Usare causali contabili e modelli di scrittura ricorrenti in SamBooks
6 min lettura
Le causali danno un nome e una descrizione predefinita a ogni scrittura di prima nota, i modelli permettono di riutilizzare da capo le registrazioni che fai ogni mese: ecco come usarli entrambi.
A cosa serve
Ogni scrittura di prima nota ha una causale (per esempio Fattura di vendita, Incasso da cliente) che ne descrive la natura e aiuta a riconoscerla in un colpo d'occhio nell'elenco e nei registri. I modelli sono un livello sopra: un intero schema di scrittura — causale più righe con i conti — salvato una volta e riapplicato ogni volta che serve, per non ricompilare da zero le registrazioni che fai sempre uguali (per esempio lo stipendio del mese, un giroconto ricorrente).
Prima di iniziare
Serve il ruolo Gestore o Amministrativo, lo stesso della prima nota. Causali e modelli non hanno una pagina propria nelle Impostazioni: vivono solo dentro la finestra di registrazione di una nuova scrittura di prima nota. Se cerchi una voce di menu dedicata non la trovi, ed è normale.
Come si fa, passo per passo
1. Apri "Nuova registrazione" di prima nota
Vai in Prima nota → "Nuova registrazione". Sotto i campi di testata trovi il campo "Causale", con la sua combobox.
2. Scegli una causale esistente...
Apri la combobox: mostra "Scegli la causale…" come segnaposto, ha un campo di ricerca ("Cerca causale…") e la lista di tutte le causali disponibili — quelle di sistema, riconoscibili dal badge "Standard", e quelle personalizzate dell'azienda. Le 15 causali di sistema coprono i casi più comuni: FTE (Fattura di vendita), FTA (Fattura di acquisto), NC (Nota di credito), ND (Nota di debito), INC (Incasso da cliente), PAG (Pagamento a fornitore), GIRO (Giroconto bancario), VERS (Versamento in banca), PREL (Prelievo di cassa), F24 (Versamento tributi), STIP (Stipendi e salari), AMM (Ammortamento), RETT (Rettifica contabile), APE (Apertura conti), CHI (Chiusura conti). Selezionandone una, il campo "Descrizione causale" si autocompila con la descrizione predefinita — puoi comunque modificarla a mano.
3. ...oppure creane una tua
Se nessuna causale esistente descrive bene l'operazione, in fondo alla lista premi "Crea causale": si apre la finestra "Nuova causale" ("Crea una causale personalizzata per la tua azienda."), dove compili:
- Codice (obbligatorio, fino a 10 caratteri);
- Nome (obbligatorio, fino a 120 caratteri);
- Descrizione predefinita (facoltativa — "Autocompila la descrizione della registrazione").
Se lasci vuoti codice o nome, il messaggio è "Inserisci codice e nome della causale." Premi "Crea causale" per salvarla: compare "Causale «{codice}» creata" e la nuova causale è già selezionata nella scrittura che stavi compilando.
4. Elimina una causale che non ti serve più
Solo le causali personalizzate hanno l'icona del cestino accanto, nella stessa combobox — le causali di sistema, badge "Standard", non si possono eliminare. Premendola compare la conferma "Eliminare la causale?" — "La causale «{codice}» verrà eliminata. Le registrazioni esistenti non cambiano.": confermando con "Elimina" (o "Annulla" per tornare indietro), le scritture già registrate con quella causale restano come sono, e mostrano solo il codice storico.
5. Parti da un modello per non ricompilare tutto
Solo quando stai creando una nuova registrazione — non quando la modifichi o la correggi, perché in quel caso parti già da una scrittura reale — sopra le righe contabili trovi il pulsante "Parti da modello". Aprilo, cerca il modello per nome ("Cerca un modello…") e selezionalo: SamBooks precompila causale, descrizione e tutte le righe contabili del modello (i conti, e anche gli importi se il modello li aveva salvati). Compare "Modello «{nome}» applicato." Se un conto del modello nel frattempo è stato rinominato o rimosso, la riga resta con il solo codice e lo riselezioni a mano.
6. Salva la scrittura che hai appena compilato come modello
Con almeno una riga compilata e la scrittura in quadratura, premi "Salva come modello" — visibile solo mentre crei una nuova registrazione: si apre "Salva come modello contabile" ("Salva causale e righe di questa scrittura come template riutilizzabile."), dove indichi:
- Nome (obbligatorio — senza, "Inserisci un nome per il modello.");
- Descrizione (facoltativa);
- "Includi gli importi attuali nel modello" — spuntala se vuoi che il modello riproponga sempre gli stessi importi, lasciala vuota se preferisci compilarli ogni volta.
Se nessuna riga ha un conto selezionato, il salvataggio si blocca con "Seleziona almeno un conto in una riga prima di salvare." Premi "Salva modello": compare "Modello «{nome}» salvato." ed è da quel momento disponibile in "Parti da modello".
7. Elimina un modello che non usi più
Dal picker "Parti da modello", ogni riga della lista ha l'icona del cestino: la conferma dice "Eliminare il modello?" — "Il modello «{nome}» verrà eliminato. Le scritture già create non sono toccate." Le registrazioni fatte in passato con quel modello restano intatte: solo il template sparisce.
Cosa non puoi fare (per scelta di prodotto)
Né le causali né i modelli si modificano: non esiste un pulsante "Modifica" su nessuno dei due, su nessun canale — interfaccia, API o Sam. Se una causale o un modello hanno bisogno di un aggiornamento — un nome diverso, una descrizione predefinita diversa, righe diverse nel modello — l'unica via è eliminare e ricreare. Per un modello, il modo più rapido è aprire una registrazione con quel modello applicato, correggerla, e salvarla di nuovo come modello con lo stesso nome: sostituisce solo la voce in lista, non tocca le scritture già fatte con la versione precedente.
Chiedilo a Sam
Puoi creare, elencare ed eliminare sia causali sia modelli anche parlando con Sam, con lo stesso risultato del modulo: per esempio "crea una causale RIMB per i rimborsi spese dipendenti" oppure "elenca i modelli contabili che ho salvato". Le due strade sono equivalenti: usa quella più comoda in quel momento.
Se qualcosa non va
- Non trovo una pagina per gestire le causali o i modelli — non esiste: si gestiscono solo dalla finestra "Nuova registrazione" di prima nota, con la combobox della causale e il pulsante "Parti da modello".
- Non vedo "Parti da modello" o "Salva come modello" — compaiono solo quando stai creando una registrazione nuova; in modifica o in correzione di una scrittura esistente non ci sono, perché in quei casi parti già da dati reali.
- "Salva come modello" è disattivato (grigio) — la scrittura deve quadrare (Dare = Avere) prima di poterla salvare come modello.
- Ho eliminato una causale o un modello per sbaglio — non c'è un modo per recuperarli: vanno ricreati da capo. Le scritture già registrate non ne risentono in nessun caso.
- Il conto di una riga del modello non si precompila — probabilmente quel conto è stato rinominato o disattivato dopo aver salvato il modello: seleziona il conto giusto a mano, la riga resta comunque con importo e descrizione.
Domande frequenti
Come creo una causale contabile mia? Nella finestra "Nuova registrazione" di prima nota, apri la combobox Causale e premi "Crea causale" in fondo alla lista: bastano un codice e un nome.
Dove trovo l'elenco delle causali? Nella stessa combobox: le causali di sistema hanno il badge "Standard", le tue personalizzate no.
Cosa vuol dire la causale GIRO? È una delle 15 causali di sistema, pensata per i giroconti tra conti bancari della stessa azienda.
Posso modificare una causale che ho creato? No: causali e modelli non si modificano, si eliminano e si ricreano.
Come salvo una scrittura ricorrente come modello? Compilala come al solito mentre crei una nuova registrazione, verifica che quadri, poi premi "Salva come modello" sopra le righe contabili.
Come riutilizzo una registrazione che faccio tutti i mesi? Se l'hai salvata come modello, apri una nuova registrazione e premi "Parti da modello": precompila causale e righe.
Come cancello un modello contabile? Dal picker "Parti da modello", premi l'icona del cestino sulla riga del modello e conferma.
Esiste una pagina per gestire le causali? No, vivono solo nella finestra di registrazione della prima nota.
La causale standard si può cambiare? No, le causali di sistema (badge "Standard") non si eliminano né si modificano: se ti serve qualcosa di diverso, crea una causale personalizzata.
Se cancello una causale, cosa succede alle vecchie registrazioni? Restano come sono: l'eliminazione della causale non tocca le scritture già registrate.