Registro delle fatture emesse: quando si annota e cosa si scrive

In sintesi

Ogni fattura emessa passa per un registro, ed è da lì che l'imposta arriva alla liquidazione periodica. L'art. 23 del DPR 26 ottobre 1972 n. 633 chiede di annotare le fatture in apposito registro, nell'ordine della loro numerazione, entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni e con riferimento allo stesso mese di effettuazione. I due riferimenti temporali vanno tenuti distinti: il primo è la scadenza dell'adempimento, il secondo è il periodo in cui l'imposta concorre alla liquidazione. Un'unica eccezione sposta l'ancoraggio, ed è quella delle cessioni triangolari della lettera b) del comma 4 dell'art. 21, che si registrano entro il giorno 15 del mese successivo a quello di emissione e con riferimento a quel mese. Chi ha optato per la liquidazione trimestrale segue un calendario proprio, previsto da una norma diversa e spesso trascurata. Sul fronte opposto gli acquisti hanno un registro proprio e regole speculari, raccolte in registrazione degli acquisti; il commercio al dettaglio annota invece i corrispettivi secondo l'art. 24, tema di registrazione dei corrispettivi.

Il termine, e il mese a cui si riferisce

1. 3 gennaio: Consegna della merce: l'operazione si considera effettuata — art. 6, primo comma, DPR 633/1972; da questa data decorrono i dodici giorni per l'emissione
2. Entro il 15 gennaio: Emissione della fattura immediata, con data documento 3 gennaio — art. 21, comma 4, primo periodo, DPR 633/1972
3. Entro il 15 febbraio: Annotazione nel registro delle fatture emesse, con riferimento a gennaio — art. 23 DPR 633/1972; chi liquida per trimestri annota entro il 30 aprile, sempre con riferimento a gennaio (art. 7, comma 3-bis, DPR 542/1999)
4. Entro il 16 febbraio: Liquidazione e versamento dell'IVA di gennaio — art. 1, commi 1 e 4, DPR 100/1998: conta l'imposta risultante dalle annotazioni eseguite o da eseguire

Il meccanismo è quello della timeline: l'operazione di gennaio va annotata entro il 15 febbraio con riferimento a gennaio, e l'imposta entra nella liquidazione di gennaio, che si chiude entro il 16 febbraio. Il DPR 23 marzo 1998 n. 100 è esplicito su un punto che evita molte discussioni: l'imposta esigibile del mese precedente è quella «risultante dalle annotazioni eseguite o da eseguire» nei registri delle fatture emesse. Un ritardo nell'annotazione non sposta quindi il periodo di liquidazione, e una fattura dimenticata resta dovuta nel mese in cui l'operazione è stata effettuata.

Emettere la fattura in modo differito non cambia il mese di riferimento. La circolare n. 14/E del 17 giugno 2019 lo dice con chiarezza al paragrafo dedicato all'annotazione delle fatture emesse: la regola «ha valenza generale, riguardando anche quelle variamente differite di cui all'articolo 21, comma 4, del decreto IVA, con l'unica eccezione delle c.d. "triangolazioni nazionali" di cui alla lettera b)». La stessa circolare chiarisce quale data si può riportare nel registro: quella del campo Data della sezione DatiGenerali del file XML, coerente con l'effettuazione dell'operazione, con l'esigibilità dell'imposta e con la relativa liquidazione.

Chi liquida per trimestri ha un termine diverso. L'art. 7, comma 3-bis, del DPR 14 ottobre 1999 n. 542 consente a chi ha optato per la liquidazione trimestrale di annotare le fatture nel registro dell'art. 23 «entro la fine del mese successivo al trimestre di effettuazione delle operazioni e con riferimento allo stesso mese di effettuazione delle operazioni». La scadenza si allunga, il mese di riferimento resta quello dell'operazione. Una precisazione sui limiti di accesso all'opzione: il testo consolidato dell'art. 7, comma 1, riporta ancora soglie in lire, perché la conversione non è stata trasfusa nel corpo dell'articolo; la misura vigente si ricava dall'art. 14, comma 11, della L. 12 novembre 2011 n. 183, per cui «i limiti per la liquidazione trimestrale dell'IVA sono i medesimi di quelli fissati per il regime di contabilità semplificata», e quei limiti sono oggi 500.000 euro per le imprese che hanno per oggetto prestazioni di servizi e per gli esercenti arti e professioni e 800.000 euro per le imprese che hanno per oggetto altre attività (art. 18, comma 1, DPR 29 settembre 1973 n. 600). Il riallineamento riguarda però i soli valori monetari, non il parametro a cui vanno agganciati: nella risoluzione n. 15/E del 13 febbraio 2012 l'Agenzia delle entrate ha precisato che a rilevare non è l'importo dei ricavi degli artt. 57 e 85 del TUIR, ma «esclusivamente il volume d'affari, costituito dall'ammontare complessivo delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi poste in essere nell'anno, con le eccezioni di cui all'articolo 20» del DPR 633/1972. Chi esercita insieme prestazioni di servizi e altre attività senza distinta annotazione dei corrispettivi assume per tutte il limite più alto (art. 7, comma 2, DPR 542/1999).

Due ulteriori dilazioni, di origine regolamentare, riguardano situazioni particolari e non il caso ordinario. Il decreto ministeriale del 18 novembre 1976, richiamato dalla circolare n. 14/E, consente di eseguire fatturazione e registrazione entro il mese successivo a quello di effettuazione per le operazioni compiute tramite sedi secondarie o dipendenze che non emettono direttamente i documenti. L'art. 1, comma 3, del DPR 100/1998 permette a chi affida a terzi la tenuta della contabilità, e ne ha dato comunicazione, di calcolare la liquidazione facendo riferimento all'imposta divenuta esigibile nel secondo mese precedente.

Che cosa si scrive per ciascuna fattura

L'art. 23 elenca i dati minimi: numero progressivo e data di emissione del documento, ammontare imponibile e ammontare dell'imposta distinti secondo l'aliquota applicata, ditta, denominazione o ragione sociale del cessionario del bene o del committente del servizio. Se l'altro contraente non è un'impresa, una società o un ente, al posto della denominazione si indicano nome e cognome.

Una fattura che comprende beni o servizi soggetti ad aliquote diverse occupa più righe del registro, una per aliquota. La distinzione serve alla liquidazione e al riepilogo per aliquota della dichiarazione annuale, e per questo la norma la pretende in sede di annotazione e non solo in fattura.

Tre casi cambiano ciò che si scrive, o chi deve scriverlo.

• Operazioni senza imposta. Per le fatture relative alle operazioni dei commi 6 e 6-bis dell'art. 21 (non soggette, non imponibili, esenti, regime del margine, inversione contabile verso soggetti UE) si indica, in luogo dell'ammontare dell'imposta, il titolo di inapplicabilità e, se esiste, la norma di riferimento.
• Operazioni in cui l'imposta è dovuta dal cliente. Nelle ipotesi del secondo comma dell'art. 17 si annotano i dati del cedente o prestatore al posto di quelli del cliente: il registro delle fatture emesse ospita in quel caso un documento che nasce da un acquisto, e l'informazione utile è chi ha fornito.
• Esigibilità differita verso enti pubblici. Nell'ipotesi del quinto comma dell'art. 6, le fatture emesse devono essere registrate anche dal soggetto destinatario, in apposito registro bollato e numerato ai sensi dell'art. 39, secondo modalità e termini stabiliti con decreto ministeriale. È un obbligo che grava su chi riceve, non su chi emette, e per questo sfugge facilmente.

Sull'ordine, infine, la norma è perentoria: le fatture si annotano nell'ordine della loro numerazione. Una numerazione progressiva che salta o che torna indietro rende il registro incoerente con la serie fiscale, ed è la prima cosa che un controllo confronta.

Dal registro al versamento: il febbraio di un'impresa alimentare

Un'impresa alimentare emette il 26 febbraio una fattura a un cliente della ristorazione con imponibili distinti per aliquota: 3.480,00 € al 22 per cento e 1.260,00 € al 10 per cento.

Riga del registro	Importo
Imponibile assoggettato ad aliquota del 22 per cento	3.480,00 €
Imposta al 22 per cento	765,60 €
Imponibile assoggettato ad aliquota del 10 per cento	1.260,00 €
Imposta al 10 per cento	126,00 €
Totale del documento annotato	5.631,60 €

Nel registro il documento occupa due righe, una per aliquota, con 765,60 € e 126,00 € di imposta, per un totale annotato di 5.631,60 €. L'annotazione va eseguita entro il 15 marzo con riferimento a febbraio, e gli 891,60 € di imposta a debito confluiscono nella liquidazione di febbraio, che si chiude con il versamento del 16 marzo, codice tributo 6002.

Con l'opzione per la liquidazione trimestrale cambiano i tempi, non il mese di riferimento: la stessa fattura si annota entro il 30 aprile, sempre con riferimento a febbraio, l'imposta confluisce nel primo trimestre e si versa entro il 16 maggio, maggiorata dell'1 per cento di interessi (art. 7, commi 1 e 3, DPR 542/1999). Quel che non cambia mai è il periodo di competenza: un'annotazione tardiva lascia l'imposta nella liquidazione del mese in cui l'operazione è stata effettuata.

Le domande di chi ci arriva

Entro quando vanno registrate le fatture emesse?

Entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni, con riferimento allo stesso mese di effettuazione (art. 23 DPR 633/1972). La scadenza del 15 riguarda l'adempimento; il mese che decide la liquidazione resta quello in cui l'operazione è stata effettuata.

Con la liquidazione trimestrale il termine di registrazione cambia?

Sì. Chi ha optato per la liquidazione trimestrale può annotare le fatture entro la fine del mese successivo al trimestre di effettuazione, sempre con riferimento al mese di effettuazione (art. 7, comma 3-bis, DPR 542/1999). L'opzione è aperta a chi non supera 500.000 euro di volume d'affari nei servizi e 800.000 euro nelle altre attività.

Se il cliente è un privato, che cosa si annota al suo posto?

Nome e cognome. L'art. 23 chiede la ditta, denominazione o ragione sociale del cessionario o committente, e precisa che «se l'altro contraente non è un'impresa, società o ente devono essere indicati, in luogo della ditta, denominazione o ragione sociale, il nome e il cognome».

Per una fattura senza imposta che cosa si scrive nella colonna dell'IVA?

Il titolo di inapplicabilità dell'imposta ed eventualmente la norma che lo prevede, al posto dell'ammontare. Vale per le operazioni dei commi 6 e 6-bis dell'art. 21: non soggette, non imponibili, esenti, in regime del margine o con inversione contabile verso un soggetto passivo di un altro Stato membro.

Registrare in ritardo sposta l'IVA nella liquidazione successiva?

No. L'art. 1, comma 1, del DPR 100/1998 calcola l'imposta esigibile del mese precedente sulle annotazioni «eseguite o da eseguire»: una fattura annotata tardi resta dovuta nel periodo in cui l'operazione è stata effettuata, e il ritardo produce una liquidazione insufficiente da sanare, non uno slittamento.

Riferimenti normativi

• DPR 26 ottobre 1972 n. 633, art. 23 — registrazione delle fatture emesse: termine del giorno 15, mese di riferimento, ordine di numerazione, dati obbligatori, deroga per le cessioni della lettera b), registrazione da parte del destinatario nelle ipotesi dell'art. 6, quinto comma.
• DPR 26 ottobre 1972 n. 633, art. 21, comma 4 — termini di emissione, compresa la lettera b) delle triangolazioni nazionali; art. 21, comma 6 e comma 6-bis — operazioni per le quali si indica il titolo di inapplicabilità.
• DPR 26 ottobre 1972 n. 633, art. 17, secondo comma — annotazione dei dati del cedente o prestatore quando l'imposta è dovuta dal cliente.
• DPR 26 ottobre 1972 n. 633, art. 39 — tenuta e conservazione dei registri; art. 24 — registrazione dei corrispettivi; art. 25 — registrazione degli acquisti.
• DPR 23 marzo 1998 n. 100, art. 1, comma 1 — liquidazione sulle annotazioni eseguite o da eseguire; art. 1, comma 3 — contabilità affidata a terzi e riferimento al secondo mese precedente.
• DPR 14 ottobre 1999 n. 542, art. 7, comma 3-bis — annotazione entro la fine del mese successivo al trimestre per chi liquida trimestralmente.
• L. 12 novembre 2011 n. 183, art. 14, comma 11 — allineamento dei limiti della liquidazione trimestrale a quelli della contabilità semplificata; DPR 29 settembre 1973 n. 600, art. 18, comma 1 — soglie di 500.000 e 800.000 euro.
• DPR 14 ottobre 1999 n. 542, art. 7, comma 2 — limite unico più alto per chi esercita insieme prestazioni di servizi e altre attività senza distinta annotazione dei corrispettivi.
• Agenzia delle entrate, risoluzione n. 15/E del 13 febbraio 2012 — l'art. 14, comma 11, della L. 183/2011 riallinea i soli valori monetari: il parametro della periodicità trimestrale resta il volume d'affari, non i ricavi.
• Decreto ministeriale 18 novembre 1976 — fatturazione e registrazione entro il mese successivo per le operazioni effettuate tramite sedi secondarie o dipendenze.
• Agenzia delle entrate, circolare n. 14/E del 17 giugno 2019, paragrafo sull'annotazione delle fatture emesse — valenza generale della regola e data da riportare nel registro.

Dal 1° gennaio 2027 la disciplina confluisce nell'art. 86 del testo unico dell'IVA approvato come allegato al D.Lgs. 19 gennaio 2026 n. 10, sotto la rubrica «Registrazione delle fatture».

Disclaimer

Le informazioni in questa scheda hanno scopo informativo e divulgativo e non sostituiscono il parere di un professionista qualificato. Aggiornata al 16 settembre 2026.