Rimborsi spese del professionista: riaddebito e deducibilità

In sintesi

Dal 2025 le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute per l'esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente non concorrono a formare il reddito di lavoro autonomo, e le medesime spese non sono deducibili per il professionista che le sostiene (art. 54, comma 2, lettera b), e art. 54-ter, comma 1, D.P.R. 22 dicembre 1986 n. 917). Il meccanismo è quindi neutro ai fini IRPEF, ma non ai fini IVA: il riaddebito di una spesa sostenuta in nome proprio rientra nella base imponibile, mentre resta escluso solo il rimborso delle anticipazioni fatte in nome e per conto del cliente e regolarmente documentate. Se il committente non rimborsa, l'art. 54-ter individua i casi in cui la spesa diventa deducibile, compresa la soglia di 2.500,00 euro con scadenza annuale.

Quando si applica

• Esercenti arti e professioni che determinano il reddito ai sensi dell'art. 54 D.P.R. 917/1986 (TUIR), in forma individuale o associata.
• La nuova disciplina è introdotta dall'art. 5 del D.Lgs. 13 dicembre 2024 n. 192, entrato in vigore il 31 dicembre 2024, e si applica ai redditi di lavoro autonomo prodotti dal periodo d'imposta in corso a quella data, quindi già dal 2024 (art. 6, comma 1). Per le spese addebitate analiticamente al committente e per i relativi rimborsi — l'oggetto di questa scheda — fa eccezione l'art. 6, comma 2: fino al 31 dicembre 2024 continuano a valere le regole previgenti, quindi le nuove regole operano dal 2025.
• Spese di trasferta, vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute per l'esecuzione di un incarico e riaddebitate al cliente.
• Anticipazioni di imposte, diritti e contributi effettuate in nome e per conto del cliente.
• Spese per l'uso comune degli immobili di studio riaddebitate ad altri professionisti.
• Incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi con spese sostenute dal professionista committente.
• Non rileva per i contribuenti in regime forfettario (L. 27 dicembre 2014 n. 190) sul fronte della deduzione dei costi, che non è mai analitica.

Come si applica nella pratica

1. Tre fattispecie da non confondere

2. Il rimborso analitico non è un compenso

Poiché il rimborso non concorre a formare il reddito, non è un compenso in senso tecnico. Ne derivano due conseguenze operative:

• Ritenuta d'acconto: l'art. 25 del D.P.R. 29 settembre 1973 n. 600 colpisce i "compensi comunque denominati" per prestazioni di lavoro autonomo. Il rimborso analitico, non essendo compenso, resta fuori dalla base della ritenuta.
• Plafond commisurati ai compensi: i limiti del 2% per vitto e alloggio (art. 54-septies, comma 1) e dell'1% per la rappresentanza (art. 54-septies, comma 2) si calcolano sui compensi percepiti. I rimborsi analitici non ne fanno parte, quindi non ampliano quei plafond.

3. Attenzione all'IVA: il riaddebito non è neutro

La base imponibile IVA è costituita dall'ammontare complessivo dei corrispettivi dovuti al prestatore secondo le condizioni contrattuali, compresi gli oneri e le spese inerenti all'esecuzione (art. 13, comma 1, D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 633). Il riaddebito di un albergo o di un volo intestati al professionista è quindi imponibile IVA con l'aliquota della prestazione principale, benché irrilevante ai fini IRPEF.

Restano fuori dalla base imponibile soltanto le somme dovute a titolo di rimborso delle anticipazioni fatte in nome e per conto della controparte, purché regolarmente documentate (art. 15, n. 3), D.P.R. 633/1972): il documento di spesa deve essere intestato al cliente e va conservato a supporto.

La divergenza tra i due tributi è la trappola principale della riforma: la stessa riga di fattura può essere fuori dal reddito e dentro l'IVA.

4. Se il cliente non rimborsa

Le spese addebitate analiticamente e non rimborsate diventano deducibili nei casi individuati dall'art. 54-ter:

• Dalla data in cui il committente ha fatto ricorso o è stato assoggettato a uno degli istituti di regolazione del codice della crisi d'impresa e dell'insolvenza (D.Lgs. 12 gennaio 2019 n. 14) o a procedure estere equivalenti in Stati con adeguato scambio di informazioni (comma 2, lettera a)), con le date di riferimento indicate analiticamente dal comma 3 per ciascuna procedura.
• Dalla data in cui la procedura esecutiva individuale nei confronti del committente sia rimasta infruttuosa (comma 2, lettera b)).
• Dalla data in cui il diritto alla riscossione del credito si è prescritto (comma 2, lettera c)).
• In ogni caso, per le spese di importo non superiore a 2.500,00 euro comprensivo del compenso a esse relativo, non rimborsate entro un anno dalla fatturazione: la deduzione spetta dal periodo d'imposta nel corso del quale scade l'anno (comma 5).

Nei casi dei commi 2 e 5, le spese sostenute nel territorio dello Stato relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all'art. 1 della L. 15 gennaio 1992 n. 21 sono deducibili solo se i pagamenti sono stati eseguiti con versamento bancario o postale o con gli altri sistemi dell'art. 23 del D.Lgs. 9 luglio 1997 n. 241 (art. 54-ter, comma 5-bis).

5. Tracciabilità anche sul rimborso incassato

L'art. 54, comma 2-bis, ribalta la regola quando il pagamento non è tracciato: le somme percepite a titolo di rimborso di spese sostenute nel territorio dello Stato per vitto, alloggio, viaggio e autoservizi pubblici non di linea concorrono a formare il reddito se i pagamenti non sono eseguiti con versamento bancario o postale o con gli altri sistemi dell'art. 23 D.Lgs. 241/1997. Il contante produce quindi il peggiore dei due mondi: rimborso tassato e spesa comunque indeducibile.

Esempi pratici

Esempio 1 — Trasferta anticipata e riaddebitata in fattura

Un avvocato sostiene per un incarico 620,00 € di albergo e treni, intestati a sé, pagati con carta. Riaddebita la spesa analiticamente al cliente insieme a un compenso di 3.000,00 €.

• IRPEF: il rimborso di 620,00 € non concorre al reddito (art. 54, comma 2, lettera b)) e la spesa non è deducibile (art. 54-ter, comma 1). Reddito imponibile dell'operazione: 3.000,00 €.
• IVA: la fattura espone 3.620,00 € di base imponibile, perché le spese inerenti all'esecuzione entrano nella base ai sensi dell'art. 13, comma 1, D.P.R. 633/1972 → IVA 22% su 3.620,00 € = 796,40 €.
• L'IVA assolta sull'albergo e sui treni è detraibile secondo le regole ordinarie, con i limiti propri del trasporto di persone.
• Ritenuta d'acconto: si applica sui 3.000,00 € di compenso, non sui 620,00 € di rimborso.

Esempio 2 — Anticipazione in nome e per conto del cliente

Una commercialista versa per il cliente 120,00 € di diritti e imposte dovuti per una pratica, con documentazione intestata al cliente, e ne chiede il rimborso in fattura insieme a un compenso di 800,00 €.

• Si tratta di un'anticipazione fatta in nome e per conto della controparte, regolarmente documentata → fuori dalla base imponibile IVA (art. 15, n. 3), D.P.R. 633/1972).
• Base imponibile IVA: 800,00 €; il rimborso di 120,00 € è esposto in fattura come somma esclusa.
• Non è un costo della professionista, ma un credito verso il cliente: non entra tra le spese deducibili né tra i compensi.
• Se il documento fosse intestato alla professionista, la somma rientrerebbe nella base imponibile IVA e il trattamento sarebbe quello dell'Esempio 1.

Esempio 3 — Cliente che non rimborsa

Un ingegnere anticipa nel 2026 spese per 1.900,00 € relative a un incarico, riaddebitate in fattura a marzo 2026 insieme a un compenso di 400,00 €, tutte tracciate. Il cliente non paga.

• Importo complessivo di spese e compenso: 2.300,00 €, non superiore a 2.500,00 €.
• Decorso un anno dalla fatturazione senza rimborso, le spese diventano deducibili dal periodo d'imposta in cui scade l'anno, quindi dal 2027 (art. 54-ter, comma 5).
• Se l'importo complessivo fosse stato di 3.100,00 €, la deduzione avrebbe richiesto una delle condizioni del comma 2: procedura di crisi del committente, esecuzione individuale infruttuosa o prescrizione del credito.
• La tracciabilità dei pagamenti originari è requisito di deducibilità anche in questo scenario (art. 54-ter, comma 5-bis). Il comma 5-bis è stato aggiunto dall'art. 1, comma 1, lettera d), del D.L. 17 giugno 2025 n. 84 e si applica, per l'art. 1, comma 5, primo periodo, dello stesso decreto, alle spese sostenute a partire dal periodo d'imposta in corso alla data di entrata in vigore del decreto (18 giugno 2025): quindi dall'intero 2025 per chi ha l'esercizio coincidente con l'anno solare.

Errori comuni e come evitarli

• Non applicare l'IVA al riaddebito perché "non è reddito" — l'irrilevanza ai fini IRPEF non incide sull'IVA: le spese inerenti all'esecuzione entrano nella base imponibile ai sensi dell'art. 13, comma 1, D.P.R. 633/1972.
• Trattare come anticipazione una spesa intestata al professionista — l'esclusione dell'art. 15, n. 3), D.P.R. 633/1972, richiede che l'anticipazione sia fatta in nome e per conto della controparte e sia regolarmente documentata.
• Dedurre la spesa e insieme non tassare il rimborso — l'art. 54-ter, comma 1, esclude la deduzione proprio in quanto il rimborso è irrilevante: la doppia agevolazione non esiste.
• Pagare in contanti le spese da riaddebitare sostenute in Italia — l'art. 54, comma 2-bis, rende imponibile il rimborso incassato, mentre la spesa resta indeducibile.
• Dedurre subito le spese non rimborsate — la deduzione spetta solo alle condizioni dell'art. 54-ter, commi 2, 3 e 5: procedura di crisi, esecuzione infruttuosa, prescrizione o soglia di 2.500,00 euro con scadenza annuale.
• Applicare al 2024 il nuovo regime dei riaddebiti — il regime transitorio dell'art. 6, comma 2, del D.Lgs. 192/2024 riguarda solo le spese addebitate analiticamente al committente e i relativi rimborsi, fino al 31 dicembre 2024. Il resto della riforma del capo V si applica invece già dal periodo d'imposta 2024 (art. 6, comma 1): applicare al 2024 il vecchio art. 54 per ammortamenti, vitto e alloggio o rappresentanza è l'errore simmetrico.

Riferimenti normativi

• D.P.R. 22 dicembre 1986 n. 917 (TUIR), art. 54, comma 2, lettere b) e c) — Irrilevanza reddituale dei rimborsi delle spese addebitate analiticamente al committente e dei riaddebiti per l'uso comune degli immobili.
• D.P.R. 22 dicembre 1986 n. 917 (TUIR), art. 54, comma 2-bis — Concorso al reddito dei rimborsi quando i pagamenti relativi a vitto, alloggio, viaggio e autoservizi pubblici non di linea sostenuti in Italia non sono tracciati.
• D.L. 17 giugno 2025 n. 84, art. 1, comma 1, lettere c), numero 1), e d) — Inserimento dell'art. 54, comma 2-bis, e dell'art. 54-ter, comma 5-bis, TUIR (decreto in Gazzetta Ufficiale n. 138 del 17 giugno 2025, in vigore dal 18 giugno 2025, convertito con modificazioni dalla L. 30 luglio 2025 n. 108).
• D.L. 17 giugno 2025 n. 84, art. 1, comma 5, primo periodo — Decorrenza dei commi 2-bis e 5-bis: spese sostenute a partire dal periodo d'imposta in corso alla data di entrata in vigore del decreto, quindi dall'intero 2025 per l'esercizio solare.
• D.P.R. 22 dicembre 1986 n. 917 (TUIR), art. 54, comma 3 — Spese sostenute direttamente dal committente: non costituiscono compensi in natura.
• D.P.R. 22 dicembre 1986 n. 917 (TUIR), art. 54-ter, commi 1, 2, 3, 5 e 5-bis — Indeducibilità delle spese riaddebitate, casi di deducibilità delle spese non rimborsate, soglia di 2.500,00 euro con scadenza annuale e requisito di tracciabilità.
• D.P.R. 22 dicembre 1986 n. 917 (TUIR), art. 54-septies, commi 1 e 2 — Plafond del 2% e dell'1% commisurati ai compensi percepiti.
• D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 633, art. 13, comma 1 — Base imponibile IVA comprensiva degli oneri e delle spese inerenti all'esecuzione.
• D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 633, art. 15, n. 3) — Esclusione dalla base imponibile delle anticipazioni fatte in nome e per conto della controparte, regolarmente documentate.
• D.P.R. 29 settembre 1973 n. 600, art. 25 — Ritenuta sui compensi di lavoro autonomo.
• D.Lgs. 12 gennaio 2019 n. 14 (codice della crisi d'impresa e dell'insolvenza) — Istituti di regolazione richiamati dall'art. 54-ter, commi 2 e 3.
• D.Lgs. 9 luglio 1997 n. 241, art. 23 — Sistemi di pagamento ammessi ai fini della tracciabilità.
• L. 15 gennaio 1992 n. 21, art. 1 — Autoservizi pubblici non di linea.
• D.Lgs. 13 dicembre 2024 n. 192, art. 5 e art. 6, commi 1 e 2 — Revisione della disciplina dei redditi di lavoro autonomo, decorrenza e regime transitorio.

Risorse correlate

• Reddito di lavoro autonomo art. 54 TUIR: compensi e principio di cassa
• Vitto e alloggio del professionista: 75% con tetto del 2%
• Ritenuta d'acconto sul lavoro autonomo art. 25 D.P.R. 600/1973
• Studio professionale e immobili a uso promiscuo: deduzione 50%
• Trasferte e rimborsi spese dei dipendenti: esenzione e deduzione
• Detrazione IVA sugli acquisti art. 19 D.P.R. 633/1972: inerenza e pro-rata

Disclaimer

Le informazioni in questa scheda hanno scopo informativo e divulgativo e non sostituiscono il parere di un professionista qualificato. Aggiornata al 2026-07-30.