Prima nota: cosa registrare, quando e con quali documenti

In sintesi

La prima nota è la scrittura cronologica di servizio con cui l'ufficio amministrativo annota giorno per giorno i fatti di gestione appena ne riceve il documento, prima che diventino registrazioni definitive nel libro giornale, nei mastri e nei registri IVA. Non è un libro obbligatorio e non ha un nome nella legge: gli obblighi riguardano il libro giornale e il libro degli inventari (artt. 2214 e 2216 c.c.), i registri IVA (artt. 23, 24 e 25 del DPR 633/1972) e le scritture ausiliarie (art. 14 del DPR 600/1973). La prima nota è lo strumento con cui quei libri vengono alimentati, e nei gestionali moderni coincide con la maschera unica di registrazione: una riga inserita una volta genera il giornale, il mastro e il registro IVA.

Quando si applica

• Imprese in contabilità ordinaria — la prima nota precede le registrazioni del libro giornale, che deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa (art. 2216 c.c.).
• Imprese in contabilità semplificata — restano gli obblighi dei registri IVA e delle annotazioni previste dall'art. 18 del DPR 600/1973; la prima nota serve a tenere l'ordine cronologico degli incassi e dei pagamenti su cui si basa la determinazione del reddito per cassa.
• Gestione della cassa e della banca — la prima nota di cassa e i movimenti bancari sono l'uso più diffuso: si registrano gli incassi, i pagamenti e le partite in sospeso prima della riconciliazione.
• Fatture emesse e ricevute — la prima nota raccoglie i documenti in attesa di annotazione nei registri IVA nei termini degli artt. 23 e 25 del DPR 633/1972.
• Non è un libro obbligatorio — non è tra i libri dell'art. 2214 c.c. né tra le scritture dell'art. 14 del DPR 600/1973; non è soggetta a bollatura né vidimazione, fermo l'art. 2218 c.c. che consente all'imprenditore di far bollare volontariamente gli altri libri da lui tenuti.

Come si applica nella pratica

1. Che cosa va scritto in ogni riga

Ogni riga di prima nota deve permettere di risalire al documento e alla natura dell'operazione: data del documento, data di registrazione, tipo e numero del documento, controparte, importo, aliquota o natura IVA, conti movimentati e mezzo di pagamento. Se una di queste informazioni manca, la registrazione definitiva non può essere completata senza tornare al documento cartaceo o elettronico.

2. I documenti che la alimentano

Fatture emesse e ricevute, note di variazione, documenti commerciali e corrispettivi giornalieri, estratti conto bancari, distinte di incasso, ricevute di versamento e modelli F24, cedolini paga e prospetti contributivi, note spese. L'art. 2214 c.c. impone anche di conservare ordinatamente, per ciascun affare, gli originali delle lettere e delle fatture ricevute e le copie di quelle spedite: la prima nota è il punto in cui documento e registrazione si legano.

3. Termini e forma

Le registrazioni nelle scritture cronologiche devono essere eseguite non oltre sessanta giorni (art. 22, secondo comma, DPR 600/1973). La forma segue le regole dell'ordinata contabilità dell'art. 2219 c.c.: nessuno spazio in bianco, nessuna interlinea, nessun trasporto in margine, nessuna abrasione, e cancellazioni che lascino leggibile quanto cancellato. In ambiente informatico questo si traduce in scritture di rettifica tracciate, non in modifiche silenziose della riga già inserita.

4. Tenuta informatica e conservazione

I libri e le scritture possono essere formati e tenuti con strumenti informatici; le registrazioni devono essere consultabili in ogni momento e costituiscono informazione primaria e originale, e gli obblighi di numerazione progressiva e vidimazione si assolvono con marcatura temporale e firma digitale apposte almeno una volta all'anno (art. 2215-bis c.c.). La conservazione è decennale dall'ultima registrazione (art. 2220 c.c.), estesa ai fini fiscali fino alla definizione degli accertamenti (art. 22, terzo comma, DPR 600/1973).

5. Dalla prima nota ai libri definitivi

La riga di prima nota diventa articolo in partita doppia sul libro giornale, saldo nei conti di mastro (le scritture ausiliarie dell'art. 14, primo comma, lettera c), DPR 600/1973, dove gli elementi patrimoniali e reddituali sono raggruppati in categorie omogenee) e riga nel registro IVA competente. Un buon impianto contabile fa in modo che questo passaggio non richieda una seconda digitazione: è lì che nascono la maggior parte delle divergenze tra giornale e registri IVA.

Esempi pratici

Esempio 1 — Fattura di acquisto e successivo pagamento

Fattura fornitore del 6 marzo 2026 per 1.200,00 € di imponibile, IVA 22% pari a 264,00 €, pagata con bonifico il 5 aprile 2026.

• Riga di prima nota del 6 marzo: documento "FT acquisto n. 214", fornitore, imponibile 1.200,00 €, IVA 264,00 €, totale 1.464,00 €. Conti: costo in dare, IVA a credito in dare, debito verso fornitore in avere. Annotazione nel registro acquisti secondo l'art. 25 del DPR 633/1972.
• Riga di prima nota del 5 aprile: pagamento 1.464,00 €, banca in avere, debito verso fornitore in dare. Nessun effetto economico.
• Errore da evitare: registrare il costo il 5 aprile, cioè alla data del pagamento, in contabilità ordinaria.

Esempio 2 — Corrispettivi giornalieri di un negozio

Incassi del 14 aprile 2026 per 1.220,00 € lordi, aliquota 22%.

• Riga di prima nota: corrispettivi del giorno 1.220,00 €, scorporo imponibile 1.000,00 € e IVA 220,00 €.
• Conti: cassa in dare 1.220,00 €, ricavi in avere 1.000,00 €, IVA a debito in avere 220,00 €.
• La memorizzazione elettronica dei corrispettivi sostituisce l'annotazione nel registro dell'art. 24 del DPR 633/1972, ma la rilevazione contabile del ricavo resta necessaria.

Esempio 3 — Versamento F24 e stipendi

Modello F24 del 16 aprile 2026 per 3.480,00 €, di cui 1.900,00 € di ritenute su redditi di lavoro dipendente, 1.320,00 € di contributi e 260,00 € di IVA periodica.

• Una sola riga di prima nota, tre conti chiusi: Debiti per ritenute 1.900,00 € in dare, Debiti verso istituti previdenziali 1.320,00 € in dare, IVA a debito 260,00 € in dare, Banca 3.480,00 € in avere.
• Il collegamento con il cedolino paga registrato a marzo va tenuto nella descrizione: senza di esso la quadratura dei debiti verso il personale a fine anno diventa una ricostruzione manuale.

Errori comuni e come evitarli

• Trattare la prima nota come un libro obbligatorio e fermarsi lì — non sostituisce il libro giornale né i registri IVA. Gli obblighi restano quelli degli artt. 2214 e 2216 c.c. e degli artt. 23 e 25 del DPR 633/1972: la prima nota non annotata a destinazione non assolve nulla.
• Registrare i costi alla data di pagamento in contabilità ordinaria — il criterio è la competenza; la data di pagamento vale per la contabilità semplificata per cassa dell'art. 18 del DPR 600/1973, non per l'ordinaria.
• Righe senza riferimento al documento — l'art. 2214 c.c. impone la conservazione ordinata dei documenti per ciascun affare: una riga priva di tipo e numero documento rende impossibile il raccordo in sede di controllo.
• Accumulare arretrati oltre i sessanta giorni — il termine dell'art. 22, secondo comma, DPR 600/1973 riguarda le scritture cronologiche; il ritardo sistematico incide sulla regolare tenuta e sull'efficacia probatoria delle scritture.
• Correggere sovrascrivendo la riga originaria — l'art. 2219 c.c. impone che le cancellazioni restino leggibili; la correzione corretta è una scrittura di rettifica identificabile, non la riscrittura silenziosa.
• Tenere la prima nota fuori dal sistema, su fogli di calcolo paralleli — la doppia digitazione è la causa più frequente di divergenza tra libro giornale e registri IVA, e vanifica il requisito di consultabilità in ogni momento dell'art. 2215-bis c.c.

Riferimenti normativi

• art. 2214 Codice Civile — libri obbligatori, altre scritture e conservazione ordinata dei documenti per ciascun affare
• art. 2215-bis Codice Civile — documentazione informatica, consultabilità, marcatura temporale e firma digitale annuale
• art. 2216 Codice Civile — il libro giornale indica giorno per giorno le operazioni dell'impresa
• art. 2218 Codice Civile — bollatura facoltativa degli altri libri tenuti dall'imprenditore
• art. 2219 Codice Civile — tenuta secondo le norme di un'ordinata contabilità
• art. 2220 Codice Civile — conservazione decennale delle scritture
• art. 14, primo comma, DPR 29 settembre 1973 n. 600 — libro giornale, registri IVA e scritture ausiliarie per categorie omogenee
• art. 18, primo comma, DPR 29 settembre 1973 n. 600 — contabilità semplificata per le imprese minori
• art. 22, secondo e terzo comma, DPR 29 settembre 1973 n. 600 — registrazioni cronologiche entro sessanta giorni e conservazione ai fini dell'accertamento
• artt. 23, 24 e 25 DPR 26 ottobre 1972 n. 633 — registrazione delle fatture emesse, dei corrispettivi e degli acquisti

Risorse correlate

• Libro giornale e libro degli inventari: art. 2216-2217 c.c.
• Scritture contabili imprese art. 14 DPR 600/73: libri obbligatori
• Registrazione fatture emesse IVA art. 23 DPR 633/72: termini
• Registrazione acquisti IVA art. 25 DPR 633/72: detrazione
• Documentazione informatica delle scritture art. 2215-bis c.c.
• Conservazione scritture contabili art. 22 DPR 600/73: termini
• Contabilità semplificata imprese minori: art. 18 DPR 600/1973

Disclaimer

Le informazioni in questa scheda hanno scopo informativo e divulgativo e non sostituiscono il parere di un professionista qualificato. Aggiornata al 2026-07-30.