Lavorare la merce dei clienti in conto lavoro in SamBooks

Registra la merce che il cliente ti manda da lavorare, segna gli scarti, restituiscila con il DDT e fattura la lavorazione, tutto da Conto lavoro.

A cosa serve

Sei un terzista: il tuo cliente ti manda della merce da lavorare, che resta sua, e tu gliela rimandi lavorata. Questa guida segue tutto il giro. Registri il DDT che arriva con la merce, controlli quanto resta da lavorare, segni i pezzi che non vanno bene, rimandi la merce indietro con un DDT di vendita (la bolla di restituzione) e alla fine fatturi la lavorazione.

SamBooks tiene la merce del cliente in un magazzino a parte, il magazzino «di terzi», così non si mescola con le tue giacenze. La merce restituita esce di lì quando emetti il DDT di restituzione.

Se invece sei tu a mandare merce a lavorare da un terzista, il percorso è un altro e sta nella scheda Presso terzisti: questa guida non lo tratta. Lo trovi in Riportare la merce dal terzista.

Prima di iniziare

• Piano. Conto lavoro è incluso nel piano Pro. Se non lo vedi, guarda Scegliere il piano di abbonamento.
• Ruoli. Gestore e Amministrativo vedono la pagina e possono scrivere. Un membro con ruolo Personalizzato la vede solo se il Gestore gli ha assegnato la sezione. Senza permesso di scrittura sul magazzino e la logistica consulti tutto, ma i pulsanti per registrare, correggere, restituire e annullare non compaiono. I dettagli sono in Ruoli e permessi.
• Regime forfettario. Per le aziende in regime forfettario la sezione Conto lavoro è nascosta.
• Il cliente in anagrafica. Il cliente che ti manda la merce deve già esistere: vedi Gestione clienti.
• Per fatturare. La fattura della lavorazione si prepara solo se hai anche la sezione delle fatture attive.

Come si fa, passo per passo

1. Apri la scheda «Merce dei clienti»

Apri Conto lavoro dal menu di sinistra. La pagina ha tre schede: Merce dei clienti, Presso terzisti e Saldo. Per il lavoro che fai per i clienti ti servono la prima e la terza. La seconda riguarda la merce che mandi tu ai terzisti. Accanto a Merce dei clienti vedi il numero delle entrate ancora aperte.

2. Registra il DDT di entrata

Quando arriva la merce, premi Registra DDT di entrata nella testata della pagina. Si apre una finestra con la scritta «Scrivi i dati del DDT che il cliente ha mandato con la merce da lavorare».

Se hai il DDT del cliente in PDF, JPEG o PNG, trascinalo nella zona Carica il DDT del cliente: SamBooks legge il documento e precompila i campi. Compare «Documento letto: controlla i dati prima di registrare». Rivedi tutto prima di andare avanti, perché la lettura può sbagliare. Se il documento non si legge, compare «Non riesco a leggere il documento. Compila i dati a mano.» e compili tu.

Questi sono i campi della testata.

• Cliente: obbligatorio.
• Numero del DDT del cliente e Data del DDT del cliente: obbligatori. Sono i dati scritti sul documento del cliente.
• Ricevuto il: obbligatorio, è il giorno in cui la merce è arrivata da te. Non può stare nel futuro.
• Ordine del cliente: il numero o il riferimento dell'ordine con cui il cliente ti ha chiesto la lavorazione. Facoltativo.
• Ordine collegato: se hai già l'ordine del cliente in SamBooks, lo scegli qui. Se lasci «Nessun ordine» e hai scritto il riferimento sopra, SamBooks cerca da solo l'ordine che corrisponde.
• Causale letta, Colli, Aspetto dei beni, Note: facoltativi. I colli sono un numero intero.

Sotto trovi Articoli ricevuti, una riga per ogni articolo che il cliente ti ha mandato. Per ogni riga scegli come indicare l'articolo.

• Articolo nuovo: scrivi il Codice del cliente e la Descrizione. SamBooks crea l'articolo del cliente, oppure ritrova quello che hai già con lo stesso codice.
• Scegli dall'anagrafica: scegli un articolo che quel cliente ti ha già mandato. Prima devi aver scelto il cliente, altrimenti compare «Scegli prima il cliente per vedere i suoi articoli».

In tutte e due le strade indichi Quantità (maggiore di zero) e Unità, e puoi aggiungere il Lotto del cliente. Il campo Articolo da produrre è facoltativo: serve a dire che cosa ricavi lavorando quel pezzo. Per un altro articolo premi Aggiungi un articolo, per eliminare una riga premi Togli l'articolo.

Premi Registra DDT. Compare «DDT di entrata registrato» e l'entrata entra nell'elenco con lo stato Da restituire. La merce è stata caricata nel magazzino di terzi e l'entrata ha un suo numero interno, progressivo per anno. Non è nata nessuna bozza di DDT, nessuna fattura e nessun movimento nelle tue giacenze.

Se hai scritto il riferimento dell'ordine, la conferma ti dice com'è andata. «L'ordine del cliente è stato collegato» vuol dire che SamBooks ha trovato un ordine solo. Se il riferimento corrisponde a più ordini, l'entrata viene registrata senza collegamento e ti chiede di scegliere quello giusto dal dettaglio (vedi il passo 3).

3. Segui l'entrata e lavora la merce

Clicca sulla riga dell'entrata per aprirne il dettaglio. In alto vedi il cliente, lo stato, il numero e la data del DDT del cliente e il giorno in cui hai ricevuto la merce. Sotto, una frase racconta a che punto sei, per esempio quanti pezzi hai restituito, quanti hai scartato e quanti sono ancora da te.

Le cifre sono quattro: Ricevuti, Restituiti, Scartati e Da restituire. La tabella Articoli le ripete riga per riga, con la colonna Residuo. Più sotto, Cosa è successo elenca gli scarti e le restituzioni, dal più recente. Finché non è successo niente c'è scritto «Per ora non è stato restituito né scartato nulla».

In basso trovi i pulsanti Chiudi, Modifica, Registra scarto, Restituisci e, a sinistra, Annulla entrata. Non ci sono sempre tutti, come vedi nei passi che seguono.

Il blocco Ordine del dettaglio mostra l'ordine collegato, con Apri l'ordine. Se il riferimento corrisponde a più ordini, compare l'elenco «Ordini che potrebbero corrispondere»: premi Collega sull'ordine giusto e leggi «Entrata collegata all'ordine n. …». L'ordine deve essere di quel cliente e non annullato, altrimenti SamBooks risponde «L'ordine scelto è di un altro cliente.» oppure «L'ordine scelto è annullato: scegline uno ancora valido.».

4. Registra gli scarti

Se qualche pezzo non è utilizzabile, apri il dettaglio e premi Registra scarto. Il pulsante c'è finché almeno una riga ha ancora qualcosa da restituire. Indichi:

• Articolo: il menu mostra anche quanti pezzi restano per ciascuno.
• Quantità scartata: maggiore di zero e non oltre quello che resta.
• Motivo: obbligatorio, per esempio «fuori misura».
• Che fine fa: Restituito al cliente oppure Trattenuto da me. La scelta già impostata è Trattenuto da me.

Mentre scrivi, la finestra ti dice quanto resta da restituire dopo lo scarto. Premi Registra scarto: compare «Scarto registrato» e il Da restituire del dettaglio scende subito.

I due destini si comportano in modo diverso.

• Trattenuto da me: i pezzi escono subito dal magazzino di terzi e non entrano mai in un DDT. Lo scegli, per esempio, quando il cliente ti lascia i pezzi da buttare.
• Restituito al cliente: lo scarto prende lo stato Da rendere, ma la merce non si muove. Resta nel magazzino di terzi e parte soltanto con il DDT di restituzione che la porta (passo 5). Finché quel DDT non è emesso, l'entrata non risulta restituita del tutto.

Nel dettaglio ogni scarto ha il suo stato in parole: «Da rendere», «In bozza nel DDT di restituzione», «Reso col DDT n. … del …», «Trattenuto da te». Sotto la riga dello scarto leggi la data, lo stato e il motivo.

Se hai sbagliato, premi Annulla scarto accanto allo scarto: non chiede conferma, compare «Scarto annullato» e i pezzi tornano al residuo della riga. Lo scarto che è già su un DDT di restituzione non si annulla finché non lo liberi. Se è in una bozza, togli dalla bozza la riga dello scarto oppure elimina la bozza. Se il DDT è già emesso, annulla prima l'emissione del DDT.

5. Restituisci la merce

Quando una parte della merce è pronta, apri il dettaglio e premi Restituisci. Il pulsante c'è quando resta merce da restituire e anche quando la merce è finita ma restano scarti da rendere non ancora in una bozza. La finestra spiega che prepari il DDT di vendita che rimanda al cliente la sua merce e che la merce esce dal magazzino quando lo emetti.

• Com'è la merce che rendi: Lavorata oppure Non lavorata. Un DDT ha un solo esito. Se una parte è lavorata e una no, fai due DDT, uno dopo l'altro.
• Articoli da rendere: per ogni articolo vedi quanti ne restano. Il campo Da rendere parte già riempito con la quantità disponibile, cioè il residuo meno la parte che sta già in altre bozze di restituzione. Se è tutta già in una bozza compare «Già tutta in una bozza di DDT da emettere.» e il campo è spento. Lascia vuoto o metti 0 sugli articoli che non vuoi rendere ora.
• Esce come un altro articolo: se ciò che rimandi non è ciò che hai ricevuto, premi questo link. Compaiono Articolo che esce e Quantità che esce. La finestra fa un esempio: 100 pezzi ricevuti che diventano 400 pezzi tagliati. Per tornare indietro premi Esce come lo stesso articolo.
• Data del DDT, Colli, Note: la testata del DDT.
• Includi gli scarti da rendere: la casella compare solo se hai scarti da rendere che non sono già in un'altra bozza. È attiva di default e dice, per esempio, «C'è 1 scarto da rendere (…): parte con questo DDT.». Uno scarto parte una sola volta, quindi quelli già in un'altra bozza non vengono presi. Togli la spunta se vuoi che gli scarti restino per un DDT successivo.

Se la merce da lavorare è finita e resta solo lo scarto, la finestra dice «Non resta merce da lavorare: il DDT porta i soli scarti.». Lascia le quantità vuote e la casella attiva: il DDT che nasce porta soltanto le righe di scarto, come restituzione di merce non lavorata.

Premi Prepara il DDT. Compare «Bozza del DDT pronta» e si apre la bozza del DDT di vendita da rivedere.

La bozza non muove niente. Residuo, giacenze, Saldo e stato dell'entrata cambiano quando emetti il DDT, non quando lo prepari.

6. Emetti il DDT di restituzione

Rivedi la bozza ed emettila dalla sezione dei DDT di vendita, come fai con ogni altro DDT. Se l'hai chiusa, la ritrovi dal dettaglio dell'entrata, sotto Cosa è successo: la restituzione è scritta come «Bozza di DDT del …» (diventa «DDT n. … del …» appena è emesso) e accanto c'è Apri il DDT. Per l'emissione vera e propria leggi Creare un DDT di vendita.

Quando emetti, succede tutto insieme.

• La merce restituita esce dal magazzino di terzi, che si azzera per quei pezzi.
• Il Restituiti del dettaglio sale e il Da restituire scende.
• Gli scarti che stavano sul DDT passano da «In bozza nel DDT di restituzione» a «Reso col DDT n. … del …» ed escono anche loro dal magazzino di terzi.
• Lo stato dell'entrata si aggiorna da solo: da Da restituire a In parte restituita e infine a Restituita. Non esiste un pulsante per chiudere l'entrata.

L'entrata diventa Restituita solo quando non resta niente da lavorare e nessuno scarto da rendere. Se hai restituito tutta la merce ma uno scarto «Da rendere» non è ancora partito, l'entrata resta In parte restituita. Se lo scarto non è già in una bozza, prepara un altro DDT con Restituisci: avrà i soli scarti. Se è già in una bozza, emetti quella.

Se devi tornare sui tuoi passi, annulla l'emissione del DDT di restituzione dalla sezione dei DDT di vendita: il residuo torna com'era e gli scarti che erano partiti tornano «Da rendere».

Ogni riga di un DDT di restituzione rimanda a una riga dell'entrata oppure a uno scarto, mai a tutte e due. Un DDT di vendita normale che riporta merce del cliente in conto lavoro non si emette: compare «Una riga rimanda a merce del cliente in conto lavoro: il DDT deve essere una restituzione.». Parti sempre da Restituisci.

7. Fattura la lavorazione

Quando i DDT di restituzione lavorata sono emessi, puoi fatturare il lavoro. Ci sono due strade.

• Dal dettaglio dell'entrata, sotto Cosa è successo, premi il link Fattura la lavorazione: cliente e DDT lavorati già emessi arrivano scelti.
• Dalla scheda Merce dei clienti apri il menu delle altre operazioni, in alto, e scegli Fattura la lavorazione. La voce riporta la scritta «Prepara la fattura dei DDT di restituzione lavorata.».

La finestra ha questi campi.

• Cliente: obbligatorio. Appena lo scegli, DDT da fatturare elenca i suoi DDT di restituzione lavorata, già emessi e non ancora in fattura, ciascuno con l'Importo proposto, oppure «Importo da definire» se manca il prezzo. Scegline almeno uno. Gli scarti e la merce non lavorata non si fatturano: i loro DDT non compaiono.
• Righe della lavorazione: per ogni riga vedi il prezzo unitario e se arriva dall'ordine o dal listino del servizio. Dove il prezzo manca, scrivilo tu.
• Servizio della lavorazione: facoltativo. Se lo scegli, dà il prezzo alle righe che non ne hanno.
• Data del documento: obbligatoria.
• Tipo di fattura: Fattura immediata (TD01) oppure Fattura differita (TD24). Per la differita vedi Fattura differita da DDT.
• Materiale aggiunto: se nella lavorazione hai messo del tuo materiale, premi Aggiungi riga e scrivi articolo o descrizione, quantità e prezzo. Per eliminare la riga premi Togli la riga.
• Totale imponibile: è un'anteprima. Il totale definitivo lo calcola la fattura.

Premi Prepara la fattura. Compare «Bozza della fattura pronta». La fattura nasce come bozza nelle fatture attive: completala e trasmettila da lì, come spiegano Creare una fattura di vendita e Inviare la fattura allo SDI.

Nell'elenco la colonna Fatturazione dice a che punto sei: Da fatturare, Fatturata in parte o Fatturata. L'entrata è Fatturata quando è Restituita e tutti i suoi DDT lavorati sono in fattura. Un'entrata chiusa solo con scarti o merce non lavorata non ha nessuna etichetta di fatturazione, perché non c'è niente da fatturare.

Leggere l'elenco della merce dei clienti

In alto trovi quattro cifre.

• Pezzi da restituire: la merce dei clienti ancora da rendere.
• Entrate ancora aperte: i DDT del cliente non ancora chiusi. Cliccandoci filtri l'elenco sulle aperte.
• Scarti nel periodo: gli scarti non annullati con la data nel periodo scelto, con sotto la parte trattenuta.
• Scarti da rendere: gli scarti che aspettano di tornare al cliente, qualunque sia la loro data.

Per cercare usa Cerca (cliente, numero DDT o articolo), il filtro Cliente, Ricevuta nel periodo, Stato e Da fatturare. La vista rapida passa fra Aperte, Restituite e Tutte. Le colonne sono Cliente, Articoli, Ricevuta il, Residuo, Stato e Fatturazione. Gli stati sono Da restituire, In parte restituita, Restituita e Annullata.

Se non hai ancora registrato niente vedi «Nessuna merce dei clienti da lavorare». Se i filtri non trovano nulla vedi «Nessun risultato»: usa il pulsante di azzeramento dei filtri.

Correggere e annullare

Modificare l'entrata. Nel dettaglio premi Modifica, correggi e premi Salva le modifiche. Compare «Modifiche salvate». Se hai già restituito o scartato una parte della merce, puoi correggere i dati del DDT (per esempio il numero), ma non gli articoli e non la data di ricevimento. Per cambiarli annulla prima le restituzioni e gli scarti. Un'entrata annullata non si modifica.

Annullare uno scarto. Vedi il passo 4.

Annullare l'entrata. Premi Annulla entrata, a sinistra nel dettaglio, e conferma con Annulla l'entrata. La finestra avvisa che la merce del cliente esce dal conto lavoro e che, se hai sbagliato, dovrai registrare di nuovo il DDT di entrata. Compare «Entrata annullata» e l'entrata resta nell'elenco con lo stato Annullata, in sola lettura. Il pulsante c'è solo se non hai restituito niente e non hai scarti attivi: con una restituzione o uno scarto in corso annulla prima quelli.

Un DDT già emesso. Non si corregge dalla pagina: annulla l'emissione dalla sezione dei DDT di vendita e poi rifai la restituzione.

Il Saldo: quanta merce dei clienti hai in casa

Nella scheda Saldo scegli la vista Merce dei clienti. Per ogni articolo vedi quanta merce è arrivata, quanta hai restituito, quanta hai scartato e quanta ne resta. Usa Saldo al per vedere la situazione a una data, Cliente e Articolo per restringere, Solo con residuo per togliere gli articoli a zero. Le colonne sono Articolo (con cliente e codice), Ricevuta, Restituita, Scartata, Di cui scarti da rendere, Residuo e Lavorazione da fare (stima). In fondo c'è la riga Totale. Un clic su una riga ti porta all'elenco della merce di quel cliente.

La Lavorazione da fare (stima) parte dal prezzo dell'ordine del cliente. Non è un valore contabile. Se l'ordine non ha il prezzo vedi «Prezzo non noto» e quell'articolo resta fuori dal totale.

Attenzione a due numeri che sembrano uguali. Nel dettaglio dell'entrata, il Da restituire ha già tolto gli scarti da rendere. Nel Saldo, il Residuo li contiene ancora, perché quella merce è ancora da te: la colonna Di cui scarti da rendere ti dice quanti sono. Esempio: ricevi 200 pezzi, scarti 3 pezzi trattenuti e 5 da rendere. Il dettaglio dice Da restituire 192, il Saldo dice Residuo 197, di cui 5 scarti da rendere. Quando emetti il DDT con 192 pezzi e i 5 scarti, il Residuo va a zero.

Per portare il saldo fuori da SamBooks premi Esporta in CSV: il file ha il punto e virgola come separatore e la virgola per i decimali.

Chiedilo a Sam

Puoi fare le stesse cose scrivendo a Sam. Ecco le richieste più comuni per questa pagina, già pronte da copiare.

• Registrare: «registra il DDT di entrata n. 214 del 3 novembre 2026 del cliente Meccanica Bianchi Srl: 200 flange codice FL-20, ricevute oggi»
• Modificare: «correggi il numero dei colli del DDT di entrata 214 di Meccanica Bianchi: sono 12»
• Cercare: «quali entrate di conto lavoro ho ancora aperte?»
• Cercare: «quanta merce di Meccanica Bianchi ho ancora da restituire?»
• Scartare: «registra lo scarto di 5 flange dell'entrata 214 di Meccanica Bianchi, fuori misura, da restituire al cliente»
• Restituire: «prepara la restituzione lavorata dell'entrata 214 di Meccanica Bianchi con anche gli scarti da rendere»
• Fatturare: «prepara la fattura della lavorazione per Meccanica Bianchi dai DDT di restituzione emessi»
• Saldo: «dammi il saldo del conto lavoro al 31 ottobre, solo gli articoli con residuo»
• Annullare: «annulla l'entrata 214 di Meccanica Bianchi»

Sam prepara le bozze: rivedile ed emettile dalla sezione dei DDT di vendita. Prima di annullare un'entrata, annullare uno scarto o preparare la fattura della lavorazione, Sam ti chiede una conferma.

Se qualcosa non va

• «Il DDT n. … del … è già registrato come entrata del …»: hai già registrato quel DDT dello stesso cliente. Cerca l'entrata nell'elenco. Se era stata annullata, puoi registrarlo di nuovo.
• «La data di ricevimento non può essere nel futuro.»: scrivi nel campo Ricevuto il il giorno in cui la merce è arrivata davvero.
• «L'articolo scelto non è un articolo di questo cliente.» o «Ogni riga ha bisogno dell'articolo del cliente o del suo codice.»: scegli un articolo di quel cliente oppure scrivi il codice.
• «Puoi scartare al massimo …»: lo scarto supera quanto resta da restituire. Abbassa la quantità.
• «Non c'è niente da restituire: la merce di questa entrata è già tutta restituita e non restano scarti da rendere.»: non c'è più nulla da rendere. Controlla il dettaglio.
• «Non c'è niente da restituire: indica quanta merce rendere di almeno un articolo.»: nel Restituisci hai lasciato vuote tutte le quantità. Scrivi quanta merce rendere oppure, per far partire gli scarti da rendere, spunta la casella Includi gli scarti da rendere.
• «Uno scarto sul DDT è già in un altro DDT di restituzione: si rende una volta sola.»: quello scarto sta già in un'altra bozza o in un altro DDT. Apri quel DDT e usa quello.
• «Non puoi annullare questa entrata: parte della merce è già stata restituita.» oppure «… ha scarti registrati.»: annulla prima le restituzioni e gli scarti.
• «Questo scarto è nella bozza di un DDT di restituzione…» o «… è già partito col DDT n. …»: segui le istruzioni nel messaggio, sono quelle del passo 4.
• Non trovi «Fattura la lavorazione»: serve anche la sezione delle fatture attive, oltre al permesso di scrittura.
• L'entrata non passa a «Restituita»: controlla se ha scarti «Da rendere» o un DDT di restituzione ancora in bozza. Emetti quel DDT; se lo scarto non è in nessuna bozza, prepara un altro Restituisci per gli scarti.
• Il Residuo del Saldo non corrisponde al Da restituire del dettaglio: la differenza sono gli scarti da rendere. Vedi la colonna Di cui scarti da rendere.

Domande frequenti

Il cliente mi ha mandato la merce: dove la registro? In Conto lavoro, scheda Merce dei clienti, con il pulsante Registra DDT di entrata.

La merce del cliente finisce nelle mie giacenze? No. Va nel magazzino «di terzi», separato da quello della tua merce. Non devi caricarla a mano.

Ho registrato un DDT del cliente con un numero sbagliato. Come lo correggo? Apri il dettaglio dell'entrata, premi Modifica e correggi il numero. Se hai già restituito o scartato una parte, il numero si corregge lo stesso, mentre gli articoli no.

Ho scartato dei pezzi: devo restituirli? Dipende da cosa scegli in Che fine fa. Con Trattenuto da me escono subito e li tieni tu. Con Restituito al cliente restano Da rendere e partono con il DDT di restituzione.

Ho restituito tutto ma l'entrata non è «Restituita». Perché? Resta uno scarto da rendere che non è ancora su un DDT emesso. Se non è già in una bozza, prepara un altro Restituisci con i soli scarti, poi emetti il DDT.

Posso restituire la merce in più volte? Sì. L'entrata resta In parte restituita finché non hai reso tutto. Prepara un Restituisci per volta.

Come restituisco merce lavorata e non lavorata insieme? Non si può in un solo DDT: fai due restituzioni, una lavorata e una non lavorata.

Si fattura anche la merce non lavorata o gli scarti? No. Si fatturano solo i DDT di restituzione lavorata, emessi e non già in fattura.

Funzioni correlate

• Creare un DDT di vendita: dove emetti il DDT di restituzione.
• Fattura differita da DDT
• Creare una fattura di vendita
• Inviare la fattura allo SDI
• Gestione ordini di vendita
• Consultare giacenze e valorizzazione del magazzino
• Ruoli e permessi
• Riportare la merce dal terzista: la guida per chi manda la merce a lavorare fuori.