Trasferte e rimborsi spese dipendenti: esenzione e deduzione

In sintesi

Le trasferte dei lavoratori dipendenti e dei collaboratori coordinati e continuativi hanno un duplice trattamento: per il dipendente le somme ricevute sono esenti da imposizione entro i limiti dell'art. 51, comma 5, del TUIR; per il datore di lavoro le spese sono deducibili nei limiti dell'art. 95, comma 3, del TUIR. Per le trasferte fuori dal territorio comunale esistono tre sistemi di rimborso: forfettario (indennità esente fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all'estero), analitico (rimborso a piè di lista delle spese documentate, che non concorrono al reddito) e misto (combinazione dei due). Dal 2025 (L. 207/2024) i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea sono esenti per il dipendente e deducibili per l'impresa solo se pagati con mezzi tracciabili.

Quando si applica

La disciplina riguarda le trasferte e missioni di lavoratori dipendenti e titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa. Il trattamento cambia a seconda del luogo:

• Trasferte fuori dal territorio comunale: si applicano le esenzioni dell'art. 51, comma 5, TUIR (indennità forfettaria, rimborso analitico o misto);
• Trasferte nel territorio comunale: le indennità e i rimborsi concorrono integralmente a formare il reddito del dipendente, a eccezione dei rimborsi delle spese di trasporto comprovate da documenti del vettore (biglietti, taxi).

Come si applica nella pratica

Lato dipendente: i tre sistemi di rimborso (art. 51, c. 5)

Lato impresa: deducibilità (art. 95, c. 3)

Le spese di vitto e alloggio per trasferte fuori dal comune dei dipendenti e dei collaboratori sono deducibili per un importo giornaliero non superiore a 180,76 euro (elevato a 258,23 euro per le trasferte all'estero). Se il dipendente è autorizzato a usare un autoveicolo proprio o noleggiato, la spesa deducibile è limitata al costo di percorrenza (tariffe ACI) o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali (20 se diesel).

Rimborso chilometrico

Per le trasferte effettuate con l'auto propria, il rimborso chilometrico calcolato sulle tabelle ACI è esente per il dipendente (rientra nelle spese di viaggio e trasporto) e deducibile per l'impresa entro il limite dei 17/20 cavalli fiscali dell'art. 95, c. 3.

Obbligo di tracciabilità dal 2025

La legge di bilancio 2025 (L. 30 dicembre 2024, n. 207, art. 1, commi 81-83) ha stabilito che i rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati con autoservizi pubblici non di linea (taxi, NCC) sono esenti per il dipendente e deducibili per l'impresa — anche ai fini IRAP — solo se pagati con metodi tracciabili (versamento bancario o postale, carte di debito/credito/prepagate, assegni). La regola si applica dal periodo d'imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, ossia dal 2025.

Esempi pratici

Esempio 1 — Indennità forfettaria in Italia

Un dipendente effettua una trasferta di un giorno a 200 km dalla sede; il datore eroga un'indennità di trasferta di 50,00 € e rimborsa a parte il biglietto del treno. L'indennità è esente fino a 46,48 €: concorrono al reddito 3,52 € (50,00 − 46,48). Il rimborso del viaggio, documentato, non concorre.

Esempio 2 — Rimborso analitico con albergo e ristorante

Per una trasferta di due giorni il datore rimborsa a piè di lista albergo (180,00 €) e ristorante (70,00 €) dietro fattura, pagati con carta aziendale. I rimborsi documentati non concorrono al reddito del dipendente; per l'impresa le spese di vitto e alloggio sono deducibili entro 180,76 €/giorno e, essendo pagate con mezzo tracciabile, sono pienamente deducibili anche ai fini IRAP.

Esempio 3 — Rimborso chilometrico con auto propria

Un collaboratore usa l'auto propria (autorizzata) per una trasferta di 300 km andata e ritorno. Il rimborso chilometrico calcolato sulle tabelle ACI (es. 0,55 €/km per il modello in uso) è di 165,00 €: esente per il collaboratore e deducibile per l'impresa nel limite del costo di percorrenza di un'auto fino a 17 cavalli fiscali.

Errori comuni e come evitarli

• Confondere trasferta nel comune e fuori dal comune: solo le trasferte fuori dal territorio comunale godono dell'indennità esente; nel comune le indennità concorrono al reddito (salvo i trasporti documentati).
• Cumulare indennità forfettaria piena e rimborsi analitici: se si rimborsano vitto e/o alloggio, l'indennità forfettaria esente si riduce di un terzo o di due terzi; ignorarlo genera imponibile non tassato.
• Pagare i rimborsi in contanti dal 2025: dal 2025 i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non tracciabili non sono più esenti per il dipendente né deducibili per l'impresa.
• Dedurre vitto e alloggio oltre i limiti: la deducibilità per l'impresa è limitata a 180,76 €/giorno (258,23 € estero) per le trasferte dei dipendenti.
• Rimborso chilometrico oltre i 17/20 cavalli fiscali: la quota di rimborso eccedente il costo di percorrenza di un'auto di tale potenza è indeducibile per l'impresa.

Riferimenti normativi

• TUIR (DPR 22 dicembre 1986, n. 917), art. 51, comma 5 — indennità per trasferte fuori dal comune: quota esente (46,48 € Italia / 77,47 € estero), riduzioni in caso di rimborso di vitto e/o alloggio, rimborso analitico.
• TUIR, art. 95, comma 3 — deducibilità delle spese di vitto e alloggio per le trasferte dei dipendenti (180,76 € / 258,23 €) e limite per l'uso dell'autoveicolo proprio (17/20 cavalli fiscali).
• Legge 30 dicembre 2024, n. 207, art. 1, commi 81-83 — obbligo di tracciabilità dei rimborsi di trasferta (vitto, alloggio, viaggio e trasporto), valido anche ai fini IRAP, dal periodo d'imposta successivo al 31 dicembre 2024.

Risorse correlate

• Fringe benefit auto aziendale a uso promiscuo 2025 (art. 51 TUIR)
• Welfare aziendale e flexible benefit: deducibilità ed esenzione (art. 51 e 100 TUIR)
• Deducibilità delle spese di vitto, alloggio e somministrazioni al 75% (art. 109 TUIR)

Disclaimer

Le informazioni in questa scheda hanno scopo informativo e divulgativo e non sostituiscono il parere di un professionista qualificato. Aggiornata al 2026-06-17.