Spese di rappresentanza: il plafond sui ricavi e la tracciabilità

In sintesi

Le spese di rappresentanza si deducono nell'esercizio in cui sono sostenute, ma solo entro un tetto commisurato ai ricavi e altri proventi della gestione caratteristica: 1,5 per cento fino a 10 milioni di euro, 0,6 per cento sulla parte eccedente 10 milioni e fino a 50 milioni, 0,4 per cento sulla parte oltre 50 milioni (art. 108, c. 2, TUIR). Restano fuori dal tetto, e quindi deducibili per intero, i beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50 €. Dal periodo d'imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 la deduzione richiede in più un pagamento tracciabile: il contante rende la spesa indeducibile anche quando il plafond è capiente. Lo stesso articolo governa altre tre fattispecie che con la rappresentanza non hanno nulla in comune: le spese a utilità pluriennale del comma 1, gli studi e le ricerche del comma 3 e le spese delle imprese di nuova costituzione del comma 4.

Il tetto si calcola a scaglioni sui ricavi, non sull'ammontare delle spese

Il plafond non è una percentuale unica applicata al totale dei ricavi: è la somma di tre quote calcolate su tre fasce distinte, con lo stesso meccanismo degli scaglioni IRPEF. La base è l'ammontare dei «ricavi e proventi della gestione caratteristica dell'impresa risultanti dalla dichiarazione dei redditi relativa allo stesso periodo», e su ciascuno scaglione la norma fa correre la percentuale sui «ricavi e altri proventi»: conta quindi il dato dichiarato dell'esercizio in cui la spesa è sostenuta, non quello dell'anno precedente.

Scaglione di ricavi e altri proventi della gestione caratteristica	Ricavi nello scaglione	Percentuale di legge	Quota di plafond
Fino a 10 milioni di euro	10.000.000,00 €	1,5%	150.000,00 €
Parte eccedente 10 milioni e fino a 50 milioni	40.000.000,00 €	0,6%	240.000,00 €
Parte eccedente 50 milioni	12.000.000,00 €	0,4%	48.000,00 €
Plafond deducibile nell'esercizio	62.000.000,00 €		438.000,00 €

Su 62.000.000,00 € di ricavi e altri proventi il plafond vale 438.000,00 €. Un'impresa che nello stesso esercizio abbia sostenuto 500.000,00 € di spese di rappresentanza deduce quindi 438.000,00 € e riprende a tassazione i 62.000,00 € eccedenti, senza possibilità di rinviarli: l'eccedenza non è un costo sospeso che maturerà, è un costo perso. Il conto va rifatto ogni anno, perché il tetto segue i ricavi dichiarati e non l'andamento della spesa.

Quali spese entrino nel plafond lo stabilisce un decreto attuativo, non il TUIR. Il DM 19 novembre 2008 considera inerenti, se effettivamente sostenute e documentate, le erogazioni gratuite di beni e servizi con finalità promozionali o di pubbliche relazioni il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza rispetto all'obiettivo di generare benefici economici per l'impresa, oppure sia coerente con le pratiche commerciali del settore. Lo stesso decreto elenca i viaggi turistici in cui si svolgono attività promozionali, le feste e gli eventi organizzati per ricorrenze aziendali o festività, quelli per l'inaugurazione di nuove sedi e quelli allestiti in occasione di fiere in cui l'impresa espone i propri prodotti. Il perimetro conta: una spesa che il decreto non riconosce come inerente non entra nel plafond perché è indeducibile a monte, non perché il tetto sia stato superato.

Il confine con la pubblicità, che non ha alcun plafond, è trattato in Pubblicità, sponsorizzazioni e spese di rappresentanza; il regime dei beni fino a 50 € e il suo risvolto IVA in Omaggi a clienti e fornitori.

Dal periodo d'imposta 2025 un pagamento in contanti rende la spesa indeducibile

La legge di bilancio 2025 ha aggiunto in fondo al comma 2 la condizione che i pagamenti siano eseguiti «con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall'articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241» (art. 1, c. 81, lett. d, L. 207/2024). Quell'articolo 23 nomina le carte di debito, di credito e prepagate, gli assegni bancari e circolari e gli altri sistemi di pagamento. La stessa condizione opera ai fini IRAP (art. 1, c. 82) e si applica alle spese sostenute a decorrere dal periodo d'imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (art. 1, c. 83): per un'impresa con esercizio solare, dal 2025.

L'Agenzia delle entrate lo ha confermato con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025: le spese di rappresentanza «sono deducibili, nel rispetto degli altri requisiti e limiti normativi, esclusivamente nel caso in cui siano sostenute mediante metodi di pagamento tracciabile». La tracciabilità non è quindi un requisito di forma sanabile a posteriori, ma una condizione di deduzione che si perde nel momento stesso del pagamento. La stessa circolare indica come si prova l'uso del mezzo tracciabile: ricevuta della carta di debito o di credito, copia del bollettino postale, MAV, copia dei pagamenti con PagoPA e, in via residuale, estratto conto.

• Domanda: La spesa rientra fra le erogazioni gratuite che il DM 19 novembre 2008 considera inerenti?
  • no → Non è spesa di rappresentanza: la deduzione si valuta con le regole proprie di quel costo, se ne ha
  • sì → Il pagamento è stato eseguito con versamento bancario o postale, o con un altro sistema tracciabile?
• Domanda: Il pagamento è stato eseguito con versamento bancario o postale, o con un altro sistema tracciabile?
  • no, pagamento in contanti → Indeducibile per intero anche a plafond capiente: dal periodo d'imposta 2025 la tracciabilità è condizione di deduzione
  • sì → Si tratta di beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50 euro?
• Domanda: Si tratta di beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50 euro?
  • sì → Deducibile per intero e fuori dal plafond, che resta disponibile per le altre spese
  • no → Deducibile entro il plafond commisurato ai ricavi e altri proventi; l'eccedenza è indeducibile e non si riporta agli esercizi successivi
• Esito: Non è spesa di rappresentanza: la deduzione si valuta con le regole proprie di quel costo, se ne ha
• Esito: Indeducibile per intero anche a plafond capiente: dal periodo d'imposta 2025 la tracciabilità è condizione di deduzione
• Esito: Deducibile per intero e fuori dal plafond, che resta disponibile per le altre spese
• Esito: Deducibile entro il plafond commisurato ai ricavi e altri proventi; l'eccedenza è indeducibile e non si riporta agli esercizi successivi

L'ordine dei controlli non è indifferente. Se la spesa non rientra fra quelle che il DM 19 novembre 2008 considera inerenti non serve interrogarsi sul plafond; e se il pagamento è avvenuto in contanti la spesa resta indeducibile anche a fronte di un tetto ampiamente capiente.

Spese pluriennali, studi e ricerche, imprese appena costituite

Il comma 1 detta la regola generale delle spese relative a più esercizi, che si deducono «nel limite della quota imputabile a ciascun esercizio»: la deduzione segue la ripartizione operata in bilancio secondo i principi contabili e non una scelta libera del contribuente.

Per gli studi e le ricerche il comma 3 evita la doppia deduzione. Se il costo della ricerca è già stato dedotto e da quella ricerca nasce un bene ammortizzabile, le quote di ammortamento si calcolano sul costo del bene diminuito dell'importo già portato in deduzione. Ai contributi corrisposti a norma di legge dallo Stato o da altri enti pubblici a fronte di quei costi si applica invece il regime delle sopravvenienze attive dell'art. 88, comma 3.

Le imprese di nuova costituzione hanno una regola di decorrenza propria: le spese dell'articolo, comprese quelle di impianto, si deducono secondo i commi 1 e 2 «a partire dall'esercizio in cui sono conseguiti i primi ricavi» (comma 4). Una società costituita a settembre 2026 che consegua il primo ricavo a febbraio 2027 non deduce nel 2026 le spese di impianto: le porta in deduzione dal 2027, quando il presupposto si realizza.

Le domande di chi ci arriva

Se ho ricavi per 12 milioni, quanto posso scaricare di spese di rappresentanza?

Il plafond è la somma di due scaglioni: l'1,5 per cento dei primi 10.000.000,00 €, pari a 150.000,00 €, più lo 0,6 per cento dei 2.000.000,00 € eccedenti, pari a 12.000,00 €. Il tetto dell'esercizio è quindi 162.000,00 €. Il calcolo esteso al terzo scaglione è nella tabella della sezione sul tetto.

Devo pagare sempre con bonifico per scaricare le spese di rappresentanza?

Non necessariamente con bonifico, ma sempre con un mezzo tracciabile: versamento bancario o postale, oppure gli altri sistemi dell'articolo 23 del D.Lgs. 241/1997, fra cui carte di debito, di credito e prepagate e assegni bancari e circolari. La condizione vale per le spese sostenute dal periodo d'imposta 2025 e opera anche ai fini IRAP.

Se regalo un gadget da 40 € a un cliente, posso dedurlo senza toccare il plafond?

Sì: i beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50 € sono «comunque deducibili» e non consumano il tetto di rappresentanza (art. 108, c. 2, TUIR). Resta però la condizione di tracciabilità del pagamento, e ai fini IVA la soglia si misura sul costo unitario del singolo bene.

Ho una spesa che porta benefici per tre anni: posso dedurla tutta subito?

No. Le spese relative a più esercizi si deducono «nel limite della quota imputabile a ciascun esercizio» (art. 108, c. 1, TUIR): rileva la ripartizione fatta in bilancio secondo i principi contabili, non una scelta di convenienza fiscale dell'esercizio in corso.

Riferimenti normativi

• DPR 22 dicembre 1986 n. 917 (TUIR), art. 108, c. 1: spese relative a più esercizi, deducibili per la quota imputabile a ciascun esercizio.
• DPR 22 dicembre 1986 n. 917 (TUIR), art. 108, c. 2: inerenza secondo decreto ministeriale, scaglioni dell'1,5, dello 0,6 e dello 0,4 per cento, beni gratuiti fino a 50 €, tracciabilità dei pagamenti.
• DPR 22 dicembre 1986 n. 917 (TUIR), art. 108, c. 3: ammortamento dei beni acquisiti in esito a studi e ricerche e rinvio all'art. 88 per i contributi.
• DPR 22 dicembre 1986 n. 917 (TUIR), art. 108, c. 4: imprese di nuova costituzione, deduzione dall'esercizio dei primi ricavi.
• DPR 22 dicembre 1986 n. 917 (TUIR), art. 88, c. 3: regime dei contributi pubblici a fronte di costi per studi e ricerche.
• L. 30 dicembre 2024 n. 207, art. 1, c. 81, 82 e 83: introduzione della tracciabilità, estensione all'IRAP e decorrenza.
• Agenzia delle entrate, circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025: istruzioni operative sulla tracciabilità delle spese di rappresentanza nel reddito d'impresa.
• DM 19 novembre 2008: requisiti di inerenza ed elencazione delle spese di rappresentanza.

Disclaimer

Le informazioni in questa scheda hanno scopo informativo e divulgativo e non sostituiscono il parere di un professionista qualificato. Aggiornata al 6 settembre 2026.