Riportare la merce dal terzista in SamBooks

Mandi la tua merce a un terzista per la lavorazione? Qui vedi come preparare il DDT, seguire cosa resta fuori e registrare il rientro.

A cosa serve

Quando mandi la tua merce a un terzista per farla lavorare, la merce resta tua anche se non è più in casa. SamBooks la tiene in un magazzino speciale, «Presso terzisti», così sai sempre quanta ne hai fuori, da quale terzista e quanto vale.

Questa guida copre tutto il giro. Prepari il DDT d'acquisto in uscita (la bolla di invio) e lo emetti. Segui la merce nella scheda Presso terzisti. Registri il rientro con il DDT del terzista, anche quando torna un articolo diverso da quello che hai mandato. Controlli il Saldo e, se serve, annulli o correggi.

Se invece sei tu il terzista e lavori la merce dei tuoi clienti, leggi Lavorare la merce dei clienti in conto lavoro.

Prima di iniziare

• Il terzista deve essere già in anagrafica come fornitore attivo. Se manca, crealo come spiegato in Gestire i fornitori.
• Gli articoli da mandare devono essere gestiti a magazzino, cioè a scorta. Un articolo non gestito a scorta non si può mandare al terzista. Lo stesso vale per l'articolo nuovo che rientra da una trasformazione.
• Serve il piano Pro. La voce Conto lavoro compare nel menu di sinistra per il Gestore e per l'Amministrativo. Un utente Personalizzato la vede solo se il Gestore gliel'ha assegnata. Le aziende in regime forfettario non hanno questa sezione.
• Per preparare, emettere o annullare un DDT devi poter scrivere nell'area magazzino e logistica. Con la sola lettura vedi le schede, ma i pulsanti Invia merce a un terzista e Registra rientro restano spenti.

Come si fa, passo per passo

1. Prepara il DDT di invio

Apri Conto lavoro dal menu di sinistra, vai alla scheda Presso terzisti e premi Invia merce a un terzista in alto a destra. Si apre una finestra, che ti ricorda che la merce esce dal magazzino solo quando emetti il DDT.

Compila i campi.

• Terzista: obbligatorio. Nell'elenco trovi solo i fornitori attivi.
• Data del DDT: obbligatoria, è già impostata a oggi.
• Merce da mandare: per ogni riga scegli l'Articolo, indica la Quantità e scegli il Magazzino di partenza. Il magazzino principale è già proposto. Puoi scegliere solo magazzini tuoi: i magazzini di merce di terzi e «Presso terzisti» non compaiono.
• Aggiungi un articolo aggiunge una riga. Togli la riga la elimina e compare solo quando le righe sono più di una.

Premi Prepara il DDT. Compare il messaggio «Bozza del DDT pronta», la finestra si chiude e la bozza si apre in revisione. A questo punto non si è mosso niente: la merce è ancora nel tuo magazzino. Se vuoi lasciar perdere, premi Annulla prima di preparare il DDT.

SamBooks crea la bozza come DDT d'acquisto di conto lavoro e, se non ne scegli un'altra, propone la causale di trasporto «Conto lavorazione».

2. Emetti il DDT

Nella finestra di revisione controlla le righe e premi Emetti (invio al terzista). Compare il messaggio «Invio emesso: merce trasferita al magazzino del terzista.». Solo adesso la merce lascia il magazzino di partenza e passa al magazzino «Presso terzisti», valutata al costo medio. Non nasce nessun ordine né carico d'acquisto: la merce è sempre tua.

Se chiudi la revisione senza emettere, la bozza resta salvata. Nella scheda Presso terzisti la vedi come «Bozza di DDT del» con la data.

3. Segui la merce fuori casa

Nella scheda Presso terzisti trovi tre riquadri.

• Valore presso terzisti: il valore della tua merce fuori, calcolato al costo. Non è un prezzo di vendita né un valore contabile.
• Invii aperti: quanti invii hanno ancora merce fuori. Se lo premi, la tabella mostra solo i DDT da rientrare.
• Terzisti con merce: quanti terzisti hanno ancora merce tua.

Sopra la tabella ci sono i filtri Cerca (per terzista o numero DDT), Terzista, Inviata nel periodo e Stato. Le tre viste rapide Da rientrare, Rientrati e Tutti cambiano l'elenco in un clic, e «Da rientrare» è quella che vedi per prima. Il valore e il numero dei terzisti seguono il filtro Terzista.

La tabella mostra per ogni invio il terzista, con il numero e la data del DDT, le quantità Inviati e Rientrati, quanta merce è ancora fuori e lo Stato. Lo stato è «Da rientrare», «In parte rientrata» o «Rientrata». Una bozza o un DDT annullato non hanno uno stato di rientro: vedi lo stato del DDT.

Premi una riga per aprire il dettaglio dell'invio, con le tre cifre Inviati, Rientrati e «Ancora fuori», la tabella Articoli e l'elenco dei Rientri. Per ogni rientro vedi il DDT, il suo stato e se la merce è «lavorata» o «non lavorata». Apri il DDT ti porta al DDT d'acquisto di quel rientro. Finché non è rientrato niente, trovi la scritta «Per ora non è rientrato nulla.».

4. Registra il rientro

Quando il terzista ti riporta la merce, apri il dettaglio dell'invio e premi Registra rientro. Il pulsante c'è solo se resta merce fuori e il DDT di invio è emesso. Su una bozza o su un invio annullato non lo trovi, e se provi comunque da un altro percorso il server risponde «La merce può rientrare solo da un invio al terzista emesso.».

Per ogni riga con merce ancora fuori vedi un riquadro con «Ancora fuori» e il valore. Compila.

• Rientrano: è già compilato con tutto ciò che è ancora fuori. Se il terzista restituisce meno, scrivi la quantità giusta. Se lasci il campo vuoto o a zero, quella riga non rientra.
• Com'è la merce: scegli Lavorato (è la scelta già impostata) oppure Non lavorato.
• Magazzino di arrivo: è già proposto il magazzino da cui la merce era partita. Puoi cambiarlo, ma solo con un magazzino tuo.

In testa alla finestra trovi i dati del documento: Data del DDT (obbligatoria, già a oggi), N. DDT del terzista, Colli (un numero intero da 0 a 32000) e Note.

Premi Prepara il DDT. Il pulsante resta spento finché nessuna riga ha una quantità da far rientrare. Se nello stesso rientro hai merce lavorata e merce non lavorata, SamBooks prepara due DDT, uno per tipo, e il messaggio dice «Bozze dei 2 DDT pronte: le rivedi una dopo l'altra». Le causali proposte sono «Rientro da lavorazione» e «Rientro merce non lavorata».

5. Emetti il DDT di rientro

Rivedi ogni bozza e premi Emetti (carico). Solo con l'emissione la merce va da «Presso terzisti» al magazzino di arrivo, e solo allora «Ancora fuori» scende. Quando la merce è tutta rientrata, lo stato dell'invio diventa «Rientrata»; se ne manca una parte resta «In parte rientrata». Il saldo cambia soltanto in questo momento, non quando prepari la bozza.

Quando rientra un articolo diverso

Spesso il terzista non ti riporta lo stesso articolo: gli mandi lamiera e ti torna un supporto finito. In questo caso, nel riquadro della riga premi Rientra un articolo diverso. Compaiono due campi obbligatori.

• Articolo che rientra: il nuovo articolo. Deve essere diverso da quello inviato e gestito a magazzino.
• Merce inviata consumata: quanta merce che avevi mandato il terzista ha usato per quei pezzi.

Attenzione a non confonderli con Rientrano. Qui Rientrano sono i pezzi nuovi, mentre Merce inviata consumata è la quantità che scende da «Ancora fuori». Un esempio: hai mandato 100 kg di lamiera e ti tornano 380 supporti. Scrivi 380 in Rientrano e 100 in Merce inviata consumata. Quando emetti il DDT, esce la lamiera dal magazzino «Presso terzisti» ed entra il supporto, allo stesso valore.

Se ti accorgi di aver sbagliato, premi Rientra l'articolo inviato: chiude la modalità e azzera i campi della trasformazione.

Il DDT del terzista caricato da file

A volte carichi il DDT del terzista come se fosse un normale DDT d'acquisto. SamBooks legge il documento e, se capisce che è merce tua che rientra, non compila il modulo. Mostra invece un riquadro con il motivo, che spiega che non è un DDT d'acquisto ma un rientro dalla lavorazione.

Premi Registra il rientro dal terzista. SamBooks legge l'invio della prima riga e apre Registra il rientro già compilato, con il file allegato. Controlla le quantità e prepara il DDT come al passo 4. Quando il rientro è registrato, il riquadro diventa verde («Rientro registrato: c'è una bozza di DDT d'acquisto da rivedere.») e il link Apri l'invio nel Conto lavoro ti porta all'invio.

Se il documento riguarda più invii, il rientro si registra un invio alla volta: vale per il primo, e per gli altri trovi i link «Invio» con numero, anno e data. Le righe che nessun invio aperto aspetta compaiono in un riquadro giallo, «Righe del documento che nessun invio aperto aspetta», con la quantità: verifica con il terzista se sono righe in più o un invio che manca.

In questo caso non c'è il pulsante «Registra comunque come DDT d'acquisto», ed è voluto: un DDT con causale di conto lavoro non si emette come DDT d'acquisto ordinario. Se ci provi, ricevi «Questo DDT ha una causale di conto lavoro: registralo da Conto lavoro (merce di un cliente o rientro dal terzista), così il magazzino resta giusto.».

Controllare il Saldo dei terzisti

Per una fotografia a una certa data apri la scheda Saldo e scegli la vista Merce presso terzisti (accanto a «Merce dei clienti», sotto l'etichetta «Che merce»). I filtri sono Saldo al, Terzista, Articolo (di base «Tutti gli articoli») e Solo con residuo.

Le colonne sono Articolo (con terzista e codice), Inviato, Rientrato, Fuori e Valore, più una riga Totale. Il valore è al costo dei movimenti di magazzino, e un avviso azzurro lo ricorda. Premi una riga per aprire la scheda Presso terzisti già filtrata su quel terzista, con tutti gli stati.

Esporta in CSV scarica lo stesso saldo in un file con il punto e virgola come separatore e la virgola decimale. Le colonne sono Terzista, Articolo (codice), Descrizione, Unità, Inviata, Rientrata, Fuori e Valore al costo, con la riga del totale. Per le giacenze degli altri magazzini vedi Consultare giacenze e valorizzazione del magazzino.

Annullare o correggere un invio o un rientro

Dalla pagina Conto lavoro non si annulla né si corregge niente: invii e rientri sono DDT d'acquisto, e li gestisci dal loro dettaglio. Per arrivarci, nel dettaglio dell'invio premi Apri il DDT sul rientro, oppure apri il DDT dall'elenco dei DDT d'acquisto. Nel dettaglio trovi i pulsanti in basso.

• Bozza: puoi usare Modifica per cambiare le righe, Emetti (invio al terzista) (sul rientro Emetti (carico)) per confermarla o Elimina per cancellarla. Non si è mosso niente, quindi non c'è nulla da rimettere a posto.
• DDT emesso: puoi premere Annulla e confermare. SamBooks storna i movimenti e il magazzino torna com'era.

L'ordine conta. Se da un invio è già rientrata della merce, Annulla si ferma con «Da questo invio è già rientrata della merce: annulla prima il rientro, poi l'invio.». Prima annulla i DDT di rientro: la quantità torna in «Ancora fuori» e la merce torna in «Presso terzisti». Poi annulli l'invio, e la merce torna nel magazzino di partenza.

Per correggere un DDT già emesso, la strada più sicura è annullarlo e prepararne uno nuovo. Un invio al terzista non si collega a una fattura, perché la merce resta tua: se ci provi, SamBooks te lo segnala con un messaggio.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: prepara le bozze al posto tuo. Ecco le richieste più comuni, già pronte da copiare.

• Preparare l'invio: «prepara un DDT di invio al terzista Verniciature Bellini Srl con 200 telai TL-120 dal magazzino principale»
• Preparare il rientro: «registra il rientro di 150 telai lavorati dall'ultimo invio a Verniciature Bellini, nel magazzino principale»
• Rientro trasformato: «dall'invio di lamiera a Metalli Ferrero Srl sono rientrati 380 supporti: ho consumato 100 kg di lamiera»
• Cercare: «quali invii ai terzisti sono ancora da rientrare?»
• Vedere il saldo: «quanta merce nostra c'è ancora presso Verniciature Bellini?»

Sam prepara solo le bozze. Emettere il DDT, e quindi muovere la merce, resta a te dal dettaglio del DDT d'acquisto. Anche annullare o correggere un invio o un rientro lo fai tu, a mano, come nella sezione qui sopra.

Se qualcosa non va

• Il pulsante «Registra rientro» non c'è o è spento. Il DDT di invio è una bozza o è annullato, oppure la merce è già rientrata tutta, oppure non hai il permesso di scrittura. Se è una bozza, emettila prima.
• «Ne restano fuori solo …». Hai scritto in Rientrano più di quanto è ancora fuori. Riduci la quantità.
• «Dal terzista deve rientrare ancora …» oppure «Questa merce è già tutta rientrata dal terzista.». La quantità che hai scritto supera ciò che resta fuori, oppure la riga è già rientrata con un altro DDT. Apri di nuovo il dettaglio dell'invio e controlla i rientri.
• «Indica quanta merce inviata è stata consumata.» o «Scegli l'articolo che rientra.». Hai aperto Rientra un articolo diverso ma hai lasciato vuoto uno dei due campi. Compilali, oppure premi Rientra l'articolo inviato.
• «Scegli un articolo diverso da quello inviato.». Per un rientro trasformato l'articolo deve cambiare. Se è lo stesso articolo, chiudi la trasformazione.
• «Indica quanto rientra di almeno un articolo.». Tutte le righe sono vuote o a zero.
• «Indica un numero intero da 0 a 32000.». Il campo Colli vuole un intero.
• «Riga N: l'articolo «X» non è gestito a magazzino: al terzista si manda solo merce a scorta.». Attiva la gestione a magazzino dell'articolo o scegline un altro.
• «Riga N: questa merce è stata mandata a un altro terzista.». Stai registrando il rientro su un invio sbagliato. Controlla il terzista e il DDT.
• Un riquadro rosso nella finestra. È il motivo per cui il server ha rifiutato la bozza: leggilo e correggi il dato indicato. Se compare invece il messaggio «Non riesco a preparare il DDT», leggi il dettaglio e riprova.
• «Non riesco a caricare gli invii ai terzisti». Premi Riprova. Lo stesso vale per «Non riesco a caricare questo invio.» e per il saldo.

Domande frequenti

Come mando la merce a un terzista in SamBooks? Da Conto lavoro, scheda Presso terzisti, premi Invia merce a un terzista, compila terzista, data e righe e premi Prepara il DDT. Poi emetti la bozza dal suo dettaglio.

Quando esce la merce dal magazzino? Quando emetti il DDT d'acquisto in uscita, non quando lo prepari. Fino a quel momento la merce è ancora nel tuo magazzino.

Come faccio rientrare la merce lavorata? Apri l'invio dalla scheda Presso terzisti, premi Registra rientro, controlla le quantità e prepara il DDT. Il rientro vale solo dopo l'emissione.

E se il terzista mi riporta un articolo diverso da quello inviato? Usa Rientra un articolo diverso. Scegli l'articolo nuovo, scrivi i pezzi in Rientrano e la merce usata in Merce inviata consumata.

Posso far rientrare solo una parte della merce? Sì. Scrivi la quantità che torna: il resto rimane «Ancora fuori» e l'invio è «In parte rientrata». Il rientro successivo parte da quello che manca.

Come registro il DDT del terzista se l'ho già caricato? Se il documento è stato letto come DDT d'acquisto, premi Registra il rientro dal terzista nel riquadro che compare. Non puoi emetterlo come DDT d'acquisto ordinario.

Come annullo un invio o un rientro? Dal dettaglio del DDT d'acquisto premi Annulla. Se c'è già un rientro, annulla prima il rientro e poi l'invio.

Quanto vale la merce che ho dal terzista? Lo vedi nel riquadro Valore presso terzisti e nel Saldo. È un valore al costo dei movimenti di magazzino, non un valore contabile.

Funzioni correlate

• Lavorare la merce dei clienti in conto lavoro: la guida per chi fa il terzista.
• Ricevere merce con il DDT d'acquisto: il DDT d'acquisto ordinario.
• Consultare giacenze e valorizzazione del magazzino
• Gestire i fornitori