Fattura proforma: a cosa serve e perché non è una fattura

In sintesi

Con la proforma si comunica al cliente quanto dovrà pagare, prima che l'operazione diventi rilevante ai fini dell'imposta: è un documento commerciale, e lì si ferma. Non è la fattura dell'art. 21 del DPR 26 ottobre 1972 n. 633: non fa nascere l'IVA, non si annota nel registro delle fatture emesse e non legittima alcuna detrazione in capo a chi la riceve, perché il diritto alla detrazione presuppone l'annotazione di una fattura o di una bolletta doganale (art. 25, primo comma). Il suo terreno naturale è la prestazione di servizi, che si considera effettuata al momento del pagamento del corrispettivo (art. 6, terzo comma): fino all'incasso non c'è obbligo di fatturare, e la proforma è il modo corretto di chiedere il pagamento. Dove invece l'operazione si è già effettuata, la proforma non rinvia nulla e il termine dell'art. 21, comma 4, decorre comunque.

Un documento che la legge IVA non conosce

Nessuna norma tributaria definisce la fattura proforma. Il DPR 633/1972 disciplina la fattura, i suoi contenuti obbligatori e i suoi termini; ciò che non ha quei contenuti e non viene emesso in quelle forme resta un documento di natura commerciale, utile nei rapporti con il cliente e con gli uffici acquisti, privo di effetti impositivi.

L'assenza di una definizione non equivale però all'assenza di riscontri. L'Agenzia delle entrate ne dà atto quando la incontra nei casi concreti: nella risposta a interpello n. 34 del 14 febbraio 2025, su un'esportazione in regime di franco valuta, descrive la merce che viaggia «accompagnata da una fattura proforma in franco valuta (in forma cartacea e senza invio tramite SDI) intestata all'importatore statunitense», mentre le fatture di vendita vere sono emesse solo al momento della cessione ai singoli clienti. In quel caso l'Agenzia ha concluso che il trasferimento senza passaggio di proprietà non configura una cessione all'esportazione ai sensi dell'art. 8 e non concorre alla formazione del plafond; ma il documento che accompagna la merce è, appunto, una proforma cartacea fuori dal Sistema di Interscambio.

Da qui discendono le regole di forma. La proforma riporta i dati delle parti, la descrizione della prestazione, l'importo e le modalità di pagamento, con l'eventuale imposta indicata a titolo informativo. Nella prassi il documento si intesta «fattura proforma», «avviso di pagamento» o «richiesta di pagamento», con la dicitura che non è valido ai fini fiscali, e si numera in una serie autonoma, separata da quella delle fatture emesse, per non aprire buchi nella serie fiscale e non rendere incoerente il registro dell'art. 23. Un avvertimento che vale anche qui: l'art. 21, comma 8, vieta di addebitare a qualsiasi titolo le spese di emissione della fattura e dei conseguenti adempimenti, quindi la voce «spese di fatturazione» non può comparire né nella proforma né nel documento definitivo.

Sul piano contabile la proforma non genera scritture. Il ricavo segue la competenza economica, il credito nasce dal titolo giuridico, l'imposta nasce dalla fattura: chi annota le proforma fra le fatture attive duplica ricavi e IVA a debito.

Quando serve davvero, e quando la fattura è già dovuta

• Domanda: L'operazione si considera già effettuata ai sensi dell'art. 6: beni consegnati, corrispettivo del servizio incassato, o fattura già emessa?
  • no, l'operazione non è ancora effettuata → Nessun obbligo di fatturazione: la proforma è il documento corretto per chiedere il pagamento
  • sì, l'operazione è effettuata → Il cliente è residente o stabilito nel territorio dello Stato?
• Domanda: Il cliente è residente o stabilito nel territorio dello Stato?
  • sì → Fattura elettronica via Sistema di Interscambio nei termini dell'art. 21, comma 4: la proforma non sposta il termine
  • no → Fattura ai sensi dell'art. 21 nei termini del comma 4; la trasmissione al Sistema di Interscambio assolve anche la comunicazione dell'art. 1, comma 3-bis, D.Lgs. 127/2015
• Esito: Fattura elettronica via Sistema di Interscambio nei termini dell'art. 21, comma 4: la proforma non sposta il termine
• Esito: Fattura ai sensi dell'art. 21 nei termini del comma 4; la trasmissione al Sistema di Interscambio assolve anche la comunicazione dell'art. 1, comma 3-bis, D.Lgs. 127/2015
• Esito: Nessun obbligo di fatturazione: la proforma è il documento corretto per chiedere il pagamento

Il criterio è uno solo: se l'operazione si considera già effettuata ai sensi dell'art. 6, la fattura è dovuta e nessun documento commerciale sposta il termine. Le cessioni di beni mobili si considerano effettuate alla consegna o spedizione, quelle di immobili alla stipulazione, le prestazioni di servizi al pagamento del corrispettivo. Il quarto comma dello stesso articolo aggiunge una regola che ribalta l'ordine: se prima di quegli eventi, o indipendentemente da essi, viene emessa fattura o viene pagato in tutto o in parte il corrispettivo, l'operazione si considera effettuata alla data della fattura o del pagamento, limitatamente all'importo fatturato o pagato.

È su quest'ultima regola che si gioca il rischio vero della proforma mal costruita, e il punto di partenza è la forma del documento. Per le operazioni fra soggetti residenti o stabiliti in Italia la fattura è esclusivamente elettronica via Sistema di Interscambio (art. 1, comma 3, D.Lgs. 5 agosto 2015 n. 127), e una fattura emessa con modalità diverse «si intende non emessa», con applicazione delle sanzioni dell'art. 6 del D.Lgs. 18 dicembre 1997 n. 471 (art. 1, comma 6). Un PDF intitolato «Fattura n. 118» e inviato per posta elettronica a un cliente italiano ricade in quella previsione: ai fini IVA non è una fattura emessa, e se l'operazione era già effettuata il problema è l'omessa fatturazione, punita con una sanzione pari al settanta per cento dell'imposta non correttamente documentata. Se invece il documento viene davvero trasmesso al Sistema di Interscambio prima dell'incasso, scatta l'art. 6, quarto comma, l'operazione si considera effettuata a quella data e l'imposta entra nella liquidazione del periodo.

L'art. 21, comma 7, è la norma di chiusura per due situazioni diverse: la fattura emessa per operazioni inesistenti e la fattura che indica corrispettivi o imposte in misura superiore a quella reale. In entrambi i casi «l'imposta è dovuta per l'intero ammontare indicato o corrispondente alle indicazioni della fattura».

Per i clienti non stabiliti in Italia il quadro cambia, perché l'obbligo di fattura elettronica via Sistema di Interscambio non li riguarda e la fattura può assumere altre forme. Lì il criterio dell'art. 21, comma 1, torna centrale: la fattura può essere emessa «anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili» e si ha per emessa all'atto della consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione. Il nome del documento non è decisivo; contano il contenuto e la consegna.

L'anticipo su preventivo, dalla proforma alla fattura

Una società di ingegneria concorda con il committente un incarico da 5.000,00 € di compenso e chiede un anticipo del 30 per cento prima di iniziare. Il 20 marzo emette una proforma numerata PF/2026/14, con l'imposta indicata a titolo informativo; il committente paga il 7 aprile.

Voce	Importo
Incarico accettato, imponibile complessivo	5.000,00 €
Acconto del 30 per cento richiesto con la proforma PF/2026/14	1.500,00 €
IVA al 22 per cento, dovuta all'incasso dell'acconto	330,00 €
Saldo da fatturare alla conclusione dell'incarico, imponibile	3.500,00 €
Fattura elettronica di acconto emessa il 7 aprile	1.830,00 €

Alla data della proforma non nasce alcun obbligo: nessuna registrazione, nessuna imposta, nessun ricavo da rilevare sulla base di quel documento. Il 7 aprile, con l'incasso, la prestazione si considera effettuata limitatamente all'importo pagato (art. 6, terzo e quarto comma): la società emette la fattura elettronica di acconto con imponibile 1.500,00 € e IVA al 22 per cento pari a 330,00 €, per un totale di 1.830,00 €, richiamando nella descrizione la proforma PF/2026/14. L'imposta concorre alla liquidazione di aprile. Il saldo di 3.500,00 € resta da fatturare alla conclusione dell'incarico, con lo stesso meccanismo.

Il caso opposto merita una riga. Un'impresa che consegna merce per 8.000,00 € il 12 maggio e invia al cliente una proforma, riservandosi di fatturare all'incasso di luglio, sbaglia: la cessione si considera effettuata alla consegna e la fattura è dovuta entro dodici giorni, quindi entro il 24 maggio. Dal 25 maggio la fatturazione è omessa. Se la consegna risulta da un documento di trasporto la strada corretta è la fattura differita entro il giorno 15 del mese successivo, descritta in fattura differita o immediata.

Le domande di chi ci arriva

Quando si considera ufficialmente emessa una fattura?

All'atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente (art. 21, comma 1). Fra soggetti residenti o stabiliti in Italia, però, la trasmissione deve avvenire tramite il Sistema di Interscambio: una fattura emessa con modalità diverse si intende non emessa (art. 1, comma 6, D.Lgs. 127/2015).

La proforma va inviata al Sistema di Interscambio?

No. Il Sistema di Interscambio veicola fatture, e la proforma non lo è. Trasmetterla genera un documento fiscale non voluto, con un'imposta a debito e un imponibile duplicato da correggere con una nota di variazione ai sensi dell'art. 26 del DPR 633/1972.

Chi riceve una proforma può detrarre l'IVA che vi è indicata?

No. La detrazione presuppone l'annotazione di una fattura o di una bolletta doganale nel registro degli acquisti (art. 25, primo comma, DPR 633/1972). Finché la fattura non arriva, l'imposta indicata nella proforma non è detraibile e il documento non va registrato.

Che cosa succede se un documento pensato come proforma viene intitolato «fattura»?

Dipende da come viene emesso. Verso un cliente italiano, un documento inviato fuori dal Sistema di Interscambio si intende non emesso; il rischio è l'omessa fatturazione, con sanzione pari al settanta per cento dell'imposta (art. 6, comma 1, D.Lgs. 471/1997). Se invece la fattura elettronica viene trasmessa prima dell'incasso, l'operazione si considera effettuata a quella data (art. 6, quarto comma).

Si possono addebitare al cliente le spese di emissione della fattura?

No, a nessun titolo. L'art. 21, comma 8, del DPR 633/1972 stabilisce che «le spese di emissione della fattura e dei conseguenti adempimenti e formalità non possono formare oggetto di addebito a qualsiasi titolo». Il divieto vale anche per la voce esposta nella proforma e poi riportata nella fattura.

Riferimenti normativi

• DPR 26 ottobre 1972 n. 633, art. 21, comma 1 — la fattura anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, e momento in cui si ha per emessa; comma 2 — contenuto obbligatorio; comma 4 — termini di emissione; comma 7 — imposta dovuta per l'ammontare indicato in caso di operazioni inesistenti o di importi superiori a quelli reali; comma 8 — divieto di addebito delle spese di emissione.
• DPR 26 ottobre 1972 n. 633, art. 6, primo, terzo e quarto comma — effettuazione delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi, e anticipazione dell'effettuazione per fattura emessa o corrispettivo pagato.
• DPR 26 ottobre 1972 n. 633, art. 23 — registrazione delle fatture emesse; art. 25, primo comma — annotazione degli acquisti come presupposto della detrazione; art. 26 — variazioni dell'imponibile e dell'imposta.
• D.Lgs. 5 agosto 2015 n. 127, art. 1, comma 3 — fatture esclusivamente elettroniche via Sistema di Interscambio fra soggetti residenti o stabiliti in Italia; art. 1, comma 6 — fattura emessa con modalità diverse che si intende non emessa.
• D.Lgs. 18 dicembre 1997 n. 471, art. 6, comma 1 — sanzione del settanta per cento dell'imposta per la violazione degli obblighi di documentazione e registrazione delle operazioni imponibili.
• Agenzia delle entrate, risposta a interpello n. 34 del 14 febbraio 2025 — esportazioni in franco valuta accompagnate da fattura proforma cartacea fuori dal Sistema di Interscambio, e conseguenze ai fini dell'art. 8 e del plafond.
• Agenzia delle entrate, circolare n. 14/E del 17 giugno 2019 — documentazione delle operazioni rilevanti ai fini IVA dopo l'obbligo di fatturazione elettronica.

Dal 1° gennaio 2027 la fatturazione delle operazioni sarà retta dall'art. 72 del testo unico dell'IVA approvato come allegato al D.Lgs. 19 gennaio 2026 n. 10, che riprende il contenuto dell'art. 21 del DPR 633/1972.

Disclaimer

Le informazioni in questa scheda hanno scopo informativo e divulgativo e non sostituiscono il parere di un professionista qualificato. Aggiornata al 16 settembre 2026.