Fattura proforma: funzione, contenuto e differenze dalla fattura

In sintesi

La fattura proforma è un documento commerciale che anticipa al cliente l'importo dovuto senza produrre alcun effetto ai fini IVA: non è la fattura dell'art. 21 del DPR 633/1972, non fa nascere l'imposta, non si annota nel registro delle fatture emesse e non legittima nessuna detrazione in capo a chi la riceve. Serve a comunicare quanto si dovrà pagare prima che l'operazione sia fiscalmente rilevante, ed è per questo lo strumento tipico dei professionisti, la cui prestazione si considera effettuata al momento del pagamento del corrispettivo. Il confine è sottile: un documento che contenga tutti gli elementi dell'art. 21, comma 2, e sia consegnato al cliente rischia di valere come fattura, con l'imposta dovuta per l'intero ammontare indicato.

Quando si applica

• Prestazioni professionali e di servizi in attesa di pagamento — le prestazioni di servizi si considerano effettuate al momento del pagamento del corrispettivo (art. 6, terzo comma, DPR 633/1972): prima di quel momento non c'è obbligo di fattura, e la proforma è il modo corretto di chiedere il pagamento.
• Preventivi accettati e conferme d'ordine — quando il cliente ha bisogno di un importo definitivo per autorizzare il pagamento, ma l'operazione non è ancora effettuata ai sensi dell'art. 6 DPR 633/1972.
• Richieste di anticipo o acconto non ancora incassato — l'incasso dell'acconto fa scattare l'obbligo di fattura per la parte pagata; la proforma serve a chiederlo, non a documentarlo.
• Documentazione per uffici acquisti e pubbliche amministrazioni — molte procedure interne di pagamento richiedono un documento riepilogativo prima dell'emissione della fattura.
• Non si applica alle cessioni di beni mobili, che si considerano effettuate alla consegna o spedizione (art. 6, primo comma, DPR 633/1972): in quel caso la fattura è già dovuta entro dodici giorni e la proforma non sostituisce nulla.
• Non si applica come documento da inviare al Sistema di Interscambio: la proforma non è una fattura e non deve transitare dal SdI.

Come si applica nella pratica

1. Cosa scrivere e cosa non scrivere

La proforma riporta i dati delle parti, la descrizione della prestazione, l'importo, l'eventuale IVA in via indicativa e le modalità di pagamento. Non deve mai essere intitolata "fattura": l'intestazione corretta è "fattura proforma", "avviso di pagamento" o "richiesta di pagamento", con la dicitura che si tratta di un documento non valido ai fini fiscali. Non deve riportare un numero della serie delle fatture emesse: serve una numerazione autonoma, separata e riconoscibile.

2. Perché l'intestazione è sostanza, non forma

L'art. 21, comma 1, del DPR 633/1972 stabilisce che la fattura può essere emessa "anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili" e che si ha per emessa all'atto della consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cliente. Il nome del documento non è decisivo: contano il contenuto e la consegna. Se il documento contiene tutti gli elementi obbligatori dell'art. 21, comma 2, e viene consegnato, può essere qualificato come fattura, e allora si applica l'art. 21, comma 7: l'imposta indicata è dovuta per l'intero ammontare.

3. Dalla proforma alla fattura

All'incasso si emette la fattura elettronica vera, con la data di effettuazione dell'operazione, la propria numerazione progressiva e l'invio al Sistema di Interscambio: per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia la fattura è esclusivamente elettronica via SdI (art. 1, comma 3, DLgs 127/2015), e una fattura emessa con modalità diverse si intende non emessa (art. 1, comma 6, DLgs 127/2015). La proforma resta nel fascicolo del cliente come documento commerciale; è buona prassi richiamarne il numero nella descrizione della fattura, per rendere immediato il raccordo in sede di controllo.

4. Trattamento contabile

La proforma non genera scritture in contabilità generale: non c'è ricavo di competenza da rilevare né credito verso il cliente da iscrivere sulla base del solo documento. Il ricavo segue la competenza economica, il credito nasce dal titolo giuridico, l'IVA nasce dalla fattura. Chi registra le proforma tra le fatture emesse duplica ricavi e imposta.

Esempi pratici

Esempio 1 — Professionista con proforma e incasso nel mese successivo

Un professionista in regime ordinario emette il 20 marzo 2026 una proforma per 2.000,00 € di compenso, con rivalsa e IVA indicate a titolo informativo. Il cliente paga il 7 aprile 2026.

• 20 marzo 2026: nessun obbligo IVA, nessuna registrazione. Numerazione proforma dedicata, ad esempio PF/2026/14.
• 7 aprile 2026: prestazione effettuata al pagamento (art. 6, terzo comma, DPR 633/1972). Si emette fattura elettronica con imponibile 2.000,00 €, IVA 22% pari a 440,00 €, richiamando nella descrizione la proforma PF/2026/14.
• L'IVA concorre alla liquidazione di aprile, non a quella di marzo.

Esempio 2 — Proforma intitolata "fattura" per errore

Una società invia al cliente un documento intitolato "Fattura n. 118" con imponibile 5.000,00 € e IVA 1.100,00 €, intendendolo come proforma, e ne emette la fattura elettronica solo al successivo incasso.

• Il documento contiene tutti gli elementi dell'art. 21, comma 2, ed è stato consegnato: è qualificabile come fattura ai sensi dell'art. 21, comma 1.
• Conseguenza: l'imposta di 1.100,00 € è dovuta per l'intero ammontare indicato (art. 21, comma 7), e la successiva fattura elettronica sullo stesso corrispettivo genera una duplicazione da correggere con nota di variazione ai sensi dell'art. 26 DPR 633/1972.
• Prevenzione: intestazione "fattura proforma", dicitura di non validità fiscale, serie separata.

Esempio 3 — Cessione di beni: la proforma non rinvia nulla

Un'impresa consegna merce per 8.000,00 € il 12 maggio 2026 e invia al cliente una proforma, riservandosi di fatturare all'incasso previsto per luglio.

• La cessione di beni mobili si considera effettuata alla consegna (art. 6, primo comma, DPR 633/1972): la fattura è dovuta entro dodici giorni dall'effettuazione (art. 21, comma 4).
• La proforma non sposta il termine: al 24 maggio 2026 la fattura è omessa, con la sanzione dell'art. 6, comma 1, DLgs 471/1997.
• Se la consegna risulta da documento di trasporto, la strada corretta è la fattura differita entro il giorno 15 del mese successivo (art. 21, comma 4, lettera a), non la proforma.

Errori comuni e come evitarli

• Intitolare "fattura" un documento pensato come proforma — l'art. 21, comma 1, guarda al contenuto e alla consegna, non al titolo; l'art. 21, comma 7, rende dovuta l'imposta indicata. Usa sempre "fattura proforma" più la dicitura di non validità fiscale.
• Usare la numerazione delle fatture emesse — crea buchi nella serie fiscale e rende incoerente il registro dell'art. 23 DPR 633/1972. Serve una serie autonoma dedicata alle proforma.
• Inviare la proforma al Sistema di Interscambio — il SdI veicola fatture, non documenti commerciali; l'invio genera un documento fiscale non voluto e un imponibile duplicato.
• Registrare la proforma in contabilità come fattura attiva — duplica ricavi e IVA a debito. La proforma non produce scritture: la registrazione nasce con la fattura.
• Considerare la proforma un rinvio dell'obbligo di fatturazione per le cessioni di beni — il momento di effettuazione è la consegna o spedizione (art. 6, primo comma) e il termine di dodici giorni dell'art. 21, comma 4, decorre da lì.
• Detrarre l'IVA sulla proforma ricevuta — la detrazione presuppone l'annotazione di una fattura o bolletta doganale (art. 25, primo comma, DPR 633/1972). Chi riceve una proforma deve attendere la fattura.

Riferimenti normativi

• art. 21, commi 1, 2, 4 e 7, DPR 26 ottobre 1972 n. 633 — fatturazione delle operazioni, contenuto obbligatorio, termini di emissione e imposta dovuta per l'ammontare indicato
• art. 6, primo e terzo comma, DPR 26 ottobre 1972 n. 633 — momento di effettuazione delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi
• art. 23, primo comma, DPR 26 ottobre 1972 n. 633 — registrazione delle fatture emesse
• art. 25, primo comma, DPR 26 ottobre 1972 n. 633 — registrazione degli acquisti come presupposto della detrazione
• art. 26 DPR 26 ottobre 1972 n. 633 — variazioni dell'imponibile e dell'imposta
• art. 1, commi 3 e 6, DLgs 5 agosto 2015 n. 127 — obbligo di fattura elettronica via Sistema di Interscambio e fattura che si intende non emessa
• art. 6, comma 1, DLgs 18 dicembre 1997 n. 471 — sanzione per violazione degli obblighi di documentazione

Risorse correlate

• Fattura elettronica TD01 art. 21 DPR 633/72: contenuto e termini
• Fattura elettronica obbligatoria via SdI: art. 1 DLgs 127/2015
• Registrazione fatture emesse IVA art. 23 DPR 633/72: termini
• Note di variazione IVA art. 26 DPR 633/72: credito e debito
• Fattura semplificata IVA art. 21-bis DPR 633/72: soglia e dati
• Registrazione acquisti IVA art. 25 DPR 633/72: detrazione

Disclaimer

Le informazioni in questa scheda hanno scopo informativo e divulgativo e non sostituiscono il parere di un professionista qualificato. Aggiornata al 2026-07-30.