Pianificare cosa produrre e cosa comprare con i fabbisogni in SamBooks

Dalla scheda Fabbisogni di Produzione vedi cosa produrre e cosa comprare per evadere ordini e preventivi, e prepari le bozze d'ordine ai fornitori.

A cosa serve

La scheda Fabbisogni risponde a una domanda sola: per consegnare quello che hanno ordinato i clienti, che cosa devo ancora fare e che cosa devo ancora comprare? SamBooks parte dagli ordini dei clienti, aggiunge se vuoi i preventivi aperti e la scorta minima degli articoli, e toglie quello che hai già: la giacenza, gli ordini ai fornitori già confermati e le bozze d'ordine già pronte. Quello che resta è il netto, diviso in due elenchi: Da produrre e Da acquistare.

La guida segue il percorso completo: leggere la scheda, produrre dalla proposta, trasformare gli acquisti in bozze d'ordine ai fornitori, chiudere il residuo di un ordine che non va più evaso.

Prima di iniziare

• Gli ordini dei clienti devono essere registrati e non ancora consegnati del tutto: sono la fonte principale della domanda.
• Per ordinare da qui un articolo da comprare, l'articolo deve avere un fornitore principale, che imposti dalla scheda dell'articolo nel Catalogo oppure chiedendolo a Sam (vedi il passo 6). Senza, finisce nel gruppo «Senza fornitore principale» e non puoi creare la bozza.
• Per far comparire la proposta «Produci» serve una distinta base attiva sul prodotto. Se non ce l'hai, vedi Creare una distinta base.
• La sezione Produzione è inclusa dal piano Pro e non è disponibile per le aziende in regime forfettario.
• Per creare un ordine al fornitore serve anche l'accesso alla sezione degli ordini di acquisto. Con il permesso di sola lettura la scheda si consulta e compare l'avviso «Sei in sola lettura», senza azioni.

Come si fa, passo per passo

1. Apri la scheda Fabbisogni

Dal menu di sinistra apri Produzione e scegli la scheda Fabbisogni. Il badge accanto al nome conta gli articoli da fare (per esempio «3 articoli da fare») e, se ci sono righe urgenti, prende il colore di avviso.

In alto trovi quattro riquadri:

• Da produrre: quanti prodotti devi fare.
• Da acquistare: quanti articoli devi ordinare e a quanti fornitori.
• Urgenti: le righe con consegna entro 7 giorni.
• Non producibili oggi: i prodotti per cui mancano i componenti.

2. Scegli cosa far contare

I filtri servono a restringere la lista e a decidere che cosa entra nel calcolo:

• Cerca articolo: per nome o per codice.
• Magazzino: tutti i magazzini oppure uno solo.
• Fornitore: vale solo per gli acquisti, perché un prodotto da fare non ha un fornitore.
• Consegna entro: 7, 14 o 30 giorni, oppure «Qualsiasi data».
• Includi i preventivi aperti: per impostazione contano solo gli ordini dei clienti. Se attivi l'opzione, i preventivi contano finché sono validi, anche senza data di consegna.

Con Azzera i filtri torni alla vista completa. Se non vedi la sezione dei preventivi, l'opzione non li conta: compare il messaggio «Non vedi le offerte: i preventivi non sono conteggiati».

3. Leggi una riga e controlla perché serve

Ogni articolo ha le sue colonne: In giacenza, Richiesto, In arrivo, In bozza, la quantità da produrre o da acquistare, Coperto e Prima consegna. Se la data è già passata la riga dice, per esempio, «in ritardo di 3 giorni». Per i prodotti c'è anche Producibile oggi: quanti pezzi puoi fare adesso con i componenti in giacenza (non conta ciò che è in arrivo), con l'indicazione «limitata da» seguita dal componente che ti frena.

Per sapere perché un articolo è comparso, apri Mostra perché serve. Il pannello Perché serve elenca le ragioni, una per riga: l'ordine cliente, il preventivo, il prodotto da fabbricare che usa quell'articolo («Per produrre» seguito dal nome), la scorta minima («Da tenere sempre in magazzino»), quanto è già in giacenza, quanto è in arrivo con ordini al fornitore confermati e quanto è già in bozza. Da lì Apri l'articolo porta alla sua scheda. Con Nascondi perché serve richiudi il pannello.

4. Produci dalla proposta

Sui prodotti che hanno una distinta attiva SamBooks propone Produci. Premilo: si apre il nuovo carico di produzione già compilato con il prodotto e la quantità da fare. Controlli la tabella dei componenti e registri il carico, come spiegato in Registrare un carico di produzione.

Se manca anche un solo componente per fare un pezzo, il pulsante è spento e compare la scritta «Oggi mancano i componenti: non puoi produrne nemmeno un pezzo.». Prima acquista i componenti (passo 5), poi torna qui.

Un articolo senza distinta attiva non si può produrre: finisce tra gli acquisti.

5. Crea la bozza d'ordine al fornitore

Nella sezione Da acquistare gli articoli sono raggruppati per fornitore. Su ogni gruppo premi Crea ordine al fornitore. Per qualche istante il pulsante mostra «Creo la bozza…», poi compare il messaggio Bozza d'ordine creata con il nome del fornitore, il numero di articoli e l'avviso «Puoi rivederlo prima di confermarlo». Con Apri l'ordine vai subito alla bozza.

La bozza non parte e non impegna nessuno. Si crea sempre e solo in bozza: la rivedi, correggi quantità e prezzi, e la confermi tu dall'area degli ordini ai fornitori. Quando l'ordine è confermato, le quantità passano da «In bozza» a «In arrivo» e smettono di contare come da acquistare.

Finché la bozza esiste, il gruppo mostra Ordine in bozza e la colonna In bozza indica il numero dell'ordine. Le quantità già in bozza riducono quanto resta da acquistare: così non ordini due volte la stessa merce.

Dalla pagina Ordini di acquisto il pulsante Proposte d'acquisto apre questa stessa scheda Fabbisogni.

6. Gli articoli senza fornitore principale

Gli articoli senza fornitore principale stanno nel gruppo Senza fornitore principale, con l'indicazione «Per ordinarli da qui, indica il campo «Fornitore principale» nella scheda dell'articolo.». Il fornitore principale si imposta in due modi. Dal Catalogo: apri l'articolo e scegli il fornitore nel campo Fornitore principale, fra i fornitori attivi (lo stesso campo si può svuotare). Oppure con Sam, chiedendo di modificare l'articolo: per esempio «imposta Ferramenta Rossi come fornitore principale della vite M4». Sam mostra il nome del fornitore nella conferma e può anche toglierlo. Per questo gruppo non c'è il pulsante Crea ordine al fornitore: gli articoli restano in elenco perché tu sappia che vanno comprati, ma l'ordine lo prepari dalla pagina Ordini di acquisto, con Nuovo ordine.

7. Chiudi il residuo di un ordine che non va più evaso

Un ordine cliente evaso in parte continua a generare domanda per la quantità che resta da consegnare. Se il cliente non la vuole più, apri il dettaglio dell'ordine e premi Chiudi residuo, poi conferma nella finestra con lo stesso nome. L'ordine prende il badge Residuo chiuso e la quantità non consegnata smette di comparire nei fabbisogni. Se hai chiuso per errore, nello stesso punto c'è Riapri residuo: la quantità torna a contare nei fabbisogni.

Come SamBooks calcola il netto

Il calcolo è sempre lo stesso, e conoscerlo ti dice se un numero è giusto:

1. Domanda. Si sommano i residui delle righe aperte degli ordini cliente e, se hai attivato l'opzione, i preventivi inviati e ancora validi. Si aggiunge la scorta minima.
2. Distinte. La domanda di un prodotto con distinta attiva scende ai suoi componenti: per ogni pezzo da fare, i componenti necessari entrano nella domanda dei componenti.
3. Cosa hai già. Si somma la giacenza (se è negativa vale zero), gli ordini ai fornitori confermati e le bozze d'ordine.
4. Netto. Domanda meno quello che hai già, arrotondato per eccesso. Se il risultato è zero o meno l'articolo non compare.

Esempio con dati inventati. Per la staffa inox hai ordini cliente aperti per 40 pezzi e una scorta minima di 10: la domanda complessiva è 50. In giacenza ne hai 15, ne arrivano 20 con un ordine al fornitore confermato e 5 sono in una bozza: quello che hai già è 40. Il netto è 10 pezzi: ecco la quantità proposta. Se la staffa ha una distinta attiva trovi «Produci», altrimenti la riga è tra gli acquisti.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questa pagina, già pronte da copiare.

• Leggere — «cosa devo comprare per evadere gli ordini?»
• Leggere — «cosa devo produrre per evadere gli ordini dei clienti?»
• Sotto scorta — «quali articoli sono sotto scorta?»
• Creare — «prepara le bozze d'ordine ai fornitori»
• Chiudere il residuo — «chiudi il residuo dell'ordine cliente 15/2026»

Nella scheda Fabbisogni c'è anche il collegamento Chiedi a Sam di preparare tutti gli ordini, che apre la chat con la richiesta già scritta. Gli ordini preparati tutti insieme esistono solo con Sam: dalla scheda si crea una bozza per volta, una per gruppo. Prima di scrivere, Sam ti mostra l'anteprima di quanti ordini sta per creare e aspetta il tuo sì. Se nel frattempo i numeri cambiano, non crea nulla e ti propone di nuovo l'anteprima. Senza fornitore principale non crea l'ordine di quell'articolo. Le bozze create si annullano dalla cronologia di Sam finché restano in bozza; la conferma dell'ordine resta a te. Anche per la chiusura del residuo Sam mostra prima un'anteprima.

Se qualcosa non va

• «Oggi mancano i componenti: non puoi produrne nemmeno un pezzo.» Il pulsante Produci è spento perché almeno un componente è a zero. Ordina i componenti e riprova.
• «Per [fornitore] non c'è niente da ordinare: le quantità sono già nella bozza dell'ordine n. …» Le quantità di quel fornitore sono già coperte da una bozza. Aprila dalla colonna In bozza, completala e confermala; se la elimini, le quantità tornano da acquistare.
• «Non sono riuscito a creare la bozza d'ordine. Riprova.» Riprova dopo qualche istante. Se il problema resta, scrivici.
• Un articolo non compare. Controlla i filtri (Consegna entro, Magazzino, Fornitore) e premi Azzera i filtri. Poi verifica che l'ordine del cliente sia ancora aperto e che non sia stato chiuso con «Chiudi residuo».
• I numeri non tornano. Apri il pannello «Perché serve»: ti dice da quali ordini, preventivi o prodotti arriva la quantità e quanto hai già in giacenza, in arrivo e in bozza.
• I preventivi non contano. Attiva Includi i preventivi aperti. Un preventivo scaduto non conta più.

Domande frequenti

Come faccio a sapere cosa devo produrre per gli ordini dei clienti? Apri Produzione, scheda Fabbisogni: la sezione «Da produrre» elenca i prodotti da fare, con la quantità netta e la prima data di consegna.

Dove vedo cosa devo comprare per coprire gli ordini? Nella stessa scheda, sezione «Da acquistare», raggruppata per fornitore.

Perché un articolo compare nei fabbisogni? Apri «Mostra perché serve»: il pannello indica l'ordine cliente, il preventivo, il prodotto da fabbricare o la scorta minima che lo richiede.

I preventivi entrano nel calcolo? Solo se attivi «Includi i preventivi aperti», e finché sono validi.

Cosa vuol dire urgente? Riguarda le righe con consegna entro 7 giorni. Una data già passata è indicata come ritardo.

Gli ordini ai fornitori già in arrivo vengono tolti dal fabbisogno? Sì, se sono confermati. Contano anche le bozze d'ordine: servono a non ordinare due volte.

Posso fare tutti gli ordini di acquisto in un colpo solo? Sì, ma con Sam: scrivi «prepara le bozze d'ordine ai fornitori», controlli l'anteprima e confermi. Dalla scheda si crea una bozza per gruppo di fornitore.

Le bozze create dai fabbisogni vanno confermate? Sì. Nascono solo in bozza: le rivedi e le confermi tu.

Ho sbagliato a far preparare gli ordini a Sam, come li tolgo? Dalla cronologia di Sam, finché sono ancora bozze. Se le hai già confermate, si gestiscono come ogni ordine confermato.

Come tolgo dal fabbisogno la merce che il cliente non vuole più? Dal dettaglio dell'ordine cliente, con «Chiudi residuo».

Funzioni correlate

• Registrare un carico di produzione: dopo «Produci», per scaricare i componenti e caricare il prodotto.
• Creare una distinta base: senza distinta attiva un prodotto non si può produrre dai fabbisogni.