Conservazione fatture elettroniche: termini e modalità

In sintesi

La conservazione delle fatture elettroniche è il processo che ne garantisce nel tempo integrità, leggibilità e reperibilità con valore fiscale: le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità al decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi dell'art. 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (art. 39 del DPR 26 ottobre 1972, n. 633). Non è la stessa cosa dell'archiviazione: salvare i file XML in una cartella, in un disco di rete o dentro un gestionale è archiviazione, e da sola non soddisfa alcun obbligo.

I termini si leggono su due piani. Sul piano civilistico le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, e per lo stesso periodo vanno conservate le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie di quelli spediti (art. 2220 del codice civile). Sul piano fiscale l'art. 22 del DPR 29 settembre 1973, n. 600, allunga l'obbligo: le scritture contabili obbligatorie vanno conservate «fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta anche oltre il termine stabilito dall'articolo 2220 del codice civile».

Quando si applica

L'obbligo riguarda tutti i soggetti passivi che emettono fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio, cioè la generalità di chi documenta cessioni di beni e prestazioni di servizi fra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato: per queste operazioni «e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio» (art. 1, comma 3, del D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127). Il perimetro dell'obbligo di fatturazione elettronica via SdI è quindi il punto di partenza, ma quello della conservazione è più largo del solo ciclo attivo.

• Le fatture emesse e quelle ricevute, nel formato in cui sono transitate dal Sistema di Interscambio. Oggetto della conservazione è il file trasmesso, non la copia di cortesia in PDF messa a disposizione del destinatario.
• Le note di variazione, che l'art. 1, comma 3, equipara alle fatture.
• I registri IVA e gli altri documenti previsti dal decreto IVA, che l'art. 39 del DPR 633/1972 assoggetta alle regole di conservazione dell'art. 22 del DPR 600/1973.
• Le scritture contabili obbligatorie ai sensi del decreto sull'accertamento, di altre leggi tributarie, del codice civile o di leggi speciali, e gli originali delle lettere e delle fatture ricevute, da conservare ordinatamente per ciascun affare.

Il confine fra archiviazione e conservazione a norma si coglie proprio nel testo delle norme. L'art. 2220, comma 3, del codice civile ammette che scritture e documenti siano conservati «sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili»: la leggibilità nel tempo e la corrispondenza all'originale sono condizioni, non conseguenze automatiche del salvataggio. Sul versante fiscale, l'art. 39 del DPR 633/1972 richiede che il soggetto passivo assicuri «per finalità di controllo, l'accesso automatizzato all'archivio» e che tutti i documenti e i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono autenticità e integrità delle fatture, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. Lo stesso articolo consente che il luogo di conservazione elettronica sia situato in un altro Stato, a condizione che con quello Stato esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza.

Come si applica nella pratica

Le tre strade. La conservazione può essere svolta in proprio, affidata a un conservatore terzo, oppure gestita con il servizio gratuito messo a disposizione dall'Agenzia delle entrate. In tutti e tre i casi il processo va condotto secondo le regole tecniche richiamate dalle norme: l'art. 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 rinvia agli obblighi «previsti dall'articolo 3 del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 17 giugno 2014, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014», e alle disposizioni dell'articolo 5 dello stesso decreto. Anche il termine entro cui il processo di conservazione va concluso è fissato da quel decreto ministeriale e va verificato nella versione in vigore.

Il servizio gratuito dell'Agenzia va attivato. Il comma 6-bis stabilisce che gli obblighi di conservazione «si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall'Agenzia delle entrate», e precisa che per questo servizio, reso disponibile gratuitamente agli operatori IVA, il partner tecnologico non può avvalersi di soggetti terzi. La stessa norma però demanda a un provvedimento del direttore dell'Agenzia «i tempi e le modalità di applicazione della presente disposizione»: operativamente il servizio si attiva sottoscrivendo l'apposito accordo di servizio nell'area riservata, e non parte da solo alla prima fattura trasmessa. È un dato operativo del portale, non una previsione di legge, e va verificato caso per caso sulla propria posizione.

Memorizzazione e conservazione non sono la stessa cosa. L'Agenzia memorizza comunque i file delle fatture elettroniche «fino al 31 dicembre dell'ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi» (art. 1, comma 5-bis, del D.Lgs. 127/2015), ma quella memorizzazione ha finalità di controllo — Guardia di finanza, analisi del rischio, Agenzia delle dogane e dei monopoli, agente della riscossione — e non equivale al servizio di conservazione del comma 6-bis. Sapere che i file "ci sono" nel sistema non dimostra di aver adempiuto.

Cosa succede in caso di verifica. Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di IVA «è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000» (art. 9, comma 1, del D.Lgs. 18 dicembre 1997, n. 471). La stessa sanzione si applica a chi, nel corso degli accessi, rifiuta di esibire, dichiara di non possedere o comunque sottrae all'ispezione i documenti indicati, anche non obbligatori, dei quali risulti con certezza l'esistenza. La sanzione può essere ridotta fino alla metà del minimo se le irregolarità sono di scarsa rilevanza e non ne è derivato ostacolo all'accertamento. Oltre alla sanzione, l'art. 39 del DPR 633/1972 impone che la documentazione sia fornita per via elettronica su richiesta dell'Amministrazione finanziaria: un archivio non interrogabile è, nei fatti, un archivio non esibito. Il riscontro dei documenti trasmessi si fa dall'area riservata, insieme agli altri dati del cassetto fiscale.

Esempi pratici

Esempio 1 — Ditta individuale di impianti con 420 fatture salvate su un disco di rete

Un artigiano scarica ogni mese gli XML dal portale e li copia su un disco di rete, con una cartella per anno. Ha 420 documenti ordinati e leggibili, ma nessun processo di conservazione: manca ciò che l'art. 2220, comma 3, del codice civile e l'art. 39 del DPR 633/1972 richiedono, cioè la garanzia che i documenti restino corrispondenti agli originali e stampabili e trasferibili su altro supporto per finalità di controllo. In caso di accesso la situazione ricade nell'art. 9, comma 1, del D.Lgs. 471/1997, con sanzione da 1.000 € a 8.000 €.

Esempio 2 — Srl che aderisce al servizio gratuito il 1° settembre

Una società attiva l'accordo di servizio in area riservata a settembre, dopo aver emesso e ricevuto fatture per tutto l'anno. Prima di considerare chiusa la partita deve verificare la copertura del periodo precedente all'adesione: la memorizzazione dei file ai sensi del comma 5-bis è avvenuta comunque, ma è cosa diversa dalla conservazione del comma 6-bis. Per i mesi scoperti va individuata una soluzione, in proprio o tramite conservatore.

Esempio 3 — Verifica nel 2026 su un periodo d'imposta chiuso nel 2020

Dichiarazione relativa al 2020 presentata nel 2021. L'avviso di accertamento è notificabile a pena di decadenza entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione, quindi entro il 31/12/2026 (art. 43, comma 1, del DPR 600/1973): fino a quel momento — e comunque finché gli accertamenti non sono definiti, per l'art. 22 dello stesso decreto — i documenti vanno conservati. I file trasmessi al Sistema di Interscambio restano memorizzati dall'Agenzia fino al 31/12/2029, ottavo anno successivo al 2021. E il termine civilistico dei dieci anni dall'ultima registrazione, se le registrazioni del periodo si chiudono nel 2021, arriva al 2031: è il più lungo dei tre e va rispettato comunque.

Errori comuni e come evitarli

• Errore: considerare conservazione il salvataggio dei file. Archiviare gli XML in una cartella, in un gestionale o in un servizio cloud generico non soddisfa gli obblighi: servono le regole tecniche del decreto richiamato dall'art. 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 e le condizioni di leggibilità e corrispondenza dell'art. 2220, comma 3, del codice civile.
• Errore: dare per attivo il servizio gratuito dell'Agenzia. Il comma 6-bis rinvia a un provvedimento del direttore per tempi e modalità, e sul portale il servizio richiede l'adesione: si controlla la data di sottoscrizione dell'accordo e si confronta con il primo documento emesso.
• Errore: confondere la memorizzazione con la conservazione. Il comma 5-bis riguarda l'utilizzo dei file per finalità di controllo da parte di Guardia di finanza, Agenzia delle entrate, Agenzia delle dogane e agente della riscossione; non è l'adempimento del contribuente.
• Errore: conservare solo le fatture. L'art. 39 del DPR 633/1972 e l'art. 22 del DPR 600/1973 comprendono registri IVA, scritture contabili obbligatorie, lettere e originali ricevuti, da tenere ordinatamente per ciascun affare.
• Errore: fermarsi ai dieci anni civilistici. L'art. 22 del DPR 600/1973 impone di conservare fino alla definizione degli accertamenti, anche oltre il termine dell'art. 2220 del codice civile: la distruzione al decimo anno, con un contenzioso aperto, è prematura.
• Errore: conservare la copia di cortesia in PDF invece del file trasmesso. Il documento fiscalmente rilevante è quello transitato dal Sistema di Interscambio; la copia analogica o elettronica messa a disposizione del destinatario ha funzione di lettura.

Riferimenti normativi

• Codice civile, art. 2220, commi 1, 2 e 3 — conservazione decennale delle scritture, delle fatture e della corrispondenza, e conservazione su supporti di immagini.
• DPR 29 settembre 1973, n. 600, art. 22 — conservazione delle scritture contabili fino alla definizione degli accertamenti, anche oltre il termine civilistico.
• DPR 29 settembre 1973, n. 600, art. 43, commi 1 e 2 — termini di decadenza dell'accertamento: quinto anno successivo alla dichiarazione, settimo in caso di omessa o nulla.
• DPR 26 ottobre 1972, n. 633, art. 39 — tenuta e conservazione dei registri e dei documenti, conservazione elettronica delle fatture, luogo di conservazione ed esibizione telematica.
• D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127, art. 1, comma 3 — obbligo di emissione delle fatture elettroniche e delle relative variazioni tramite Sistema di Interscambio.
• D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127, art. 1, comma 5-bis — memorizzazione dei file fino al 31 dicembre dell'ottavo anno successivo per finalità di controllo.
• D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127, art. 1, comma 6-bis — obblighi di conservazione soddisfatti per i documenti transitati dal Sistema di Interscambio e servizio gratuito dell'Agenzia.
• D.Lgs. 18 dicembre 1997, n. 471, art. 9, commi 1, 2 e 3 — sanzione da 1.000 € a 8.000 € per omessa o irregolare conservazione e per il rifiuto di esibizione.

Regole tecniche — il decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 17 giugno 2014, richiamato dall'art. 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015, e le linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale sul documento informatico vanno consultati nella versione in vigore.

Risorse correlate

• Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti IVA — art. 39 DPR 633/1972
• Conservazione delle scritture contabili — art. 22 DPR 600/1973
• Conservazione decennale delle scritture — art. 2220 del codice civile
• Nota di credito IVA: quando si emette e come si registra

Disclaimer

Le informazioni in questa scheda hanno scopo informativo e divulgativo e non sostituiscono il parere di un professionista qualificato. Aggiornata al 2026-08-05.