Creare una distinta base di produzione in SamBooks
12 min lettura
Come creare la distinta base di un prodotto in SamBooks: componenti, scarto, ciclo di lavorazione, costo al pezzo e attivazione per i carichi.
A cosa serve
La distinta base è la ricetta di un prodotto che assembli o produci: dice di quali componenti è fatto, in che quantità, con quale scarto e con quali lavorazioni. Con la distinta SamBooks calcola il costo del prodotto mentre scrivi, ti dice quanti pezzi puoi produrre con la giacenza che hai e scarica da solo i componenti quando registri un carico di produzione.
In questa guida vedi come crearla, come metterla in uso e come configurare i centri di lavoro, cioè i reparti o le macchine che usi nelle fasi del ciclo. Per cambiare una distinta già in uso, copiarla su un altro prodotto o sostituire un componente in tutte le ricette, passa alla guida Aggiornare una distinta: nuova versione, sostituzione di un componente, impieghi.
Prima di iniziare
- La sezione Produzione sta nel gruppo Logistica del menu di sinistra ed è inclusa nel piano Pro (vedi Scegliere il piano di abbonamento). Se l'azienda è in regime forfettario la sezione non compare.
- Per creare e modificare le distinte serve il permesso di scrittura. Chi ha la sola lettura consulta le distinte e i costi ma non cambia nulla: i pulsanti di modifica non sono disponibili. I permessi dei ruoli sono spiegati in Ruoli e permessi.
- Il prodotto di cui scrivi la distinta deve già esistere in anagrafica come prodotto finito o come semilavorato, e i componenti come materia prima, merce, semilavorato, prodotto finito, imballaggio o materiale di consumo. Se ti manca un articolo, crealo prima: vedi Anagrafica magazzino.
- Perché il costo sia completo, ogni componente deve avere un costo: il costo medio di magazzino, l'ultimo acquisto, il listino d'acquisto o la sua stessa distinta. Ne parliamo nel passo 3.
Come si fa, passo per passo
1. Apri la scheda Distinte base e premi Nuova distinta
Dal menu di sinistra apri Produzione (gruppo Logistica). La pagina ha quattro schede: Distinte base, Fabbisogni, Carichi e Centri di lavoro. Resta su Distinte base, dove trovi l'elenco delle distinte, con la ricerca Cerca e i filtri Stato, Si può produrre e Categoria. In alto a destra premi Nuova distinta: si apre la pagina Nuova distinta base, con il costo che si calcola mentre scrivi.
L'elenco mostra per ogni distinta il prodotto, i componenti, il costo, la quantità producibile e lo stato. Sopra l'elenco vedi anche quattro riquadri di sintesi: Distinte attive, Puoi farne subito, Con componenti mancanti e Con componenti a costo zero. Il primo conta le distinte in uso; gli altri ti dicono dove c'è qualcosa da sistemare. Finché non hai creato nulla l'elenco mostra «Nessuna distinta base».
2. Compila la sezione Dati
- Prodotto (obbligatorio): cerca per nome o codice un prodotto finito o un semilavorato. Se non scegli nulla compare «Scegli il prodotto.». Dopo il primo salvataggio il prodotto non si cambia più: per un altro prodotto si usa Duplica (vedi la guida sull'aggiornamento).
- Quantità di riferimento (obbligatoria, maggiore di zero): è il numero di pezzi a cui si riferiscono componenti e costi. Se i componenti sono per un solo pezzo indica 1. Se produci a lotti indica il lotto abituale, per esempio 50: l'attrezzaggio e le righe «fisse per carico» si dividono su questa quantità. Un valore vuoto o zero dà l'errore «Indica la quantità di riferimento, maggiore di zero.».
- Note: testo libero, utile per ricordare la versione o la fonte del disegno.
- Quanto produrre alla vendita: serve solo se vuoi che il prodotto si fabbrichi da solo all'emissione del DDT di vendita. Lasciala su «Non produrre alla vendita» se non ti serve; il caso è spiegato in Produrre il kit in automatico quando vendi.
3. Aggiungi i componenti
Nella sezione Componenti e costi i componenti stanno in tre gruppi, ciascuno con il suo pulsante:
- Aggiungi materiali: materia prima, merce, semilavorato o prodotto finito.
- Aggiungi imballi: articoli di tipo imballaggio.
- Aggiungi consumi: materiale di consumo (colla, viti di servizio, nastro).
Il pulsante apre la ricerca Cerca per nome o codice. Puoi spuntare più articoli, indicare la quantità di ciascuno e premere Aggiungi N componenti (il numero cambia con le righe scelte). Un articolo del tipo sbagliato non compare nel gruppo: cercalo nel gruppo giusto.
Ogni riga ha questi campi:
- Calcolo: per pezzo (la quantità serve per ogni pezzo prodotto), ogni N pezzi (serve una quantità ogni N pezzi, con Ogni per N e l'opzione Arrotonda per eccesso se il numero di confezioni deve essere intero) oppure fissa per carico (una volta sola per ogni carico, qualunque sia la quantità prodotta, per esempio la pellicola di avvio macchina).
- Quantità: obbligatoria e maggiore di zero («Indica la quantità, maggiore di zero.»). Con «ogni N pezzi» devi indicare anche N («Indica ogni quanti pezzi serve.»).
- Scarto: una percentuale da 0 a meno di 100, altrimenti compare «Lo scarto è una percentuale da 0 a meno di 100.». Lo scarto aumenta la quantità consumata: con 1,20 kg netti e scarto del 5% SamBooks conta 1,26 kg (1,20 × 1,05) e il costo cresce di conseguenza.
- Il menu di riga, con Sposta su, Sposta giù e Rimuovi, per cambiare l'ordine o togliere il componente.
Sotto il nome del componente compare il menu Come si ottiene, ma solo se l'articolo ha a sua volta una distinta attiva. Scegli «Si prepara dai suoi componenti» se il costo deve venire dalla sua distinta (i suoi componenti compaiono sotto, in sola lettura), oppure «Si prende dal magazzino» se vuoi il costo medio di magazzino. Questo permette di usare un semilavorato dentro un altro prodotto; la sua distinta la apri con Apri la distinta di …. Se inserisci un componente che contiene già il prodotto compare «Questo componente contiene già il prodotto: si creerebbe un giro senza fine.» e devi togliere uno dei due.
Se un componente non ha costo la riga mostra «senza costo» con due scorciatoie: Indica il prezzo nel listino (vedi Listini prezzi) e registra il DDT d'acquisto (vedi Ricevere merce con il DDT d'acquisto). Quando un DDT d'acquisto è arrivato senza prezzo, il componente risulta «In attesa di fattura»: il costo è provvisorio e si aggiorna quando colleghi la fattura.
4. Aggiungi il ciclo di lavorazione (se serve)
La sezione Ciclo di lavorazione raccoglie le fasi che costano manodopera o macchina. Premi Aggiungi una fase per una lavorazione interna o Aggiungi una fase esterna per una lavorazione fatta da un terzista.
- Fase interna: scrivi il nome della fase («Indica il nome della fase.»), scegli il Centro di lavoro (se non lo trovi premi + Nuovo centro di lavoro, vedi la sezione sotto), poi indica in minuti l'Attrezzaggio (si divide sulla quantità di riferimento) e il tempo Per pezzo. Il costo della fase è il tempo totale in ore moltiplicato per il costo orario del centro.
- Fase esterna: scegli il Terzista e indica il Costo al pezzo («Indica il costo al pezzo.»). Il costo della lavorazione esterna entra così nel costo del prodotto.
Esempio: il centro «Montaggio» costa 28 € l'ora. Con quantità di riferimento 50, attrezzaggio di 30 minuti e 6 minuti per pezzo, la fase costa (30 ÷ 50 + 6) ÷ 60 × 28 = 3,08 € al pezzo. Il totale delle fasi compare in Totale ciclo.
5. Controlla i costi indiretti e il totale
In Altri costi il campo Costi indiretti è una percentuale sui costi diretti qui sopra (componenti e ciclo). Contano solo i costi di produzione: i costi generali, amministrativi e di distribuzione non entrano nel costo del prodotto.
In alto, la striscia dei costi riassume Componenti, Ciclo, Indiretti e Totale al pezzo. Quando modifichi una distinta già salvata, sotto ogni cifra che cambia compare «era …» con il valore salvato; la striscia dice anche quanti componenti sono «senza costo» o «in attesa di fattura». Sulla distinta attiva la striscia mostra pure la Quantità producibile: quanti pezzi puoi fabbricare con le giacenze attuali, con l'indicazione del componente che limita («limitata da …»). In bozza leggi invece «Non ancora in uso». Le giacenze si consultano in Giacenze e valorizzazione del magazzino.
6. Salva con Crea distinta
Premi Crea distinta. Compare «Distinta creata» e la distinta nasce in stato Bozza: in bozza non viene ancora usata dai carichi. Le modifiche successive si salvano con Salva modifiche.
7. Mettila in uso con Attiva
Prima salva: Attiva agisce sulla distinta salvata, non su quella che stai scrivendo. Poi premi Attiva in alto nell'editor. Si apre «Attivare questa distinta?»:
- se il prodotto non ha altre distinte attive, la conferma dice che da ora si usa per i prossimi carichi;
- se ne ha già una, la conferma ti avverte che la vecchia va in archivio e che questa prende il suo posto nei prossimi carichi.
Premi Attiva nella conferma: compare «Distinta attivata». Per ogni prodotto c'è una sola distinta attiva.
Se la distinta non ha componenti, SamBooks rifiuta l'attivazione con il messaggio «Per attivare la distinta aggiungi almeno un componente.»: aggiungine uno, salva e riprova.
Gli stati di una distinta
- Bozza: la stai scrivendo, non è in uso. Da qui puoi attivarla, duplicarla o eliminarla.
- Attiva: è quella che i nuovi carichi di produzione consultano. Se la modifichi leggi l'avviso «È la distinta attiva: le modifiche valgono dai prossimi carichi, quelli già registrati non cambiano.». Il pulsante Archivia compare solo qui.
- Archiviata: premendo Archivia e confermando «Archiviare questa distinta?» la distinta resta consultabile ma non si usa più per nuovi carichi. Un'archiviata non ha il pulsante Attiva: per rimetterla in uso la duplichi e attivi la copia (vedi la guida sull'aggiornamento).
Eliminare una distinta
Dal menu della riga nell'elenco, o dal menu Altre azioni dell'editor, scegli Elimina distinta e conferma «Eliminare questa distinta?» con Elimina. Compare «Distinta eliminata» e torni all'elenco. Si può eliminare una distinta in qualunque stato, ma non una già servita per registrare un carico di produzione: in quel caso il motivo resta scritto dentro la conferma e la strada giusta è Archivia, perché la storia dei carichi deve restare leggibile. Nell'editor, se ci sono modifiche non salvate, Duplica, Sostituisci componente ed Elimina distinta in Altre azioni sono spente con il messaggio «Salva prima le modifiche.».
Centri di lavoro: reparti e macchine con il loro costo orario
Un centro di lavoro è un reparto o una macchina con quanto costa un'ora del suo lavoro. Lo scegli nelle fasi del ciclo di una distinta. Si gestiscono nella scheda Centri di lavoro di Produzione.
Creare un centro. Premi Nuovo centro di lavoro (si può fare anche da una fase, con + Nuovo centro di lavoro). Nella finestra compili:
- Nome (obbligatorio): «Indica il nome del centro di lavoro.» se lo lasci vuoto.
- Costo orario della manodopera (facoltativo): quanto costa all'azienda un'ora di lavoro delle persone.
- Costo orario della macchina (facoltativo): ammortamento, energia e manutenzione di un'ora di macchina.
- Costi fissi diretti: i Costi fissi annui del reparto e le Ore annue di capacità normale, cioè le ore all'anno in cui il centro lavora in condizioni ordinarie. I costi fissi si dividono su quelle ore, non su quelle realmente lavorate. Se indichi costi fissi le ore diventano obbligatorie: «Indica le ore annue di capacità normale.».
La finestra mostra il Costo orario totale con il calcolo: manodopera + macchina + costi fissi. Per esempio manodopera 18 €/h, macchina 6 €/h e costi fissi di 6.000 € su 1.500 ore (4 €/h) danno 28 €/h. Premi Salva centro: compare «Centro di lavoro creato».
Leggere l'elenco. Ogni riga mostra Centro, Manodopera, Macchina, Quota fissa, Costo orario e Usato in (il numero di fasi e di distinte che lo usano, oppure «Non usato»). Con Cerca un centro di lavoro filtri per nome.
Modificare. Dal menu di riga scegli Modifica, cambia i valori e premi Salva centro («Centro di lavoro aggiornato»). Le modifiche valgono dai prossimi carichi: i carichi già registrati non cambiano.
Eliminare. Dal menu di riga scegli Elimina e conferma «Eliminare il centro di lavoro?»: il centro non sarà più disponibile per le nuove fasi. Se è usato in almeno una fase la voce è spenta e leggi «Usato in N fasi: non si può eliminare» (lo stesso vale per Elimina dentro la finestra di modifica). Per eliminarlo togli prima il centro dalle fasi che lo usano.
Chiedilo a Sam
Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questa pagina, già pronte da copiare.
- Creare — «crea la distinta base dello Scaffale metallico 4 ripiani» (Sam te la crea in bozza e ti chiede i dati che mancano, per esempio i componenti e le quantità)
- Attivare — «attiva la distinta dello Scaffale metallico 4 ripiani»
- Archiviare — «archivia la vecchia distinta dello Scaffale metallico 4 ripiani»
- Eliminare — «elimina la distinta in bozza della Libreria componibile»
Dopo ogni richiesta apri la distinta dalla scheda Distinte base e controlla stato, componenti e costo al pezzo.
Se qualcosa non va
- Non riesco ad attivare la distinta. Controlla che la distinta sia salvata e che abbia almeno un componente: senza, compare «Per attivare la distinta aggiungi almeno un componente.». Se il messaggio comincia con «Il prodotto … ha già una distinta attiva dal …» (può succedere se qualcun altro ne attiva una nello stesso momento, o dalla chat), apri la distinta in uso e archiviala, poi attiva questa.
- Il costo è troppo basso o mostra «senza costo». Un componente non ha né un acquisto registrato né un listino: usa i due link nella riga del componente.
- «Questo componente contiene già il prodotto». Hai creato un anello: il semilavorato contiene a sua volta il prodotto che stai scrivendo. Togli uno dei due legami.
- Non posso eliminare la distinta. È già stata usata in un carico: archiviala.
- Non trovo un articolo nella ricerca. Il gruppo ammette solo certi tipi: materiali, imballi e consumi hanno ciascuno i propri. Prova l'altro gruppo oppure controlla il tipo dell'articolo in anagrafica.
Domande frequenti
Come creo la distinta base di un prodotto? Apri Produzione nel gruppo Logistica, scheda Distinte base, premi Nuova distinta, scegli il prodotto, aggiungi i componenti e premi Crea distinta. Poi Attiva la distinta salvata.
Dove si inseriscono i componenti di un prodotto che assemblo? Nella sezione Componenti e costi dell'editor, con Aggiungi materiali, Aggiungi imballi e Aggiungi consumi.
Cosa vuol dire distinta in bozza e distinta attiva? Una distinta in bozza non è ancora usata: puoi scriverla con calma. Quella attiva è la ricetta che i nuovi carichi di produzione consultano. Per ogni prodotto ce n'è una sola attiva.
Come metto lo scarto di lavorazione nei componenti? Nel campo Scarto della riga del componente, come percentuale. Con il 5% su 1,20 kg netti la distinta conta 1,26 kg.
Posso mettere nella distinta anche la manodopera e i costi della macchina? Sì, con le fasi del Ciclo di lavorazione: la fase interna usa un centro di lavoro con il suo costo orario, quella esterna il costo al pezzo del terzista. I costi indiretti si aggiungono come percentuale.
Come si calcola il costo di un prodotto che produco? Somma i componenti (con lo scarto), le fasi del ciclo e la percentuale di costi indiretti. Il totale per pezzo è nella striscia in alto, con la voce Totale al pezzo.
Un semilavorato può essere componente di un altro prodotto? Sì: se il semilavorato ha una distinta attiva, nella riga puoi scegliere «Si prepara dai suoi componenti» e il costo viene da lì; con «Si prende dal magazzino» si usa il costo medio.
Come faccio a sapere quanti pezzi posso produrre con quello che ho in magazzino? Guarda Quantità producibile nella striscia in alto della distinta attiva, oppure il riquadro Puoi farne subito nell'elenco.
Posso cancellare una distinta che non mi serve più? Sì, con Elimina distinta, a meno che non sia già servita per un carico: in quel caso la archivi.