Verifica partita IVA: cessata, VIES e numero identificativo

In sintesi

La verifica di una partita IVA è il controllo preventivo dell'esistenza, della validità e dell'abilitazione intracomunitaria del numero identificativo di una controparte: se il numero non è valido — o, per le operazioni con l'estero, non risulta nell'archivio VIES — il regime applicato all'operazione può rivelarsi errato e l'imposta resta dovuta (art. 35 del DPR 26 ottobre 1972, n. 633, e art. 41, comma 2-ter, del DL 30 agosto 1993, n. 331).

Il numero è attribuito dall'ufficio alla presentazione della dichiarazione di inizio attività e «resterà invariato anche nelle ipotesi di variazioni di domicilio fiscale fino al momento della cessazione dell'attività» (art. 35, comma 1). Possederlo, però, non basta per operare in ambito intracomunitario: serve l'inclusione nella banca dati dei soggetti passivi che effettuano operazioni intracomunitarie — l'archivio VIES — che discende da una specifica manifestazione di volontà resa nella dichiarazione (art. 35, comma 2, lettera e-bis, e comma 7-bis). E chi effettua acquisti intracomunitari soggetti all'imposta «deve comunicare all'altra parte contraente il proprio numero di partita IVA, come integrato agli effetti delle operazioni intracomunitarie» (art. 50, comma 3, del DL 331/1993).

Quando si applica

La verifica non è un adempimento formale periodico: è un controllo puntuale che precede operazioni ben individuate.

• Prima di emettere una fattura non imponibile per cessione intracomunitaria. L'art. 41, comma 2-ter, del DL 331/1993 subordina la non imponibilità alla condizione che i cessionari «abbiano comunicato il numero di identificazione agli stessi attribuito da un altro Stato membro» e che il cedente abbia compilato l'elenco riepilogativo o ne abbia giustificato la mancata compilazione.
• Prima del primo acquisto da un fornitore UE, per accertare la propria presenza nell'archivio e comunicare al fornitore il numero identificativo.
• All'apertura di un nuovo rapporto con una controparte italiana, per intercettare partite IVA cessate su dichiarazione del contribuente o d'ufficio.
• In sede di controllo periodico dell'anagrafica, perché l'esclusione dal VIES può intervenire anche dopo l'iscrizione iniziale.
• Su richiesta all'ufficio, che «conferma la validità del numero di identificazione attribuito al cessionario o committente da altro Stato membro», insieme a ditta, denominazione o ragione sociale (art. 50, comma 2, del DL 331/1993).

Come si applica nella pratica

Come è composto il numero italiano

Il numero di partita IVA italiano è formato da undici cifre, con questa struttura:

Nelle operazioni intracomunitarie il numero va preceduto dal prefisso dello Stato membro che lo ha attribuito (per l'Italia, IT): è il prefisso che rende il numero riconoscibile e verificabile, perché — come ricordato dall'Agenzia delle Entrate nella risposta a interpello n. 230 del 2023 — è «l'unico numero di identificazione IVA che lo Stato membro di identificazione include nella banca dati VIES e quindi l'unico numero di identificazione IVA che il cedente è in grado di verificare».

Che cosa dice il risultato della verifica

Che cosa significa "partita IVA cessata"

La cessazione può essere dichiarata dal contribuente entro trenta giorni dalla chiusura dell'attività (art. 35, comma 3) oppure disposta d'ufficio. Su questo secondo versante l'art. 35 prevede due presidi distinti:

• Riscontri e controlli sui dati dichiarati (comma 15-bis): l'attribuzione della partita IVA «determina la esecuzione di riscontri automatizzati per la individuazione di elementi di rischio connessi al rilascio dello stesso», con eventuali accessi nel luogo di esercizio dell'attività. Gli uffici verificano che i dati forniti per l'identificazione ai fini IVA «siano completi ed esatti» e, in caso di esito negativo, emanano provvedimento di cessazione della partita IVA con contestuale esclusione dall'archivio dei soggetti che effettuano operazioni intracomunitarie. Al provvedimento si accompagna la sanzione amministrativa di 3.000 €, irrogata contestualmente (art. 11, comma 7-quater, del D.Lgs. 18 dicembre 1997, n. 471). Chi subisce la cessazione può richiedere una nuova partita IVA solo previo rilascio di polizza fideiussoria o fideiussione bancaria di durata triennale e di importo non inferiore a 50.000 € (art. 35, comma 15-bis.2).
• Chiusura d'ufficio delle posizioni inattive (comma 15-quinquies): l'Agenzia procede d'ufficio alla chiusura delle partite IVA dei soggetti che «risultano non aver esercitato nelle tre annualità precedenti attività di impresa ovvero attività artistiche o professionali», restando fermi i poteri di controllo e accertamento e con forme di comunicazione preventiva al contribuente.

Continuare a fatturare a un soggetto la cui posizione risulta cessata significa documentare un'operazione verso una controparte che non ha più i requisiti soggettivi dichiarati: il dato va chiarito prima dell'emissione, non dopo. Il procedimento di apertura, variazione e cessazione è trattato nella scheda su apertura, variazione e cessazione della partita IVA.

L'inclusione nell'archivio VIES e la sua perdita

L'opzione di cui all'art. 35, comma 2, lettera e-bis, «determina l'immediata inclusione nella banca dati dei soggetti passivi che effettuano operazioni intracomunitarie» (comma 7-bis). Lo stesso comma disciplina l'uscita: si presume che il soggetto passivo non intenda più effettuare operazioni intracomunitarie «qualora non abbia presentato alcun elenco riepilogativo per quattro trimestri consecutivi, successivi alla data di inclusione», e l'Agenzia procede all'esclusione previo invio di apposita comunicazione. Per i soggetti non residenti in uno Stato UE o SEE che operano tramite rappresentante fiscale, l'inclusione avviene previo rilascio di idonea garanzia (art. 35, comma 7-quater).

L'esito della verifica va documentato e conservato con la data del controllo: è l'unico modo per dimostrare, a distanza di tempo, quale fosse la posizione della controparte al momento dell'operazione, che è il momento rilevante secondo la risposta a interpello n. 230 del 2023.

Esempi pratici

Esempio 1 — Cessione di macchinari per 18.000 € a un cliente francese non iscritto al VIES

Una società italiana vende beni per 18.000 € a un cliente francese che comunica un numero identificativo non presente nel VIES alla data della cessione. Manca la condizione posta dall'art. 41, comma 2-ter, del DL 331/1993: l'operazione non può beneficiare della non imponibilità e va assoggettata a IVA italiana con l'aliquota interna propria del bene ceduto — 22% in via ordinaria, pari a 3.960 € su 18.000 € (art. 16, primo comma, del DPR 633/1972). È la conclusione della risposta a interpello n. 230 del 2023, che qualifica la comunicazione di un numero identificativo valido come condizione sostanziale, non come mero requisito di forma.

Esempio 2 — Fornitore italiano con partita IVA cessata d'ufficio dopo i riscontri

Un'impresa riceve una fattura da un fornitore la cui partita IVA risulta cessata. Il fornitore è stato destinatario di un provvedimento emanato all'esito dei riscontri previsti dall'art. 35, comma 15-bis, con sanzione di 3.000 € irrogata contestualmente (art. 11, comma 7-quater, del D.Lgs. 471/1997) ed esclusione dall'archivio dei soggetti che effettuano operazioni intracomunitarie. Per ottenere una nuova partita IVA dovrà prestare fideiussione triennale per almeno 50.000 €. L'acquirente sospende i nuovi ordini e chiede evidenza documentale della posizione prima di procedere.

Esempio 3 — Esclusione dal VIES per quattro trimestri senza elenchi riepilogativi

Una società inclusa nell'archivio nel 2024 non presenta alcun elenco riepilogativo per quattro trimestri consecutivi. L'Agenzia, previa comunicazione, la esclude dalla banca dati (art. 35, comma 7-bis). Prima di ordinare merce da un fornitore tedesco per 12.000 €, la società verifica la propria posizione, constata l'esclusione e ripresenta la manifestazione di volontà prevista dall'art. 35, comma 2, lettera e-bis: senza inclusione non può comunicare al fornitore un numero identificativo valido ai sensi dell'art. 50, comma 3, del DL 331/1993.

Errori comuni e come evitarli

• Errore: confondere «partita IVA valida» con «partita IVA iscritta al VIES». Sono due controlli distinti: il primo attesta l'esistenza della posizione, il secondo l'abilitazione alle operazioni intracomunitarie prevista dall'art. 35, comma 7-bis. Si evita eseguendo entrambe le verifiche prima di ogni operazione con controparti UE.
• Errore: verificare il numero identificativo una sola volta, all'apertura del rapporto. La condizione dell'art. 41, comma 2-ter, si valuta al momento della singola cessione. Si evita ripetendo la verifica per ogni operazione e archiviando l'esito con la data.
• Errore: continuare a fatturare a un soggetto con posizione cessata, dando per scontato che la cessazione sia un fatto formale. La cessazione d'ufficio dei commi 15-bis e 15-quinquies produce effetti sostanziali sulla controparte. Si evita bloccando il ciclo attivo finché la posizione non è chiarita per iscritto.
• Errore: non comunicare al fornitore UE il proprio numero integrato per le operazioni intracomunitarie, obbligo espresso dall'art. 50, comma 3, del DL 331/1993. Si evita inserendo il numero con prefisso IT nell'ordine e nei dati di fatturazione trasmessi alla controparte.
• Errore: presumere la permanenza nell'archivio dopo un lungo periodo senza operazioni intracomunitarie. L'esclusione automatica scatta dopo quattro trimestri consecutivi senza elenchi riepilogativi (art. 35, comma 7-bis). Si evita monitorando la propria posizione prima di riprendere l'attività con l'estero.

Riferimenti normativi

Risorse correlate

• Partita IVA: apertura, variazione e cessazione (art. 35 DPR 633/72) — il procedimento dichiarativo, i modelli e ComUnica.
• Acquisti intracomunitari: integrazione e doppia registrazione — che cosa succede dopo la verifica, sul fronte degli acquisti.
• Cessioni intracomunitarie art. 41 DL 331/1993 — requisiti della non imponibilità sul fronte attivo.
• Obblighi negli scambi intracomunitari art. 50 DL 331/93 — elenchi riepilogativi e obblighi comunicativi.
• Prova del trasporto nelle cessioni intra ed esportazioni — la documentazione che accompagna la verifica del cliente UE.

Disclaimer

Le informazioni in questa scheda hanno scopo informativo e divulgativo e non sostituiscono il parere di un professionista qualificato. Aggiornata al 2026-08-05.