopo una revoca il pannello dice «La richiesta precedente è stata revocata. Puoi prepararne una nuova.». Anche la revoca si può chiedere a Sam, e si annulla dalla cronologia delle sue azioni.

Se hai già i file nello studio

Non occorre farli caricare di nuovo al cliente. Nella stessa sezione puoi trascinare i file nella zona comune dei report, se hai registrato almeno un rapporto o un'attività e hai il permesso di scrittura, oppure nella relativa scheda per assegnarli direttamente.

Sono ammessi PDF, CSV e Excel in formato XLSX, fino a 25 MB per file. Se il file era già stato caricato, SamBooks lo segnala e non crea un duplicato. Un documento dello studio può soddisfare una voce chiesta al cliente: verifica il collegamento sulla riga. Non usare il solo conteggio dei file per decidere se l'elenco richiesto è completo.

Nella sezione Documenti l'avviso Cosa caricare per il quadro RT ricorda che per ricalcolare le vendite con il LIFO servono i movimenti di ogni intermediario anno per anno, dall'apertura del conto oppure dall'ultimo anno già in SamBooks. Se il cliente non li ha, basta il rendiconto fiscale dell'intermediario: quando è letto, sulla sua riga trovi Usa i totali RT calcolati dall'intermediario e il quadro prende quei totali senza ricalcolo. Come funziona è spiegato nella parte 3.

Un file ricevuto via email o in chat lo carica anche Sam: allegalo alla conversazione e digli in quale pratica metterlo.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam dalla chat dello studio. Ecco le richieste più comuni per questa fase, già pronte da copiare.

• Richiedere: «Manda a Mario Rossi la richiesta dei documenti per i quadri esteri 2025»
• Controllare cosa manca: «Quali documenti mancano ancora nella pratica quadri esteri di Mario Rossi?»
• Reinviare: «Rimanda la richiesta dei documenti a Mario Rossi all'indirizzo mario.rossi@example.com»
• Revocare: «Revoca la richiesta dei documenti di Mario Rossi»
• Segnare un documento mancante: «Il conto di Mario Rossi su Interactive Brokers è chiuso dal 2023: segna il rendiconto come non disponibile»
• Collegare un file: «Il file caricato da Mario Rossi è il rendiconto annuale chiesto per Interactive Brokers»
• Caricare: «Carica questo estratto conto nella pratica di Mario Rossi»

L'invio e il reinvio partono solo dopo che hai visto l'anteprima e confermato. Revoca e documento non disponibile si annullano dalla cronologia delle azioni di Sam. Per riaprire una voce segnata come non disponibile usa Riapri: serve ancora nel pannello.

Se qualcosa non va

Se la pagina pubblica non si apre, il cliente deve controllare la connessione e riprovare. Se il messaggio riguarda il link non valido, intervieni con Reinvia invece di chiedergli di ripetere il caricamento sul vecchio link.

Se un file viene rifiutato, leggi il motivo mostrato accanto al nome: controlla il formato accettato per quella voce e la dimensione. Se il problema è un errore temporaneo di caricamento, riprova dopo qualche istante. Se ci sono troppe richieste ravvicinate, aspetta un minuto prima di ritentare.

Se non riesci a salvare la nota di indisponibilità, non dare per cambiato lo stato: riapri la voce e verifica che la nota sia stata registrata. Se mancano ancora documenti obbligatori, controlla le voci singole e i collegamenti dei file; non basta vedere un report annuale nella lista.

Domande frequenti

Il cliente deve accedere al portale Studio? No. Usa il link dell'email per caricare i documenti richiesti; la pagina non mostra il resto della pratica.

Quanto dura il link? 30 giorni. Il reinvio ne crea uno nuovo valido altri 30 giorni e rende inutilizzabile il vecchio.

Posso controllare l'email prima che parta? Sì. Vedi l'anteprima prepara la vista del messaggio; Invia al cliente è la conferma che lo invia.

Se non spunto nessuna voce, non chiede niente? Chiede i documenti di tutti i rapporti e le attività estere registrati. Spunta le voci desiderate se vuoi limitare la prima richiesta.

Il cliente non ha un documento: come lo registra? Con Non ce l'ho, una spiegazione e Invia. Anche lo studio può registrare l'indisponibilità e poi riaprire la voce.

Revocare cancella i documenti ricevuti? No. Ferma subito il link, ma i documenti già caricati restano nella pratica.

Posso revocare o reinviare dalla chat? Sì. Sam revoca la richiesta, la reinvia con un link nuovo e segna un documento come non disponibile; per l'invio ti chiede sempre conferma.

Continua a leggere

• Parte precedente: Quadri esteri in SamBooks
• Parte successiva: Verificare documenti e anomalie dei Quadri esteri
• Le altre parti del percorso: Verificare e modificare i quadri esteri · Finalizzare ed esportare i quadri esteri

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