Gestire i clienti in anagrafica dello studio in SamBooks
8 min lettura
Inserisci persone e imprese nell'anagrafica dello studio, correggi dati e contatti, collega le aziende già accessibili e archivia le schede concluse.
A cosa serve
L'anagrafica raccoglie i clienti che lo studio segue anche quando non usano SamBooks. Una scheda In anagrafica conserva identità, sede, contatti, note e referente interno. Non crea l'account del cliente e non rende disponibile la sua contabilità nel selettore delle aziende.
Le aziende Su SamBooks sono invece clienti per cui esiste un accesso. Quando una tua scheda descrive la stessa impresa di un'azienda già fra i clienti, puoi collegarle: nell'elenco il cliente compare una volta sola, con i dati interni della scheda e l'accesso all'azienda.
Prima di iniziare
Seleziona lo studio e apri Clienti. Il Gestore vede tutti i clienti; i collaboratori possono essere limitati a determinate aziende su SamBooks. Questa restrizione non nasconde le schede interne dell'anagrafica. Il permesso di sola lettura consente di consultare, ma non di creare, modificare, collegare, archiviare o eliminare.
Per una persona prepara codice fiscale, nome e cognome; per una ditta anche denominazione e partita IVA; per una società o un ente prepara denominazione e almeno partita IVA o codice fiscale numerico. Tieni disponibili sede e contatti se vuoi completarli subito.
Come si fa, passo per passo
1. Cerca il cliente prima di aggiungerlo
In Clienti usa Cerca per nome, codice fiscale o partita IVA. Filtri restringe per Natura, Tipo e Il tuo accesso. Azzera i filtri elimina le condizioni selezionate; Chiudi torna all'elenco.
Attiva Mostra anche i clienti archiviati se il cliente potrebbe avere una scheda archiviata. Usa Ordina per e Inverti l'ordine per trovare le righe nell'ordine preferito. Una ricerca vuota con filtri attivi non dimostra che il cliente non esiste.
Se non trovi una scheda, premi Aggiungi cliente; nell'elenco ancora vuoto trovi Aggiungi cliente in anagrafica. Il modulo si apre con Nuovo cliente in anagrafica.
2. Scegli il tipo e compila l'identità
In Che tipo di cliente è? scegli Persona fisica, Ditta individuale o Società o ente. Il tipo determina i campi presenti e obbligatori.
Per Persona fisica, compila Codice fiscale, Cognome e Nome. Il codice fiscale deve avere 16 caratteri e un carattere finale di controllo valido.
Per Ditta individuale, compila Codice fiscale del titolare, Cognome, Nome, Denominazione e Partita IVA. Il codice fiscale identifica la persona; la denominazione identifica la ditta. La partita IVA è numerica, ha 11 cifre e deve superare i controlli del modulo.
Per Società o ente, compila Denominazione e almeno Partita IVA oppure Codice fiscale numerico di 11 cifre. Forma giuridica è facoltativa. Non inserire il codice fiscale personale di un referente nel campo del codice fiscale dell'ente.
Per ditte, società ed enti puoi usare Cerca l'azienda: scegli un risultato per proporre denominazione, partita IVA e sede, poi controlla i dati. Per una società il recupero può completare anche forma giuridica e codice fiscale numerico. Se l'azienda non si trova o la ricerca fallisce, compila a mano. Il risultato di ricerca non salva ancora la scheda e non concede accesso alla contabilità.
3. Controlla nascita, sede e contatti
Per persone fisiche e ditte la sezione Nascita legge dal codice fiscale data, comune di nascita e sesso. Usa Modifica dentro questa sezione per correggere a mano Data di nascita, Comune o Stato estero di nascita, Provincia di nascita e Sesso. La provincia usa due lettere; per una nascita all'estero è prevista EE. La data non può essere futura. Torna ai dati del codice fiscale ripristina l'uso dei dati derivati dal codice.
Un avviso segnala le incoerenze tra i dati di nascita e il codice fiscale quando presenti. Non confondere una correzione della nascita con la modifica dell'identità: prima verifica anche il codice fiscale digitato.
Compila Residenza per la persona, Sede per la ditta o Sede legale per società ed enti: i campi sono Indirizzo, CAP, Comune, Provincia e Stato. Lo Stato iniziale è Italia; se è estero la provincia diventa Provincia o Stato. Un cliente persona fisica residente all'estero può restare in anagrafica. Puoi aprire la pratica, ma il modulo avvisa che il calcolo dei Quadri esteri è bloccato.
In Contatti e note puoi indicare Email, Telefono e Note. Le imprese hanno anche PEC; società ed enti hanno Referente del cliente, cioè la persona esterna da contattare. Non è il Referente dello studio che segue la scheda.
4. Salva o passa al cliente successivo
Premi Salva per creare la scheda e aprirne il dettaglio. Salva e aggiungi un altro, disponibile quando stai creando, salva la scheda e prepara un modulo vuoto dello stesso tipo. Annulla lascia il modulo senza salvare i dati che hai appena scritto.
Se il cliente nasce mentre stai preparando una nuova pratica, il ritorno avviene nel percorso da cui sei partito; una persona fisica può essere già selezionata per la pratica. Negli altri casi ritrovi la scheda appena creata nella pagina di dettaglio e nell'elenco Clienti.
Doppioni e collegamento a un'azienda
Il controllo dei doppioni parte da codice fiscale o partita IVA completi e validi. Se gli stessi dati identificano una scheda esistente, il modulo mostra il nome e Apri la scheda. Aprila per aggiornare quella corretta: il salvataggio di una seconda scheda è bloccato, anche se quella esistente è archiviata.
Se l'impresa è già su SamBooks fra i tuoi clienti, il modulo propone Collega al posto del normale salvataggio. Completa i campi richiesti e premi il pulsante per creare la scheda collegata. Per una scheda già creata il dettaglio offre Collega a SamBooks quando trova un'azienda corrispondente fra i clienti.
Il collegamento richiede stessa partita IVA o codice fiscale e un'azienda già accessibile nell'elenco clienti. Non è una ricerca libera fra tutte le aziende della piattaforma e non sostituisce il consenso del cliente. Le persone fisiche non si collegano a un'azienda da qui. Il tipo di una scheda già collegata non può più cambiare.
Nel dettaglio collegato leggi il nome dell'azienda, il ruolo e il tuo permesso. Apri entra nell'azienda solo se hai accesso; Nessun accesso per te indica che il collegamento esiste ma tu non puoi aprirla. I dati della scheda restano dati dello studio: non usare la modifica della scheda per cambiare le impostazioni dell'azienda cliente.
Modificare la scheda e assegnare il referente
Apri Scheda dalla riga interna e premi Modifica, oppure usa l'azione di riga. Correggi i dati e premi Salva. Se non cambia nulla, compare Nessuna modifica da salvare. e torni al dettaglio. Cambiare tipo su una scheda non collegata elimina dal modulo i campi non pertinenti al nuovo tipo: rileggi l'identità prima di salvare.
Cambia referente apre la scelta della persona dello studio che segue il cliente. Scegli Referente e premi Salva, oppure Nessuno per rimuovere l'assegnazione. Questo incarico non assegna al cliente un nuovo ruolo nell'azienda e non amplia da solo i permessi di chi lo segue.
Per una ditta o società interna attiva e non collegata puoi usare Invita su SamBooks. Se esiste già un invito in corso, la riga propone il reinvio o l'annullamento quando consentiti. Una persona fisica non ha quell'invito. Se è disponibile la sezione Quadri esteri e hai scrittura, una persona fisica attiva offre Nuova pratica; l'archiviazione impedisce di aprire una pratica; la residenza estera blocca il calcolo.
Archiviare, riattivare o eliminare
Archivia toglie la scheda dall'elenco ordinario, mantenendola con la sua storia e le pratiche. Per ritrovarla attiva Mostra anche i clienti archiviati, apri la scheda e premi Riattiva. Il dettaglio mostra anche quando è stata archiviata.
Elimina è distinto dall'archiviazione. La finestra chiede conferma e avvisa che la scheda esce dall'anagrafica e che l'operazione non si può annullare da quel percorso. Annulla chiude la finestra; Elimina conferma. Controlla nome del cliente e pratiche prima di scegliere: la scheda non è l'account di un'azienda e questa azione non elimina un'azienda su SamBooks.
Con pratiche finalizzate l'eliminazione è negata. La finestra spiega che le versioni finalizzate sono definitive e offre Archivia la scheda. Archiviare è la scelta che conserva quelle versioni. Le pratiche ancora aperte non sono il vincolo delle versioni finalizzate: non presumere comunque che cancellare la scheda cancelli automaticamente anche le pratiche.
Chiedilo a Sam
Nel contesto dello studio, queste richieste coprono le operazioni della scheda. I nomi sono esempi:
- Cercare: «Cerca Elena Rossi nell'anagrafica dello studio, anche fra gli archiviati».
- Creare: «Crea la scheda della persona fisica Elena Rossi; chiedimi codice fiscale e dati mancanti».
- Modificare: «Aggiorna l'email di Elena Rossi a elena@example.com».
- Archiviare: «Archivia la scheda di Elena Rossi senza eliminare la sua storia».
- Riattivare: «Riattiva la scheda archiviata di Elena Rossi».
- Collegare: «Collega la scheda di Rossi Srl alla stessa azienda già fra i clienti su SamBooks».
- Eliminare: «Elimina la scheda di Elena Rossi se non ha pratiche finalizzate».
L'eliminazione tramite Sam richiede conferma e può essere annullata dalla cronologia dell'azione. Il vincolo sulle pratiche finalizzate vale anche in chat.
Se qualcosa non va
Questo campo è obbligatorio. Completa il campo richiesto per il tipo scelto. Se il codice fiscale o la partita IVA sono rifiutati, controlla il valore originale: la lunghezza giusta da sola non basta, perché viene verificata anche la cifra o il carattere di controllo.
Indica la partita IVA o il codice fiscale a 11 cifre. Per una società o un ente compila almeno uno dei due. Inserisci un indirizzo email valido. Correggi l'email o la PEC del campo indicato. Usa la sigla di due lettere (EE per l'estero). Correggi la provincia di nascita.
Se la scheda non compare, togli i filtri e includi gli archiviati. Se è già esistente, apri il doppione invece di alterare il codice fiscale per forzare il salvataggio. Se Collega a SamBooks manca, il sistema non ha trovato un'azienda corrispondente fra i clienti: procurati prima l'accesso corretto.
Domande frequenti
Aggiungere una scheda crea l'account del cliente? No. Sono dati interni allo studio.
Posso inserire una persona senza partita IVA? Sì, con Persona fisica e il suo codice fiscale, nome e cognome.
Un ente senza partita IVA può essere inserito? Sì, con denominazione e codice fiscale numerico valido di 11 cifre.
Il cliente archiviato si perde? No. Includi gli archiviati e usa Riattiva per riportarlo nell'elenco ordinario.
Perché non posso eliminare una scheda? Le pratiche finalizzate la rendono non eliminabile; puoi archiviarla.
Collegare una scheda dà accesso all'azienda? No. Il collegamento usa un'azienda già fra i clienti e rispetta i permessi esistenti.