Aggiornare una distinta base: nuova versione e sostituzione di un componente in SamBooks
10 min lettura
Come fare una nuova versione di una distinta base con Duplica, sostituire un componente in tutte le ricette e vedere dove si usa un articolo in SamBooks.
A cosa serve
Le distinte cambiano: un materiale viene sostituito, una vite passa dalla M4 alla M5, un prodotto nuovo somiglia a uno che già produci. Questa guida copre i quattro lavori che servono a tenerle aggiornate senza rifarle da zero e senza toccare i carichi di produzione già registrati:
- fare una nuova versione di una distinta con Duplica;
- sostituire un componente in una distinta o in tutte quelle che lo usano;
- vedere dove si usa un articolo con Impieghi di un articolo;
- archiviare o eliminare una distinta che non serve più.
Se devi ancora scrivere la prima distinta di un prodotto, parti da Creare una distinta base di produzione.
Prima di iniziare
- Duplicare, sostituire, archiviare ed eliminare richiedono il permesso di scrittura. Chi ha la sola lettura può consultare le distinte e gli impieghi, ma le voci di modifica non sono disponibili. I permessi dei ruoli sono in Ruoli e permessi.
- Le azioni stanno in due posti. Nell'elenco: scheda Distinte base di Produzione (menu Logistica), con il menu di ogni riga e il menu Altre operazioni in alto. Dentro una distinta: il menu Altre azioni dell'editor, che si apre con un clic sulla riga.
- Una cosa vale per tutte: i carichi di produzione già registrati non cambiano mai. Ciò che modifichi vale dai prossimi carichi.
Come si fa, passo per passo
1. Fare una nuova versione con Duplica
Usa Duplica quando vuoi preparare con calma una versione nuova senza toccare quella in uso, oppure partire dalla distinta di un prodotto simile.
- Nell'elenco apri il menu della riga della distinta e scegli Duplica. In alternativa apri la distinta e scegli Duplica da Altre azioni.
- Si apre «Duplica distinta». Nel campo Prodotto della copia lascia il prodotto com'è per una nuova versione dello stesso prodotto, oppure scegli un altro prodotto per partire da questa distinta.
- Premi Duplica. Compare «Distinta duplicata: la copia è in bozza.» e si apre l'editor della copia.
La copia contiene le righe dei componenti, le fasi del ciclo di lavorazione, la quantità di riferimento, i costi indiretti, l'impostazione «Quanto produrre alla vendita» e le note. Nasce sempre in Bozza, anche se l'originale è attiva o archiviata, e non viene usata dai carichi finché non la attivi. Duplicare funziona in qualunque stato della distinta di partenza.
2. Modificare la copia e salvarla
Nell'editor cambia quello che serve (componenti, quantità, scarto, fasi: i campi sono quelli della guida sulla creazione) e premi Salva modifiche. Il costo al pezzo si ricalcola mentre scrivi e sotto ogni cifra che cambia compare «era …» con il valore salvato.
Se in Altre azioni Duplica, Sostituisci componente ed Elimina distinta sono spenti con il messaggio «Salva prima le modifiche.», hai modifiche non salvate nel form: salva e le voci tornano disponibili.
3. Attivare la nuova versione
Salvata la copia, premi Attiva. SamBooks apre «Attivare questa distinta?».
- Se la copia è per lo stesso prodotto e quel prodotto ha già una distinta attiva, la conferma ti avverte che la vecchia andrà in archivio e che la nuova prenderà il suo posto nei prossimi carichi. Premi Attiva e compare «Distinta attivata»: la vecchia distinta passa in Archiviata da sola.
- Se la copia è per un altro prodotto che non ha distinte attive, la conferma dice solo che da ora si usa per i suoi prossimi carichi.
Per ogni prodotto c'è una sola distinta attiva. I carichi registrati prima dell'attivazione restano com'erano: hanno già consumato i componenti della versione precedente.
4. Sostituire un componente
Serve quando un articolo cambia: un materiale di un altro fornitore con un codice diverso, una vite di misura diversa, un imballo nuovo. Se cambia solo il fornitore ma l'articolo resta lo stesso, non devi toccare le distinte: il costo del componente viene dagli acquisti e dal listino.
Hai tre punti di partenza:
- dall'elenco, il menu Altre operazioni in alto, voce Sostituisci componente («Cambia un articolo con un altro in una o più distinte»). Qui la sostituzione vale sempre «In tutte le distinte che lo usano»;
- dal menu della riga di una distinta, voce Sostituisci componente;
- dall'editor, in Altre azioni, voce Sostituisci componente.
Quando parti da una distinta compare il selettore Dove sostituire, con due scelte: Solo in questa distinta oppure In tutte le distinte che lo usano (con il numero delle distinte). La voce è spenta se la distinta è archiviata.
Nella finestra:
- In Componente da sostituire scegli l'articolo che esce.
- In Sostituito da scegli l'articolo che entra. Se scegli lo stesso articolo due volte compare «Scegli due articoli diversi.».
- Guarda l'anteprima: «Cambiano N distinte.» (oppure «Cambia 1 distinta.», oppure «Nessuna distinta usa questo componente.» se non c'è nulla da sostituire). Se in qualche distinta il nuovo componente c'era già, leggi «Usava già il nuovo componente: le quantità si sommano.». La finestra ricorda anche che i carichi già registrati non cambiano.
- Premi Sostituisci in N distinte. Con l'ambito «tutte» SamBooks chiede una seconda conferma, «Sostituire in N distinte?», che riepiloga «vecchio diventa nuovo in N distinte, bozze e attive comprese». Premi Sostituisci per procedere o Torna indietro per ripensarci.
- A lavoro finito compare «Componente sostituito in N distinte.».
Cosa succede alle righe: nelle distinte dove il nuovo articolo non c'era, la riga conserva quantità, scarto e note del vecchio componente e cambia solo l'articolo. Se il nuovo articolo c'era già, le due quantità si sommano in un'unica riga. Con l'ambito «tutte» la sostituzione tocca le distinte attive e quelle in bozza, mai quelle archiviate. Dopo la sostituzione ricontrolla il costo al pezzo delle distinte toccate: il nuovo articolo può costare diversamente, o non avere ancora un costo.
Esempio: la vite M4 (codice VT-M4) non si trova più e passa alla M5 (VT-M5) in tutte le ricette. Da Altre operazioni scegli Sostituisci componente, in Componente da sostituire la VT-M4, in Sostituito da la VT-M5. L'anteprima dice «Cambiano 7 distinte.»: premi Sostituisci in 7 distinte, poi Sostituisci nella conferma.
5. Vedere dove si usa un articolo: Impieghi di un articolo
Prima di cambiare o togliere un componente conviene sapere in quali prodotti entra.
- Dall'elenco: Altre operazioni, voce Impieghi di un articolo («Le distinte che usano un articolo come componente»). Scegli l'articolo nel campo Articolo.
- Dal menu della riga di una distinta, voce Impieghi: la finestra si apre già sul prodotto di quella riga.
- Dall'editor, in Altre azioni, voce Impieghi.
La tabella ha le colonne Prodotto, Quantità e Stato e, per ogni distinta, il pulsante Apri che porta all'editor. L'elenco comprende anche le distinte archiviate, cosa che la sostituzione invece non tocca. Se nessuna distinta usa l'articolo leggi «Nessuna distinta usa questo articolo.». Il badge Esploso compare accanto al codice quando, in quella distinta, l'articolo è un semilavorato che si prepara dai suoi componenti (nell'editor è la scelta Come si ottiene > «Si prepara dai suoi componenti»): per vedere il dettaglio apri la distinta con Apri.
6. Archiviare una distinta
Quando una versione non serve più ma vuoi tenerla consultabile, aprila e premi Archivia (compare solo sulle distinte Attive). Conferma «Archiviare questa distinta?»: la distinta resta consultabile, ma non si usa più per nuovi carichi. Compare «Distinta archiviata».
Attenzione: se archivi l'unica distinta attiva di un prodotto, quel prodotto resta senza distinta e un nuovo carico non può partire finché non ne attivi un'altra. Per questo, quando rimpiazzi una versione, di solito conviene attivare la nuova e lasciare che la vecchia vada in archivio da sola.
Una distinta archiviata non ha il pulsante Attiva. Per rimetterla in uso, Duplica l'archiviata e attiva la copia. Resta possibile consultarla, duplicarla ed eliminarla; la sostituzione di componente è spenta.
7. Eliminare una distinta
Dal menu della riga o da Altre azioni scegli Elimina distinta e conferma «Eliminare questa distinta?» con Elimina. Compare «Distinta eliminata» e torni all'elenco. Si può eliminare una distinta in bozza, attiva o archiviata, ma non una già servita per registrare un carico di produzione: il motivo resta scritto nella conferma e la strada giusta è archiviarla.
Cosa cambia e cosa no
- I carichi già fatti non cambiano. Duplicare, modificare, sostituire e attivare valgono dai prossimi carichi. Il costo dei carichi passati resta quello di allora.
- Modificare direttamente la distinta attiva cambia subito la ricetta dei prossimi carichi, con l'avviso «È la distinta attiva: le modifiche valgono dai prossimi carichi, quelli già registrati non cambiano.». Se vuoi preparare il cambiamento senza effetto immediato, usa Duplica e attiva la copia quando è pronta.
- Un prodotto ha una sola distinta attiva. Attivando la nuova, la precedente va in archivio.
Chiedilo a Sam
Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questa pagina, già pronte da copiare.
- Sostituire — «sostituisci la vite M4 con la M5 in tutte le distinte»
- Cercare — «in quali distinte è usata la vite M5?»
- Duplicare — «duplica la distinta dello Scaffale metallico 4 ripiani per lo Scaffale metallico 5 ripiani»
- Attivare — «attiva la nuova distinta dello Scaffale metallico 5 ripiani»
- Archiviare — «archivia la vecchia distinta dello Scaffale metallico 4 ripiani»
- Eliminare — «elimina la distinta in bozza della Libreria componibile»
Dopo una sostituzione in più distinte controlla il costo al pezzo di quelle toccate.
Se qualcosa non va
- Il pulsante Duplica è spento. Controlla di avere il permesso di scrittura e, se sei nell'editor, di non avere modifiche non salvate: salva prima («Salva prima le modifiche.»).
- Sostituisci componente è grigio. La distinta è archiviata: la sostituzione non vale per le archiviate. Duplicala e sostituisci nella copia. Il motivo può essere anche il permesso di sola lettura o, nell'editor, una modifica non salvata: salva prima.
- «Scegli due articoli diversi.» Hai indicato lo stesso articolo come vecchio e come nuovo.
- «Nessuna distinta usa questo componente.» Nessuna distinta attiva o in bozza contiene quell'articolo: controlla con Impieghi di un articolo se lo trovi solo nelle archiviate.
- «Sostituzione non riuscita» o «Duplicazione non riuscita». Riprova tra un attimo; se si ripete, apri la distinta e controlla che sia salvata e non eliminata.
- Attivando la copia il prodotto risulta già con una distinta attiva. Da questa pagina non è un errore: la conferma dice che la vecchia andrà in archivio. Un messaggio che parla di una distinta attiva già presente può comparire solo se qualcuno ne ha attivata un'altra nel frattempo (o dalla chat): apri la distinta in uso e archiviala, poi attiva la tua.
- Non riesco a eliminare la distinta. È già stata usata in un carico: archiviala.
Domande frequenti
Come faccio una nuova versione della distinta di un prodotto? Duplica la distinta lasciando lo stesso prodotto in Prodotto della copia, modifica la copia in bozza, salvala e premi Attiva: la vecchia va in archivio.
Posso copiare la distinta di un prodotto su un altro prodotto simile? Sì: in Duplica scegli l'altro prodotto nel campo Prodotto della copia. La copia nasce in bozza con righe, fasi, costi indiretti e note.
Un componente è cambiato: come lo sostituisco in tutte le distinte? Da Altre operazioni scegli Sostituisci componente, indica il componente vecchio e quello nuovo e conferma. Tocca le distinte attive e in bozza.
Come cambio un fornitore di materiale in tutte le ricette che lo usano? Se l'articolo è lo stesso, non devi fare nulla sulle distinte: cambia il fornitore negli acquisti o nel listino. Se il materiale del nuovo fornitore ha un codice diverso, usa Sostituisci componente.
Dove viene usato questo articolo? In Altre operazioni scegli Impieghi di un articolo e cerca l'articolo: vedi prodotto, quantità e stato di ogni distinta.
Se cambio la distinta, i carichi già fatti cambiano? No. Le modifiche valgono dai prossimi carichi.
Cosa succede alla vecchia distinta quando attivo la nuova? Se è dello stesso prodotto va in archivio da sola, resta consultabile e non si usa più per nuovi carichi.
Come rimetto in uso una distinta archiviata? Non ha il pulsante Attiva: duplicala e attiva la copia.
Ho sostituito il componente in una distinta sola: posso farlo in tutte? Sì: ripeti Sostituisci componente scegliendo In tutte le distinte che lo usano, oppure parti dal menu Altre operazioni dell'elenco.