Prima nota: quali documenti si registrano, in che ordine

In sintesi

La prima nota raccoglie i fatti di gestione nell'ordine in cui i documenti arrivano: una riga per movimento, con data, causale, importo, conto di contropartita ed estremi del documento che la giustifica. È lo strumento operativo da cui nascono le scritture del libro giornale e le annotazioni sui registri IVA.

Il codice civile non la nomina. L'art. 2214, comma 1, impone il libro giornale e il libro degli inventari; il comma 2 aggiunge le altre scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e la conservazione ordinata, per ciascun affare, degli originali delle lettere e delle fatture ricevute e delle copie di quelle spedite. La prima nota sta a monte di tutto questo: è il modo in cui l'impresa ordina il materiale prima di trasformarlo in scrittura contabile.

In un gestionale la distinzione resta ma cambia forma. La maschera di prima nota è il punto di inserimento, e dallo stesso movimento il programma ricava la scrittura in partita doppia, l'annotazione sul registro IVA e la riga di mastro. Gli obblighi di tenuta, bollo e conservazione dei libri sono un capitolo diverso, descritto nella scheda sulle scritture contabili obbligatorie.

Che cosa fa nascere una riga di prima nota

Dietro ogni riga c'è un documento, e il documento decide sia il contenuto della registrazione sia il registro in cui il movimento finisce.

Una riga senza documento è una riga che nessuno potrà ricostruire a distanza di mesi. Per questo il contenuto minimo è sempre lo stesso: la data dell'operazione, una causale che dica che cosa è successo, l'importo, il conto di contropartita e il riferimento al documento, cioè numero, data ed emittente. Le scritture ausiliarie previste dall'art. 14, comma 1, lettera c), del DPR 29 settembre 1973 n. 600 chiedono poi che gli elementi patrimoniali e reddituali siano raggruppati in categorie omogenee, in modo da desumere con chiarezza i componenti positivi e negativi del reddito: è la ragione per cui la causale generica costa cara in sede di controllo.

L'art. 2219 del codice civile completa il quadro sul come: tutte le scritture vanno tenute secondo le norme di un'ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee, senza trasporti in margine e senza abrasioni.

Voce	Prima nota	Libro giornale
Previsione di legge	Nessuna: è una prassi organizzativa, non un libro obbligatorio	Obbligatorio per l'imprenditore commerciale non piccolo (art. 2214, comma 1, del codice civile)
Che cosa contiene una riga	Il movimento come risulta dal documento: data, causale, importo, contropartita, estremi della pezza giustificativa	La scrittura completa, con i conti addebitati e accreditati e le operazioni indicate giorno per giorno (art. 2216)
Quando si compila	Quando il documento arriva, con la data del movimento	Entro sessanta giorni per le registrazioni cronologiche (art. 22, comma 1, DPR 600/1973)
Che cosa succede a un errore	Si corregge finché la scrittura non è stata generata	Si storna con una scrittura di segno opposto: le cancellazioni devono restare leggibili (art. 2219)

La giornata di cassa, riga per riga

Il caso più frequente di prima nota vera e propria riguarda il denaro in cassa, dove il movimento esiste prima ancora che un conto corrente lo documenti. Una ferramenta con vendita al dettaglio apre la giornata del 12 gennaio 2026 con un fondo cassa di 850,00 € riportato dal giorno precedente; incassa in contanti corrispettivi per 1.220,00 €; paga in contanti una fattura del fornitore per 300,00 €; rimborsa a un dipendente 145,50 € di spese di trasferta documentate dalla nota spese; versa in banca 1.500,00 €. Il fondo cassa a fine giornata è di 124,50 €, e deve coincidere con il contante materialmente presente.

Movimento	Documento che lo giustifica	Importo
Fondo cassa riportato dal giorno precedente	Prima nota del giorno precedente	850,00 €
Corrispettivi della giornata incassati in contanti	Riepilogo giornaliero dei corrispettivi	1.220,00 €
Pagamento in contanti di una fattura del fornitore	Fattura di acquisto n. 412 del 9 gennaio 2026	-300,00 €
Rimborso di spese di trasferta a un dipendente	Nota spese con giustificativi allegati	-145,50 €
Versamento del contante sul conto corrente	Distinta di versamento	-1.500,00 €
Fondo cassa a fine giornata		124,50 €

Ogni riga porta la data del movimento, non quella in cui è stata digitata. Il principio vale anche per il conto corrente: nei conti accesi alle disponibilità liquide si rilevano tutti i movimenti in entrata e in uscita avvenuti entro la data di bilancio (OIC 14, § 14), e i saldi bancari comprendono gli assegni emessi e i bonifici disposti entro la chiusura dell'esercizio anche quando la documentazione della banca arriva dopo (OIC 14, § 15). Le somme ricevute in cassa o in banca dopo la chiusura restano invece dell'esercizio successivo, pure se la valuta è anteriore (OIC 14, § 16).

Il versamento in banca è l'unica riga della giornata che genera un secondo movimento: esce dalla cassa ed entra sul conto corrente, quindi comparirà anche sull'estratto conto, dove non va registrato una seconda volta. È l'errore più comune nelle contabilità tenute a due mani, e il modo per accorgersene è confrontare ogni sera il saldo teorico con il contante contato.

Quando si registra, e come si corregge

Il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa (art. 2216 del codice civile). La norma tributaria concede un margine e lo misura: le registrazioni nelle scritture cronologiche e nelle scritture ausiliarie di magazzino vanno eseguite non oltre sessanta giorni (art. 22, comma 1, del DPR 600/1973). Sessanta giorni sono il limite esterno, non il ritmo consigliato: una prima nota aggiornata a settimana è anche l'unico modo per accorgersi in tempo di una fattura mancante.

La contabilità tenuta solo sul gestionale è regolare, e dal 2022 lo è senza termini intermedi. Con la risoluzione n. 16/E del 28 marzo 2022 l'Agenzia delle entrate aveva ricostruito il quadro di allora: nessun obbligo di stampa fino al terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, e conservazione digitale a norma del decreto ministeriale 17 giugno 2014 entro quello stesso termine. Cinque mesi dopo il legislatore ha allargato la regola. L'art. 1, comma 2-bis, del DL 21 giugno 2022 n. 73, introdotto dalla legge di conversione 4 agosto 2022 n. 122 ed efficace dal 20 agosto 2022, ha riscritto l'art. 7, comma 4-quater, del DL 10 giugno 1994 n. 357: la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici sono considerate regolari in ogni caso, anche in difetto di trascrizione su supporti cartacei e di conservazione sostitutiva digitale, purché in sede di accesso, ispezione o verifica i registri risultino aggiornati sui sistemi e vengano stampati su richiesta degli organi procedenti, in loro presenza.

Dal 1° gennaio 2027 le due regole di questa sezione confluiscono senza cambiare sostanza nell'art. 29 del D.Lgs. 5 agosto 2026 n. 141: il termine di sessanta giorni al comma 1, la regolarità dei registri elettronici al comma 6.

Quando una riga è sbagliata non si cancella. L'art. 2219 impone che le cancellazioni, se necessarie, siano eseguite in modo che le parole cancellate restino leggibili, e la traduzione contabile di quel divieto è lo storno: una seconda registrazione, di segno opposto e di pari importo, che annulla la prima e lascia entrambe visibili, seguita dalla registrazione corretta. Nei gestionali la funzione porta nomi diversi, ma il risultato che il registro deve mostrare è sempre questo: tre righe invece di una, con la traccia di che cosa è stato corretto e quando.

Il rimedio cambia se l'errore ha già prodotto effetti fuori dalla contabilità. Un importo sbagliato su una fattura già trasmessa si corregge con una nota di variazione, non con uno storno interno; una registrazione imputata al conto sbagliato ma di importo esatto si sistema con una semplice scrittura di giroconto fra i due conti.

Le domande di chi ci arriva

La prima nota è un libro contabile obbligatorio?

No. Gli obblighi dell'art. 2214, comma 1, del codice civile riguardano il libro giornale e il libro degli inventari. La prima nota è la fase organizzativa che li alimenta, e la sua forma è libera: quello che conta è che ogni riga sia ricostruibile dal documento che la giustifica.

Entro quanti giorni devo fare le registrazioni contabili sui registri cronologici?

Non oltre sessanta giorni, per le scritture cronologiche e per le scritture ausiliarie di magazzino (art. 22, comma 1, del DPR 600/1973). Resta fermo l'obbligo civilistico di indicare nel libro giornale le operazioni giorno per giorno, previsto dall'art. 2216 del codice civile.

Cosa devo fare se ho sbagliato a scrivere una cifra in contabilità e devo correggere?

Si registra uno storno: una scrittura di segno opposto e di pari importo che annulla quella errata, seguita dalla registrazione corretta. L'art. 2219 vieta le abrasioni e impone che ogni cancellazione lasci leggibile il testo cancellato, quindi la correzione deve aggiungere righe, non sostituirle.

I registri tenuti solo sul gestionale devono essere stampati?

No, se restano aggiornati sul sistema. L'art. 7, comma 4-quater, del DL 357/1994, nel testo in vigore dal 20 agosto 2022, considera regolari in ogni caso la tenuta e la conservazione dei registri contabili elettronici anche senza trascrizione su carta e senza conservazione sostitutiva digitale, a condizione che in sede di accesso, ispezione o verifica risultino aggiornati sui sistemi e vengano stampati su richiesta degli organi procedenti, in loro presenza.

Riferimenti normativi

• Codice civile, art. 2214, commi 1 e 2 — libro giornale e libro degli inventari; altre scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservazione ordinata dei documenti per ciascun affare
• Codice civile, art. 2216, comma 1 — il libro giornale indica giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa
• Codice civile, art. 2219, comma 1 — norme di un'ordinata contabilità, divieto di abrasioni, cancellazioni leggibili
• DPR 29 settembre 1973 n. 600, art. 14, comma 1 — libri obbligatori, registri IVA e scritture ausiliarie per categorie omogenee
• DPR 29 settembre 1973 n. 600, art. 22, comma 1 — registrazioni cronologiche entro sessanta giorni
• DPR 26 ottobre 1972 n. 633, art. 21, comma 4 — fattura entro dodici giorni; fattura differita entro il giorno 15 del mese successivo per le cessioni documentate da documento di trasporto
• DPR 26 ottobre 1972 n. 633, artt. 23, 24 e 25 — registrazione delle fatture emesse, dei corrispettivi e degli acquisti
• DL 10 giugno 1994 n. 357, art. 7, comma 4-quater — tenuta e conservazione dei registri contabili con sistemi elettronici considerate regolari in ogni caso, con stampa su richiesta degli organi procedenti
• DL 21 giugno 2022 n. 73, art. 1, comma 2-bis, introdotto dalla legge di conversione 4 agosto 2022 n. 122 — riscrittura dell'art. 7, comma 4-quater, del DL 357/1994, in vigore dal 20 agosto 2022
• D.Lgs. 5 agosto 2026 n. 141, art. 29, commi 1 e 6 (testo unico allegato) — dal 1° gennaio 2027: registrazioni entro sessanta giorni e regolarità dei registri tenuti con sistemi elettronici
• Agenzia delle entrate, risoluzione n. 16/E del 28 marzo 2022 — quadro anteriore alla modifica del 2022: stampa e conservazione entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi
• OIC 14 «Disponibilità liquide», §§ 14, 15 e 16 — movimenti rilevati entro la data di bilancio e trattamento delle rimesse successive alla chiusura

Disclaimer

Le informazioni in questa scheda hanno scopo informativo e divulgativo e non sostituiscono il parere di un professionista qualificato. Aggiornata al 16 settembre 2026.