Conservazione fatture elettroniche: il termine e le tre strade

In sintesi

Conservare una fattura elettronica significa condurre un processo che ne garantisce nel tempo integrità, leggibilità e reperibilità con valore fiscale: «Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze» adottato ai sensi dell'art. 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 (art. 39 del DPR 26 ottobre 1972 n. 633). Salvare i file XML in una cartella, su un disco di rete o dentro un gestionale è archiviazione, e da sola non assolve alcun obbligo.

Il processo ha un termine, i documenti hanno orizzonti di tenuta diversi fra loro, e le strade praticabili sono tre: il servizio gratuito dell'Agenzia delle entrate, un conservatore terzo, la conservazione in proprio. Chi sbaglia rischia da 1.000,00 € a 8.000,00 € (art. 9, comma 1, del D.Lgs. 18 dicembre 1997 n. 471).

1. Anno 2026: La fattura è emessa o ricevuta e transita dal Sistema di Interscambio — oggetto della conservazione è il file trasmesso, non la copia di cortesia
2. Entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione del 2026: Il processo di conservazione va concluso, con riferimento temporale opponibile a terzi — art. 3, comma 3, DM 17 giugno 2014, che rinvia all'art. 7, comma 4-ter, del DL 10 giugno 1994 n. 357
3. 31 dicembre 2032: Scade il termine ordinario per notificare l'avviso di accertamento — quinto anno successivo al 2027, anno di presentazione della dichiarazione (art. 43, comma 1, DPR 600/1973); il settimo anno se la dichiarazione è omessa o nulla
4. 31 dicembre 2035: L'Agenzia delle entrate cessa di tenere memorizzato il file per finalità di controllo — ottavo anno successivo al 2027 (art. 1, comma 5-bis, D.Lgs. 127/2015), salva la definizione di eventuali giudizi
5. Dieci anni dall'ultima registrazione dell'esercizio: Scade il termine civilistico, di norma l'ultimo dei tre — art. 2220, commi 1 e 2, codice civile; l'art. 22 del DPR 600/1973 impone comunque di conservare finché gli accertamenti non sono definiti

Quello che il disco di rete non fa

La differenza fra archiviazione e conservazione si legge nel testo delle norme, che pongono condizioni invece di descrivere un supporto. L'art. 2220, comma 3, del codice civile ammette che scritture e documenti siano conservati «sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti» e possano essere rese leggibili in qualsiasi momento con i mezzi messi a disposizione da chi utilizza quei supporti: la corrispondenza all'originale e la leggibilità nel tempo sono requisiti da dimostrare, non conseguenze automatiche del salvataggio.

Sul versante fiscale l'art. 39 del DPR 633/1972 chiede che la documentazione «è fornita per via elettronica, su richiesta, all'Amministrazione finanziaria e alle autorità fiscali degli Stati membri dell'Unione europea nei quali le operazioni si considerano effettuate». Un archivio che nessuno sa interrogare è, nei fatti, un archivio non esibito.

Il processo tecnico ha una forma precisa. Le linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici descrivono pacchetti di versamento, di archiviazione e di distribuzione, l'interoperabilità garantita dallo standard UNI 11386, un manuale di conservazione che documenta organizzazione, ruoli, formati e misure di sicurezza, e la figura del responsabile della conservazione, che «definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia». Il processo, per l'art. 3, comma 2, del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 17 giugno 2014, «termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione»: è il testo che la risposta a interpello n. 236 del 9 aprile 2021 riporta per esteso.

Il termine entro cui il processo va chiuso

La conservazione non è un'attività a scadenza libera. L'art. 3, comma 3, del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 17 giugno 2014 fissa il termine per rinvio: il processo «è effettuato entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357», cioè entro i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali, purché non siano scaduti da oltre tre mesi. In pratica il processo relativo a un periodo d'imposta va chiuso entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione di quel periodo.

Il rinvio vale anche per le fatture elettroniche, perché l'art. 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 5 agosto 2015 n. 127 richiama proprio «gli obblighi di conservazione previsti dall'articolo 3 del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 17 giugno 2014», oltre alle disposizioni dell'art. 5 dello stesso decreto.

Memorizzazione e conservazione restano però due cose diverse, e confonderle è l'errore più caro. L'Agenzia delle entrate memorizza comunque i file «fino al 31 dicembre dell'ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi» (art. 1, comma 5-bis, del D.Lgs. 127/2015), ma quella memorizzazione serve alla Guardia di finanza, all'analisi del rischio, all'Agenzia delle dogane e dei monopoli e all'agente della riscossione. Sapere che i file «ci sono» nel sistema non prova alcun adempimento del contribuente.

Fino a quando i documenti vanno tenuti

Tre orizzonti convivono, e il più lungo prevale.

Su una fattura del 2026, con dichiarazione presentata nel 2027, l'accertamento ordinario è notificabile a pena di decadenza entro il 31/12/2032 e l'Agenzia tiene memorizzato il file fino al 31/12/2035; il termine civilistico dei dieci anni dall'ultima registrazione dell'esercizio arriva più in là di entrambi, e comunque l'art. 22 del DPR 600/1973 impone di conservare finché gli accertamenti non sono definiti. Distruggere l'archivio al decimo anno con un contenzioso aperto è prematuro.

Ipotesi	Sanzione
Misura minima edittale (art. 9, c. 1)	1.000,00 €
Misura massima edittale (art. 9, c. 1)	8.000,00 €
Minimo ridotto per irregolarità di scarsa rilevanza senza ostacolo all'accertamento (art. 9, c. 3)	500,00 €
Minimo raddoppiato se le evasioni accertate nell'esercizio superano 50.000,00 € (art. 9, c. 3)	2.000,00 €

Il conto di una verifica andata male si legge in tre righe. Un'impresa che ha salvato gli XML su un disco di rete senza alcun processo di conservazione ricade nell'art. 9, comma 1, del D.Lgs. 471/1997, con una sanzione amministrativa da 1.000,00 € a 8.000,00 €; se le irregolarità sono di scarsa rilevanza e non ne è derivato ostacolo all'accertamento, il comma 3 consente di scendere fino alla metà del minimo, quindi a 500,00 €. La direzione opposta esiste ed è più severa: lo stesso comma 3 prevede che la sanzione «è irrogata in misura doppia se vengono accertate evasioni dei tributi diretti e dell'imposta sul valore aggiunto complessivamente superiori, nell'esercizio, a euro 50.000», portando il minimo a 2.000,00 €. La stessa misura del comma 1 colpisce, per il comma 2, chi nel corso di un accesso rifiuta di esibire o dichiara di non possedere i documenti.

Servizio gratuito dell'Agenzia, conservatore terzo, in proprio

Voce	Servizio gratuito dell'Agenzia delle entrate	Conservatore terzo	Conservazione in proprio
Come si attiva	Sottoscrizione dell'accordo di servizio nell'area riservata, previa presa visione del manuale	Contratto con il fornitore, che definisce perimetro e livelli di servizio	Adozione di un manuale di conservazione e nomina del responsabile
Che cosa copre	Le fatture elettroniche e i documenti informatici transitati dal Sistema di Interscambio	I documenti affidati, anche diversi dalle fatture elettroniche	Tutto ciò che il contribuente decide di portare in conservazione
Punto di attenzione principale	Il pregresso si recupera solo indicando la data all'adesione, non anteriore al primo gennaio del secondo anno precedente	Continuità del servizio, modalità di esibizione e riversamento a fine rapporto	L'intero processo tecnico e la sua documentazione restano a carico del contribuente
Durata dichiarata	Quindici anni, anche in caso di chiusura della partita IVA	Quella pattuita in contratto	Quella decisa dal titolare, entro i termini civilistici e fiscali

Il servizio dell'Agenzia delle entrate è gratuito ed è quello che l'art. 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 rende sufficiente «per tutte le fatture elettroniche» nonché «per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio […] e memorizzati dall'Agenzia delle entrate». La stessa norma precisa che per quel servizio il partner tecnologico «non può avvalersi di soggetti terzi» e demanda a un provvedimento del direttore i tempi e le modalità di applicazione.

Gratuito non significa automatico. La pagina dell'Agenzia dedicata al servizio di conservazione a norma dice che prima di aderire «l'utente deve prendere visione del Manuale del servizio di Conservazione […] e dell'Accordo di servizio», e che «con la sottoscrizione dell'accordo è possibile portare in conservazione fatture elettroniche già transitate per SdI in data antecedente alla data di adesione». Il pregresso, quindi, non resta scoperto: va però chiesto indicando la data di partenza, che «non può essere inferiore al primo gennaio del secondo anno precedente a quello dell'adesione all'accordo di servizio»; «se non viene indicata una data retroattiva, verranno portate in conservazione tutte le fatture inviate a SdI a partire dal giorno successivo alla data di adesione». Le risposte alle domande frequenti dell'Agenzia aggiungono due elementi operativi: i documenti restano conservati per quindici anni, anche se la partita IVA viene chiusa, e con l'adesione il titolare dell'azienda o, in caso di persona giuridica, il rappresentante legale accetta di essere individuato quale responsabile della conservazione. Le stesse risposte chiudono anche la durata dell'impegno: «la durata della Convenzione è di 3 anni ed è rinnovata tacitamente allo scadere dei tre anni, salvo richiesta di revoca della Convenzione», e i quindici anni valgono «anche in caso di decadenza o recesso dal servizio» (FAQ n. 34, pubblicata il 27 novembre 2018 e aggiornata il 7 maggio 2021).

Le altre due strade cambiano chi esegue il processo, non le regole. Un conservatore terzo porta contratto, perimetro dei documenti affidati, continuità del servizio e modalità di esibizione e riversamento; la conservazione in proprio lascia al contribuente il governo completo del processo e del manuale. In tutti e tre i casi restano fuori dal perimetro del servizio dell'Agenzia i documenti che non transitano dal Sistema di Interscambio, a partire dai registri IVA e dalle scritture contabili obbligatorie, che l'art. 39 del DPR 633/1972 e l'art. 22 del DPR 600/1973 assoggettano comunque alla conservazione. Il riscontro dei documenti trasmessi si fa dall'area riservata, insieme agli altri dati del cassetto fiscale, e le bozze dei registri costruite su quegli stessi file sono descritte nella scheda sui documenti IVA precompilati.

L'art. 95 del testo unico dell'IVA allegato al D.Lgs. 19 gennaio 2026 n. 10 raccoglie, dal 1° gennaio 2027, la tenuta e la conservazione dei registri e dei documenti che oggi stanno nell'art. 39 del DPR 633/1972; il comma 11 dell'art. 77 dello stesso testo unico raccoglie il servizio gratuito che oggi sta nel comma 6-bis dell'art. 1 del D.Lgs. 127/2015.

Le domande di chi ci arriva

Le fatture elettroniche le conserva l'Agenzia delle entrate o vanno conservate in proprio?

Le conserva l'Agenzia, ma solo dopo la sottoscrizione dell'accordo di servizio nell'area riservata: senza adesione l'obbligo resta in capo al contribuente. Il servizio copre i documenti transitati dal Sistema di Interscambio e li mantiene per quindici anni, anche in caso di chiusura della partita IVA; al momento dell'adesione si può indicare una data anteriore, non anteriore al primo gennaio del secondo anno precedente.

Salvare gli XML in una cartella o in un gestionale basta?

No. Servono le condizioni dell'art. 2220, comma 3, del codice civile e il processo tecnico del decreto ministeriale 17 giugno 2014, che si chiude con un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. Il dettaglio sta nella sezione «Quello che il disco di rete non fa».

Entro quando va concluso il processo di conservazione?

Entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione annuale del periodo d'imposta cui i documenti si riferiscono, per il rinvio che l'art. 3, comma 3, del decreto ministeriale 17 giugno 2014 fa all'art. 7, comma 4-ter, del DL 357/1994.

Dopo dieci anni le fatture si possono distruggere?

Non sempre. L'art. 22 del DPR 600/1973 impone di conservare le scritture fino alla definizione degli accertamenti del periodo, anche oltre il termine civilistico dei dieci anni dell'art. 2220 del codice civile: con un contenzioso aperto la distruzione è prematura.

È obbligatorio conservare anche la copia di cortesia in PDF?

No, e conservare solo quella è l'errore da evitare: il documento fiscalmente rilevante è il file transitato dal Sistema di Interscambio. La copia elettronica o analogica messa a disposizione del destinatario ha funzione di lettura.

Riferimenti normativi

• Codice civile, art. 2220, c. 1, 2 e 3: conservazione decennale delle scritture, delle fatture e della corrispondenza, e conservazione su supporti di immagini
• DPR 29 settembre 1973 n. 600, art. 22: conservazione delle scritture contabili fino alla definizione degli accertamenti, anche oltre il termine civilistico
• DPR 29 settembre 1973 n. 600, art. 43, c. 1 e 2: termini di decadenza dell'accertamento, quinto e settimo anno successivo
• DPR 26 ottobre 1972 n. 633, art. 39: tenuta e conservazione dei registri e dei documenti, conservazione elettronica delle fatture ed esibizione per via elettronica
• D.Lgs. 5 agosto 2015 n. 127, art. 1, c. 5-bis: memorizzazione dei file fino al 31 dicembre dell'ottavo anno successivo, per finalità di controllo
• D.Lgs. 5 agosto 2015 n. 127, art. 1, c. 6-bis: obblighi di conservazione soddisfatti per i documenti transitati dal Sistema di Interscambio e servizio gratuito dell'Agenzia
• D.Lgs. 18 dicembre 1997 n. 471, art. 9, c. 1, 2 e 3: sanzione da 1.000,00 € a 8.000,00 €, rifiuto di esibizione, riduzione fino alla metà del minimo e raddoppio oltre 50.000,00 € di evasioni accertate
• D.Lgs. 19 gennaio 2026 n. 10, art. 95 e art. 77 (t.u. allegato): tenuta e conservazione dei registri e servizio gratuito, applicabili dal 1° gennaio 2027
• Decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 17 giugno 2014, artt. 3 e 5: regole del processo di conservazione e termine di conclusione, richiamati dall'art. 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015
• Agenzia delle entrate, risposta a interpello n. 236 del 9 aprile 2021: conclusione del processo di conservazione e funzioni di ricerca ed estrazione dagli archivi informatici
• Agenzia per l'Italia digitale, Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: pacchetti informativi, manuale di conservazione e ruolo del responsabile della conservazione
• Agenzia delle entrate, «Il servizio di conservazione a norma» e relative risposte alle domande frequenti: sottoscrizione dell'accordo, recupero delle fatture già transitate dal Sistema di Interscambio, durata di quindici anni e individuazione del responsabile della conservazione

Disclaimer

Le informazioni in questa scheda hanno scopo informativo e divulgativo e non sostituiscono il parere di un professionista qualificato. Aggiornata al 16 settembre 2026.